Perkembangan teknologi menawarkan berbagai kemudahan dalam seluruh lini kehidupan, tak terkecuali dunia kerja. Siapapun pasti tahu betapa menyebalkannya harus mengikuti rapat rutin. Selain menyita waktu yang cukup panjang, karyawan juga harus hadir secara langsung. Tapi tahukah Anda kalau sekarang tengah berkembang online meeting?
Pengertian Meeting dan Online Meeting
Di beberapa negara maju, rapat tak lagi diadakan di satu tempat langsung. Beberapa perusahaan justru menerapkan sistem online meeting yang bisa diikuti oleh seluruh karyawan. Setiap karyawan tak harus berada di ruangan yang sama, namun dimanapun diinginkan. Bahkan teknik rapat ini digunakan pula untuk membahas kerjasama dengan klien atau perusahaan lain.
Secara harfiah, meeting atau rapat berarti pertemuan yang dilakukan untuk membahas suatu hal. Di dalamnya akan dicari solusi atas suatu permasalahan serta menerima pendapat yang ada. Sayangnya, beberapa orang menganggap rapat terlalu membosankan dan tak berguna. Sehingga mereka seringkali melewatkan sesi rapat yang memberi pengaruh besar ke depannya.
Ada berbagai hal yang menyebabkan rapat kerap dibenci oleh para karyawan. Pertama, rapat diadakan di luar jam kantor. Artinya, para karyawan harus berada di kantor lebih lama daripada biasanya. Kedua, feedback yang diberikan tak pernah ditanggapi serius. Hal-hal semacam ini memang kerap terjadi pada perusahaan yang tengah merintis.
Guna mengatasi persoalan tersebut, online meeting jadi salah satu cara yang tepat. Selain tak memaksa karyawan atau klien berada di tempat yang sama dalam waktu lama, suasana rapat pun akan lebih nyaman. Di samping itu, rapat online juga efektif untuk para karyawan yang bekerja di ibukota dengan mempertimbangkan persoalan kemacetan.
Poin yang Harus Dipenuhi dalam Meeting dan Online Meeting
Meskipun secara teknikal meeting dilakukan online, ternyata ada beberapa hal yang tetap harus dipersiapkan. Poin ini berlaku pada offline maupun online meeting demi mendapatkan hasil yang memuaskan.
1. Rencana Rapat
Perencanaan rapat bertujuan untuk menjaga fokus para peserta dan suasana rapat. Dalam rencana tersebut, harus diperhatikan pula waktu serta peserta yang terlibat. Ada baiknya rencana rapat dilakukan jauh-jauh hari, sehingga semua yang terlibat benar-benar siap. Agenda rapat harus terlampir pula, guna memudahkan para peserta mengikuti jalannya rapat.
2. Kebutuhan Rapat
Tak cuma perencanaan matang, offline maupun online meeting membutuhkan peralatan pendukung, seperti laptop, LCD, proyektor, hingga spidol dan papan. Semuanya harus dipersiapkan untuk memudahkan pemimpin dan peserta rapat menyampaikan pendapatnya. Catatan penting pula untuk memulai rapat di waktu yang tepat.
3. Keterlibatan Peserta
Berbagai watak dan kepribadian tengah berkumpul dan mengikuti rapat tersebut. Jangan heran kalau Anda akan menemukan begitu banyak feedback yang masuk. Agar rapat mendapat hasil yang memuaskan, pastikan semua peserta terlibat.
Pemimpin atau koordinator rapat harus mempertimbangkan poin ini. HIndari dominasi pendapat dari satu pihak saja, sebab akan menimbulkan ketimpangan. Peluang peserta potensial memberikan opini pun akan terhambat oleh sikap dominan tersebut.
4. Realisasi Hasil Rapat
Hasil rapat tak boleh berlalu begitu saja tanpa adanya tindak lanjut yang tepat. Semua peserta harus menjalani keputusan rapat dengan benar. Ini tak hanya berlaku pada rapat internal perusahaan semata, namun rapat bersama klien pula.
Dari keputusan rapat tersebut, Anda tetap harus melakukan evaluasi untuk mengetahui poin-poin yang sekiranya butuh dibenahi. Pada rapat selanjutnya, sampaikan evaluasi tersebut untuk membantu perusahaan lebih berkembang.
