Perencanaan SDM: Pengertian, Manfaat, dan Tahapan Proses
Oke, kali ini kita akan membahas Human Resource Planning (HRP) atau artinya adalah Perencanaan Sumber Daya Manusia (Perencanaan SDM). Apa sih perencanaan SDM itu? Bagaimana perusaahaan mengelola perencanaan SDM? Dan apa manfaatnya bagi perusahaan?
Sebenarnya secara singkat, perencanaan SDM adalah sebuah proses perencanaan strategis untuk mengoptimalkan sumber daya manusia yang ada di perusahaan. Lebih lengkapnya simak yuk artikel dibawah ini!
Pengertian dan Manfaat Perencanaan SDM
Perencanaan SDM merupakan proses perencanaan sistematis untuk memaksimalkan sumber daya manusia sebagai aset utama perusahaan.
Tujuan dari perencanaan SDM ini adalah untuk memastikan kesesuaian antara tenaga kerja dan pekerjaan, baik dari segi jumlah maupun kualitas yang dibutuhkan. Proses ini didasari oleh supply dan demand dalam konteks SDM perusahaan.
Perencanaan SDM bermanfaat bagi perusahaan dalam berbagai hal, yaitu:
Membantu HR mengantisipasi kebutuhan tenaga kerja dengan berbagai kualifikasi di kemudian hari.
HR bisa bekerja secara proaktif dalam menemukan kandidat yang sesuai.
Sesuai dengan tujuan masing-masing perusahaan, perencanaan SDM memungkinkan HR untuk mengidentifikasi, memilih, dan mengembangkan kompetensi atau tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Proses Perencanaan SDM
Secara garis besar, proses perencanaan SDM dibagi menjadi 4 langkah yang meliputi:
Persediaan Tenaga Kerja Saat Ini
Langkah paling awal yang bisa dilakukan dalam memulai perencanaan SDM yaitu menilai ketersediaan sumber daya manusia yang ada di perusahaan.
Penilaian ini termasuk studi komprehensif dari berbagai aspek SDM, seperti jumlah, skill, kompetensi, kualifikasi, pengalaman, usia, jabatan, kinerja, kompensasi, dan lain sebagainya.
Dalam tahap ini, HR juga bisa melakukan wawancara dengan manager tim untuk memahami tantangan dari sisi SDM yang sedang dihadapi, serta kualifikasi yang dirasa penting untuk dimiliki oleh karyawan tim tersebut.
Kebutuhan SDM di Masa Mendatang
Langkah selanjutnya dari perencanaan SDM yaitu menganalisa kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang. Dalam langkah ini, berbagai variabel HR seperti pengurangan SDM, lowongan yang akan dibuka, promosi jabatan, mutasi karyawan, dan lain sebagainya perlu dimasukkan ke dalam pertimbangan.
Selain itu, variabel tidak terduga seperti pengunduran diri serta pemecatan juga perlu dijadikan bahan pertimbangan dalam analisa.
Perkiraan Permintaan SDM
Kemudian, HR bisa mencocokkan tenaga kerja yang ada saat ini dengan perkiraan kebutuhan tenaga kerja di kemudian hari dan membuat demand forecast (perkiraan permintaan).
Dalam langkah ini, penting juga untuk mengetahui strategi dan objektif bisnis jangka panjang, agar perkiraan permintaan bisa sesuai untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Strategi dan Implementasi Pencarian SDM
Setelah mengetahui kekurangan yang dibutuhkan dari evaluasi supply dan demand SDM, HR bisa mengembangkan strategi berdasarkan perkiraan permintaan SDM yang sudah dibuat.
Strategi yang dibuat tentunya harus bisa memberikan solusi bagi kekurangan masalah SDM di perusahaan. HR bisa melakukan relokasi, rekrutmen, outsourcing, pelatihan, manajemen SDM, hingga melakukan perubahan kebijakan terkait SDM.
Perusahaan juga bisa menggunakan jasa konsultan untuk meminimalisir reaksi negatif, terutama mengenai masalah hukum dan legal.
Faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam Perencanaan SDM
Pertumbuhan (Growth)
Beda perusahaan, beda juga tingkat pertumbuhannya. Dalam melakukan perencanaan SDM, penting juga bagi para HR untuk mempertimbangkan faktor pertumbuhan finansial dan kebutuhan perusahaan.
Apakah perusahaan memiliki budget? Apakah perusahaan akan melakukan ekspansi dan membutuhkan banyak SDM?
Perubahan (Change)
Perubahan bisa terjadi kapan pun. Ketika perusahaan sedang mengalami perubahan, usahakan agar HR memiliki fleksibilitas agar bisa memenuhi kebutuhan perusahaan dengan lebih baik.
Teknologi (Technology)
Di era yang didominasi oleh teknologi ini, penting bagi HR untuk memahami pentingnya fungsi dan peran teknologi dalam operasional perusahaan.
Jika diperlukan, HR juga bisa merencanakan pelatihan untuk karyawan mempelajari fitur ataupun perangkat yang digunakan dalam perusahaan.
Tahapan Perencanaan SDM
Seperti yang disebutkan sebelumnya bahwa Perencanaan SDM adalah sebuah proses atau aktivitas yang membantu perusahaan untuk mendapatkan karyawan yang tepat pada pekerjaan yang tepat dalam waktu dan jumlah yang tepat juga.
Oleh karena itu, diperlukan tahapan yang sistematis untuk mencapai tujuan tersebut. Berikut ini adalah tahapan-tahapan yang harus dilalui oleh manajemen perusahaan (dalam hal ini adalah manajer SDM) pada proses Perencanaan Sumber Daya Manusia atau Human Resource Planning ini.
Menganalisis Tujuan Organisasi
Tahap Pertama dalam Perencanaan SDM adalah menganalisis tujuan yang ingin dicapai oleh organisasinya. Tujuan organisasi disini dapat diurai menjadi tujuan yang lebih fokus pada tujuan yang ingin dicapai oleh unit kerja atau bagian tertentu.
Seperti bagian produksi, bagian pemasaran ataupun bagian keuangan. Tujuan-tujuan tersebut kemudian ditetapkan sebagai tujuan fungsional atau tujuan departemen.
Pemisahan tujuan dan rencana keseluruhan ini menyediakan penilaian kebutuhan sumber daya manusia untuk setiap departemen dan kegiatan.
Dengan mengetahuinya tujuan dan arah organisasi ini, akan memberikan ide ataupun gambaran tentang pekerjaan apa yang harus dilakukan dalam organisasi.
Apabila tujuan organisasi adalah pertumbuhan dan perluasan yang cepat, maka dibutuhkan lebih banyak tenaga kerja di semua kegiatan fungsional dan departemen untuk memenuhi tantangan peningkatan pangsa pasar, keuangan, ukuran aset, pasar baru, inventaris dan riset produk baru.
Strategi pertumbuhan baru organisasi membutuhkan sejumlah besar tenaga kerja terampil. Departemen Sumber Daya Manusia perlu melakukan rekrutmen dan pelatihan cepat untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia organisasi.
Melakukan Inventarisasi Sumber Daya Manusia Saat Ini
Setelah mengetahui Pekerjaan yang tersedia melalui analisis tujuan organisasi, tahap selanjutnya adalah mengetahui informasi-informasi tentang sumber daya manusia yang tersedia saat ini.
Mulai dari jumlah tenaga kerja, kapasitas dan kemampuan, latar belakang pendidikan, kinerja hingga potensi-potensi mereka. Inventarisasi SDM ini tidak hanya pada SDM yang ada pada internal organisasi saja (sumber internal) tetapi juga harus mempertimbangkan SDM yang berasal dari sumber eksternal.
Seperti kandidat-kandidat yang dapat direkrut sebagai karyawan dan juga kandidat dari agen penyedia tenaga kerja.
Perkiraan Permintaan dan Pasokan Sumber Daya Manusia
Setelah memiliki inventaris sumber daya manusia yang lengkap, tahap selanjutnya adalah memperkirakan tenaga kerja yang diperlukan untuk masa yang akan datang.
