Terlihat profesional sangat diperlukan untuk Anda yang bekerja atau memiliki perusahaan. tampilan atau kesan yang profesional tidak hanya dilihat dari tampilan namun juga dari penulisan email. Profesionalisme dalam email bisa terlihat ketika email tersebut dibuat dan dikirimkan ke orang lain, terutama ke perusahaan lain.
Menjadi profesional dalam menulis seperti surat atau email, tidak bisa hanya dicoba sekali dua kali. Namun harus berkali-kali agar terbiasa dan tanpa ada ‘contekan’ seperti penulisan sistematisnya. Bahkan ada peraturan tidak tertulis untuk menuliskan email agar Anda terlihat profesional bahkan tanpa bertemu dengan anda.
Peraturan Tidak Tertulis dalam Email Bisnis
Peraturan tidak tertulis ini dapat menjadi alat bantu tambahan untuk Anda agar terlihat profesionalisme dalam email, diantaranya:
- Perhatikan EYD. Tidak hanya dalam penggunaan huruf kapital namun juga dalam penggunaan tanda baca, awalan, sisipan dan akhiran. Terlihat sepele namun jika Anda menuliskan asal-asalan akan terlihat bermain-main.
- Jangan menggunakan kata dalam tulisan kapital semua atau menggunakan capslock, apalagi untuk 1 kalimat penuh. Jika kata atau tulisan menggunakan CAPSLOCK, terkesan membentak atau memarahi sehingga tidak sopan.
- Jangan sembarangan menggunakan kata ‘penting’ atau urgent jika memang isi dari email tersebut bukan untuk sesuatu yang mendesak.
- Menggunakan font yang klasik atau yang tegas saja misalnya times new roman atau Calibri atau arial. Hindari menggunakan font yang kesannya informal seperti comic sans.
- Hindari menggunakan emoji walaupun itu hanya sekedar ingin menyapa atau terlihat ramah.
- Baca sekali lagi apakah penulisan sudah tepat. Mulai dari alamat penerima, subject, isi hingga bagian penutup.
- Jikapun harus membalas, cek apakah perlu untuk ‘replay all’ atau hanya perlu untuk membalas ke yang mengirimnya saja.
Kesalahan yang Dihindari agar Terlihat Profesionalisme dalam Email
Selain harus menghindari apa yang ada di peraturan tidak tertulis tersebut, agar terlihat profesionalisme dalam email, Anda juga harus menghindari kesalahan seperti berikut ini.
1. Tidak Ada Subject Email dan Kesalahan Tulisan
Salah satu bagian yang tidak boleh ditinggalkan dalam email adalah subjek. Bagian ini merupakan rangkuman atau topic mengenai isi email. Ketika orang menerima email, hal pertama yang dilihat adalah subject yang tercantum. Subjek email sendiri pada dasarnya memiliki fungsi agar surat elektronik tersebut dikenali. Jadi, kalau tidak ada subjek, maka email akan terlewat dan tidak terbaca.
Kadar profesionalisme dalam email yang berkaitan dengan subjek juga dipengaruhi dari penulisan subjeknya. Kadang subjek yang tidak sesuai dengan isi, atau terlalu singkat dan tidak jelas juga membuat email tersebut kurang terlihat profesional. Sehingga, Anda harus memperhatikan apakah subjek tersebut sudah sesuai atau tidak dengan isinya dan mudah dimengerti atau tidak.
2. Typo
Bagi seseorang yang sudah kerap menuliskan email, typo sering tidak bisa dihindari. Kadang walaupun sudah menulis dengan ejaan yang benar namun kala dicek terdapat tulisan yang salah.
Misalnya kurang huruf. Untuk mengatasinya, jika Anda menuliskannya di email, Anda bisa menggunakan auto-correct. Sedangkan jika menggunakan komputer, Anda harus mengecek lagi atau menggunakan situs untuk mengecek ejaan kata.
