Memiliki gaji bulanan yang tidak terlalu besar tentu saja harus pandai dalam mengatur keuangan. Apalagi kebutuhan biaya pendidikan anak yang terus meningkat sementara sumber pendapatan tak kunjung bertambah. Anda perlu cermat mengatur gaji bulanan agar tidak tergoda berhutang, apalagi untuk kebutuhan sekunder yang kurang penting.

Sebenarnya besar atau kecilnya gaji on demand tidak menjamin kebahagiaan keluarga dan tercukupinya semua kebutuhan hidup. Persoalan utama ada di manajemen. Ada orang yang gajinya ratusan juta setiap bulan tetapi tetap saja mengeluh kurang. 

Padahal, gaji di bawah Rp10 juta tetap bisa tenang jika ada manajemen yang baik soal keuangan. Bagaimana tips mengatur gaji bulanan tersebut?

1. Gunakan Peta Alokasi Persentase Gaji

Salah satu contoh alokasi gaji bulanan yang banyak disarankan pakar ekonomi adalah sebagai berikut, Parent Pinters bisa mencobanya:

• Housing 20%
• Transportation 10%
• Utilities 6%
• Food 12%
• Other stuff 11%
• Saving 4%
• Entertainment 4%
• Retirement 10%
• Insurance 7%
• Taxes 16%

Secara umum, Anda perlu mengalokasikan 50% dari gaji bulanan Anda untuk kebutuhan pokok, 30% untuk membayar cicilan dan hutang, 10% untuk ditabung dan 10% lagi untuk pegangan harian.

Pengaturan seperti ini akan membuat jumlah hutang Parent Pinters tetap bisa dicicil dengan baik tanpa harus khawatir mengalami penunggakan pembayaran atau berhutang lagi.

2. Formula 40-30-20-10

Buat Parent Pinters yang merasa kurang cocok atau kurang bisa menyesuaikan dengan pola persentase pembagian gaji di poin pertama di atas, bisa mencoba formula lainnya yakni 40-30-20-10, apa saja poin dari persentase tersebut?

• Alokasikan 40% gaji Anda untuk biaya hidup dan pengeluaran bulanan rutin seperti biaya makan, transportasi, pulsa, listrik, dan sebagainya.
• Alokasikan 30% gaji untuk membayar cicilan, misal cicilan rumah, kendaraan, atau hutang-hutang yang lain. Prioritaskan penyelesaian hutang pertama lebih dulu, jangan menambah hutang sebelum lunas.
• Alokasikan 20% gaji untuk tabungan dan simpanan. Dalam hal ini mungkin untuk biaya pendidikan anak di masa akan datang atau dalam waktu dekat.
• Jangan habiskan semua gaji untuk kebutuhan pribadi, jadi 10% dari gaji Parent Pinters salurkan untuk kebaikan, terutama zakat bila sudah tercapai jumlah nisabnya. Bersedekah pun harus dilakukan agar rezeki Anda berkah.

3. Membedakan Kebutuhan dan Keinginan

Hal yang seringkali menjebak orang dalam hutang dan hutang lagi adalah keinginan yang sulit dibedakan dengan kebutuhan. Coba perhatikan berapa jumlah tagihan hutang bulanan Anda? Jika angkanya semakin besar ini menjadi hal penting yang harus serius diperhatikan. Menekan tagihan hutang akan memperluas jumlah alokasi biaya hidup yang lain.

Apa yang dibutuhkan bukanlah apa yang diinginkan. Tahan selera sejenak jika Anda ingin lebih bisa menikmati jumlah gaji bulanan yang lebih besar.

Sebagai contoh misalnya kendaraan. Anda sudah memiliki mobil A yang secara kebutuhan sudah memenuhi. Namun, karena adanya rasa keinginan melihat mobil B yang lebih baru variannya, Anda terpaksa mengganti mobil A menjadi B dengan jumlah cicilan yang lebih besar.

Konsekuensinya tagihan Anda akan semakin besar sementara sumber penghasilan tidak bertambah. Jangan sampai karena gaji akhirnya kurang, Anda pun harus berhutang biaya pokok, misalnya biaya pendidikan anak yang akhirnya menunggak karena harus membayar cicilan mobil. Di sinilah pentingnya mengatur kebutuhan dibandingkan keinginan.

4. Mencari Penghasilan Tambahan

Parent Pinters merasa bahwa alokasi gaji bulanan yang sudah mulai kurang untuk kebutuhan pokok? Salah satu solusi adalah dengan mencari penghasilan tambahan jika tidak mau terjerat hutang. Bila Anda pekerja full time maka bisa mencari peluang bisnis paruh waktu yang tetap bisa dijalankan sambil menjalankan pekerjaan utama.

Apa saja contoh mencari penghasilan tambahan yang bisa Anda lakukan:

• Bisnis produk online baik produk sendiri maupun orang lain
• Mencoba bisnis investasi seperti bisnis emas dan saham
• Membuka layanan jasa secara online
• Bisnis rumahan modal kecil seperti catering, pulsa, laundry atau bisnis jasa rumahan
• Bisnis dropship produk
• Marketing freelance perusahaan tertentu

Ada banyak peluang bisnis yang bisa Anda manfaatkan untuk mencari biaya tambahan hidup. Bahkan hal ini bisa dikerjakan secara bersama oleh pasangan keluarga hingga anak-anak. Bila Parent Pinters serius mengusahakannya maka solusi masalah keuangan keluarga secara bertahap bisa diselesaikan. Terutama jumlah hutang menumpuk yang perlu dilunasi.

5. Prioritaskan Biaya Pendidikan Anak

Ada kebutuhan bulanan mendesak yang tidak bisa ditunda dan tidak bisa hutang, misalnya biaya sekolah atau kuliah anak. Jika uang semester tidak dilunasi, maka anak akan terancam masa langkau satu semester misalnya. Hal ini jelas akan merugikan waktu pendidikan anak Anda.

Jadi bagaimana solusinya? Lembaga pinjaman dana pendidikan bisa jadi solusi untuk masalah ini. Sambil Anda mencari biaya hidup tambahan, lembaga pemberi pinjaman pendidikan seperti Pintek akan siap membantu masalah Anda.

Kami dari Pintek mengerti bahwa pendidikan adalah hal utama yang tidak bisa ditunda kebutuhannya. Orang tua yang menyadari hal ini akan berupaya keras mencari biaya untuk urusan pendidikan anaknya. Pintek memiliki visi misi yang mendukung pendidikan di Indonesia menuju generasi emas yang berdaya saing.

Gunakan tips di atas untuk mengatur gaji bulanan Anda. Bila ada masalah dengan biaya pendidikan anak, Pintek siap membantu Anda. Indonesia butuh anak-anak cerdas untuk memajukan negaranya, Pintek hadir memberikan solusi.

Baik sebagai pengusaha atau pekerja yang profesional, Anda juga perlu menggunakan aplikasi JojoExpense dari Jojonomic. Aplikasi ini dapat membantu Anda dalam memanajemen pengeluaran untuk kepentingan usaha secara efisien dan efektif. Anda dapat mengontrol anggaran usaha dengan baik hanya dengan modal smartphone.

Aplikasi JojoExpense dilengkapi dengan beragam fitur unggulan, seperti mobile approval, capture expenses, budget controlling, reimburse via app & web dan cash advanced. Beragam fitur unggulan ini berperan penting dalam mencapai tujuan sebagaimana disebut di atas.

Yuk gunakan aplikasi JojoExpense dari Jojonomic sekarang juga! Dapatkan demo gratis 14 hari dengan cara klik di sini.

Artikel Apa itu Gaji on Demand? pertama kali tampil pada Jojonomic | Aplikasi HRIS, Human Capital & Expense Management.

Secara umum Payroll adalah sistem pembayaran atau penggajian yang dilakukan oleh perusahaan kepada karyawan dalam jangka waktu tertentu. Payroll memudahkan bagian administrasi atau HR dari suatu perusahaan dalam memberikan gaji kepada seluruh karyawan di setiap bulannya.

Untuk lebih jelasnya kita akan bahas secara lengkap dan detail mengenai apa itu Payroll dan cara perhitungannya di dalam artikel berikut ini !.

Pengertian dan Proses Payroll

Payroll adalah proses atau sistem penggajian karyawan mulai dari tahap perhitungan komponen-komponen terkait dengan gaji hingga pembayaran gaji dalam jangka waktu tertentu.

Istilah payroll ini sudah banyak dipakai oleh sebagian masyarakat khususnya di perusahaan. Banyak dari mereka yang mengartikan bahwa payroll adalah memberikan sejumlah uang kepada karyawan atas hasil dan kinerja yang sudah dilakukan selama satu periode.

Pemanfaatan sistem payroll ini akan sangat memudahkan perusahaan pada proses penggajian. Karena, sistem ini akan menghitung seluruh gaji setiap karyawan secara otomatis dan bisa mendapatkan hasil yang akurat tanpa menghabiskan waktu yang lama.

Berapa lama perusahaan Anda menghitung payroll? Jawaban akan bervariasi antara 3 jam sampai 2 minggu dalam sebulan. Bayangkan jika perusahaan Anda menghabiskan waktu 80 jam kerja hanya untuk menghitung payroll karyawan karena tidak menggunakan payroll system. Pengertian payroll adalah proses bisnis dalam penggajian karyawan. Proses dimulai dari perhitungan komponen terkait gaji sampai pembayaran gaji.

Hal-Hal yang Mempengaruhi Gaji Karyawan

Saat melakukan perhitungan gaji kepada karyawan, terdapat beberapa hal yang mempengaruhi tingkat gaji karyawan.

Pendidikan

Maksud dari pendidikan ini adalah jenjang pendidikan formal minimal yang telah ditempuh karyawan. Pendidikan menjadi poin utama dalam menentukan gaji karyawan, terutama pada saat awal masuk kerja.

Golongan Jabatan

Besar kecilnya gaji yang didapatkan seorang karyawan sesuai dengan pengelompokan jabatan berdasarkan nilai atau bobot jabatannya.

Apabila terdapat beberapa golongan jabatan dengan beban tugas dan tanggungjawab yang setara, akan dimasukan ke dalam satu golongan yang sama.

Jabatan

Jabatan merupakan posisi yang diduduki karyawan yang mendeskripsikan tugas dan tanggung jawabnya serta hak karyawan yang harus diterima dalam suatu perusahaan. Besaran gaji yang diterima akan sesuai dengan tingkat kesulitan dari beban jabatan itu sendiri.

Masa Kerja

Selain dengan beban jabatan, lama masa kerja seorang karyawan juga akan mempengaruhi penghasilannya selama satu bulan. Semakin tinggi pengalaman seseorang, maka gaji yang didapatkan juga semakin besar.

