Dalam menjalankan bisnis perusahaan, kamu pasti banyak melakukan perjalanan dinas untuk memperluas bisnismu atau pun memastikan lokasi proyek di kota lain. Tentu saja, setiap perusahaan memiliki aturan tersendiri yang harus dipatuhi oleh setiap karyawannya. Lantas, bagaimana kebijakan perjalanan perusahaan yang ada di tempat kerjamu?
Meskipun memiliki kebijakan yang berbeda-beda, namun ada beberapa hal yang bisa dijadikan patokan atau standar umum untuk menjalankan perjalanan dinas. Kira-kira, hal apa sajakah yang perlu diperhatikan saat membuat kebijakan perjalanan perusahaan? Yuk, simak artikel berikut ini untuk mengetahuinya!
Pengertian Kebijakan Perjalanan Perusahaan
Kebijakan perjalanan perusahaan merupakan sebuah aturan/standar baku yang telah dibuat oleh perusahaan untuk mengatur segala hal yang berkaitan dengan perjalanan dinas yang dilakukan oleh staff/karyawan di perusahaan tersebut. Baik itu perjalanan dinas luar kota atau pun luar negeri.
Standar/ ketentuan yang sudah ditetapkan ini kemudian harus ditaati oleh seluruh karyawan yang hendak melaksanakan perjalanan dinas. Karena jika tidak, hal ini bisa merugikan perusahaan dalam jumlah yang besar.
Tujuan Kebijakan Perjalanan Perusahaan
Membuat kebijakan perjalanan perusahaan tidak hanya asal buat saja, pasti suatu tujuan. Lalu, apa tujuan dari pembuatan kebijakan perjalanan perusahaan? Berikut beberapa tujuan dari kebijakan perjalanan perusahaan yang perlu kamu ketahui:
Untuk Mempunyai Batasan/Standar yang Baku
Melalui adanya kebijakan perjalanan perusahaan, perusahaan pun memiliki standar umum yang tidak bisa diganggu gugat atau ditentang oleh karyawannya yang hendak melakukan perjalanan dinas.
Mempermudah Karyawan dalam Mengambil Keputusan/Sikap Saat Hendak Melakukan Perjalanan Dinas
Aturan yang sudah baku tentu membuat karyawan tidak mungkin melanggar hal tersebut. Sehingga, karyawan pun tidak bingung saat ingin memesan tiket hotel atau pesawat harus seperti apa? Karena otomatis, karyawan akan mengikuti aturan yang sudah dibuat oleh perusahaan.
Tidak Ada Iri/Kecemburuan Sosial karena Tidak Mendapatkan Fasilitas yang Sama
Ketika semua karyawan mendapatkan fasilitas yang sama saat melakukan perjalanan bisnis, maka tidak mungkin ada iri hati atau kecemburuan sosial kepada rekan kerja lainnya.
Manfaat Kebijakan Perjalanan Perusahaan
Beberapa manfaat dari kebijakan perjalanan perusahaan yang akan kamu rasakan ketika mengimplementasikannya:
- Memiliki standar umum yang berlaku dan ditaati oleh seluruh karyawan.
- Mencegah perusahaan dari kerugian akibat pengeluaran dana yang banyak saat para karyawannnya melakukan perjalanan dinas.
- Adanya kesamataraan hak dan kewajiban untuk semua karyawan.
- Meminimalisir adanya korupsi yang dilakukan oleh karyawan yang sedang dinas luar kota atau luar negeri.
- Karyawan tidak akan merasa bingung saat memesan hotel atau kendaraan yang akan digunakan karena akan menyesuaikan dengan aturan perusahaan.
Hal-hal yang Harus Diperhatikan dalam Membuat Kebijakan Perjalanan Perusahaan
Kamu harus memperhatikan hal-hal berikut ini untuk membuat kebijakan perjalanan perusahaan yang baik dan benar:
Admin Kantor yang Mengurus Transportasi dan Akomodasi
Biasanya, di beberapa kantor urusan akomodasi dan trasnportasi sudah diurus oleh admin tiap divisi sehingga kamu tidak perlu repot memesan atau pun mencetak tiket kamu. Selain itu, staff admin juga akan menyesuaikan jadwal tiket pesawat dengan jadwal yang telah kamu minta.
Namun, jika kantormu tidak memiliki kebijakan ini, kamu bisa memesan tiket pesawat dan hotel secara mandiri. Saat ini, sudah banyak tersedia aplikasi yang bisa membuatmu memesan tiket di mana pun dan kapan pun secara online. Bahkan, jika kamu beruntung, kamu bisa mendapatkan potongan harga.
