Pengertian Key Performance Indicator

Key Performance Indicator atau biasa disingkat dengan KPI adalah matrik finansial dan non finansial yang digunakan perusahaan untuk mengukur performa kinerjanya. KPI biasanya digunakan untuk menganalisis suatu kondisi bisnis sehingga memudahkan pengambilan keputusan apa yang perlu diperlukan untuk menyikapi konsisi tersebut. Selama ini Key Performance Indicator digunakan sebagai parameter kualitatif yang pengukurannya sulit. Misalnya kualitas kepemimpinan atasan. Namun tidak semua matrik adalah Key Performance Indicator.

Untuk membedakan apakah sebuah matrik adalah Key Performance Indicator atau bukan dapat dilihat dari isinya. Matrik Key Performance Indicator isinya tentang performa kinerja yang ingin dicapai oleh perusahaan. Kemudian dalam Key Performance Indicator juga dijelaskan langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan untuk merealisasikan obyek strategi dari suatu perusahaan. Untuk lebih mudah membedakannya, matrik Key Performance Indicator memiliki kriteria sebagai berikut:

1. Memiliki target. Yaitu target apa yang ingin dicapai oleh perusahaan serta waktu yang diperlukan untuk mencapai target tersebut.
2. Berorientasi pada outcome, jadi tidak sekedar hasil dari proses yang dilakukan, tapi outcomenya juga mempunyai pengaruh.
3. Memiliki nilai threshold atau ambang batas untuk membedakan nilai target dan nilai aktual.

Jika sebuah matrik memiliki tiga kriteria yang sudah disebutkan diatas maka dapat dipastikan jika matrik tersebut adalah Key Performance Indicator. Lalu apa pentingnya Key Performance Indicator dimiliki sebuah perusahaan? Mari bahas lebih dalam tentang Key Performance Indicator.

Pentingnya Key Performance Indicator

Key Performance Indicator punya peran yang penting untuk kemajuan perusahaan. Karena, perusahaan dituntut untuk memiliki visi dan misi yang jelas serta lengkap serta langkah-langkah untuk mencapainya. Tidak hanya itu saja, dengan Key Performance Indicator perusahaan dapat mengukur pencapaian performa kinerja peusahaan. KPI adalah alat ukur performa kinerja perusahaan, maka Key Performance Indicator harus mewakilkan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Oleh karena itu, Key Performance Indicator setiap perusahaan berbeda, karena menyesuaikan dengan kebutuhan.

Sebelum menetapkan Key Performance Indicator, perusahaan harus melakukan beberapa persiapan berikut ini:

1. Menetapkan tujuan yang hendak dicapai.
2. Memiliki bisnis proses yang telah terdefinisi dengan jelas.
3. Menetapkan ukuran kuantitatif dan kualitatif sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai.
4. Memonitor setiap kondisi yang terjadi serta melakukan perubahan yang diperlukan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan, baik tujuan jangka pendek maupun tujuan jangka panjang.

Key Performance Indicators membutuhkan perencanaan yang matang. Selain itu juga harus didukung oleh ketersediaan data dan informasi yang akurat. Karena itu bagian sistem informasi disebuah perusahaan berperan penting. Perusahaan harus menyediakan sistim informasi yang akurat sehingga datanya dapat dipertanggungjawabkan.

Fungsi 2 Tipe Key Performance Indicator

Terdapat 2 tipe untuk pengukuran kinerja, yaitu indikator lead dan lag. Jika sebuah indikator lead tanpa indikator lag, maka informasi hasil atau tujuan yang akan dicapai tidak akan bisa disampaikan atau diberitahukan, begitu pula sebaiknya. Indikator lead yaitu indikator yang menunjukan apakah suatu perusahaan berjalan dengan mulus, tantangan yang dihadapi, masalah yang terjadi, hal-hal seperti itu ada pada indikator lead.

Lalu fungsi indikator lag adalah indikator yang mencerminkan semua proses yang telah terjadi pada perusahaan. Semua pencapaian yang terjadi sebelumnya pada perusahaan akan diinformasikan oleh indikator lag ini. Indikator lag dapat membantu Anda mengoreksi kekurangan yang dimiliki oleh perusahaan Anda.

Karaktertisik KPI

Seperti yang sudah dijelaskan diatas, pengertian KPI (Key Performance Indicator) adalah alat ukur yang menggambarkan efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya. Perusahaan menggunakan KPI untuk mengukur kesuksesan pencapaian target mereka. KPI sendiri memiliki beberapa karakteristik, yaitu:

1. Ukuran Non Financial
2. Sering digunakan (Regular measurements)
3. Diketahui oleh manajemen
4. Semua orang yang ada di dalam suatu organisasi telah mengerti dan memahami KPI
5. Tanggung jawab kepada individu dan tim
6. Memiliki efek yang sangat signifikan
7. Memiliki efek yang positif

Key performance indicator diukur dalam periode harian, mingguan dan bulanan. KPI yang baik merupakan suatu hal yang penting dan terus menerus mendapat perhatian dari manajemen. Ketika seseorang menyimpang dari KPI maka pihak manajemen dapat mengambil keputusan dan memanggil orang yang bertanggung jawab.

