Surat Izin Tidak Masuk Kerja; Definisi serta Cara Membuatnya
Dunia kerja yang dijalani seseorang terkadang tidak selamanya bisa berjalan mulus, kadang ada saja masalah pribadi yang bisa jadi hambatan sehingga harus izin tidak berangkat kerja sehingga harus membuat surat izin tidak masuk kerja.
Hal tersebut karena ada saja kejadian tidak terduga terjadi dalam hidup kita. Sakit, kecelakaan, ataupun berbagai insiden yang terjadi tanpa dapat diprediksi. Sebagai pekerja, insiden-insiden seperti ini mungkin akan membuat Anda tidak bisa masuk kerja.
Hal ini karena biasanya, kantor atau perusahaan memiliki aturan dan prosedur yang harus kamu lalui, salah satunya adalah dengan menulis surat izin tidak masuk kerja.
Apakah Anda sudah mengetahui bagaimana cara menulis surat izin tidak masuk kerja yang baik dan benar ? Hal apa saja yang harus Anda siapkan? serta mengenai apa saja yang harus Anda tulis dalam surat tersebut.
Apa itu Surat Izin Tidak Masuk Kerja ?
Dalam suatu instansi, baik itu pemerintah maupun swasta pasti mempunyai suatu kebijakan tertentu yang harus ditaati oleh semua karyawan. Hal tersebut, sejalan dengan apa yang tertulis di UU Ketenagakerjaan,
Nomor 13 Tahun 2003, bahwa setiap perusahaan harus memiliki aturan. Dimana salah satu hal yang ditulis dalam aturan perusahaan tersebut adalah terkait perizinan. Perizinan untuk tidak masuk kerja dan ketentuan dokumen yang harus diberikan saat seorang pekerja tidak masuk kerja. Termasuk di dalamnya tentang surat izin tidak masuk kerja.
Surat izin tidak masuk kerja merupakan surat yang diajukan oleh seorang karyawan kepada pihak perusahaan atau instansi tempatnya bekerja. Tujuannya untuk memohon izin tidak bekerja untuk sementara waktu. Permohonan izin ini tentu saja harus disertai dengan alasan yang jelas dan tidak boleh dibuat-buat.
Hal Yang Wajib Diperhatikan dalam Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Seperti halnya ketika Anda menulis surat untuk relasi bisnis, ada hal-hal yang perlu Anda perhatikan saat menulis. Anda wajib memperhatikan kata-kata atau bahasa yang ditulis dalam surat tersebut, dan perlu memakai bahasa yang sangat formal.
Kecuali jika Anda akan menulis surat pada sahabat via email atau hardcopy, tentu saja gaya bahasanya bisa lebih santai dan tidak formal. Begitu juga jika kan membuat surat izin tidak masuk kerja, maka gunakan bahasa yang formal dan jelas. Bahasa yang baik dan benar perlu digunakan agar pihak perusahaan atau kantor tempat Anda bekerja memahami isi surat tersebut.
Perhatikan juga bagian alasan
Jangan sampai dalam surat izin Anda tidak menyertakan alasan terkait ketidakhadiran Anda. Tujuannya, agar pihak perusahaan mengetahui benar alasan Anda tidak hadir. Pembuatan surat izin tidak masuk kerja yang baik dan jujur akan memberikan peluang lebih besar bagi Anda untuk mendapat izin terkait permohonan izin.
Banyak faktor mengapa seorang karyawan izin kerja, yang paling klasik adalah karena sakit dan atau urusan keluarga. Seperti surat-surat lainnya, beberapa hal tetap harus dicantumkan ketika menyusun surat izin tidak masuk kerja yang benar, seperti pihak yang dituju, identitas, pengirim, isi surat, kemudian penutup dan ucapan terima kasih.
Alasan Karyawan Menulis Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Ada beberapa penyebab karyawan tidak masuk kerja, sehingga harus menulis surat ijin tidak masuk kerja, diantaranya:
1. Kondisi Sakit
Biasanya, ini merupakan alasan umum yang banyak terjadi di banyak tempat atau perusahaan.Karyawan yang kondisi tubuhnya lemah, tertular penyakit, atau kecelakaan sehingga harus beristirahat wajib memberikan surat ijin tidak masuk kerja.