Kompetensi

Kompetensi adalah kemampuan kerja karyawan yang mencakup aspek wawasan, keterampilan, dan karakteristik kerja sesuai dengan kualifikasi yang diminta untuk suatu jabatan.

Perusahaan akan mempertimbangkan faktor kompetensi karyawan untuk menentukan jumlah gaji yang akan diberikan jika kompetensi karyawan sesuai dengan jabatan.

Manfaat Menggunakan Proses Payroll

Penggunaan sistem proses payroll tentu saja memiliki banyak manfaat yang bertujuan untuk mengefektifkan perhitungan gaji karyawan di perusahaan.

1. Waktu dan Gaji

Untuk menghitung jumlah gaji karyawan, terdapat beberapa komponen yang akan dimasukkan, di antaranya adalah jumlah waktu bekerja, jumlah kehadiran hingga jatah cuti yang diambil.

Untuk itu enggunaan sistem payroll akan memudahkan perusahaan untuk menghitung besaran gaji yang akan diterima karyawan.

2. Potongan Pajak

Selain menghitung komponen yang dimasukkan ke dalam gaji, sistem payroll bermanfaat untuk menghitung potongan pajak atau PPh 21.

Sistem ini akan menyesuaikan potongan pajak berdasarkan gaji yang diterima karyawan serta menghasilkan formulir pada akhir tahun.

3. Pelaporan Gaji

Manfaat terakhir dari sistem payroll adalah dapat menghasilkan pelaporan gaji untuk karyawan. Tentu saja pelaporan gaji akan berguna untuk membantu perusahaan dalam mengelola pengeluaran tertingginya.

Menggunakan sistem payroll akan menyediakan template atau model pelaporan sehingga akan memudahkan divisi HRD untuk melihat biaya pengeluaran gaji pada periode tertentu, jumlah karyawan serta saldo cuti.

4. Lebih Akurat

Perhitungan gaji menggunakan sistem payroll akan memberikan hasil yang akurat.

Karena sistem ini akan bekerja secara otomatis sehingga perhitungan gaji bisa dilakukan secara cepat dan tepat. Tentu saja perusahaan akan dimudahkan dengan penggunaan payroll.

5. Bersifat Transparansi

Penggajian merupakan hal yang cukup krusial, maka dari itu segala aktivitas yang berhubungan dengan gaji harus dilakukan secara transparansi.

Pemanfaatan sistem payroll di perusahaan akan menampilkan slip gaji yang akan menginformasikan perincian gaji mulai dari gaji pokok, tunjangan, bonus, potongan pajak, BPJS, dan lainnya.

6. Perusahaan Bisa Lebih Fokus Pada Bisnis

Karena perhitungan dan pembayaran gaji sudah dilakukan secara otomatis, perusahaan bisa lebih bisa memanfaatkan waktunya untuk perkembangan bisnisnya.

Sehingga hal ini akan meningkatkan produktivitas perusahaan untuk lebih mengembangkan bisnis.

Apa Saja Proses Payroll?

Rekap Data Absensi

Apabila ada komponen gaji yang dibayar berdasarkan kehadiran, maka harus diperiksa jumlah kehadiran, sakit, izin, dan cuti karyawan. Perhitungan secara manual dan double entry akan menyita waktu dalam payroll. Belum lagi jika dibutuhkan koordinasi dengan divisi lain karena belum menggunakan sistem HR yang terpusat.

Perhitungan Lembur, Insentif dan Bonus

Ketiga hal tersebut secara tidak langsung dinanti oleh karyawan dalam bentuk remunerasi karena dapat menambah take home pay yang diterima. Payroll software yang terintegrasi dengan attendance system memudahkan divisi finance perusahaan Anda untuk menghitung upah lembur karyawan tiap bulannya.

Perhitungan Gaji, PPh 21 dan BPJS

Setelah semua data terkait remunerasi atau gaji sudah lengkap, proses hitung gaji dapat dimulai. Jika perusahaan Anda menggunakan Microsoft Excel, perhitungan harus dilakukan dengan teliti dan hati-hati untuk meminimalisasi risiko human error. Software HR berbasis cloud dapat menghitung gaji karyawan sekaligus PPh 21 dan BPJS. Output berupa slip gaji, laporan pajak dan BPJS karyawan secara otomatis dihasilkan oleh sistem.

Pembayaran Gaji

Proses payroll efisien merupakan harapan dari setiap perusahaan, apalagi bagian yang mengurusi SDM seperti HRD. Hampir setiap perusahaan baik besar maupun kecil, menemui hambatan dalam proses payroll. Semakin besar perusahaan, hambatan administratif tentu semakin berat. Untuk itu, perlu solusi agar proses payroll dapat berjalan secara efisien.

Untuk dapat menemukan solusi agar proses payroll efisien, kita perlu mencermati masalah dari  proses ini.

6 Masalah dalam Proses Payroll

Ada beberapa tahapan dalam proses payroll untuk karyawan. Untuk dapat mengurai letak masalahnya dengan tepat, kita harus memperhatikan tahapan-tahapan tersebut.

1. Sistem Pengabsenan

Kendala dalam payroll paling utama adalah mengenai data kehadiran dan ketidakhadiran. Ini sangat penting, karena data inilah yang akan digunakan sebagai dasar pengupahan. Sistem pengupahan atau penggajian biasanya menghitung berapa jam kerja yang dihabiskan oleh karyawan. Untuk itu, perlu dibuat sistem pengabsenan yang akurat.

Perusahaan ukuran kecil mungkin tidak terlalu terkendala dengan ini. Bahkan, sistem pengabsenan bisa saja diijalankan secara konvensional berbasis kertas. Namun, jika perusahaan sudah mempekerjakan puluhan atau bahkan ratusan orang, menggunakan basis kertas akan sangat merepotkan.

Selain tidak efisien dari sudut pandang biaya, akurasi dan transparansinya menjadi masalah tersendiri. Penitipan tanda tangan bisa menimbulkan masalah baru. Untuk itu, sistem pengabsenan harus diupdate. Penggunaan sistem digital dan biometrik (finger print) dapat menjadi solusi terbaik agar proses payroll efisien.

Biometrik dengan finger print akan memastikan bahwa yang bersangkutan memang ada. Oleh karena, sistem ini begitu spesifik dan tidak dapat dipalsukan kecuali oleh hacker yang ahli. Maka, akurasi dan validasi bisa dilakukan secara cepat dan tepat.

2. Sistem Perekapan

Mekanisme perekapan dapat menjadi satu masalah sendiri bagi perusahaan. Dengan cara-cara konvensional, sistem mekanisme ini dapat sangat memakan waktu. Selain itu, kerumitan akibat adanya data yang tidak akurat menjadi tantangan untuk dapat diselesaikan dengan cepat. Jika tidak terselesaikan, akan banyak yang dirugikan.

Karyawan dapat merasa rugi jika mekanisme tersebut tersendat. Karena, semakin lambat proses perekapan akan membuat mereka juga lambat menerima gaji. Sementara, di sisi lain kebutuhan hidup terus berjalan dan menuntut pemenuhan. Memang menyusahkan jika tanpa proses payroll efisien.

Sistem perekapan konvensional juga berisiko untuk terjadinya ketidakadilan. Dengan data yang tidak akurat, karyawan yang seharusnya berhak mendapatkan apresiasi atas kinerja yang baik, dapat menjadi kecewa. Terutama, karena data kinerjanya bisa tak tercatat, atau bahkan tertukar dengan karyawan lain.

Solusi untuk masalah tersebut tentu dengan menggunakan teknologi informasi. Sistem teknologi informasi memfasilitasi otomatisasi sehingga proses perekapan dapat dilakukan seara cepat. Datanya juga terjamin akurat, selama proses absensinya berjalan dengan baik. Input yang akurat akan menghasilkan output yang juga akurat. Itulah kelebihan sistem informasi digital.

3. Jam Lembur, Cuti, Bonus, dan Tunjangan

Penghitungan jam lembur dan cuti dapat menjadi masalah dalam menuju proses payroll efisien. Untuk jam lembur, masalah dapat muncul karena adanya perbedaan nominal upah lembur. Dalam penerapannya, upah lembur sering memiliki selisih nilai lebih besar dibanding upah kerja biasa.

Sedangkan untuk cuti, masalah dapat muncul akibat ketidakjelasan status cuti karyawan tersebut. Apakah status cutinya bebas gaji, atau tetap mendapatkan gaji. Menilik kepada Undang-Undang Ketenagakerjaan, yang tetap mendapat jatah gaji hanya 2: cuti sakit dan cuti penting. Sedangkan 4 cuti lainnya di  luar tanggungan perusahaan.

Bonus dan tunjangan pun tak jauh berbeda, hanya membawa kerumitan jika tidak diselesaikan dengan sistem digital. Apalagi jika perusahaan memiliki beberapa lapis middle level management. Penghitungan yang kompleks akan sangat memakan waktu dan energi.

Untuk memasukkan unsur-unsur tersebut ke dalam proses penggajian akan sangat sulit jika dilakukan secara konvensional. Secara digital pun bisa saja berisiko jika inputnya masih manual di pertengahan. Paling baik agar proses payroll efisien yang dengan sistem digital terpadu  sejak awal. Dengan sistem tertutup, prosesnya dapat terkontrol dengan baik.

4.      PPh dan Potongan Lain

PPh merupakan salah satu komponen yang wajib dihitung dalam proses payroll efisien. Sebagai warga negara yang baik, harus mendukung program pemerintah untuk taat pajak. Karena dari pajak inilah pembangunan dan penguatan negara dapat terlaksana dengan baik. Maka, bagi setiap yang berpenghasian, wajib menyisihkan ini untuk negara.

Potongan lain selain PPh bisa berupa jaminan keseharan, jaminan ketenagakerjaan, jaminan hari tua, dan jaminan pensiun. Semua memiliki prosesentase yang berbeda, dan perusahaan maupun karyawannya pun bertanggungjawab secara berbeda. Perhitungan prosentase ini juga perlu menjadi dasar penghitungan upah pekerja.

Sekali lagi, semua potongan tersebut akan rumit jika dikerjakan secara konvensional berbasis kertas. Namun, jika diatur menggunakan sistem informasi yang tepat, tidak akan memakan waktu lama. Bahkan, dengan beberapa klik saja, sistem yang baik dapat mengeluarkan laporan secara cermat, cepat, dan akurat.

