Tahapan selanjutnya dari proses rekrutmen pegawai adalah dengan melakukan training atau pelatihan, tapi jauh sebelum itu tim HR akan merancang training need analysis. Tujuannya agar dapat membuat karyawan baru yang telah diterima dapat memahami pekerjaannya dan mendapatkan pengetahuan secara komperhensif setelah menjalaninya.
HR akan merancang skenario terbaik agar training berjalan secara lancar tanpa hambatan, analisis yang dilakukan biasanya tentang materi, tempat, waktu serta tehnik pembelajaran. Berbagai elemen tersebut harus bisa membawa dampak positif kepada karyawan baru.
Karena setelah dilakukannya pelatihan para karyawan baru ini juga akan di evaluasi sehingga menghasilkan informasi seberapa berhasilkah training yang kali ini dilakukan. Evaluasi yang terjadinya juga dimaksudkan sebagai bekal kedepannya untuk menyelenggarakan pelatihan yang lebih baik dan bisa semakin menanamkan misi perusahaan.
Setiap perusahaan pasti perlu melakukan pelatihan kepada karyawan baru sebagai modal mereka nantinya menjalani pekerjaanya. Lalu sudah merupakan kewajiban bagi HR untuk melakukan training need analysis agar pelatihan yang akan diselenggarkan, pelatihan juga menjadi sarana pengenalan seluruh hal yang berhubungan dengan perusahaan.
Ketika membahas TNA ini anda harus memahami pengertian dasar dari kebutuhan. Menurut Eggland dan Gilley kebutuhan adalah kesenjangan dari situasi yang diharapkan atau diinginkan. Itu berarti kebutuhan adalah jarak yang memisahkan titik awal dari tujuan.
Training need analisis adalah cara memenuhi kebutuhan sehingga tercapainya situasi yang diharapkan, secara mudah TNA bisa diartikan sebuah metode untuk memenuhi kebutuhan. Kebutuhan disini adalah berhubungan dengan kualitas karyawan baru.
Karena ketika karyawan baru dapat memberikan kontribusi yang besar bagi perusahaan maka harapan perusahaan akan tercapai. Sedangkan analisis disini berguna untuk memahami situasi serta jenis pelatihan seperti apa yang paling cocok bagi perusahaan.
Karena setiap jenis perusahaan akan memiliki kompentensinya sendiri dalam karyawan yang dibutuhkan. Maka dari itu pelatihan yang dilakukan harus memiliki sangkut paut dengan perusahaan dan tidak keluar dari visi serta misinya.
Apa saja fungsi melakukan training need analysis?, pertama adalah agar mendapatkan informasi tentang pengetahuan, kemampuan serta passion karyawan terhadap pekerjaannya. Kedua memberi penjelasan terbaik agar cara kerja dari karyawan masuk terhadap standar perusahaan dan secara aktual.
Keempat adalah menambah kepercayaan stakeholder bahwa perusahaan memang melakukan pelatihan kepada setiap karyawan sehingga seluruh pegawai didalamnya sangat layak dan produktif. Terakhir sebagai bahan laporan untuk evaluasi kedepannya.
Tahapan Dalam Menjalani Training Need Analysis
TNA memiliki tahapannya sendiri untuk bisa menghasilkan pelatihan yang layak bagi karyawan baru. Tahapan ini merupakan analysis secara terperinci berbagai point penting yang bisa dipakai saat pelatihan nanti.
Analysis Dari Organisasi
Analysis organisasi adalah riset tim kerja mana yang paling cocok untuk dipakai untuk training karyawan. Biasanya ditentukan dari kebutuhan perusahaan atau dilihat dari tim kerja yang paling berkompeten dan dapat mudah membing-bing pegawai baru.
Karena tidak semua organisasi didalam perusahaan memang cocok dipakai untuk pelatihan, contohnya saja tim kerja yang berhubungan dengan pencegahan resiko didalam perusahaan. Karena pekerjaanya sangat penting organisasi tersebut tidak bisa sembarangan dipakai untuk pelatihan karyawan.
Maka analysis organisasi bisa dibilang sebuah strategi untuk menentukan kapan serta dimana tempat terbaik untuk menyelenggarkan pelatihan. Dalam hal ini HR harus berkonsultasi dengan pihak manajemen agar memberikan lokasi terbaik.