Organisasi atau perusahaan akan mempertimbangkan apakah perlu adanya penambahan tenaga kerja, apakah perlu meningkatkan produktivitas dan kemampuan karyawan saat ini.
Ini dapat dilakukan melalui pelatihan dan pengembangan keterampilan baru dan apakah ada kandidat-kandidat yang berpotensi untuk direkrut menjadi karyawan untuk mengisi pekerjaan-pekerjaan tersebut.
Memperkirakan Kesenjangan Sumber Daya Manusia
Perbandingan antara Permintaan dan Pasokan Sumber Daya Manusia ini akan menghasilkan “kelebihan” atau “kekurangan” terhadap SDM yang diperlukan.
Apabila terjadi kekurangan SDM, maka yang harus dilakukan adalah melakukan pengrekrutan karyawan baru atau melakukan peningkatan produktivitas dan kinerja dengan menggunakan karyawan yang tersedia pada saat ini.
Namun apabila terjadi kelebihan SDM, maka organisasi atau perusahaan harus melakukan pemutusan hubungan kerja atau PHK terhadap karyawannya.
Merumuskan Rencana Tindakan Sumber Daya Manusia
Rencana tindakan SDM ini tergantung pada hasil perkiraan kesenjangan SDM yaitu kelebihan ataupun kekurangan dalam organisasi. Apakah diperlukan perekrutan baru, pelatihan, mutasi atau transfer antar departemen atau bahkan pemutusan hubungan kerja (PHK).
Pemantauan, Pengendalian dan Umpan Balik
Setelah menerapkan rencana tindakan SDM, inventaris atau persediaan SDM harus diperbaharui selama periode tertentu. Rencana aksi ini harus dipantau dan mengidentifikasikan kelemahan-kelemahannya untuk diambil tindakan selanjutnya.
Perbandingan antara Rencana SDM dengan penerapan aktual harus dilakukan untuk memastikan tindakannya sesuai dengan ketersediaan jumlah karyawan yang diperlukan untuk berbagai pekerjaan pada organisasi yang bersangkutan.
Penting, Inilah Strategi Perencanaan SDM untuk Peroleh Karyawan Berkualitas
Mencari pegawai baru bisa dikatakan gampang-gampang sulit tergantung prospek kerja di perusahaan tersebut. Bisa saja perusahaan dengan mudah memperoleh karyawan baru, namun karena tidak prospek, banyak karyawan yang tidak betah dan keluar. Akhirnya, siklus tersebut terus berulang dan tidak efektif karena harus training pegawai baru. Berbeda lagi jika perusahaan prospektif mencari karyawan. Saking banyaknya, harus selektif dalam memilah karyawan baru supaya tidak salah target. Jangan sampai, karena analisis yang kurang tepat, akhirnya Anda membuang calon pegawai berkualitas dan memilih yang kurang kompeten. Berikut strategi rekrutmen pegawai yang perlu Anda terapkan untuk mendapatkan SDM terbaik.
Analisis Informasi Pekerjaan
Langkah pertama yang perlu Anda terapkan untuk merekrut SDM baru adalah menganalisis informasi pekerjaan. Jadi, ketahui dengan pasti pekerjaan apa yang akan dilakukan oleh calon karyawan baru tersebut. Dengan demikian, akan diperoleh poin-poin penting, seperti tugas, tanggung jawab, keahlian, asil, dan lingkungan kerja yang akan dilakoni. Fungsi informasi tersebut sangatlah penting guna mengembangkan deskripsi pekerjaan bagi karyawan baru. Deskripsi tersebut bisa membantu merencanakan strategi perekrutan karyawan secara tepat.
Susun Strategi Rekrutmen Karyawan Baru
Setelah selesai merumuskan pekerjaan bagi karyawan baru, maka langkah selanjutnya yaitu melakukan meeting dengan seorang karyawan yang bertugas melakukan proses rekrutmen karyawan baru. Pada tahap ini, akan disusun strategi perekrutan karyawan dan waktu pelaksanaannya. Akan lebih baik lagi, jika Anda membuat daftar atau checklist untuk proses rekrutmen nanti.