5.      Sistem Transfer

Pembayaran gaji secara tunai mungkin tidak menjadi masalah jika jumlah karyawan dapat dihitung dengan jari. Namun, untuk karyawan berjumlah puluhan atau ratusan, ini dapat memunculkan masalah besar. Mulai dari isu keamanan, hingga kemungkinan bocor atau tercecernya uang yang digunakan.

Untuk itu, sudah jelas bahwa sistem transfer uang langsung via bank akan lebih baik. Sistem cashless seperti ini jauh lebih efektif dan efisien dibandingkan sistem konvensional secara tunai. Tanpa perantara, biaya dan upaya yang dibutuhkan untuk menyalurkan gaji dapat ditekan seminimal  mungkin.

Namun, ini pun masih berpeluang menemui masalah, terutama ketika proses transfer. Solusinya, dibutuhkan sebuah aplikasi yang mampu menjembatani proses transfer tersebut secara otomatis dan akurat. Barulah bisa berjalan yang disebut dengan proses payroll efisien.

6. Pembuatan Laporan Perusahaan

Masalah dalam penyusunan laporan perusahaan adalah mengumpulkan data menjadi satu dan menganalisanya. Penambangan data secara semi-otomatis dapat menjadi kendala jika pada akhirnya tetap harus diinput secara terpisah. Integrasi menjadi isu penting untuk penyusunan laporan perusahaan secara cepat dan lengkap.

Solusi terbaik adalah dengan menambang data secara otomatis dan dapat diakses kapapun dan dimanapun. Untuk itu, penggunaan cloud server dapat menjadi sebuah solusi yang perlu. Dengan komputasi awan, data tersebut dapat diakses dari mana saja selama memiliki otoritas untuk itu. Ini akan menjadikan proses payroll efisien dan efektif bagi perusahaan.

Sistem Payroll Efisien dan Terintegrasi

Tanggal pembayaran gaji adalah tanggal yang paling krusial bagi seluruh karyawan. Timing dan aplikasi yang digunakan esensial untuk membantu proses payroll lebih cepat dan pembayaran gaji tepat waktu. Perusahaan Anda dapat menggunakan aplikasi HR yang terintegrasi dengan payroll bank untuk “one click payment”.

Payroll system Jojonomic dibuat untuk membantu perusahaan Anda mengatasi tantangan dalam setiap proses payroll. Termasuk aplikasi buatan anak bangsa, JojoPayrol secara otomatis menghitung gaji karyawan, PPh 21, BPJS Ketenagakerjaan, dan BPJS Kesehatan, serta sudah dirancang update dengan peraturan terbaru di Indonesia. Alokasi waktu perusahaan Anda lebih efisien karena JojoPayroll terintegrasi dengan attendance system Hadirr, Mandiri Cash Management dan Flip.id untuk pembayaran gaji. Bijak dalam investasi sistem dan efisiensi waktu dengan JojoPayroll!

Dari uraian di atas, terdapat 3 solusi inti dari semua masalah tersebut. Pertama, dibutuhkan sistem digital agar proses payroll efisien. Digitalisasi menjadi kunci penghematan banyak sumber daya perusahaan.

Kedua, sistem digital tersebut harus terintegrasi sejak awal. Ini untuk menjaga agar data keseluruhan menjadi akurat. Ketiga, penyimpanan cloud server menjadi kebutuhan penting agar data dapat diakses dengan cepat.

JojoPayroll Membantu Anda Mengelola Proses Payroll Perusahaan dengan Cara Baru yang Lebih Baik

Berikut cara JojoPayroll membantu perusahaan Anda

Perhitungan Payroll Otomatis

Kelola penggajian bulanan perusahaan menjadi mudah dengan aplikasi otomatis JojoPayroll. Semua perhitungan telah disesuaikan dengan Kebijakan Perburuhan Indonesia, di mana basis data karyawan dapat diintegrasikan dengan pajak pribadi, asuransi, tunjangan, dan reimbursement.

Cetak Slip Gaji Otomatis

Dapatkan slip gaji Anda dengan cepat menggunakan dashboard JojoPayroll yang disertakan dengan Take Home Pay, Deduction, Benefit, dan semua detail lainnya untuk dokumen pribadi Anda.

Kemudahan Bank Transfer

JojoPayroll dapat melakukan transfer gaji secara real time ke 150+ akun bank di Indonesia, otomatis dengan satu klik.

Laporan Kehadiran Otomatis

Dengan HRIS Integration, JojoPayroll menjadikan perhitungan Anda lebih mudah karena dapat dilakukan integrasi data untuk otomatisasi kehadiran sehari-hari, cuti, lembur, dan workshift.

Slip Gaji Digital

Laporan payroll real-time dan input otomatis ke e-spt perusahaan & karyawan mengurangi waktu proses untuk dokumentasi manual perusahaan.

Database Komprehensif

Aplikasi berbasis cloud membuat semua data dalam tempat yang aman dan mudah untuk dikelola secara terpusat. Semua data dapat dengan mudah diakses kapan saja di mana saja.

Semua solusi tersebut sudah dapat dihadirkan dalam JojoPayroll. Dengan JojoPayroll, proses payroll efisien bukan lagi khayalan. Fitur digitalisasi, integrasi, dan komputasi awan semua diadopsi dengan baik. Pekerjaan berhari-hari dapat diselesaikan hanya dalam beberapa menit. Coba demo gratisnya di sini

Artikel Solusi Agar Proses Payroll Karyawan Lebih Efisien pertama kali tampil pada Jojonomic | Aplikasi HRIS, Human Capital & Expense Management.

Serupa dengan fitur reimbursement yang telah mereka luncurkan sebelumnya, Jojonomic pun menyediakan fitur absensi mobile ini sebagai Software as a Service (SaaS). Oleh karena itu, perusahaan yang ingin menggunakan fitur tersebut harus membayar minimal US$2 (sekitar Rp26 ribu) per bulan untuk setiap karyawan yang mereka miliki.

Untuk menggunakan fitur absensi ini, seorang karyawan hanya perlu berada di dekat lokasi kantor, lalu menekan tombol absen yang berada di dalam aplikasi JojonomicPro.

Aplikasi JojonomicPro tersebut diklaim telah dilengkapi dengan teknologi pelacakan GPS yang akurat, sehingga kamu tidak bisa memalsukan lokasi kamu ketika melakukan absensi. Selain itu, fitur absensi mobile ini pun dilengkapi dengan teknologi pengenalan wajah secara biometrik, serta verifikasi sidik jari, sehingga dapat dipastikan kalau proses absen tersebut benar-benar dilakukan oleh sang pemilik akun.

Bukan sekadar urusan absensi online

Selain untuk absensi, fitur terbaru dari Jojonomic ini juga bisa kamu gunakan untuk melakukan pengajuan cuti secara online.

Dengan kehadiran fitur baru ini, Jojonomic berharap kalau mereka bisa mempermudah pekerjaan karyawan sumber daya manusia (HR) yang setiap bulan harus selalu menghitung absensi karyawan lainnya. Dengan kehadiran fitur ini, para karyawan HR tersebut hanya perlu mengambil laporan absen langsung dari aplikasi Jojonomic.

Menurut CEO Jojonomic Indrasto Budisantoso (Asto), belum ada satu pun perusahaan baik di dalam maupun luar negeri yang ia ketahui telah menghadirkan fitur absensi mobile ini.

Disinggung tentang kemungkinan kalau mereka akan bersaing dengan startup HR lain seperti Talenta, Asto menyatakan kalau ia justru ingin lebih banyak berkolaborasi dengan para startup tersebut. “Dengan fitur ini, kami hanya ingin melengkapi fitur yang saat ini belum tersedia di pasar,” tutur Asto kepada Tech in Asia Indonesia.

Asto menyatakan kalau aplikasi Jojonomic hingga saat ini telah bekerja sama dengan puluhan perusahaan, seperti Pertamina Patra Niaga, Lee Cooper, Lazada, hingga Tokopedia. Kira-kira, apa lagi gebrakan dari Jojonomic di tahun 2017 mendatang ya?

Absensi online jojonomic tampaknya bisa menjadi solusi yang paling tepat untuk setiap perusahaan. Dengan adanya absensi online ini maka tiap perusahaan nantinya bisa lebih mudah dalam melakukan pengelolaan. terutama dalam melakukan pengelolaan karyawan di bidang absensi. Maka tentu saja adanya software atau aplikasi ini bisa membantu kinerja HR terutama dalam melakukan pengelolaan pegawai. Mulai dari pengelolaan sistem absensi dan juga pengaturan cuti serta lembur untuk para karyawan.

Selain itu dengan adanya absensi berbasis online ini maka nantinya HR juga bsia melakukan perhitungan gaji karyawan tentunya dengan lebih mudah. Untuk itu pemilihan software atau aplikasi jojonomic dalam hal ini tentu saja menjadi suatu solusi yang tepat dan cerdas bagi seluruh perusahaan. Sebab sistem ini akan membantu perusahaan dalam mengatur segala hal yang berhubungan dengan kepegawaian di perusahaan sehingga nantinya produktivitas karyawan mengalami peningkatan yang signifikan.

Pengelolaan Perusahaan Melalui Absensi Online Jojonomic

Aplikasi HR

Jojonomic umumnya memiliki fitur dan fasilitas bai karyawan untuk melakukan absensi secara online. Jadi nantinya HRD bisa memantau langsung jam kehadiran setiap pekerja sekaligusmemantaujamkerja setiap pegawai. Tidakhanya itusaja tetapi perencanaan mengenai cuti dan lembur nantinya juga bisa diketahui secara langsung oleh pihak HRD sehingga segala sesuatunya bisa berjalan dengan lebih terkontrol.

Bekerja lebih cepat

Adanya aplikasi absensi online dapat membuat kinerja perusahaan menjadi lebih cepat.Misalnya absensi online bisa menjadi lebih cepat sehingga karyawan tidak perlu melakukan absensi secara manual. Selain itu segala sesuatunya bisa dikontrol juga dalam waktu yang lebih cepat dengan menggunakan aplikasi online. Maka proses operasional perusahaan bisa berjalan  dengan lancar karena penggunaan aplikasi online untuk kebutuhan administrasi.

Optimalkan tingkat penjualan

Aplikasi online jojonomic yang memberikan berbagai kemudahan untuk perusahaan rupanya juga dapat mengoptimalkan tingkat penjualan. Hal ini bisa dilakukan misalnya dengan mengetahui lokasi pegawai di bidang marketing secara langsung melalui absensi online. Maka perusahaan bisa mencari tahu apakah lokasi tempat dilakukannya proses pemasaran produk tersebut bia mengoptimalkan penjualan ataukah tidak.