Analysis ini lebih kepada siapa saja yang harus dimasukan didalam daftar peserta pelatihan. Tujuannya tidak lain agar memperbaiki mutu dari karyawan tersebut, seringkali dalam perusahaan karyawan lama dilatih ulang untuk menerima jabatan baru ataupun untuk memperbaiki pekerjaanya yang buruk. Ternyata training need analysis bukan dipergunakan hanya untuk karyawan baru saja.
Sedangkan riset yang diperlukan adalah standarisasi dari pekerjaan, untuk karyawan baru mungkin hanya sebatas materi pekerjaan yang akan dilakukan. Berbeda dengan karyawan lama yang diminta untuk memperbaiki kinerjanya ketika di training ulang.
Biasanya mereka juga diminta untuk menjelaskan kesalahan apa saja yang dilakukan agar bisa membuat tindakan antisipasinya. Sebenarnya perusahaan yang melakukan pelatihan ulang pegawainya, merupakan tanda tidak mau kehilangan pegawai yang bahkan banyak melakukan kesalahan. Pelatihan ulang juga diberikan untuk mempermudah mengemban jabatan baru bagi karyawan.
Analysis Yang Dilakukan Pada Setiap Individu
Setelah mendapatkan hasil dari analysis pekerjaan lalu tahapan TNA selanjutnya adalah melakukan riset kepada individu. Setiap individu didalam perusahaan dilihat kemampuan serta hasil kerja yang diberikannya kepada perusahaan. Jika minimal ia mampu mengerjakan sesuai standar maka karyawan tersebut lolos kualifikasi dan tidak perlu masuk kedalam program training need analysis.
Tapi jika hasil berkata lain, hasil pekerjaan yang diberikan malah kurang dari standar yang telah ditentukan oleh perusahaan maka ia perlu melakukan perbaikan dengan pelatihan ulang. Analysis individu adalah tahapan akhir yang dilakukan dalam TNA.
Metode Training Need Analysis Yang Biasanya Dilakukan
Observasi
Dengan metode observasi pihak HR dan manajemen bisa langsung melihat dilapangan aktivitas pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan. Sehingga mereka juga bisa mendapatkan data yang lebih konkrit dan valid dari hasil pekerjaannya.
Survei
Metode survei memang sangat cocok untuk memperoleh data TNA, selain lebih efisien untuk jumlah karyawan yang sangat banyak. Survei juga memberikan hasil yang lebih cepat, tapi setiap point pertanyaan didalamnya haruslah jelas agar tidak memberikan hasil yang memusingkan dan malah tidak bernilai sedikitpun bagi training need analysis.
Wawancara Dengan Individu
Wawancara disini lebih seperti konseling, HR akan lebih mudah menilai dari sesi wawancara ini. Karena bisa dengan jelas melihat langsung melalui interaksi yang dilakukan selama wawancara dan pertanyaan yang diajukan merupakan validasi dari survei agar lebih memastikan hasil jawabannya.
training need analysis memang harus bisa membuat perusahaan menjadi lebih maju, kehadiran karyawan yang kurang baik lalu kinerja menurun semuanya bisa diatasi dengan TNA. Pendekatan yang dilakukan juga akan sangat efisien sehingga tidak mengganggu pekerjaan.
Training need analysis ini yang sering pula disingkat dengan istilah TNA memiliki makna yang sama dengan analisis kebutuhan pelatihan. Bisa pula dimaknai sebagai sebuah proses yang dilakukan untuk dapat melakukan identifikasi kebutuhan pelatihan. Atau untuk mengetahui segala kebutuhan dalam program pengembangan potensi SDM di dalam sebuah organisasi. Pada akhirnya tujuan dari tindakan ini adalah untuk melakukan peningkatan performa.
TNA ini merupakan kelnajutan dari tahap proses rekrutmen pegawai yang umumnya dilakuakn dnegan menjalani proses training atau pelatihan. Maka nantinya setiap karyawan baru yang telah direkrut oleh perusahaan bisa dengan lebih mudah memahami segala pekerjaannya. Hal ini pada akhirnya akan berdampak baik bagi organisasi atau perusahaan terkait. Demikian visi perusahaan akan jadi lebih mduah tercapai melaluia danya program TNA yang dijalankan oleh perusahaan ini.
