Pertumbuhan dan perkembangan adalah suatu hal yang bagus untuk bisnis dan perusahaan. Perkembangan tersebut bisa saja terjadi pada perkembangan banyaknya transaksi setiap harinya. Sehingga dalam hal ini, keuangan menjadi bagian penting dari aktivitas ini. Untuk mengoptimalkan pengelolaan uang, perusahaan perlu menggunakan sistem approval atau sistem persetujuan transaksi pada berbagai aktivitas keuangan. Sistem ini akan memudahkan perusahaan ketika terdapat masalah pada transaksi yang telah dilakukan, dan bisa dihilangkan dengan persetujuan secara realtime.
Pada kegiatan akuntansi, terdapat 3 hal utama yang mempengaruhi transaksi bisnis, yaitu aset, kewajiban atau utang, serta modal perusahaan. Apabila terjadi perubahan pencatatan akuntansi, maka laporan keuangan yang dihasilkan pun turut berubah. Bayangkan jika perusahaan yang dikelola memiliki kesalahan prosedur ketika melakukan aktivitas ekonomi. Pastinya hal tersebut akan mengarahkan kepada potensi kerugian. Sehingga hal tersebut menjadi alasan mengapa seorang pelaku usaha yang memiliki bisnis atau perusahaan harus teliti ketika melakukan sebuah transaksi bisnis.
Pengertian Sistem Approval
Sistem approval adalah suatu fitur persetujuan yang bisa mengontrol dan mengeksekusi transaksi-transaksi yang diajukan oleh pengguna lain kepada pengguna yang diberi otorisasi untuk menyetujui atau menolak transaksi tersebut.
Seluruh transaksi yang ada di perusahaan harus melalui persetujuan dari kepala bagian atau manajer. Transaksi yang dimaksud bisa tentang data transaksi pembelian, penawaran penjualan, pemesanan penjualan, dan persetujuan belanja usaha yang berhubungan dengan operasional bisnis.
Dengan fitur approval, pemilik perusahaan juga bisa memberikan tanggung jawab kepada salah satu staff kepercayaan untuk mengelola setiap transaksi. Baik transaksi masuk maupun transaksi keluar. Semuanya harus tercatat dalam satu sistem yang bisa terintegrasi. Sehingga Anda pun dapat memantaunya. Sehingga hal ini bisa menghindarkan terjadinya kesalahan bisnis yang dilakukan oleh tangan-tangan jail dan tidak bertanggungjawab.
Nah ketika pemilik bisnis membiarkan staf keuangan mengirimkan faktur (invoice) transaksi secara bebas, seringkali invoice yang dikirimkan menjadi salah. Pada akhirnya, kesalahan tersebut menyulitkan proses tutup buku atau validasi laporan keuangan. Dan proses persetujuan seperti itu akan menghabiskan waktu yang cukup lama karena dilakukan secara manual. Jika proses approval transaksi terhambat, maka otomatis proses bisnis juga menjadi lebih lambat.
Sehingga, dengan sistem approval transaksi keuangan ini bisa membantu pemilik usaha yang membutuhkan mekanisme approval transaksi keuangan yang dapat digunakan secara mudah dan praktis, namun tak mengabaikan aspek keamanan keuangan. Biasanya sistem approval ini tersedia jika menggunakan software akuntansi yang telah tersedia.
Pentingnya Sistem Approval Transaksi
Mengapa sistem approval transaksi ini penting bagi perusahaan? Software akuntansi yang mempunyai fungsi approval manager menjawab kebutuhan dari perusahaan saat ini karena memudahkan pekerjaan kita secara lebih spesifik, karena level manager atau pemilik usaha tidak harus datang ke kantor bila ada kebutuhan persetujuan transaksi.
Banyak perusahaan biasanya sangat penting untuk adanya approval kontrol. Seorang pemilik bisnis yang memiliki karyawan yang semuanya melakukan transaksi, pastinya kemungkinan salah satu karyawan melakukan kesalahan dalam transaksi adalah sangat besar. Tanpa langkah verifikasi, kesalahan akan masuk dalam catatan keuangan dan perusahaan akan kesulitan menemukan menganalisa hal tersebut. Mengirimkan data yang salah juga bisa berdampak buruk pada perusahaan dan memengaruhi hubungan Anda dengan pelanggan.
Bisa dibayangkan, ketika seorang pemiliki bisnis menerima panggilan telepon dari pelanggan yang komplain komplain dikarenakan kesalahan dalam pesanan penjualan. Saat memverifikasi pesanan tersebut, Anda menyadari bahwa karyawan yang mengelola pesanan memasukkan jumlah yang salah. Hal ini pasti menjadi masalah perusahaan. Dan masalah tersebut bisa diselesaikan jika menggunakan sistem approval pada setiap transaksi yang dilakukan.