Pantau keuangan secara real time

Pengelolaan perusahaan selanjutnya yang bisa dilakukan oleh aplikasi absensi online adalah memantau keuangan secara real time. Jadi data mengenaikeuangan yang diperiksa tentu saja valid dan akurat. Keuangan perusahaan tersebut umumnya berkaitan pula dengan perhitungan gaji dan tunjangan serta bonus dan sejenisnya kepada tiap karyawan. Perhitungan seperti contoh tersebut umumnya bsia dilakukan dengan memperhatikan absensi online.

Melengkapi manajemen HR

Setiap divisi HR tentu saja memiliki tugas dan tanggung jawab yang cukup berat. Sebab tugas HR ini berkaitan dengan segala hal yang berhubungan dengan pegawai atau karyawan di suatu perusahaan. Hal ini dapat berarti pula bahwa kinerja manajemen HR bisa lebih dimaksimalkan. Seluruh kinerja manajemen bahkan akan menjadi lebih lengkap.

Proses bisnis efektif dengan absensi online Jojonomic

Kehadiran aplikasi yang terbaik pada perusahaan seperti misalnya aplikasi absensi online jojonomic juga dapat membuat jalannya proses bisnis menjadi lebih efektif. tentu saja evektifitas dari proses bisnis ini bisa berjalan karena adanya bantuan dari teknologi canggih yang ada pada jojonomic. Misalnya teknologi canggih yang ada pada absensi online seingga membuat ornag tidak perlu lagi mencatat kehadirannya pada kertas.

Penyederhaan workflow perusahaan

Pengelolaan perusahaan yang dilakukan dengan menggunakan absensi online juga bisa dilakukan secara lebih sederhana. Melalui pengelolaan ini maka workflow perusahaan Anda bisa menjadi lebih sederhana sekaligus menjadi otomatis.

Kelebihan Absensi Online Jojonomic

Proses rekapitulasi yang lebih mudah

Kehadiran sistem absensi online pada dasarnya dapat mempermudah pekerjaan tim HR. Salah satunya adalah kemudahan dalam melakukan rekapitulasi baik terhadap pencatatan kehadiran pegawai dan lainnya. Jadi adanya sistem absensi online pada dasarnya dapat mempermudah proses rekapitulasi sehingga segala sesuatunya yang beroperasi di perusahaan dapat menjadilebih mudah dan cepat untuk dijalankan.

Mengurangi peluang terjadinya kecurangan

Kecurangan mungkin saja bisa terjadi setiap saat karena kurangnya pemantauan. Namun peluang terjadinya kecurangan akan semakin diminimalisir dengan menggunakan sistem absensi online. Sebab melalui sistem online ini maka segala sesuatunya dapat tercatat secara otomatis. Maka data yang tersimpan bersifat akurat sehingga tidak perlu lagi diragukan dan dikhawatirkan.

Absensi online Jojojnomic dapat menghitung jam kerja secara akurat

Jam kerja setiap pegawai tentunya akan tercatat secara tepat dan secara otomatis dengan menggunakan sistem absensi online. Sebab setiap pegawai mencatat kehadirannya maka saat itu pula datanya tersimpan secara otomatis. Maka HR bisa mengetahuinya karena HR dapat melihat secara cepat. bahkan setiap data karyawan yang hadir dan bekerja serta pulang nantinya bisa tercatat secara otomatis. Maka perhitungan jam kerja tiapkaryawan bisa berlangsung secara lebih akurat.

Menjadi dasar untuk penggajian karyawan

Karyawan yang bekerja di perusahaan sudah tentu harus mendapatkan gaji dari perusahaan tempatnya bekerja sebagai upah atas pekerjaannya. Maka untuk melancarkan urusan gaji tentunya perusahaan bisa menggunakan sistem absensi online. Kehadiran yang tercatat pada mesin absensi online sudah tentu tepat sehingga bisa dijadikan sebagai dasar untuk melakukan sistempenggajian bagi para karyawan.

Pemantauan absensi lebih realtime

Absensi yang dilakukan dengan menggunakan sistem online tentunya bersifat realtime. Sebab pencatatan kehadiran dilakukan di saat itu juga. Yaitu pada saat karyawan datang dan menggunakan sistem online untuk menyatakan kehadirannya. Penggunaan absensi online yang canggih ini memang bisa meningkatkan proses pemantauan sehingga kinerja HRD nantinya bisa jadi lebih mudah dalam melakukan pengelolaan karyawan.

Lebih hemat biaya

Sistem online yang diterapkan di tiap perusahaan tentu akan membuat perusahaan jadi lebih hemat biaya. Sebab Sistem online cenderung bersifat otomatis dan tidak memerlukan bahan material lainnya serta tidak membutuhkan jasa manusia untuk mengoperasikannya.

Kemudahan Absensi Online Jojonomic

Absensi online jojonomic pada dasarnya merupakan suatu cara tepat bagi sebuah perusahaan untuk mengadakan pengelolaan usaha. Sistem ini memang menggunakan teknologi canggih yang sekiranya dapat diterapkan di tiap perusahaan. Tentu saja kehadiran sistem yang ada pada jojonomic akan membuat segala pekerjaan menjadi mudah teutama untuk hal pengelolaan karyawan. Aplikasi yang unik dan canggih ini akan membantu Anda dalam melakukan pengelolaan bisnis sehingga nantinya akan diberikan hasil pekerjaan yang terbaik.

Pada dasarnya aplikasi HR jojonomic ini memang sangat mudah untuk digunakan. Bahkan aplikasi ini bisa digunakan oleh orang yang semula tidak bisa mengaplikasikan teknologi canggih. Kemudahan yang ada pada aplikasi ini memang membuat setiap orang bisa mengoperasikannya dengan lebih mudah. Tidak hanya itu saja tetapi aplikasi ini memiliki fitur yang lengkap untuk perusahaan yang menggunakannya. maka dari itu aplikasi ini akan membuat perusahaan jadi lebih mudah dalam melakukan pengelolaan bisnis sehingga bisnis bisa memberihasil sesuai dengan harapan bersama.

Artikel Luncurkan Fitur Absensi Online, Jojonomic Ingin Bantu Pekerjaan Bulanan Karyawan HR pertama kali tampil pada Jojonomic | Aplikasi HRIS, Human Capital & Expense Management.

Pada banyak kasus, tidak sedikit perusahaan yang menerapkan aturan ini bagi setiap karyawan yang bekerja di perusahaannya. Hal ini dimaksudkan, sebagai salah satu upaya untuk menunjukkan kedisiplinan dan tanggung jawab karyawan kepada perusahaan.

Jika karyawanmu berjumlah sedikit, mungkin hal tersebut bukanlah sebuah masalah yang serius untukmu. Namun, bagaimana jika karyawanmu jumlahnya sangat banyak?

Tentu saja, kamu harus bisa membuat sebuah sistem dan contoh absensi karyawan yang cocok bagi perusahaanmu. Hal itu dilakukan demi efisiensi dan efektivitas waktu yang kamu miliki sebagai seorang HR di perusahaan tersebut.

Yuk simak artikel dibawah ini, karena kami akan membahas hal-hal yang berkaitan dengan absen untuk karyawan yang wajib kamu ketahui sebagai seorang HR.

Pengertian Absensi Karyawan

Sebelum membahas lebih lanjut tentang absen, mari kita pelajari lebih dulu terkait pengertian apa itu absensi karyawan? bisa dikatakan, absens untuk karyawan merupakan sebuah data yang menunjukkan tentang kehadiran karyawan setiap harinya dalam sebuah perusahaan.

Data yang dapat dihasilkan dari sebuah sistem absen adalah waktu kedatangan dan kepulangan karyawan yang hadir untuk bekerja di kantor. Kemudian, karyawan yang tidak masuk kerja juga dapat diketahui statusnya apakah yang bersangkutan izin atau sakit.

Data tersebut pun dapat menunjukkan kejelasan, mengenai keberadaan karyawan baik yang hadir maupun absen. HR pun tidak akan bingung saat menghitung data kehadiran karyawan, terutama pada saat mendekati tanggal gajian.

Bahkan, di perusahaan yang sudah menerapkan sistem yang canggih, lembur karyawan juga bisa terdata secara otomatis. Sehingga, para HR bisa memantau apa saja yang dikerjakan oleh para karyawannya.

Format Absensi Karyawan

Setiap perusahaan pasti memiliki ciri khas atau format tertentu ketika melakukan absensi karyawan. HR sangat memerlukan format absensi yang tepat untuk mendata jumlah kehadiran karyawan dengan baik, tepat, dan akurat.

Pentingnya penggunaan format absensi karyawan ini karena akan berpengaruh terhadap besaran gaji yang akan diterima oleh para karyawan. Sehingga, HR tidak boleh sembarangan atau main-main dalam menangani masalah ini.

Alih-alih senang saat hari gajian, para karyawan sangat mungkin melakukan protes jika gaji yang diterima tidak sesuai dengan harapan dan aturan perusahaan karena keteledoran HR saat menghitung absensi karyawan.

Nah, sebagai HR perusahaan, jangan sampai kamu merugikan orang lain atas kesalahanmu menghitung data absensi karyawan. Berikut ini format absensi karyawan yang biasa digunakan oleh perusahaan atau organisasi:

Absensi Karyawan Manual

Seperti namanya, absensi karyawan dengan format manual karena menggunakan metode yang konvensional yaitu kertas dan alat tulis. Peralatannya sangat sederhana dan mudah sekali ditemukan di mana pun. Sistem ini juga tidak bergantung kepada teknologi atau tidak membutuhkan internet sama sekali.

Setiap harinya, para karyawan harus mengantri untuk melakukan absen di suatu meja yang sudah disiapkan. Kemudian, karyawan mencantumkan tanda tangan pada kertas sebagai bukti kehadiran pada hari itu.

Bukan hanya saat datang saja, tetapi saat jam pulang kantor pun mereka harus mengantri untuk absen.

Sepertinya di era modern ini, sudah sangat jarang ada perusahaan yang menggunakan sistem manual untuk absensi karyawan. Sistem ini cukup menyita waktu karena karyawan harus mengantri hanya untuk absen.

Padahal, jika karyawan tidak harus mengantri, ketika datang ke kantor ia bisa segera melakukan pekerjaannya. Sehingga, waktu kerjanya pun bisa lebih produktif. Belum lagi kecurangan yang mungkin terjadi jika ada karyawan yang menitipkan absen dengan memalsukan tanda tangan.

Absensi Karyawan Online

Setelah meninggalkan absensi karyawan dengan format manual, sekarang banyak perusahaan menggunakan format absensi secara online. Kecanggihan teknologi masa kini membuat absensi karyawan dapat direkam secara digital dengan alat elektronik.

