Saat memutuskan memiliki sebuah usaha, tentu tidak semua komponen bisa anda sediakan. Ada saja komponen-komponen yang di luar kemampuan sehingga sulit untuk dipunyai. Terutama hal-hal seperti peralatan logistik yang mendukung proses produksi. Nah, di sinilah anda membutuhkan bantuan pihak lain dengan mengajukan surat peminjaman barang.
Surat peminjaman barang menjadi syarat wajib saat akan meminjam suatu peralatan dari pihak tertentu. Apalagi jika bentuk usaha anda sudah sah secara hukum dan bukti dokumen pendirian. Meminjam inventaris sekecil dan sesedikit apapun harus tercatat secara jelas dalam surat.
Jika usaha anda masih banyak beradaptasi dengan kepentingan-kepentingan administratif seperti ini, ada baiknya ikuti terlebih dulu artikel ini. Pada kesempatan ini, Jojonomic akan menunjukkan semua aspek penting dalam menerbitkan surat peminjaman barang. Mulai dari fungsi sampai bagian yang perlu diperhatikan untuk kinerja usaha.
Jadi, catat semua yang anda perlukan dan jangan sampai terlewat, ya.
Jangan Gengsi, Pinjam Barang Memang Lumrah
Alternatif untuk memenuhi kebutuhan perusahaan memang banyak caranya. Salah satunya bisa anda dapatkan dengan meminjam logistik pada pihak lain. Ingat, tidak perlu gengsi untuk mengajukan peminjaman peralatan. Cara ini sudah sangat lumrah di kalangan pengusaha.
Bagaimana tidak, karena modal usaha yang terbatas seringkali tidak cukup untuk membeli peralatan pendukung. Sementara proses produksi harus terus berjalan dengan barang yang dibutuhkan.
Maka di antara dua kondisi ini, meminjam menjadi pilihan yang tepat. Tidak hanya menekan biaya pembelian yang tinggi, tetapi juga akan memberikan efek produktivitas usaha yang lebih optimal. Sehingga bukan hal yang memalukan untuk melakukan peminjaman barang, ya.
Fungsi Surat Peminjaman Barang
Media Resmi Meminjam Kebutuhan Logistik
Dalam kegiatan administratif suatu perusahaan, mengeluarkan surat adalah bentuk resmi dari maksud, perbuatan, dan hubungan dengan pihak luar. Lewat bentuk yang resmi berarti surat memang dikeluarkan oleh badan usaha yang sah dan diakui. Selain itu, surat yang resmi juga mengukuhkan maksud peminjaman logistik telah diketahui oleh seluruh pihak yang berkepentingan.
Aspek-aspek inilah yang akan membuat pihak penyedia barang yakin perusahaan anda bisa diandalkan. Sehingga tidak ragu dengan maksud anda yang mampu mempertanggungjawabkan kondisi barang hingga setelah dipinjam.
Memastikan Kesesuaian Barang
Mengajukan surat peminjaman barang juga akan membantu anda mencocokkan barang yang anda minta dengan apa yang dipinjamkan. Karena faktanya perusahaan anda bukanlah satu-satunya pihak yang meminjam. Sebaliknya ada banyak badan usaha lain yang juga membutuhkan bantuan pinjaman inventaris dari pihak penyedia yang sama. Sehingga mungkin saja ada kesalahan yang tidak disengaja dan menyebabkan perbedaan barang dari apa yang anda ajukan.
Menjadi Bukti Kuat Saat Akan Complaint
Pastikan dulu pihak penyedia barang sudah menyetujui surat pengajuan anda. Persetujuan ini menandakan mereka sanggup menyediakan dan meminjamkan barangnya kepada anda. Jadi, ketika akhirnya anda mendapatkan barang yang tidak sesuai dengan surat yang sudah disetujui, maka anda bisa gunakan surat peminjaman barang sebagai bukti yang kuat.
Di dalam surat ditunjukkan barang-barang apa saja dengan spesifikasi yang jelas. Karena itu anda bisa meminta kembali penyedia jasa untuk mengganti barang yang sudah terlanjur dipinjamkan sesuai dengan surat yang disepakati.
Bagian-Bagian Penting Surat Peminjaman Barang
Kop Surat
Bagian di paling atas surat ini akan menunjukkan identitas perusahaan anda dengan jelas. Mulai dari logo, nama usaha, alamat perusahaan, hingga semua kontak yang bisa dihubungi.
Dengan mencantumkan kop surat secara tidak langsung juga akan memberikan kesan resmi pada surat. Nantinya jika ada suatu hal yang perlu diselesaikan akan lebih cepat dengan keterangan identitas yang ada.
Nomor
Agar mudah dalam mengarsipkan semua jenis surat, cantumkan juga nomor surat yang sesuai dengan Standard Operational Procedure (SOP) perusahaan anda. Ini akan sangat membantu ketika menyusun surat karena akan terstruktur rapi dan mudah dicari.