Apakah evaluasi tetap harus dilakukan pada online meeting? Pada dasarnya, rapat offline maupun online tetap membutuhkan feedback dan keputusan yang tepat. Komitmen untuk menjalankan keputusan rapat adalah satu hal yang benar-benar dibutuhkan. Demi mencapai tujuan bersama, tentu seluruh pihak harus saling bersinergi antara satu dan lainnya.
5. Perbaikan
Dari poin 4 sebelumnya, perbaikan pun jadi tolak ukur dari keberhasilan sebuah rapat. Adakah perbaikan yang terjadi setelah rapat dilakukan atau justru stagnan. Apakah secara teknis rapat online lebih efisien dan mempermudah seluruh karyawan? Dari sini, perusahaan pun bisa melakukan beragam perbaikan lainnya, termasuk menentukan langkah yang harus diambil selanjutnya.
Secara tak langsung, perbaikan dan realisasi memberi dampak besar bagi seluruh orang. Bukan hanya karyawan dan pimpinan, tetapi juga terhadap klien. Inilah yang dibutuhkan oleh tiap perusahaan untuk tetap berjalan di jalur yang pas.
Kelima poin rapat di atas bisa pula Anda lakukan di perusahaan Anda. Jika merasa sulit mengubah rapat biasa ke online meeting, mungkin Anda butuh software yang tepat. Jojonomic menawarkan JojoTimes yang memudahkan perusahaan melakukan absensi online. Dengan begini, Anda pun lebih mudah mendata seluruh karyawan yang terlibat dalam rapat atau kebijakan penting lainnya.
JojoTimes untuk Online Meeting yang Berkualitas
JojoTimes sendiri merupakan suatu aplikasi yang dibuat untuk membantu memantau kehadiran karyawan. Dengan aplikasi ini, sebagai HR atau bagian personalia, Anda akan lebih mudah untuk memantau mana karyawan yang datang tepat waktu dan mana yang tidak. atau antara karyawan yang masuk, ijin misalnya sedang remote ataupun membolos.
Untuk memaksimalkan fungsi aplikasi, JojoTimes sudah dilengkapi dengan fitur seperti fake ID Detection, mobile check in and check out, fingerprint feature, accurate GPS, biometric face recognition. Dengan fitur tersebut, maka perusahaan akan tahu, mana karyawan yang membolos dan mana yang tidak. apalagi saat ini banyak pekerjaan yang membutuhkan mobilitas yang tinggi, misalnya bekerja di luar atau meeting secara online.
Fitus JojoTimes yang Lengkap
Dengan fitur yang ada di JojoTimes ini, tidak hanya bisa mendeteksi karyawan yang tertib dan yang kurang tertib, namun, juga memberikan manfaat seperti berikut:
- Memungkinkan untuk melakukan penyetujuan cuti atau ijin dimana saja dan kapan saja. Tanpa harus ke kantor, Anda bisa menyetujui mana ijin yang yang bisa langsung disetujui dan mana saja yang bisa ditunda.
- Pengaturan lembur yang bisa disesuaikan dengan kebijakan dari perusahaan. dengan begitu, setiap karyawan yang melakukan lembur misalnya karena deadline yang mendesak, akan tercatat. Lama karyawan lembur juga akan tercatat dan terintegrasi dengan sistem penggajian. Sehingga karyawan akan mendapatkan upah yang sesuai dengan yang dikerjakan.
- Perusahaan dapat menentukan jobdesk yang sesuai dengan posisi karyawan. Sehingga karyawan bisa fokus mengerjakan pekerjaan dengan skill yang dimiliki. Dengan begitu produktivitas juga akan meningkat.
- Membantu perhitungan gaji yang tepat sesuai pekerjaannya, sehingga karyawan akan merasa dihargai dan lebih bersemangat dalam bekerja.
JojoTimes menyediakan versi gratis untuk Anda yang ingin mencoba dan mendapatkan manfaat seperti yang disebutkan sebelumnya. Caranya, Anda hanya tinggal mengunduh aplikasi yang ada di https://jojonomic.com/produk/jojo-times-absensi-online/. Jika Anda cocok menggunakannya, Anda tinggal upgrade untuk mendapatkan fitur yang lebih lengkap. Dengan begitu, pekerjaan Anda akan lebih efisien, hemat waktu dan tenaga sehingga Anda dapat mengerjakan pekerjaan yang lainnya.