Mendapatkan Izin/Persetujuan dari Atasan
Sebagai staff yang bekerja di bawah naungan atasan, kamu harus meminta izin atasan kamu untuk mendapatkan persetujuannya. Jangan sampai kamu pergi ke luar kota atau luar negeri tanpa sepengetahuan atasanmu, karena hal tersebut bisa menjadi masalah di kemudian hari.
Berapa Biaya yang Diperbolehkan Perusahaan untuk Menginap
Setiap perusahaan pasti memiliki budget tersendiri terkait hal ini, tidak semua perusahaan merasa mmapu untuk memfasilitasi karyawannya tidur di hotel bintang lima setiap kali melakukan perjalanan dinas.
Pemilihan tempat tinggal ini harus disesuaikan dengan dana yang telah dialokasikan oleh perusahaan. Jika memang kamu kurang nyaman dengan tempat menginapmu, kamu bisa bernegosiasi untuk menggunakan uang pribadimu. Namun, semua kembali lagi kepada keputusan perusahaan.
Lama Perjalanan Dinas
Waktu yang kamu butuhkan untuk melakukan perjalanan dinas ini harus kamu komunikasikan dengan perusahaan terlebih dahulu. Lama yang dibutuhkan tentu saja menyesuaikan dengan beban kerja yang akan kamu lalui di perjalanan dinas tersebut. Misalnya saja, kamu melakukan perjalanan dinas untuk mengecek lokasi proyek pembangunan yang terpelosok di mana kamu harus menempuh perjalanan selama berjam-jam karena tempatnya terpelosok, setidaknya kamu membutuhkan waktu 3-5 hari untuk melakukan survei lapangan.
Uang Saku yang Diterima
Jumlah uang saku yang diterima oleh karyawan harus dihitung berdasarkan kebutuhan hidup standar kota yang akan dituju. Jangan sampai, sebagai karyawan kamu merasa dirugikan karena uang yang diterima tidak dapat memenuhi kebutuhan hidupmu selama melakukan perjalanan dinas. Padahal kan, kamu melakukan itu semua untuk kepentingan perusahaan.
Uang saku yang kamu terima bisa digunakan untuk berkeliling ke tempat yang kamu tuju saat melakukan perjalanan dinas. Selain itu, kamu juga bisa menggunakannya untuk makan sehari-hari atau membeli oleh-oleh.
Kendaraan yang Digunakan
Kendaraan yang digunakan tentu akan menyesuaikan dengan jarak tempuh yang akan kamu jalani selama perjalanan dinas. Misalnya saja, dari Jakarta ke Bandung kamu bisa menggunakan mobil pribadi atau kereta. Namun, jika rutenya Jakarta-Palangkaraya kamu perlu menggunakan pesawat.
Selain jenis kendaraan, kamu juga perlu memperhatikan kelas dan nama maskapai yang akan digunakan. Mengapa demikian? Karena untuk beberapa instansi atau perusahaan ada yang hanya memperbolehkan karyawannya menggunakan nama maskapai X saja selama melakukan perjalanan dinas.
Siapkan Alat Keamanan yang Memadai
Jika kamu bekerja di lapangan seperti misalnya petugas kemanusiaan yang menolong korban gempa, kamu harus menyiapkan perakatan keamanan yang memadai untuk melindugi kamu dari cidera yang parah. Alih-alih menolong korban, kamu malah jadi korban. Kan tidak mungkin begitu?
Nah, apakah kamu sudah mengerti bagaimana cara membuat kebijakan perjalanan perusahaan yang tepat? Mudah bukan! Bagaimana pun kebijakan perjalanan perusahaan yang diterapkan ditempat kerjamu kamu harus bisa mematuhinya dengan baik. Sesekali, kamu juga boleh menyuarakan pendapatmu jika kebijakan itu menganggu atau tidak sesuai dengan standar umum yang berlaku di masyarakat.
Bicara tentang pengeluaran perusahaan, kamu bisa mengunakan JojoExpense untuk membantu kamu mengelola setiap pengeluaran yang kamu lakukan setiap harinya selama melakukan perjalanan dinasmu.
Dengan sistem cloud yang miliki oleh JojoExpense, data yang kamu berikan dijamin aman tersimpan. Selain itu, fitur Optical Character Recognition (OCR) yang canggih juga bisa membaca setiap receipt expense yang kamu scan pada aplikasi ini.
Melalui JojoExpense, kamu juga bisa mengajukan reimbursement online dengan mudah dan cepat secara otomatis kepada atasanmu. Kemudian, atasanmu bisa langsung menyetujui laporan keuanganmu.
Kelebihan yang dimiliki JojoExpense adalah dapat mengefisiensi pengeluaranmu hingga 76% lho! Ayo, coba demo gratisnya sekarang juga!