Jenis-jenis Key Performance Indicator

Pada dasarnya, Indikator Kinerja Utama atau KPI dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu KPI Financial dan KPI Non-Financial.

1. Key Performance Indicator Financial.

KPI Finansial adalah indikator kinerja utama yang berkaitan dengan keuangan. Contoh KPI Finansial ini diantaranya adalah sebagai berikut:

• Marjin Laba Kotor (Gross Profit Margin), yaitu KPI yang mengukur nilai persentase yang diperoleh dengan membagi Laba Kotor dengan Pendapatan.
• Laba Kotor (Gross Profit), yaitu KPI yang mengukur jumlah uang yang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi Harga Pokok Penjualan (HPP).
• Laba Bersih (Net Profit), yaitu KPI yang mengukur jumlah uang yang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi Harga Pokok Penjualan dan biaya-biaya bisnis lainnya seperti biaya bunga dan pajak.
• Rasio Lancar (Current Ratio), yaitu KPI yang mengukur kinerja keuangan neraca likuiditas dengan membagikan aktiva lancar (current assets) dengan Kewajiban lancar (current liabilities).
• Marjin Laba Bersih (Net Profit Margin), yaitu KPI yang mengukur nilai persentase yang diperoleh dengan membagi laba bersih berdasarkan pendapatannya.

2. Key Performance Indicator Non-Financial

KPI Non-Finansial adalah KPI yang tidak secara langsung mempengaruhi keuangan suatu perusahaan. Beberapa contoh KPI Non-Finansial yang dimaksud tersebut diantaranya seperti:

• Pangsa Pasar (Market Share).
• Matriks Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction metrics).
• Perputaran Tenaga Kerja (Manpower Turnover).
• Rasio Pelanggan Berulang terhadap Pelanggan Baru (Repeat Customer to New Customer Ratio).

Implementasi Key Performance Indicator

Untuk mengimplementasikan KPI, membutuhkan suatu proses sistem yang saling terkait, baik itu dari lingkungan organisasi sendiri seperti karyawan, manajer, pemegang saham dan dari pihak-pihak luar seperti pelanggan dan supplier. Laporan yang harus tepat waktu, efisien, dan fokus terhadap peningkatan pengambilan keputusan. Ketika mengimplementasikan KPI, hal yang penting adalah mendefinisikan hasil/tujuan dari masing-masing KPI.

Agar Key Performance Indicators bisa berfungsi dengan optimal, maka Key Performance Indicators harus memenuhi kriteria yang disebut SMART. Yakni scietific (spesifik), measureable (terukur), achievable (bisa dicapai/realistis), reliable (bisa dipercaya), time bound (target waktu).

• Specific – Tujuan hasil harus jelas dan spesifik. Ketika tujuan / hasil jelas dan spesifik, maka mudah mengetahui kapan tujuan / hasil tersebut telah berhasil dicapai.
• Measurable – Tujuan / hasil harus dapat diukur, baik itu secara kualitas atau pun kuantitas. Hal ini dapat ditempatkan dalam hubungannya dengan performa standar atau harapan dari suatu performa.
• Achievable – Dapat dicapai, tetapi harus diformulasikan sebagai suatu tantangan sehingga dapat menginspirasi perusahaan untuk mencapai hasil / tujuan.
• Realistic – menciptakan suatu ide yang merupakan hasil / tujuan haruslah tercapai, tetapi harus juga realistis dan berorientasi hasil.
• Time Sensitive – setiap hasil / tujuan memiliki batasan waktu kapan tujuan / hasil tersebut dapat dicapai. Fakta bahwa tujuan / hasil merupakan sesuatu yang membutuhkan batasan waktu akan membuat suatu kemudahan dalam mengukur suatu peningkatan suatu tujuan/hasil berikutnya.

Contoh KPI Suatu Perusahaan

Umumnya perusahaan menghadapi tantangan dibagian administrasi perusahaan. Masalahnya biasanya perhitungan gaji karyawan yang masih dilakukan secara manual. Dokumentasi slip gaji tersimpan secara offline sehingga data yang dimiliki tidak rapih. Database karyawan dengan mudah diakses oleh orang yang tidak berkepentingan.

Oleh karena itu agar perusahaan menjadi lebih produktif, dan penyimpanan administrasi karyawan dan perusahaan tidak lagi dilakukan secara offline. Semua proses penggajian karyawan dapat dilakukan secara otomatis. Dengan software JojoPayroll dari Jojonomic, Anda dapat membuat proses dokumentasi perusahaan Anda menjadi lebih efektif dan efisien.

JojoPayroll memiliki fitur untuk menghitung gaji karyawan secara otomatis. Sehingga tidak perlu lagi menghitung  potongan Pajak PPH21, BPJS, dan potongan lainnya. Reimbursement dan tunjangan juga otomatis dapat dihitung dengan menggunakan JojoPayroll. Sehingga Anda tidak perlu lagi menghitung penggajian karyawan secara manual, dan menyimpan data-data karyawan secara offline.

Dengan menggunakan JojoPayroll akan membantu perusahaan Anda menjadi lebih efektif dan efisien. Sehingga dengan begitu membuat perusahaan Anda mencapai tujuan dengan lebih mudah.