Karyawan tidak perlu repot menuliskan tanda tangannya di atas kertas hanya untuk absen. Misalkan saja, jika perusahaan menggunakan finger print untuk melakukan absen, karyawan hanya perlu menempelkan jarinya pada mesin tersebut.

Kemudian mesin tersebut akan merekam kehadiran karyawannya secara otomatis. Cara ini terbilang lebih efektif dan hemat waktu dibandingkan format manual yang telah ada sebelumnya.

Tingkat kecurangan seperti titip absen pun sangat tidak mungkin terjadi karena sidik jari tiap orang pastilah berbeda.

Sejarah singkat absensi karyawan

Awalnya, sistem absen untuk karyawan ini sengaja diciptakan oleh Willard L. Bundy di tahun 1888. Saat itu, Willard berhasil mewujudkan sebuah mesin pengukur waktu di Auburn, New York. Tak lama kemudian, sang adik yang bernama Harlow E. Bundy mendirikan Manufacturing Company, perusahaan pelayanan mesin absen untuk karyawan di Amerika.

Setelah Harlow memutuskan untuk pensiun, perusahaan tersebut bersatu dengan International Time Recording (ITR). Perusahaan tersebut bergerak di bidang software dan hardware. Kemudian, ITR berubah nama menjadi International Business Machines (IBM) dengan tetap memproduksi mesin absensi karyawan, hardware, dan juga software.

Tujuan dan manfaat absensi harian karyawan

Kamu pasti tahu, bahwa setiap hal yang diciptakan di dunia pasti memiliki tujuannya masing-masing. Nah, berikut ini beberapa alasan mengapa absensi karyawan penting bagi suatu perusahaan.

• Sistem absen bertujuan untuk memonitor kedatangan sekaligus kepulangan para karyawan di suatu perusahaan.
• Absensi memungkinkan pencatatan data yang baik dan detail dalam suatu sistem yang terintegrasi.
• Mempermudah perhitungan absen karyawan untuk mempermudah penggajian.
• Memantau kehadiran setiap karyawan, terutama yang datang terlambat atau pulang lebih awal dari ketentuan perusahaan.
• Tim HR bisa lebih cepat menghitung jumlah absen karyawan karena telah terintegrasi dengan sistem tertentu.

Begini cara absensi pegawai dari masa ke masa

Ternyata, cara absensi karyawan terus mengalami perubahan seiring berkembangnya zaman. Tentu saja, hal ini juga terkait dengan teknologi yang mengalami kemajuan secara signifikan. Berikut ulasan selengkapnya untuk kamu.

1. Absensi analog

Secara definisi, absensi analog merupakan alat penghitung waktu kerja karyawan secara manual yang sudah digunakan oleh banyak perusahaan sejak dua abad silam. Umumnya, absensi analog ini disebut sebagai absensi ceklok.

Ketika menggunakan absensi jenis analog, kamu akan melihat sebuah mesin yang terdiri dari slot atau lubang untuk memasukkan kartu absen karyawan dan jam analog yang menunjukkan waktu terbaru. Saat karyawan memasukkan kartu tersebut ke dalam slot, maka waktu akan otomatis tercetak pada kartu absen.

Harga mesin absensi analog ini tergolong murah dan cocok digunakan bagi perusahaan berskala kecil dengan jumlah karyawan di bawah 100 orang. Namun, absensi analogi jadi kurang relevan jika digunakan di zaman serba digital seperti saat ini.

Bukan hanya boros kertas, absensi analog juga kurang efektif karena karyawan harus mengantri cukup lama untuk ceklok satu per satu. Selain itu, absensi jenis ini rawan pemalsuan. Sebab, karyawan yang bandel bisa saja berbuat curang dengan menitipkan kartu absensinya setiap bolos kerja.

2. Absensi digital berbasis PIN

Siapa sangka, absensi digital telah digunakan sejak tahun 1970-an. Absensi satu ini memiliki beberapa tombol angka dan huruf yang jadi cikal bakal mesin absen kekinian. Sesuai dengan namanya, absensi digital satu ini menggunakan kata sandi atau password yang diberikan kepada setiap karyawan di suatu perusahaan.

Sebelum diterapkan, para karyawan harus mendaftarkan dirinya ke dalam sistem. Kemudian, mereka harus membuat password masing-masing dan mengisinya pada alat absensi digital yang telah dipasang oleh perusahaan bersangkutan. Proses absensi ini wajib dilakukan oleh semua karyawan pada saat datang kerja ataupun pulang kerja sebagai bukti kehadiran.

Kelebihan absensi digital semacam ini adalah hemat anggaran. Sebab, tidak perlu menggunakan banyak kertas. Cara penggunaan alatnya pun sangat mudah. Kamu cukup memasukkan kata sandi dan data tersebut akan tercatat secara akurat oleh sistem. Namun sayangnya, absensi digital seperti ini masih memiliki celah kecurangan. Apabila ada karyawan yang berniat titip absen, maka mereka hanya perlu memberitahukan password-nya kepada orang lain.

3. Absensi Magnetic Card

Diciptakan sejak tahun 1980, absensi magnetic card ini memadukan antara manual dan digital yang hanya memiliki sedikit perbedaan secara fisik. Mesin absensi satu ini memiliki tambahan slot untuk menggesek kartu di samping mesin, meski cara kerjanya nyaris serupa dengan mesin absen digital. Untuk mendata absensi karyawan, kamu harus memiliki access card sebagai medianya.

Pada dasarnya, cara absensi magnetic card ini jauh lebih canggih dan modern daripada dua cara absensi sebelumnya. Sebab, absensi satu ini menggunakan teknologi khusus untuk mendata kehadiran karyawan di suatu perusahaan. harganya pun relatif murah ketimbang cara absensi lainnya.

Meski harganya cukup murah, kualitas dari mesin ini bisa diperhitungkan karena cukup menggesekkan kartu, maka data kehadiran karyawan bisa tersimpan dengan baik dalam suatu sistem.

Seperti halnya absensi analog dan juga digital, absensi satu ini masih mungkin terjadi kecurangan. Sebab, karyawan bisa menitipkan kartu tersebut kepada orang lain. Belum lagi keterbatasan kapasitas pengguna yang hanya sekitar 250 orang saja.

4. Absensi fingerprint

Sejak tahun 1997 silam, absensi berbentuk fingerprint mulai marak digunakan. Absensi ini menggunakan sidik jari sebagai alat autentifikasi pengguna ataupun karyawan suatu perusahaan. Ada berbagai rumor yang mengatakan, bahwa sang pencipta absensi fingerprint menyadari, bahwa setiap manusia di seluruh dunia memiliki pola sidik jari yang berbeda. Bahkan, hal ini juga berlaku bagi manusia yang terlahir kembar.

Mesin absensi fingerprint mengharuskan para karyawan melakukan absensi dengan menempelkan jari yang telah direkam sebelumnya ketika tiba dan pulang. Kelebihan mesin ini mampu menyimpan data dalam jumlah cukup besar, bahkan mencapai puluhan ribu karyawan.

Pencatatan data kehadiran tersebut juga dinilai lebih akurat dengan sistem yang tergolong praktis. Namun sayangnya, mesin absensi fingerprint cenderung mengalami error atau proses yang lambat. Apalagi saat fingerprint yang dideteksi dalam keadaan basah, kotor, ataupun berkeringat. Bisa dikatakan, mesin absensi satu ini sangat sensitif saat digunakan.

5. Absensi digital berbasis web

Tidak seperti sistem absensi pada umumnya, absensi digital berbasis web ini terletak pada komputer atau laptop karyawan. Setiap karyawan memiliki username dan password masing-masing dengan tingkat keakuratan data cukup tinggi.

Menariknya, username dan password ini hanya bisa digunakan oleh satu orang saja. Selain itu, absensi berbasis web ini bisa diakses di mana dan kapan saja selagi karyawan tersebut tersambung dengan koneksi internet.

Bisa dikatakan, cara absensi semacam ini sangat cocok untuk perusahaan yang memiliki banyak cabang di berbagai wilayah. Sebab, sistem absensi berbasis web terintegrasi di mana saja selama menjangkau koneksi internet. Namun justru itu yang menjadi kekurangannya. Absensi ini sangat tergantung pada koneksi internet sehingga saat terjadi pemadaman atau koneksi internet tidak stabil, maka karyawan tidak bisa melakukan absen kehadiran.

6. Absensi berbasis mobile

Seiring pesatnya penggunaan smartphone di seluruh dunia akhirnya memicu terobosan baru dalam cara absensi karyawan di suatu perusahaan. Saat ini, telah hadir berbagai aplikasi absensi mobile yang memungkinkan segala informasi tersimpan dalam database berbasis cloud.

Dengan demikian, perusahaan tidak perlu menyediakan perangkat atau mesin absensi untuk pendataan kehadiran karyawan di setiap harinya. Perusahaan hanya perlu mendaftar sekaligus membuat akun bagi setiap karyawannya.  

Sayangnya, seperti absensi berbasis web, jaringan internet yang stabil dan memadai sangat dibutuhkan setiap pengguna absensi satu ini.

Contoh Absensi Karyawan

Dari sekian banyak contoh absensi karyawan yang ada di internet, mari kita coba pelajari contoh yang dibuat oleh Microsoft berikut ini:

Pada gambar di atas, Micsoroft focus pada ketidakhadiran karyawan atau dengan kata lain karyawan yang tidak masuk kantor dengan alasan tertentu. Kode L warna merah berarti karyawan tidak masuk karena liburan, kode P berwarna orange berarti karyawan tidak masuk kantor karena alasan pribadi, kode S warna hijau berarti karyawan tidak masuk kerja karena sakit.

File excel tersebut menunjukkan ada 13 lembar kerja. 12 lembar kerja diawal berisi jadwal absen karyawan setiap bulannya, sesuai dengan jumlah bulan dalam setahun. Kemudian, lembar kerja yang terakhir berisi tentang nama-nama karyawan seluruh karyawan yang bekerja pada perusahaan tersebut.

Jumlah hari pun disesuaikan dengan kalender tahunan masehi yang berlaku di masyarakat. Dan juga, nama karyawan pun disesuaikan dengan data yang ada pada mesin absensi yang ada di perusahaan. Jadi, jika kamu tertarik memakai template miliki Microsoft ini, sesuaikan saja data perusahaanmu ke dalam tabel ini ya!

Selanjutnya, untuk tabel kehadiran karyawan kamu bisa memasukkan unsur-unsur seperti datang tepat waktu atau terlambat, pulang cepat atau lembur, dan hal-hal yang berkaitan dengan kehadiran karyawan yang kamu jadikan sebagai pertimbangan.

