Proses payroll efisien merupakan harapan dari setiap perusahaan, apalagi bagian yang mengurusi SDM seperti HRD. Hampir setiap perusahaan baik besar maupun kecil, menemui hambatan dalam proses payroll. Semakin besar perusahaan, hambatan administratif tentu semakin berat. Untuk itu, perlu solusi agar proses payroll dapat berjalan secara efisien.
Untuk dapat menemukan solusi agar proses payroll efisien, kita perlu mencermati masalah dari proses ini.
6 Masalah dalam Proses Payroll
Ada beberapa tahapan dalam proses payroll. Untuk dapat mengurai letak masalahanya dengan tepat, kita harus memperhatikan tahapan-tahapan tersebut.
1. Sistem Pengabsenan
Kendala dalam payroll paling utama adalah mengenai data kehadiran dan ketidakhadiran. Ini sangat penting, karena data inilah yang akan digunakan sebagai dasar pengupahan. Sistem pengupahan atau penggajian biasanya menghitung berapa jam kerja yang dihabiskan oleh karyawan. Untuk itu, perlu dibuat sistem pengabsenan yang akurat.
Perusahaan ukuran kecil mungkin tidak terlalu terkendala dengan ini. Bahkan, sistem pengabsenan bisa saja diijalankan secara konvensional berbasis kertas. Namun, jika perusahaan sudah mempekerjakan puluhan atau bahkan ratusan orang, menggunakan basis kertas akan sangat merepotkan.
Selain tidak efisien dari sudut pandang biaya, akurasi dan transparansinya menjadi masalah tersendiri. Penitipan tanda tangan bisa menimbulkan masalah baru. Untuk itu, sistem pengabsenan harus diupdate. Penggunaan sistem digital dan biometrik (finger print) dapat menjadi solusi terbaik agar proses payroll efisien.
Biometrik dengan finger print akan memastikan bahwa yang bersangkutan memang ada. Oleh karena, sistem ini begitu spesifik dan tidak dapat dipalsukan kecuali oleh hacker yang ahli. Maka, akurasi dan validasi bisa dilakukan secara cepat dan tepat.
Mekanisme perekapan dapat menjadi satu masalah sendiri bagi perusahaan. Dengan cara-cara konvensional, sistem mekanisme ini dapat sangat memakan waktu. Selain itu, kerumitan akibat adanya data yang tidak akurat menjadi tantangan untuk dapat diselesaikan dengan cepat. Jika tidak terselesaikan, akan banyak yang dirugikan.
Karyawan dapat merasa rugi jika mekanisme tersebut tersendat. Karena, semakin lambat proses perekapan akan membuat mereka juga lambat menerima gaji. Sementara, di sisi lain kebutuhan hidup terus berjalan dan menuntut pemenuhan. Memang menyusahkan jika tanpa proses payroll efisien.
Sistem perekapan konvensional juga berisiko untuk terjadinya ketidakadilan. Dengan data yang tidak akurat, karyawan yang seharusnya berhak mendapatkan apresiasi atas kinerja yang baik, dapat menjadi kecewa. Terutama, karena data kinerjanya bisa tak tercatat, atau bahkan tertukar dengan karyawan lain.
Solusi untuk masalah tersebut tentu dengan menggunakan teknologi informasi. Sistem teknologi informasi memfasilitasi otomatisasi sehingga proses perekapan dapat dilakukan seara cepat. Datanya juga terjamin akurat, selama proses absensinya berjalan dengan baik. Input yang akurat akan menghasilkan output yang juga akurat. Itulah kelebihan sistem informasi digital.
3. Jam Lembur, Cuti, Bonus, dan Tunjangan
Penghitungan jam lembur dan cuti dapat menjadi masalah dalam menuju proses payroll efisien. Untuk jam lembur, masalah dapat muncul karena adanya perbedaan nominal upah lembur. Dalam penerapannya, upah lembur sering memiliki selisih nilai lebih besar dibanding upah kerja biasa.
Sedangkan untuk cuti, masalah dapat muncul akibat ketidakjelasan status cuti karyawan tersebut. Apakah status cutinya bebas gaji, atau tetap mendapatkan gaji. Menilik kepada Undang-Undang Ketenagakerjaan, yang tetap mendapat jatah gaji hanya 2: cuti sakit dan cuti penting. Sedangkan 4 cuti lainnya di luar tanggungan perusahaan.