Walaupun terlihat sepele, typo bisa menyebabkan kesalahpahaman. Kata dari tulisan yang salah ketik tersebut dapat memiliki arti yang berbeda. Jika konotasinya baik, mungkin tidak masalah, namun jika artinya jelek, hal tersebut akan menjadi hinaan atau menyebabkan ketidaknyamanan untuk orang yang menerima email.
3. Meminta Bukti Menerima dan Membaca Email
Tidak semua email bisa dimintai bukti jika yang penerima sudah membaca atau melihat email tersebut. Jika tidak dalam posisi mendesak, hindari untuk melakukan hal tersebut. Ini bisa mengurangi kesan profesionalisme dalam berkomunikasi apalagi Anda baru pertama kali atau tidak terlalu dekat dengan orang tersebut.
4. Menggunakan Font Warna Warni
5. Menggunakan Tanda Baca yang Banyak
Pada email, perlu menggunakan tanda baca untuk penekanan pada kalimat. Namun, jika tanda baca yang dipergunakan terlalu banyak, hal tersebut justru akan membuat email menjadi aneh. Akibatnya, Anda seperti tidak profesional.
6. Sembarangan saat Meneruskan Email
Tidak sedikit yang ketika diminta untuk meneruskan email, langsung diteruskan tanpa melihat email apa saja yang ikut terkirim. Jangan sampai email yang diteruskan tersebut ada yang termasuk email penting yang tidak boleh orang lain tahu.
Cara Menulis Surat Elektrik yang Mencerminkan Profesionalisme dalam Email
Agar Anda terlihat atau mencerminkan profesionalisme dalam email, ada tips yang bisa Anda gunakan. Caranya adalah:
1. Menuliskan Isi Lebih Dahulu
Anda bisa menuliskan bagian isi terlebih dahulu. Mulai dari salam pembuka hingga salam penutup dan juga signature. Setelah itu, Anda bisa menuliskan subjek dan alamat pengirimnya. Pastikan lebih dahulu Anda membaca sekali lagi, apakah ada yang salah atau tidak.
2. Menyebut Nama Penerima
Jangan lupa untuk menuliskan siapa yang menerima. Misalnya kepada yth Bapak xxx. Penulisan nama penerima tersebut tidak mengurangi profesionalisme dalam email dan terlihat lebih akrab. Penyebutan nama penerima tidak hanya di salam pembuka namun juga di salam penutup. Hindari untuk tidak menyingkat namanya agar tidak menyinggung perasaan orang yang menerimanya.
3. Menggunakan Alamat Email yang Profesional
Anda bisa menggunakan alamat email yang profesional dari perusahaan. Misalnya xxx.ssss@yyy.com. Namun, jika tidak memiliki, Anda tetap bisa menggunakan alamat email dari google atau yahoo, dengan nama email yang tidak berlebihan. Misalnya harusnya bernama Sinta, jangan membuat email dengan nama sintaimoet@gmai.com untuk keperluan perusahaan.
Tunjukkan Profesionalisme dalam Email dengan JojoTimes
Apalagi saat ini sudah ada JojoTimes yang tidak hanya bisa menyimpan data email namun juga keseluruhan karyawan. JojoTimes juga sudah dilengkapi dengan Fake ID Detection, mobile check in dan GPS yang memungkinkan perusahaan untuk memantau karyawannya. Apakah ada yang bolos atau tidak.
Dengan fitur tersebut, Anda tidak hanya bisa menjaga profesionalisme dalam email namun juga secara keseluruhan. Misalnya masuk kerja tepat waktu, sehingga bisa meningkatkan produktivitas. Bisa juga dipergunakan untuk mengontrol jobdesk untuk karyawan dengan lebih mudah. Jadi, agar profesionalisme tetap terjaga dan data tetap aman karena disimpan di cloud, gunakan saja JojoTimes.
Download versi gratisnya sekarang di sini https://jojonomic.com/produk/jojo-times-absensi-online/. Lalu coba dan bandingkan dengan cara manual. Selamat mencoba!