Tujuan Training Need Analysis
Mengetahui kesenjangan pengetahuan pada karyawan
Salah satu tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dengan menyelenggarakan TNA adalah untuk mengetahui kesenjangan pengetahuan pada para karyawan. Kesenjangan pengetahuan ini tentunya bisa diatasi dengan pemberian pelatihan bagi para karyawan. Terutama bagi karyawan baru atau karyawan yang mungkin saja belum memiliki pengetahuan cukup mengenai visi perusahaan dan mengenai seluruh tugas yang harus dilakukannya.
Mengatasi permasalahan karyawan lewat Training Need Analysis
Analisis kebutuhan pelatihan juga dapat membantu perusahaan untuk bisa mengatasi permasalahan yang mungkin saja tengah dihadapai oleh para karyawan. Bahkan permasalahan tersebut sebisa mungkin diatasi sesegera mungkin sebelum muncul lagi sebuah persoalan baru karena adanya permasalahan tersebut. Maka tujuan TNA ini juga bisa untuk menyoroti permasalahan yang mungkin terjadi.
Membantu perencanaan training
Program perusahaan yaitu analisis kebutuhan pelatihan juga dapat dilakukan dengan tujuan untuk dapat membantu proses perencanaan training pada para karyawan. Bahkan perencanaan training ini bisa dilakukan untuk sepanjang tahun. Cara kerjanya adalah dengan mengidentifikasi segala hal yang nantinya mengidentifikasi adanya kesenjangan skill di antara para karyawan. Kemudian nantinya bisa direncanakan sebuah pelatihan yang memang dibutuhkan oleh para karyawan untuk dapat mengembangakn perusahaan.
Memusatkan fokus training
Sebuah pelatihan atau training yang direncanakan kemudian haruslah diusahakan untuk dapat terwujud. Terlebih lagi pelatihan atau training yang sesuai dengan kebutuhan karyawan. Maka perusahaan bbisa memusatkan fokusnya secara lebih untuk pendgadaan training atau pelatihan tersebut.
Memilih peserta sesuai Training Need Analysis
Jika memang sebuah training dirasa perlu dilakukan dan telah direncanakan dengan baik maka harus pula ditentukan pesertanya. Dalam hal ini saktivitas analisis kebutuhan pelatihan dapat membantu perusahaan untuk menentukan karyawan mana saja yang sekiranya memang membutuhkan program pelatihan. Umumnya pelatihan memang diberikan pada para karyawan yang masih membutuhkan pengetahuan dan wawasan serta ketrampilan lebih untuk dapat mengerjakan seluruh tugasnya.
Memprioritaskan kebutuhan melalui Training Need Analysis
Dengan melakukan analisis terhadap kebutuhan pelatihan oleh perusahaan maka nantinya bisa diputuskan sesi pelatihan manakah yang paling penting. AJdi kebutuhan dari pelatihan yang memang sangat penting bisa diprioritaskan. Maka segala upaya bisa dilakukan untuk menjalankan training yang diprioritaskan tersebut.
Pendekatan dalam Training Need Analysis
Organizational based need analysis
Pendekatan ini mengacu pada suatu tindakan analisis kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada kebutuhan strategis perusahaan terutama dalam merespon dinamikan bisnis di masa depan. Hal ini lebih berfokus pada analisis terhadap tujuan organisasi dan sumber dayanya serta iklim organisasi. Selain itu fokus ditujukan pula pada analisis terhadap lingkungan internal dan eksternal dari organisasi atau perusahaan terkait.
Job competetencies based need analysis
Sedangkan pendekatan yang kedua ini mengacu pada analisis terhadap kebutuhan pelatihan bagi karyawan. Jadi apa saja yang harus diberikan kepada para karyawan sesuai dengan posisi dan jabatannya tersebut bisa diketahui dengan pasti. Untuk itu dibutuhkan analisis terhadap kebutuhan kompetensi yang ada pada setiap jabatan di dalam sebuah perusahaan.