Manfaat
Ketika menggunakan sistem approval transaksi ini, maka jika karyawan melakukan transaksi, akan secara otomatis mengirimkan notifikasi persetujuan pelaku bisnis sebagai pemegang otoritas. Namun ada beberapa manfaat lain dari sistem approval transaksi ini, yaitu :
- Pengambilan keputusan transaksi bisa lebih akurat. Proses persetujuan transaksi dilakukan secara seksama oleh manajer. Hal itu sebagai langkah pemantauan keuangan, pengawasan transaksi, dan pengambilan keputusan transaksi yang lebih akurat. Transaksi tersebut pastinya dilakukan melalui pertimbangan matang sehingga tak berpotensi terjadi kesalahan pencatatan ataupun kebocoran transaksi. Pada akhirnya, approval transaksi dari pihak pimpinan membuat keputusan yang diambil untuk operasional bisnis juga menjadi lebih akurat.
- Meningkatkan produktivitas karyawan. Tanpa ada mekanisme approval transaksi keuangan, perusahaan berpotensi mengalami kesalahan dalam pencatatan keuangan. Maka dibutuhkan sistem persetujuan tersebut. Jika persetujuan transaksi dilakukan dengan cara manual, maka akan menghabiskan waktu dan bisa menghambat produktivitas kerja. Sehingga dengan memanfaatkan sistem approval ini, proses persetujuan tidak lagi memerlukan waktu lama, sehingga kerja karyawan bisa lebih produktif.
- Proses kerja menjadi lebih efisien. Karena staff keuangan tidak lagi memerlukan waktu lama untuk mendapatkan persetujuan, sementara manajer atau pemilik usaha juga membutuhkan waktu singkat untuk memproses persetujuan secara mudah. Cukup dengan satu platform aplikasi Jurnal dan proses persetujuan menjadi lebih praktis.
Tips Memilih Software Akuntansi untuk Sistem Approval Transaksi
Sistem approval pada suatu software akan memudahkan pelaku bisnis untuk mengontrol transaksi yang ingin disetujui. Dan cara ini merupakan inovasi yang baik dalam perkembangan software akuntansi karena bisa membantu memanajemen keuangan dengan efektif. Sehingga saat ini sudah banyak pilihan software akuntansi yang memiliki fungsi tersebut. Ada beberapa hal yang harus dijadikan pertimbangan ketika memilih software akuntansi yang akan digunakan, yaitu :
- Terlebih dahulu ketahui kebutuhan Anda dan perusahaan. Kebutuhan perusahaan baru akan berbeda dengan perusahaan yang mulai berkembang. Begitu pula kebutuhan perusahaan yang sudah mapan. Semakin rumit kebutuhan Anda, semakin banyak fitur yang Anda akan butuhkan dalam sebuah software akuntansi.
- Ketahui anggaran dana yang telah disediakan. Karena software yang memiliki fitur lengkap kebanyakan berbayar dan memiliki harga yang berfariasi. Umumnya, bisa memilih antara software paket yang harga lebih terjangkau atau software customize yang dibangun dari 0. Ada juga software paket yang mempunyai kemampuan di-customisasi.
- Identifikasi kemampuan dan pengetahuan karyawan. Karena tidak semua karyawan mengetahui dan melek teknologi. Dan juga kadangkala software yang lengkap lebih sulit digunakan dibandingkan software yang sederhana. Sehingga, sesuaikan software yang dibeli dengan kemampuan karyawan.
Kesimpulan
Manajemen akuntansi dan keuangan dalam suatu perusahan memang menjadi salah satu hal yang paling penting. Tidak hanya dalam pengelolaan keuangan, pengelolaan transaksi juga menjadi hal yang penting. Karena jika transaksi dilakukan kurang efektif, maka akan berdampak pula pada pengelolaan keuangan. Dan beragam software telah tersedia untuk membantu mengontrol transaksi dengan adanya sistem approval transaksi. Nah jika transaksi bisnis anda sukses, jangan lupa untuk selalu memantau anggaran bisnis anda. Karena anggaran juga merupakan suatu hal yang sangat penting. Ada cara mudah untuk mengelola keuangan perusahaan, yaitu dengan Jojo Expense.
Jojo Expense merupakan sebuah software yang dapat diandalkan dalam mengelola pengeluaran perusahaan, mengontrol anggaran hingga memudahkan proses pengajuan reimbursement karena dapat dilakukan secara online tanpa harus mengisi berkas-berkas. Dengan aplikasi ini, seluruh manajemen perusahaan dapat dilakukan dengan cara yang lebih praktis dan efisien.
Tertarik untuk mencobanya? Yuk segera gunakan Jojo Expense, dan rasakan kemudahan dalam pengelolaan keuangan bisnis anda.