Bonus dan tunjangan pun tak jauh berbeda, hanya membawa kerumitan jika tidak diselesaikan dengan sistem digital. Apalagi jika perusahaan memiliki beberapa lapis middle level management. Penghitungan yang kompleks akan sangat memakan waktu dan energi.
Untuk memasukkan unsur-unsur tersebut ke dalam proses penggajian akan sangat sulit jika dilakukan secara konvensional. Secara digital pun bisa saja berisiko jika inputnya masih manual di pertengahan. Paling baik agar proses payroll efisien yang dengan sistem digital terpadu sejak awal. Dengan sistem tertutup, prosesnya dapat terkontrol dengan baik.
PPh merupakan salah satu komponen yang wajib dihitung dalam proses payroll efisien. Sebagai warga negara yang baik, harus mendukung program pemerintah untuk taat pajak. Karena dari pajak inilah pembangunan dan penguatan negara dapat terlaksana dengan baik. Maka, bagi setiap yang berpenghasian, wajib menyisihkan ini untuk negara.
Potongan lain selain PPh bisa berupa jaminan keseharan, jaminan ketenagakerjaan, jaminan hari tua, dan jaminan pensiun. Semua memiliki prosesentase yang berbeda, dan perusahaan maupun karyawannya pun bertanggungjawab secara berbeda. Perhitungan prosentase ini juga perlu menjadi dasar penghitungan upah pekerja.
Sekali lagi, semua potongan tersebut akan rumit jika dikerjakan secara konvensional berbasis kertas. Namun, jika diatur menggunakan sistem informasi yang tepat, tidak akan memakan waktu lama. Bahkan, dengan beberapa klik saja, sistem yang baik dapat mengeluarkan laporan secara cermat, cepat, dan akurat.
5. Sistem Transfer
Pembayaran gaji secara tunai mungkin tidak menjadi masalah jika jumlah karyawan dapat dihitung dengan jari. Namun, untuk karyawan berjumlah puluhan atau ratusan, ini dapat memunculkan masalah besar. Mulai dari isu keamanan, hingga kemungkinan bocor atau tercecernya uang yang digunakan.
Untuk itu, sudah jelas bahwa sistem transfer uang langsung via bank akan lebih baik. Sistem cashless seperti ini jauh lebih efektif dan efisien dibandingkan sistem konvensional secara tunai. Tanpa perantara, biaya dan upaya yang dibutuhkan untuk menyalurkan gaji dapat ditekan seminimal mungkin.
Namun, ini pun masih berpeluang menemui masalah, terutama ketika proses transfer. Solusinya, dibutuhkan sebuah aplikasi yang mampu menjembatani proses transfer tersebut secara otomatis dan akurat. Barulah bisa berjalan yang disebut dengan proses payroll efisien.
6. Pembuatan Laporan Perusahaan
Masalah dalam penyusunan laporan perusahaan adalah mengumpulkan data menjadi satu dan menganalisanya. Penambangan data secara semi-otomatis dapat menjadi kendala jika pada akhirnya tetap harus diinput secara terpisah. Integrasi menjadi isu penting untuk penyusunan laporan perusahaan secara cepat dan lengkap.
Solusi terbaik adalah dengan menambang data secara otomatis dan dapat diakses kapapun dan dimanapun. Untuk itu, penggunaan cloud server dapat menjadi sebuah solusi yang perlu. Dengan komputasi awan, data tersebut dapat diakses dari mana saja selama memiliki otoritas untuk itu. Ini akan menjadikan proses payroll efisien dan efektif bagi perusahaan.
Solusi Payroll Efisien Terintegrasi
Dari uraian di atas, terdapat 3 solusi inti dari semua masalah tersebut. Pertama, dibutuhkan sistem digital agar proses payroll efisien. Digitalisasi menjadi kunci penghematan banyak sumber daya perusahaan.
Kedua, sistem digital tersebut harus terintegrasi sejak awal. Ini untuk menjaga agar data keseluruhan menjadi akurat. Ketiga, penyimpanan cloud server menjadi kebutuhan penting agar data dapat diakses dengan cepat.
Semua solusi tersebut sudah dapat dihadirkan dalam JojoPayroll. Dengan JojoPayroll, proses payroll efisien bukan lagi khayalan. Fitur digitalisasi, integrasi, dan komputasi awan semua diadopsi dengan baik. Pekerjaan berhari-hari dapat diselesaikan hanya dalam beberapa menit. Coba demo gratisnya di sini