Tapi, ada juga yang hanya ingin beristirahat semata. Tingkat keberhasilannya hampir bisa mencapai 99 persen. Alasan sakit dengan apapun kondisi sakitnya merupakan sebuah alasan yang paling dominan disampaikan para karyawan pada perusahaan saat akan tidak masuk kerja.
2. Izin Mengikuti Seminar
Alasan tidak masuk kerja berikutnya yang juga seringkali diberikan karyawan adalah mengikuti kegiatan seminar. Alasan ini biasanya akan disetujui pimpinan karena program seminar ini dapat memberikan manfaat kepada perusahaan.
Tetapi, yang harus diingat adalah bahwa umumnya pimpinan akan meminta hasil dari seminar tersebut berupa laporan atau materi presentasi untuk memastikan bahwa Anda benar–benar mengikuti seminar. Karena itu, Anda tidak bisa main-main lagi dengan alasan ini. Pastikan bahwa Anda memang benar-benar datang dan mengikuti seminarnya serta mencatatnya untuk dibuatkan laporannya.
3. Haid atau Datang Bulan
Nah, alasan berikut ini sering diajukan oleh kaum perempuan. Hal ini karena kaum wanita memang tak bisa lepas dari siklus bulanan yang bernama datang bulan atau haid. Datang bulan memang bukan perkara yang mudah bagi kaum perempuan. Tidak jarang saat datang bulan tiba, mereka merasakan sakit yang teramat sangat sehingga bisa mengganggu konsentrasi kerja jika dipaksakan bekerja.
Nah, jika hal tersebut terjadi pada Anda, jangan ragu untuk meminta izin tidak masuk kerja. Karena aturan tenaga kerja mengizinkan karyawan wanita untuk izin tidak bekerja selama 3 hari jika sedang datang bulan.
4. Rute Perjalanan Kebanjiran
Pada saat musim hujan, terutama di Indonesia, banyak tempat yang umumnya terkena akan dampak banjir. Maka bila Anda mengalami hambatan dalam perjalanan menuju ketempat kerja karena banjir. Sehingga perjalanan Anda terganggu dan tidak bisa meneruskan perjalanan kekantor maka Anda bisa meminta izin tidak masuk bekerja hari itu.
Namun perlu Anda ingat bahwa Anda menjadikan alasan tersebut dengan sering meminta izin tidak masuk kerja, padahal rute rumah Anda sangat jauh dengan lokasi banjir. Karena biasanya lokasi banjir akan dilaporkan secara real time dari beberapa media. Jadi, jika Anda berbohong terkait alasan banjir ini bisa jadi Anda akan ketahuan oleh atasan yang mungkin sengaja mengamati daerah yang terkena banjir.
5. Memenuhi Panggilan Pihak Berwenang
Terakhir, alasan yang sering diajukan kepada perusahaan untuk tidak masuk kerja yaitu memenuhi panggilan pihak berwenang seperti kepolisian, kejaksaan, atau Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK). Siapapun orang termasuk karyawan memang bisa jadi dipanggil oleh pihak berwenang sebagai saksi atau status hukum lainnya.
Jika memang Anda dipanggil oleh pihak berwenang tadi biasanya Anda Akan direpotkan oleh beberapa hal, terutama untuk memberitahu perusahaan, karena biasanya pihak berwenang tadi akan langsung melayangkan izin kepada perusahaan.
Urusan Keluarga
Banyak karyawan yang izin dikarenakan acara keluarga atau keperluan keluarga. Anda tentu bisa membuatkan surat izin tidak masuk kerja karena menikah , acara syukuran, wisuda hingga datangnya kabar duka. Karena, memang mau tidak mau harus membuat Anda tidak masuk kerja dan mendatangi acara tersebut.
Pedoman Menyusun Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan. Misalnya saja seperti yang disampaikan sebelumnya, yang bersifat umum. Namun ternyata tidak hanya itu, kamu perlu juga mengetahui hal lain yang menjadi acuan Anda dalam menulis surat izin tidak masuk kerja, berikut diantaranya.