Sistem Absensi Karyawan

Setelah membahas tentang pengertian, format, dan contoh absensi karyawan, selanjutnya kita akan membahas lebih lanjut tentang sistem absensi karyawan dalam sebuah perusahaan.

Bagaimana sistem absensi yang berlaku di perusahaanmu? Apakah sudah efektif atau efisien dari segi waktu dan fungsinya?

Sebuah sistem yang baik tentu harus dibangun oleh HR agar hal tersebut dapat menguntungkan perusahaan dalam banyak aspek terutama data kehadiran karyawan.

Dalam penerapannya, sistem absensi karyawan akan sangat bermanfaat untuk mengelola data-data karyawan dengan terorganisir. Semua data absen akan terpusat dalam satu sistem utama yang terintegrasi.

Teknologi yang kian hari semakin berkembang, banyak melahirkan sistem absensi perusahaan yang semakin baik. Kamu mungkin mengenal beberapa mesin absensi seperti, mesin absensi digital, biometrik, magnetic card, atau finger print yang dijadikan acuan sistem absensi karyawan pada perusahaan tertentu.

Meskipun sudah dinilai canggih, namun alat-alat tersebut tidak fleksibel untuk di bawa kemana saja. Dalam arti lain, kamu harus datang ke kantor untuk melakukan absen. Padahal, misalnya kamu harus melakukan meeting pagi di sebuah kawasan yang dekat dengan tempat tinggal, namun kamu harus ke kantor dulu untuk absen. Sungguh tidak efektif bukan?

Nah, Jojonomic sebagai salah satu perusahaan yang bergerak di bidang teknologi pun melakukan sebuah inovasi untuk absensi karyawan bernama JojoTimes.

Dengan JojoTimes, kamu bisa absen kapan pun dan di mana pun menggunakan aplikasi yang di HP kamu. HR pun tidak mengalami kesulitan untuk memantau dan mengawasi kinerja karyawan. Adanya fitur GPS, sehingga HR bisa tahu keberadaan karyawan dan apa yang dikerjakannya. Informasi data yang disajikan pun real-time, sehingga tidak mungkin terjadi penipuan oleh karyawan. Ayo segerakan JojoTimes sekarang juga!

Artikel Absensi Karyawan: Pengertian, Format, Tujuan dan Manfaat pertama kali tampil pada Jojonomic | Aplikasi HRIS, Human Capital & Expense Management.

Teknologi tidak hanya menyasar mesin dan perangkat lunak saja, tetapi juga sudah merambah bidang SDM atau sumber daya manusia. Hal terpenting yang berkaitan dengan kedisiplinan karyawan yaitu absensi. Apalagi saat ini absensi sudah tidak dilakukan secara manual tetapi sudah memakai mesin, agar lebih akurat dan fleksibel, salah satunya memakai absensi online berbasis cloud.

Absensi Online berbasis cloud yang muncul di era serba digital ini, sudah menjadi kebutuhan mendasar bagi perusahaan, karena saat ini pergeseran model kerja tidak bisa dihindari. Model kerja kolaboratif seperti virtual working dan remote working akan menjadi next normal pasca-krisis seperti saat ini yaitu pandemik Virus Corona.

Apa saja kelebihan Absensi Online berbasis Cloud ?

Sistem cloud pada aplikasi absensi online berbasis cloud seperti yang ada di Jojonomic diharapkan mampu menjadi solusi kebutuhan modal kerja pada era next normal ini. Sistem cloud atau cloud computing sendiri memiliki pengertian sebagai sistem pengolahan dan penyimpanan melalui jaringan internet yang memiliki fungsi agar dapat menjalankan program melalui komputer yang telah terkoneksi satu sama lain pada waktu yang sama. Berikut alasan kenapa aplikasi absensi online yang menggunakan cloud lebih baik? diantaranya yaitu :

1. Tidak Perlu Instalasi Software

Sistem yang berbasis cloud ini pada dasarnya adalah berbasis internet. Satu-satunya penunjang atau media aplikasi yang Anda butuhkan adalah internet yang tersambung melalui platform apapun. Anda tidak perlu melakukan instalasi software yang dapat memenuhi kapasitas ruang penyimpanan.

Instalasi software juga sangat rawan dengan tindakan fraud. Sedangkan absensi online berbasis cloud memperkecil kemungkinan adanya tindakan fraud karena data yang disimpan pada cloud sudah terenkripsi dan sulit untuk diubah.

2. Keamanan Absensi Online berbasis Cloud Lebih Terjamin

Jika berbicara keamanan, sistem cloud bekerja secara kontraktif untuk mendeteksi adanya potensi pelanggaran. Sistem cloud akan melakukan backup setiap waktu dan disimpan pada beberapa server yang memungkinkan tidak adanya kegagalan sistem yang dapat menyebabkan kehilangan data.

Kelebihannya pada cloud storage, yaitu data yang sudah tersimpan terenkripsi sehingga akan sulit adanya tindak kecurangan.

3. Lebih Efisien dan murah

Tentu saja berbeda dengan on-premise, aplikasi absensi berbasis cloud benar-benar hanya menggunakan sambungan internet. Berbeda dengan sistem absensi manual yang perlu adanya biaya pembelian, pemasangan, dan juga perawatan. Selain itu dengan menggunakan aplikasi absensi berbasis cloud, Anda juga dapat mempermudah dan mempersingkat pekerjaan administrasi HR dalam tata kelola absensi.

Selain itu, sistem cloud dapat melakukan update fitur dan data secara otomatis yang mendukung sesuai kebutuhan industri saat ini. Berbeda dengan absensi manual yang perlu pembaruan sistem yang manual juga dan perlu biaya yang tidak sedikit.

4. Mudah Diakses di Manapun

Dengan menggunakan cloud storage, penggunanya dapat mengakses data dengan cepat dan dimanapun asal pengguna terhubung dengan internet. Hal ini yang menjadi keunggulan sistem cloud pada aplikasi absensi karyawan. 

Misalnya saja ketika perusahaan Anda sedang menerapkan remote work from home, Anda dapat melakukan absensi dengan mudah melalui smartphone Anda atau ketika Anda sedang menemui client atau mendatangi gerai cabang, Anda tidak perlu lagi absen datang ke kantor.

Absensi Online berbasis Cloud mampu meningkatkan produktivitas

Bagi karyawan keseluruhan, absensi online berbasis cloud juga dapat meningkatkan produktivitas dan lebih berfokus pada pekerjaan utama. Karena seperti yang kita ketahui, karyawan seringkali disibukkan dengan hal-hal administratif. Misalnya saja seperti kesalahan absensi, pengajuan cuti sakit, atau pengajuan work from home yang dilakukan secara manual dan tentu ini sangat mengganggu produktivitas karyawan.

Dengan menggunakan absensi online, Anda kini dapat lebih fokus pada pekerjaan-pekerjaan krusial. Waktu Anda tidak lagi terbuang hanya untuk mengurus data karyawan secara manual.

Absensi online berbasis Cloud juga hemat biaya

Sebuah perusahaan dapat mencapai kesuksesannya karena dipengaruhi oleh berbagai faktor, salah satunya adalah ketepatan waktu dan integritas yang dimiliki oleh seluruh karyawan. Dengan alasan itulah, setiap perusahaan harus memastikan seluruh karyawannya memiliki integritas yang tinggi. Tidak hanya memantau kedisiplinan absensi karyawan setiap bulan saja. Tetapi juga perusahaan harus memonitor loyalitas karyawan terhadap peraturan serta kultur yang ada di dalam perusahaan tersebut.

Untuk itu dengan absensi online berbasis cloud, Anda akan sangat terbantu serta mampu menghemat anggaran perusahaan yang digunakan untuk perbaikan komponen, seperti server, database, dan pusat data. Keuntungan lainnya adalah pemeliharaan alat seperti server, tagihan listrik, dan gaji. Benar-benar penghematan yang besar!

Akurat dan fleksibel memantau karyawan

Kinerja aplikasi absensi online berbasis cloud sangat membantu memantau kehadiran karyawan dimanapun mereka berada. Karena setiap orang atau karyawan dapat mengakses server cloud mereka dimanapun mereka berada menggunakan internet dan web-browser. Bahkan Anda juga dapat mengakses melalui smartphone. Tidak masalah dimana lokasi usaha Anda. atau posisi Anda berada. Anda tetap dapat memantau kapanpun dan dimanapun.

JojoTimes dari Jojonomic, aplikasi ini akan mengatur pengiriman data dari alat secara otomatis. Tim Anda tinggal membuat apa yang Anda butuhkan untuk perusahaan Anda. Teknologi Cloud telah mengubah banyak hal, begitu juga dalam dunia biometrika khususnya sidik jari. Memanfaatkan teknologi ini menjadi sesuatu yang sangat mungkin di masa ini.

Analisis Rekapitulasi Data Absensi yang Real-Time

Dengan menggunakan cloud, Anda dapat melakukan time tracking secara real-time. Misalnya Anda sedang dinas pergi ke luar kota, Anda dapat mengetahui siapa saja  yang hadir dan tidak di waktu yang sama.

Dengan sistem absensi online, Anda tidak membutuhkan lagi rekap absensi periodik yang berelembar-lembar hanya untuk mendata kehadiran karyawan setiap bulan. Informasi real-time sangat berguna jika Anda ingin menganalisa data absensi karyawan untuk mengambil keputusan yang sifatnya mendesak.

Jojonomic dengan software HR dan payroll JojoTimes tidak hanya hadir memenuhi kebutuhan menghitung gaji dan administrasi karyawan, namun sebagai software yang dapat digunakan untuk memberikan layanan mandiri bagi karyawan terutama saat melakukan absensi.

JojoTimes
Solusi Sistem HR Termudah untuk Memantau Kehadiran Karyawan Kapan Saja Di Mana Saja, JojoTimes meningkatkan kinerja perusahaan hingga 98% untuk mendukung perkembangan perusahaan, dengan mengelola administrasi secara otomatis dan memonitor karyawan.

FITUR POPULER

• Pengenalan wajah biometris dengan geo-locator yang akurat
• Mengelola laporan kehadiran, perizinan cuti dan jam kerja
• Tarif lembur yang dapat disesuaikan
• Terintegrasi dengan sistem absensi yang sekarang, serta pengaturan izin cuti dan advance

Silahkan Coba Gratis JojoTimes sekarang, klik disini untuk coba Demo Gratis.

Tertarik mencoba sistem absensi online berbasis Cloud ? Anda bisa mencari tahu solusi lengkap absensi online berbasis cloud menggunakan Jojonomic di website kami. Anda juga dapat mencoba Aplikasi JojoTimes demo secara gratis. So, tunggu apa lagi, selamat mencoba

Artikel Absensi Online berbasis Cloud pertama kali tampil pada Jojonomic | Aplikasi HRIS, Human Capital & Expense Management.