Perlu Anda tahu, proses rekrutmen ini juga harus melibatkan beberapa pihak yang berkepentingan. Artinya, selain karyawan yang bertugas, libatkan pula manager pada rapat rekrutmen tersebut. Dengan demikian, segala masukan dan saran bisa diberikan guna perbaikan dan kelancaran proses seleksi. Tidak seperti dulu, kini proses rekrutmen telah menggunakan teknologi canggih. Jadi, proses pendaftaran bisa dilakukan via email. Bagi tim rekrutmen yang sudah pernah melakukannya pasti tidak akan bingung. Namun, bagi tim yang masih baru, perlu belajar lebih giat supaya proses rekrutmen tidak ada kendala.
Jaga Hubungan yang Baik dengan Kandidat Potensial
Sebelum merekrut karyawan, biasanya ada serangkaian proses yang harus dilalui oleh masing-masing peserta. Nah, sembari menunggu perekrutan final, biasanya ada waktu luang yang bisa Anda manfaatkan untuk mengenal kandidat terbaik. Semakin Anda menemukan banyak kandidat terbaik, maka bisa Anda alokasikan untuk posisi penting lainnya. Dengan demikian, posisi yang kosong bisa diisi oleh kandidat terbaik dengan kemampuan sesuai kualifikasi.
Cek CV dan Surat Lamaran dengan Seksama
Kesalahan yang sering dilakukan oleh manajer perusahaan saat proses rekrutmen karyawan baru adalah mengabaikan CV dan surat lamaran peserta. Padahal, dua hal tersebut sangat penting untuk menentukan kualitas peserta dari awal. Terlebih dulu, bacalah CV dan surat lamaran peserta. Pahami dan cermati apakah surat lamaran yang ditulis sesuai dengan kriteria deskripsi perusahaan yang dibuka atau tidak. Kemudian, pilihlah kandidat yang paling memenuhi persyaratan.
Pisahkan data peserta yang tidak memenuhi kualifikasi dengan yang memenuhi kualifikasi. Setiap data peserta yang memenuhi syarat harus segera dianalisis. Proses yang memakan waktu ini terkadang membuat manajer atau HR melewatkan langkah ini. Meski demikian, luangkanlah waktu Anda demi masa depan perusahaan yang lebih baik.
Lakukan Tes Wawancara sebagai Langkah Awal Penyaringan
Tidak cukup hanya sekedar melihat surat lamaran dan CV, seorang HR juga harus melakukan tes wawancara terhadap calon peserta. Dengan demikian, akan terlihat manakah calon peserta yang sesuai dengan posisi dan gaji yang ditawarkan. Bisa saja, surat lamaran pekerja sesuai dengan yang Anda harapkan. Tetapi, saat wawancara ternyata pekerjaan yang diberikan tidak cocok dengan kemampuan kandidat. Pada langkah ini pula, seorang HR atau manajer bisa mengulik lebih dalam skill yang dimiliki calon pegawai dan menawarkan gaji yang akan diperoleh nantinya. Jika sama-sama cocok, maka kedua belah pihak bisa langsung tanda tangan kontrak.
Buat Daftar Pertanyaan yang Tepat
Dalam hal serangkaian proses rekrutmen calon pegawai, tahap wawancara merupakan faktor terpenting yang harus diperhatikan. Jangan sampai Anda salah pilih bibit perusahaan baru karena memberikan pertanyaan yang kurang mengukur kemampuannya. Biasanya, pertanyaan dasar dalam proses wawancara bisa membantu memisahkan manakah kandidat yang Anda inginkan dan tidak. Lalu, seperti apakah contoh pertanyaan dasar yang wajib Anda tanyakan kepada para peserta? Berikut contohnya.
Ceritakan soal diri Anda!
Mengapa perusahaan harus merekrut Anda?
Jelaskan kelebihan dan kelemahan Anda!
Pernahkah Anda terlibat konflik dipekerjaan lama? Jika iya, bagaimana cara Anda menyikapinya?
Bagaimanakah karir Anda dalam 5 tahun ke depan?
Mengapa Anda berhenti dari pekerjaan lama Anda?
Apakah ada pertanyaan yang ingin Anda ajukan?