1. Identitas Diri
Ketika Anda menulis surat izin masuk kerja, satu hal yang pasti dan paling penting untuk Anda tulis adalah identitas diri, khususnya nama. Jangan merasa diri Anda paling terkenal, atau berpikir hanya Anda saja yang izin di hari itu. Karena bisa jadi dalam satu hari ada banyak pekerja yang izin, apalagi kalau perusahaan Anda adalah perusahaan besar dengan jumlah karyawan yang mencapai ratusan orang. Untuk itu, Anda perlu menuliskan identitas diri Anda.
Sebutkan identitas diri secara jelas, termasuk di dalamnya jabatan. Hal ini dimaksudkan agar selama kita tidak masuk kerja, pekerjaan kita dapat dilimpahkan kepada asisten, bawahan, atau rekan kerja kita.
2. Cantumkan Alasan
Setelah menuliskan nama, Anda harus menuliskan dengan jelas alasan kenapa tidak hadir dikantor. Tentu saja alasan tersebut haruslah benar dan sesuai fakta yang ada, logis, dan tidak boleh dibuat-buat.
3. Menyertakan Dokumen Tambahan
Jika penyebab Anda tidak hadir di tempat kerja karena hal yang tidak berkaitan dengan urusan pekerjaan, maka Anda perlu melampirkan atau menyertakan dokumen tambahan yang dapat mendukung alasan Anda. Misalnya, situasi saat kamu sakit, lalu kamu tidak dapat masuk kerja, maka sebaiknya Anda juga melampirkan surat dokter di surat izin Anda tersebut.
4. Waktu Perizinan
Ketika Anda mengajukan surat izin tidak masuk kerja untuk alasan tertentu, dan Anda sudah mengetahui berapa hari akan izin, maka sebaiknya Anda juga mencantumkan waktu perizinan tersebut. Misalkan saja Anda akan izin untuk mudik lebaran selama lima hari, maka tuliskan lima hari tersebut di surat. Namun, jika begini, ada konsekuensi yang harus Anda dapatkan, yaitu Anda harus siap masuk kembali ketika waktu izin telah berakhir.
Komponen yang harus ada dalam Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Apabila suatu saat Anda memutuskan untuk tidak dapat hadir ke kantor, sangat disarankan untuk melakukan diskusi kepada rekan kerja atau kepada atasan terkait mengenai hal hal yang harus dicantumkan dalam surat tersebut.
4 Dasar yang perlu diketahui sendiri adalah :
Berikan alasan yang jelas mengapa Anda tidak bisa masuk kerja
Jelaskan beberapa hal yang terkait dengan pekerjaan, misalnya apakah Anda akan melakukan handover atau akan menyelesaikannya terlebih dahulu sebelum atau saat sedang tidak bisa masuk ke kantor secara langsung. Tuliskan juga waktu yang fleksible untuk dihubungi jika ada masalah yang terjadi dalam pekerjaan.
Cantumkan hal hal terkait kapan akan meminta izin tidak masuk, dan tanggal berakhirnya.
Jangan lupa ucapkan salam dan terima kasih.
Contoh Surat Izin Untuk Berbagai Keperluan
Berikut ini adalah contoh bagaimana cara membuat surat izin tidak masuk bekerja yang bisa digunakan sesuai dengan keperluannya yaitu :
Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Hard Copy
Maya Julian Jl. Gading Serpong , Tanggerang Selatan 081364838866 10 Juni 2020
To
Jhonny Iskandar Manager Web Development Jl. Gading Serpong, Tanggerang Selatan
Kepada Yth. Bapak/Ibu (…)
Dengan surat ini saya Maya Julian ingin mengajukan permohonan izin tidak masuk kerja dengan alasan(…). Hal ini sendiri telah dibicarakan sebelumnya dengan Bpk. Jhonny selaku manager. Saya ingin meminta izin tidak masuk kerja dari tanggal (…) hingga (…), dan akan kembali bekerja pada tanggal (…)
Jika ada sesuatu yang diperlukan silakan menghubungi saja melalui nomor yang telah tercantum. Sebelumnya saya ucapkan terima kasih banyak atas pengertian yang diberikan kepada saya.