Manfaat Jangka Panjang Absensi Online Paling Utama

Memilih penggunaan absensi online memang bisa memberikan banyak manfaat. Apalagi bila dibandingkan dengan penggunaan absensi manual di masa lalu yang memang memiliki banyak kekurangan dan kelemahan. Mulai dari resiko penipuan absensi ataupun sering dikenal dengan istilah titip absen oleh para karyawan. Tentunya berkat penggunaan absen jenis online, maka tidak heran jika ada beberapa manfaat jangka panjang absensi online bagi perusahaan yang meliputi manfaat-manfaat berikut ini.

• Lebih fleksibel, kapan saja dan dimana saja karyawan dapat melakukan absen, sehingga tidak perlu khawatir harus berada di tempat atau lokasi tertentu untuk melaksanakan absensi sepenuhnya. Terutama di masa WFH sistem ini dapat dikatakan sangat menguntungkan.
• Pencatatan akurat, karena sistem akan secara otomatis mencatat jam masuk dan jam keluar karyawan saat itu juga. Sehingga resiko pencatatan yang tidak sesuai bisa dihindarkan. Di sisi lain hal ini juga membantu adminstrasi kehadiran karyawan yang lebih optimal.
• Hemat waktu dan praktis, tentu saja menggunakan sistem absensi online ini bisa dikatakan jauh lebih praktis dan menghemat waktu. Karena dapat dilakukan kapan saja serta menggunakan beberapa teknologi yang praktis, maka jenis absensi online sering kali menjadi pilihan banyak perusahaan terutama di era pandemic Covid saat ini.
• Menghindari pemalsuan absen, dengan melakukan absensi secara online biasanya akan sulit untuk melakukan penipuan atau pemalsuan kehadiran. Karena sistem sudah diatur sedemikian rupa sehingga akan memberikan output yang sama dan valid.
• Ramah lingkungan, sistem absensi online ini juga jauh lebih ramah lingkungan. Tidak membutuhkan kertas atau kartu untuk diprint. Selain itu juga tidak membutuhkan banyak sumber daya untuk menggunakannya. Oleh sebab itu sistem ini memang lebih baik untuk dipilih dari jenis sistem absensi lainnya.
• Sistem terintegrasi, kebanyakan sistem absen online sudah terintegrasi dengan sistem payroll karyawan. Sehingga sedikit banyak hal ini membantu proses pembayaran payroll yang lebih cepat dan efektif.
• Minim human error, karena semua dilakukan secara otomatis oleh mesin, maka secara tidak langsung potensi human error nya lebih kecil.

Langkah Penggunaan

Tentu saja setelah mengetahui beberapa manfaat jangkan panjang absensi online pada perusahaan, tentu yang ingin diketahui selanjutnya adalah bagaimana langkah penggunaan absensi online ini. Pada dasarnya banyak perusahaan menggunakan dua media untuk melakukan absensi secara online tersebut. Yang pertama yaitu dengan menggunakan laptop atau PC. Sehingga para pengguna dapat mengunduh aplikasi absen online yang dipilih oleh perusahaan. Umumnya proses ini cukup mudah dan bisa berlangsung cepat. Hanya saja sering kali absensi online melalui PC atau laptop kurang memadai karena lebih sulit menyertakan bukti pendukung seperti lokasi atau foto yang berkaitan.

Selanjutnya penggunaan absensi online juga dapat dilakukan melalui smartphone masing-masing orang. Dengan adanya teknologi yang makin mumpuni akhir-akhir ini, tentu saja penggunaan smartphone makin meningkat dan makin canggih teknologinya. Oleh sebab itu sistem absensi online juga bisa dengan mudah diakses melalui penggunaan smartphone. Cukup mengunduh aplikasi pada smartphone dan kemudian bisa segera digunakan seperlunya. Dengan demikian tentu saja model absensi seperti ini bisa dikatakan jauh lebih optimal dan efektif. Apalagi karena dapat dengan akurat memberikan informasi lokasi saat melakukan absensi baik pada saat datang atau juga absensi saat pulang. Selain itu juga bisa memberikan informasi berupa foto karyawan sehingga memperjelas status dan kondisi karyawan yang hadir bekerja apakah benar-benar melakukan tugas dan tanggung jawabnya atau tidak.

Kendala Penggunaan Absensi Online

Memberikan banyak manfaat dan kemudahan bukan berarti bahwa penggunaan absensi online ini tidak bersamaan dengan adanya kendala apapun. Justru sebaliknya, pada suatu sistem sangat wajar jika terjadi kelemahan atau kendala yang tidak diinginkan. Demikian halnya saat memutuskan penggunaan absensi online untuk mengecek kehadiran karyawan setiap harinya. Umumnya ada beberapa kendala yang mungkin terjadi saat memutuskan untuk menggunakan sistem absensi tersebut.

• Kendala sinyal untuk online, sering kali maslaah yang terjadi yaitu berupa kendala dari sinyal yang diperlukan untuk melakukan absensi. Terutama jika memilih penggunaan absensi online melalui media smartphone. Sehingga masih ada resiko absensi tidak dapat dilakukan tepat waktu atau menunjukkan lokasi yang kurang akurat.
• Kemungkinan software error, setiap aplikasi tentunya memiliki resiko adanya ketidak sempurnaan atau bisa disebut juga dengan error. Manakala hal ini terjadi maka bisa saja absensi gagal dilakukan, atau absensi berhasil dilakukan namun tanpa data pendukung yang jelas. Akibatnya informasi mengenai kehadiran karyawan menjadi kurang maksimal.
• Lokasi yang kurang sesuai, sering kali sebuah aplikasi juga bekerja secara lambat. Sehingga ada kalanya update lokasi karyawan tidak berjalan sesuai dengan lokasi yang sesungguhnya. Akibatnya informasi absensi online yang diberikan juga tidak maksimal untuk bahan pengecekan oleh tim HRD perusahaan.

Manfaat jangka panjang absensi online memang telah terbukti memberikan banyak kegunaan dalam sebuah perusahaan. Oleh sebab itu sebaiknya memilih bentuk absensi yang lebih efektif ini disarankan untuk kebanyakan perusahaan. Terutama di masa pandemi yang mewajibkan sebagian besar orang melakukan pekerjaannya dari rumah masing-masing. Sehingga kontrol karyawan dan kehadiran hariannya tidak mudah dilakukan. Namun tentunya berkat penggunaan absensi online ini maka kehadiran karyawan dapat dipantau lebih efektif dan efisien. Baik kapan saja maupun dimana saja dapat dengan mudah mengetahui posisi serta keberadaan karyawan.

Tentunya memilih menggunakan sistem absensi yang demikian sama pentingnya dalam memilih sistem terbaik untuk absensi karaywan perusahaan. Salah satunya yang dapat dipilih yaitu dengan jalan beralih pada produk yang dikenal dengan JojoTmes. Melalui produk ini maka tentunya sistem absensi perusahaan dapat dilaksanakan lebih efektif dan tentu saja jauh lebih akurat serta menghemat waktu bagi tim HRD perusahaan.

Hal ini memang tidak terlepas dari adanya fitur-fitur andalan yang cukup menarik pada JojoTimes. Beberapa fitur tersebut termasuk fitur pengenalan wajah, fitur geotagging untuk lokasi karyawan, ataupun fitur integrasi kehadiran karyawan dengan payroll karyawan secara otomatis. Oleh sebab itu hendaknya jangan merasa khawatir atau ragu jika ingin beralih pada produk yang satu ini. Segera dapatkan coba gratis selama 14 hari di perusahaan Anda. Dapatkan sistem absensi online yang paling sesuai dan optimal hanya dengan penggunaan JojoTimes.

Artikel 7 Manfaat Jangka Panjang Absensi Online Bagi Perusahaan di Indonesia pertama kali tampil pada Jojonomic | Aplikasi HRIS, Human Capital & Expense Management.

Artikel Cara Menentukan Software Expense Agar Mengurangi Beban Pekerjaan  pertama kali tampil pada Jojonomic | Aplikasi HRIS, Human Capital & Expense Management.

Jika indikator itu sampai salah maka lajut dari perusahaan akan tidak sesuai dengan apa yang diharapkan. Hampir seluruh perusahaan mengandalkan laporan expense sebagai penentu tindakan berikutnya yang akan diambil oleh perusahaan.

Point didalam laporan keuangan ada 4 macam. Keempat point itu harus disajikan secara tepat agar tidak menghasilkan kesalahan umum laporan expense yang sering terjadi dibeberapa perusahaan. Berikut ini adalah 4 point yang harus dipahami.

Laporan Keuntungan Dan Kerugian

Informasi yang terdapat didalam laporan keuntungan dan kerugian merupakan hasil kinerja perusahaan selama satu periode. Disinilah akan terlihat dengan jelas progress apa saja yang telah dan tidak tercapai oleh perusahaan.

Penggunaan dua macam target sekaligus membuat point ini sering terjadi kesalahan umum laporan expense. Perhitungan yang harusnya diletakan pada bagian keuntungan tertukar dengan kerugian. Ataupun sebaliknya, jika masalah yang terjadi memang sesimple itu mungkin akan dengan mudah bisa diselsaikan.

Laba dari perusahaan bisa langsung dibandingkan dengan kerugiaan yang diderita. Sehingga pihak pimpinan perusahaan bisa mengambil sikap tegas terkait tindakan yang harus diambil berikutnya. Apabila laba terlalu kecil dan tidak sebanding dengan kerugian.

Maka harus dilakukannya pemotongan budget yang dikeluarkan oleh perusahaan. Begitu pentingnya hal ini sampai karyawan yang bertanggungjawab tidak boleh sampai membuat kesalahan umum laporan expense. Karena perkembangan perusahaan akan sangat bergantung kepadanya.

Laporan Ekuitas Sebagai Acuan Kedua

Selanjtunya adalah laporan ekuitas. Dimana ekuitas ini berarti harta yang dimiliki perusahaan secara bersih. Perusahaan seringkali membuka pasar saham. Untuk mengambil keuntungan dari brandnya yang semakin tenar dan agar mendapatkan tambahan modal.

Modal tambahan ini akan dimanfaatkan untuk mengembangkan perusahaan. Jadi ekuitas adalah harta kekayaan sepenuhnya yang dimiliki perusahaan tanpa menambahkan saham. Dalam menyusun ekuitas kesalahan umum laporan expense juga bisa terjadi.