Person competencies based analysis
Untuk pendekatan yang terakhir ini mengacu pada aiapa atau karyawan mana saja yang membutuhkan pelatihan. Selain itu pelatihan apa saja yang perlu diberikan apda para karyawan. Umumnya kebutuhan pelatihan ini didasari pula oleh adnaya kesenjangan kompetensi antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lainnya berkaitan dengan syarat atau ketentuan yang dikeluarkan oleh perusahaan.
Merencanakan Training Need Analysis
Tentukan hasil yang ingin dicapai
Untuk melaksanakan analisis kebutuhan pelatihan atau TNA maka hal pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan hasil yang sekiranya ingin dicapai. Maka dari itu ketahui bagaimana cara untuk mengukur keberhasilan tersebut. Hal ini bisa dilakukan dalam bentuk perilaku tertentu dan juga dalam bentuk pengukurna lainnya.
Libatkan para karyawan
Langkah kedua adalah dengan melibatkan seluruh karyawan perusahaan. Pelibatan karyawan ini bisa dilakuakn dengan mencocokkan tujuan perusahaan pada proses analisis. Maka nantinya bisa didapatkan identifikasi mengenai berbagai kompetensi yang sekiranya memang perlu dikembangkan untuk membantu perusahaan dalam mencapai target. Tentunya hal ini juga harus disesuaikan dengan tujuan atau hasil yang semula ingin dicapai oleh perusahaan.
Identifikasi kompetensi
Selanjutnya perusahaan juga harus melakukan langkah selanjutnya yang tak kalah penting yaitu mengidentifikasi kompetensi. Lebih tepatnya identifikasi kompetensi apakah yang memang dibutuhkan oelh para karyawan. Mungkin saja para karyawan saat ini membutuhkan suatu kompetensi tertentu sehingga Anda harus memenuhinya. Hal ini sudah seharusnya dilakukan agar karyawan nantinya bisa memiliki potensi yang sesuai dengan harapan dari perusahaan.
Tentukan metode yang efektif
Ada banyak metode yang dapat digunakan atau diterapkan dalam hal melakukan tindakan analisis kebutuhan training untuk para karyawan, Beberapa metode yang digunakan misalnya saja seperti program OTJ atau program coaching. Perusahaan juga bisa menerapkan program ceramah dan e-learning yang menggunakaan media e-book untuk memenuhi kebutuhan pelatihan dari para karyawan.
Perhatikan biaya yang dikeluarkan
Langkah terakhir yang juga harus diperhatikan dan dilakukan dalam program TNA adalah memperhatikan biaya yang sekiranya akan dikeluarkan untuk menjalankan pelatihan. Sebisa mungkin pengeluaran biaya lebih dihemat agar perusahaan nantinya tidak sampai mengalami kerugian. Penghematan biaya juga mendukung upaya perusahaan untuk mendapat keuntungan besar.
Pentingnya Training Need Analysis
Training Need analysis tentunya menjadi suatu proses atau tahapan yang memang sudah seharusnya dilakukan oleh perusahaan dalam rangka mencapai SDM berkualitas. TNA senidir sebenarnya menjadi suatu cara untuk melakukan pemenuhan kebutuhan terutama bagi perusahaan untuk dapat mencapai situasi yang diharapkan.
Tentunya kebutuhan yang dimaksuda dalam hal ini adalah kebutuhan yang berhubungan dengan pengembangan potensi dan keahlian pegawai atau karyawan baru. Karyawan baru yang berpotensi dinilai dapat memberikan kontribusi terbaik apda perusahaan. Maka pelatihan haruslah dilakukan dengan baik dan tepat sehingga tidak sampai melenceng dari visi perusahaan. Untuk itu TNA sangat penting dan jangan sampai dilewatkan dalam pengelolaan perusahaan.
Penyimpanan database dengan basis digital di cloud akan membuat seluruh data penting anda sangat aman dan tersimpan rapih hingga waktunya digunakan. Laporan yang anda buat setiap bulannya bisa dilakukan secara otomatis dan tidak perlu lagi anda repot mengerjakannya.
Kebijakan cuti maupun perizinan lainnya bisa disesuaikan dengan perangkat lunak ini karena memiliki kecerdasan buatan yang handal. Semua kemudahan serta keefisienan itu bisa anda rasakan dengan memasang demo jojotimes sekarang juga di perusahaan atau bisnis. Melakukan training need analysis dengan bantuan jojotimes dengan hasil yang cepat.