Dengan hormat,
(Maya Julian)
Izin Tidak Masuk Kerja Melalui Email
Subject: Izin Tidak Masuk Kerja – Maya Julian
Dear Bapak/Ibu (…)
(HRD) PT (…)
Terkait dengan hal yang telah dibicarakan sebelumnya, maka saya ingin mengajukan permohonan izin tidak masuk kerja selama beberapa hari. Saya berencana untuk izin dari tanggal … sampai … dan kembali masuk kerja pada tanggal … 2020.
Dalam masa ketidakhadiran, saya bersedia untuk dihubungi terkait dengan pertanyaan atau kebutuhan pekerjaan. Jika diizinkan, saya juga dengan senang hati akan menyusun pekerjaan agar dapat selesai tepat waktu selama selama saya tidak masuk.
Jika Bapak/Ibu memiliki pertanyaan lain, silahkan hubungi saya. Terima kasih banyak atas pengertian yang diberikan kepada saya.
Dengan hormat,
(Maya Julian)
Izin Tidak Masuk Kerja Melalui Komunikasi Online
Setiap kantor memiliki sistem yang dimana memiliki fitur di dalamnya agar dapat saling berkomunikasi satu sama lain. Seperti chat grup, media untuk berbagi data, dan group internal itu sendiri. Tidak ada salahnya jika Anda memanfaatkan ini bukan saja untuk berkomunikasi saat bekerja, namun juga percakapan seperti izin untuk tidak masuk, sakit atau lainnya. Ajukan ijin melalui fitur yang ada, dan mengirimkan kepada atasan. Pastikan kalimat yang digunakan tetap sopan.
Contohnya adalah :
“Selamat pagi, Pak/Bu …
Mohon maaf jika saya mengganggu. Saya Mary bagian … dari divisi …., hendak mengajukan mohon izin untuk masuk lebih terlambat yaitu jam 14.00 siang karena harus mengantar anak yang sakit ke dokter. Mengenai surat izin sendiri akan saya serahkan besok hari.
Sebelumnya saya ucapkan terima kasih.
Selain itu buat juga permohonan yang sama kepada tim HRD, dan pastikan surat yang dimaksud sesuai dengan standar yang diberikan oleh HRD. Namun, hal ini akan menyulitkan bagi perusahaan yang memiliki karyawan dalam jumlah besar, sehingga sangat disarankan untuk menggunkan sistem dari software berbasis cloud yang dikeluarkan oleh Jojonomic yang memudahkan pekerja untuk melakukan ketidakhadiran dari sistem.
Solusi Kelola Administrasi SDM dengan Software Terbaik
Aplikasi Keuangan & Expense terbaik yang akan disukai tim Anda Produk Finance & Expense kami siap digunakan, mudah dipakai dan memiliki ROI besar untuk semua jenis bisnis. Finance & Expense Suites Pantau dan kelola keuangan serta budget secara mudah & real-time. Aplikasi Keuangan & Expense Atasi tantangan akuntansi bisnis menggunakan rangkaian aplikasi keuangan terbaik kami di cloud.
Saatnya beralih menggunakan Aplikasi Keuangan berbasis Cloud
Terkait dengan masalah perizinan dan absensi atau daftar kehadiran di kantor, saat ini Anda bisa menggunakan JojoTimes sebagai aplikasi yang dapat membuat sistem pendataan kehadiran menjadi lebih mudah. Di dalamnya Anda juga bisa mengajukan cuti dengan lebih cepat dan efisien.
Platform bisnis all-in-one untuk permudah kelola perusahaan Suite aplikasi yang unik dan canggih untuk menjalankan seluruh bisnis & membantu tiap tim memberikan hasil kerja terbaik
Kelebihan dari Aplikasi JojoTimes
Solusi Sistem HR Termudah untuk Memantau Kehadiran Karyawan Kapan Saja Di Mana Saja, JojoTimes meningkatkan kinerja perusahaan hingga 98% untuk mendukung perkembangan perusahaan, dengan mengelola administrasi secara otomatis dan memonitor karyawan.
Memiliki Fitur Populer
Pengenalan wajah biometris dengan geo-locator yang akurat
Mengelola laporan kehadiran, perizinan cuti dan jam kerja
Tarif lembur yang dapat disesuaikan
Terintegrasi dengan sistem absensi yang sekarang, serta pengaturan izin cuti dan advance