Cek Latar Belakang Calon Pegawai dan Cari Referensi
Jika ingin mendapatkan hasil terbaik, tentu harus melakukan usaha yang maksimal bukan? Nah, inilah langkah selanjutnya yang perlu Anda lakukan setelah mengantongi nama-nama calon pegawai. Cek latar belakang kandidat dan pastikan seluruh pernyataan yang diberikan benar. Jika perlu, hubungi atasan calon kandidat tersebut di perusahaan sebelumnya dan tanyakan bagaimana kinerja serta karakternya. Apakah alasannya keluar dari perusahaan tersebut sesuai atau tidak. Jika ternyata ditemukan ada masalah di perusahaan sebelumnya, maka perlu dipertimbangkan lagi kelolosan kandidat tersebut.
Kesalahan Perencanaan SDM yang Umum Terjadi
Terlalu Cepat Merekrut
Proses rekrutmen tenaga kerja yang baru harus melalui serangkaian tahapan seleksi dari perusahaan. Masalah yang sering terjadi adalah manajer atau HR yang tidak teliti dalam melakukan proses rekruitmen ini. Mereka hanya sekedar mengisi kekosongan posisi yang kosong dengan pegawai yang mendaftar, tanpa memperhatikan kualifikasi yang diperlukan. Alhasil, kinerja tidak sesuai yang diharapkan.
Tidak Mengalokasikan Sumber Daya yang Cukup
Rekrutmen pegawai tentunya memerlukan biaya yang tidak sedikit. Belum lagi untuk pelatihan karyawan baru. Apabila pelatihan gagal dilakukan karena kurangnya biaya, bisa jadi banyak pelanggan kabur karena tidak puas dengan pelayanan yang diberikan.
Gagal Mengatasi Masalah Kinerja
Kegagalan perusahaan dalam mengatasi masalah kinerja berarti secara tidak langsung membenarkan perbuatan karyawan yang berbuat salah. Jika hal tersebut dibiarkan, maka akan menimbulkan perasaan tidak puas dari karyawan yang bekerja dengan baik.
Sembarangan Melakukan PHK
Inilah masalah utama yang kerap terjadi hingga saat ini. Ya, banyak karyawan mengalami PHK karena hubungan yang tidak baik dengan manajer atau HR, padahal kinerjanya bagus. Sebenarnya ada beberapa faktor mengapa perusahaan harus melakukan PHK, namun dengan mekanisme yang tepat. Diantaranya, ketidakmampuan perusahaan untuk membayar gaji karyawan karena penurunan omset dan lain-lain. Namun, jika ada pegawai yang bekerja tidak sesuai ketentuan, maka PHK bisa jadi pilihan alternatifnya.
Tidak Menaati Hukum Ketenagakerjaan
Terakhir, kegagalan perusahaan dalam mematuhi hukum ketenagakerjaan. Setiap perusahaan besar hingga kecil sekalipun perlu menyadari hukum ketenagakerjaan terkait diskriminasi, cuti keluarga, persyaratan upah minimum, lembur, standar keamanan, dan cacat.
Nah, setelah mengetahui apa itu perencanaan SDM dan seluk beluknya. Bagaimana nih persiapan Anda dalam membentuk perusahaan? Sebuah perusahaan membutuhkan perencanaan SDM loh. Agar optimal SDM yang diberdayakan di perusahaan.
Selain itu, ada juga loh HRIS (Human Resources Information System) atau sebuah software HRD yang membantu meringankan pekerjaan HRD. Apa itu? Mau tahu? Kasih tahu nggak ya?
Oke, yaitu aplikasi dari Jojonomic, kawan. Salah satunya adalah JojoTimes. Apa tuh JojoTimes? Yakni, aplikasi untuk absensi. Caranya penggunaannya mudah sekali. Kalau kita mau absen tinggal foto diri kita. Lalu, sistem akan men-scan foto kita untuk dideteksi kemiripannya.
Sistem absen dengan scan foto juga tidak harus dilakukan di kantor loh, bahkan dengan jarak radius beberapa meter dari kantor kita sudah bisa absen kok. Menarik bukan? Bagaimana teman-teman, tertarik untuk mencobakah aplikasi canggih ini?