Lampiran
Memberikan keterangan pada lampiran artinya anda jelas bermaksud untuk meminjam suatu barang. Sedangkan bagi pihak peminjam, keterangan ini memudahkan membaca maksud surat sehingga bisa jadi pengajuan anda lah yang lebih dulu disetujui.
Pembuka
Isi bagian pembuka dengan profil kegiatan usaha anda. Bahkan kalau perlu jelaskan juga bagaimana proses produksinya. Dengan begitu pihak peminjam akan mendapat gambaran pentingnya fungsi barang yang anda mohonkan dalam mendukung produksi.
Isi
Di bagian inilah anda bisa menuangkan maksud untuk meminjam barang yang anda inginkan. Supaya lebih jelas dan menghindari kesalahan, jelaskan juga spesifikasi mayor sampai minor barang tersebut. Sementara itu jika merasa perlu, anda juga dapat menambahkan hak dan kewajiban serta bagaimana upaya memelihara barang tersebut.
Jangan lupa juga cantumkan jangka waktu barang akan ditempatkan dan dipinjam. Keterangan ini pun akan menjadi batas waktu yang sah sampai waktunya nanti akan dimintakan kembali. Oleh karena itu, pastikan jangka waktu yang anda janjikan cukup hingga produk terselesaikan.
Tanda Tangan
Surat akan menjadi sah ketika ada tanda tangan pihak-pihak yang berkepentingan di dalamnya. Misalnya dalam perusahaan anda terdapat divisi logistik, berikan kolom kepala divisi untuk bertanda tangan sehingga tahu dikeluarkannya surat. Dan tidak ketinggalan juga bubuhkan tanda tangan sekretaris sebagai pihak yang membuat surat dan tanda tangan anda sebagai pemilik usaha.
Perhatikan Hal-Hal Ini
Meskipun surat peminjaman barang sudah dibuat dengan susunan seperti di atas, ternyata itu saja belum cukup. Faktanya saat membaca, orang akan lebih dulu merekam gambar kerapihan susunan dalam satu halaman. Di sinilah titik kritis minat seseorang untuk melihat isi bacaan lebih lanjut bermula.
Nah, untuk itu ada baiknya perhatikan juga komponen-komponen ini agar surat peminjaman barang anda segera disetujui.
Kerapihan Format Lay-out
Menyusun isi surat dalam penempatan yang pas sangat diperlukan. Perhatikan margin yang anda gunakan, jarak spasi antar kalimat dan paragraf, serta posisi jika ada list. Ukuran huruf yang selaras dan ketepatan ornamen seperti bold atau underline juga penting agar yang pembaca segera mendapat intinya.
Typo
Cross-check ulang seluruh isi surat agar tidak ada typo atau salah ketik. Walaupun ini masalah kecil, akan tetapi cukup berpengaruh pada kesan yang dibayangkan oleh pihak peminjam. Dengan mengecek ulang isi surat, anda ikut memastikan perusahaan anda cukup kredibel bahkan hingga urusan terkecil sekalipun.
Jangan Ada Coretan
Sama seperti typo, coretan dalam surat akan mengurangi kesan positif pada pihak peminjam. Terlebih adanya coretan dalam surat resmi bisa menimbulkan anggapan perusahaan anda tidak rapi dan teliti. Akibatnya ini akan cukup mempengaruhi penilaian mereka terhadap kemampuan anda dalam memelihara barang pinjaman selanjutnya.
Bahasa Yang Mudah Dibaca
Agar pengajuan tidak terlihat menjemukan, maka gunakanlah bahasa yang padat, jelas, dan mudah dibaca. Sebisa mungkin hindari istilah-istilah yang asing diketahui umum. Lebih baik tuangkan bahasa tersebut dalam penjelasan yang mudah dimengerti tanpa menghilangkan maksud.
Penutup
Nah, itulah poin-poin yang wajib anda ketahui saat memutuskan untuk meminjam inventaris lalu membuat surat peminjaman barang. Tidak hanya berguna untuk proses produksi perusahaan anda sendiri, tetapi juga penting untuk membangun kepercayaan peminjam terlebih dulu.
Namun, selain menjaga alur urusan-urusan administratif, menjaga sirkulasi keuangan perusahaan juga tidak kalah penting. Seperti untuk meningkatkan efisiensi pengeluaran perusahaan anda hingga 76% dengan mudah di-handle menggunakan Jojo Expense.
Dengan sistem yang terdigitalisasi, Jojo Expense akan langsung mendorong sistem custom approval flow dan policy untuk proses keuangan usaha anda. Sehingga mulai dari pengajuan cash advance dan reimbursement hingga prosesnya akan berjalan otomatis. Setelah ini anda bisa menyelesaikan urusan lainnya yang lebih penting bukan?
Fitur-fitur di dalamnya akan benar-benar terasa membantu anda dalam free-trial selama 14 hari yang bisa anda coba. Dan sekarang adalah saatnya anda kelola keuangan perusahaan dengan lebih praktis menggunakan Jojo Expense!