Ini disebabkan karena persamaan ekuitas dan finansial umum yang dimiliki oleh perusahaan. Sehingga seringkali pihak penyusun salah membuat laporan dan menghasilkan kerancuan. Diperlukan ketelitian dalam penyusunan laporan ekuitas ini.

Artikel Kesalahan Umum Laporan Expense Pada Perusahaan pertama kali tampil pada Jojonomic | Aplikasi HRIS, Human Capital & Expense Management.

Kecurangan dalam hal expense di perusahaan seringkali terjadi sebab hal ini berkaitan dengan uang. Banyak kecurangan yang terjadi karena adanya keinginan untuk menguasai keuangan perusahaan demi kepentingannya sendiri. Keinginan seorang staf perusahaan untuk menuhi kebutuhan dan keinginannya dnegan cara melakukan kecurangan di tempatnya bekerja rupanya sudah menjadi hal yang seolah wajar dan seringkali dijumpai. Tidak hanya staf atau karyawan perusahaan di bagian keuangan saja yang mampu melakukan kecurangan tetapi juga karyawan dari berbagai macam divisi juga bisa saja melakukan kecurangan di perusahaan. Pengeluaran perusahaan bisa saja dimanipulasi agar tampak lebih banyak padahal sebagian dari laporan pengeluaran tersebut sebenarnya diambil oleh staf untuk dipergunakan demi keuntungannya sendiri. Tentu saja hal ini akan menimbulkan kerugian bagi banyak pihak yang tergabung ke dalam naungan suatu perusahaan.

Metode Kecurangan

Kecurangan yang terjadi di dalam perusahaan mengenai expense atau biaya dan pengeluaran sebenarnya tidak bisa dibiarkan begitu saja. Kecurangan yang berkaitan dengan biaya perusahaan sudah tentu harus segera diatasi. Pada kenyataannya kecurangan dalam hal expense perusahaan ini bisa terjadi dalam beberapa bentuk. Kecurangan pada suatu perusahaan biasanya terjadi karena beberapa faktor. Misalnya saja karena staf yang melakukan kecurangan tersebut memang membutuhkan sejumlah uang untuk keperluan dirinya ataupun keluarganya sehingga ia nekat melakukan suatu bentuk kecuringan uang bisa merugikan perusahaan pada akhirnya. Dan biasanya faktor kebutuhan ini menjadi dasar utama bagi seorang karyawan untuk melakukan kecurangan dan bahkan pencurian.

Biasanya kekurangan ini terjadi dalam bentuk perbedaan antara laporan keuangan dengan yang sebenarnya terjadi. Saat seorang karyawan menggunakan uang perusahaan untuk kebutuhan dirinya maka ia bisa saja memalsukan leporan keuangan perusahaan. Banyaknya pengeluaran yang ditulis dalam laporan memang seauai namun jumlah pengeluaran tersebut telah mencakup sejumlah uang yang diambil dan digunakan oleh karyawan untuk kepentingan dirinya. Terkadang bentuk kecurangan ini juga terjadi dalam bentun kredit yang dilakukan oleh karyawan namun tagihan kredit ditanggung oleh perusahaan. Tentunya hal ini bisa menimbulkan kerugian pada pihak perusahaan dan bahkan bisa saja pengeluaran perusahaan menjadi lebih besar dibanding dengan pendapatannya sehingga hal ini sangatlah berdampak buruk baik bagi keuangan perusahaan maupun nama baik perusahaan.

Penyalahgunaan Wewenang

Kecurangan di perusahaan terutama dalam hal keuangan juga bisa saja terjadi karena adanya kesempatan bagi karyawan. Umumnya kecurangan yang terjadi di perusahaan dikarenakan adanya kesempatan bagi seseorang untuk melakukan kecurangan tersebut. Biasanya hal semacam ini bisa dengan leluasa dilakukan oleh orang yang memiliki jabatan tertentu seperti misalnya posisi pemegang keuangan perusahaan.

Seorang karyawan yang bertugas dan berfungsi untuk menjadi akuntan perusahaan atau bekerja di divisi keuangan bisa saja memiliki kesempatan yang lebih luas untuk melakukan penggunaan uang perusahaan demi kepentingan dirinya dalam berbagai macam bentuk. Tentu saja hal ini akan jarang diketahui staf atau karyawan yang lain karena laporan keuangan yang disusun telah diusahakan untuk dapat menutupi kecurangan yang dilakukan oleh karyawan tersebut. Bahkan seorang pimpinan perusahaan atau manajer juga bisa saja tertipu dengan laporan keuangan palsu jika manajer tersebut tidak teliti.

Kejanggalan bisa saja dihilangkan oleh karyawan sehingga kecurangan dalam hal expense perusahaan tidak akan bisa diketahui. Wewenang memang seringkali membutakan mata Anda dan kita semua sehingga orang yang memiliki kewenangan tertentu akan melakukan upaya untuk menyalahgunakan wewenangnya demi pemenuhan kepentingan diri sendiri. Seseorang ya g memiliki wewenang tentu memiliki kesempatan yang lebih luas untuk melakukan penghitungab yang curang sekalipun penghitungan tersebut harus dilaporkan pada pimpinan perusahaan.

Upaya Pencegahan

Segala bentuk kecurangan dan perilaku ataupun hal yang buruk sudah tentu dapat dicegah sekalipun di perusahaan. Demikian pula dengan kecurangan expense perusahaan yang berpeluang untuk dilakukab oleh beberapa karyawan termasuk karyawan atau staff dari tim keuangan dan pembukuan perusahaan. Memang tidak menutup kemungkinan bahwa kecurangan tersebut dapat dilakukan oleh divisi lainnya. Untuk itu sebaiknya perusahaan selalu melakukan beberapa hal atau upaya yang sekirabya dapat menghindarkan perusahaan dari peristiwa penyalahgunaan wewenang.

Maka dari itu sudah seharusnya pimpinan perusahaan bekerja sambil mengeluarkan berbagai kebijakan untuk mencegah terjadinya pelahganuaan wewenang. Misalnya saja pimpinan perusahaan memberikan peraturan baru tentang pengelolaan keuangan yang menyatakan tentang setiap pengeluaran harus disertai dengan bukti atau dokumen asli. Selain itu proses pengeluaran uang perusahaan haruslah jelas dan sesuai dengan SOP. Jangan sampai pengeluaran dilakukan untuk berbagai hal yang tidak jelas dan tidak penting.

Suatu perusahaan juga sebaiknya memiliki dua orang financial controller atau 2 orang audit dan sejenisnya agar pengeluaran perusahaan selalu terpantau dengan baik. Setidaknya setiap pengeluaran uang perusahaan yang dilakukan haruslah disetujui oleh kedua belah pihak karyawan. Laporan keuangan juga sudah seharusnya berdua dan dibuat berdasarkan pada pengeluaran yang sesungguhnya untuk mendukung operasional perusahaan. Tentunya kontrol budget ini akan dapat lebih bermanfaat dan tidak sampai merujuk padapemborosan.

Menghindari kecurangan expense memang merupakan salah satu misi perusahaan untuk memastikan keuangan perusahaan yang aman dan stabil. Sehingga ada banyak perusahaan yang berusaha mencari solusi paling tepat untuk permasalahan tersebut. Salah satunya dengan menggunakan program yang efektif dan efisien, yaitu JojoExpense. Dimana melalui penggunaan program yang satu ini, maka perusahaan bisa secara otomatis mengatur pemasukan dan pengeluarn perusahaan secara lebih transparan. Selain itu program yang satu ini juga bermanfaat mempermudah pekerjaan tim keuangan perusahaan. Sistem yang otomatis dan mobile memudahkan aplikasi yang digunakan untuk menjalankan program dapat diakses dimana saja.

Adapun hal tersebut bisa terwujud sepenuhnya berkat fitur-fitur yang tersedia pada JojoExpense. Antara lain yaitu fitur berikut ini:

• Auto Reimbursement
• Auto Generate Expense Report
• OCR (Auto Read Receipt)
• Cash Advanced
• Real Time Direct Transfer
• Custom Approval Flow
• Custom/Advance Approval Policy
• Custom Reports Field
• Custom Expense Transaction Field

Serta masih banyak fitur lain yang menarik yang bisa didapatkan dari program tersebut. Bersama JojoExpense tentu resiko kecurangan expense bisa dihindari semaksimal mungkin. Oleh sebab itu jangan ragu dan berpikir ulang, segera tetapkan pilihan. Dapatkan coba gratis program JojoExpense di perusahaan Anda dan biarkan keuangan perusahaan tetap sehat sepanjang waktu. Bersama dengan program yang fantastis ini, dijamin pengeluaran perusahaan aman terkendali!

Artikel Kecurangan Expense Yang Sebaiknya Dihindari Dalam Keuangan Perusahaan pertama kali tampil pada Jojonomic | Aplikasi HRIS, Human Capital & Expense Management.

Pada dasarnya, perusahaan akan mengeluarkan uang untuk apapun yang dibutuhkan oleh karyawannya. Namun jika hal tersebut terus dilakukan maka akan membuat keuangan perusahaan menjadi menurun. Hal tersebut tentunya akan membuat kondisi perusahaan kacau.

Karena dari itu, diperlukan aplikasi ataupun tool untuk meningkatkan produktifitas. Bukan hanya itu, aplikasi juga akan dapat membantu untuk mencegah adanya penipuan yang terjadi terutama di bagian keuangan agar perusahaan Anda memiliki kondisi keuangan yang sehat. Tool yang Anda bisa pergunakan, salah satunya adalah Jojo Expense.

Tidak sedikit fitur penting expense online yang ditawarkan sehingga bisa dimanfaatkan oleh penggunannya. Jojo Expense sendiri merupakan aplikasi yang akan membantu Anda untuk mengelola uang secara otomatis sehingga bisa lebih menghemat waktu dibandingkan sebelumnya. Tentu hal ini akan membantu Anda untuk lebih fokus ke pekerjaan Anda yang lebih penting.

Keuntungan Jojo Expense

Ada beberapa keuntungan dari penggunaan Jojo Expense yang dapat Anda nikmati  yaitu sebagai berikut.

1.      Membantu untuk Mengontrol Anggaran

Penghitungan anggaran sebaiknya dilakukan setiap saat untuk menghindari adanya penipuan. Terutama yang dilakukan oleh orang perusahaan terutama direksi ataupun yang bersangkutan langsung dengan bagian keuangan. Dengan adanya Jojo Expense ini, akan membantu Anda untuk mengontrol anggaran di mana saja dan kapan saja Anda butuhkan.

Apalagi, Anda tidak hanya dapat mengontrolnya lewat komputer namun juga lewat ponsel. Tidak hanya untuk mengontrol, Anda juga akan lebih bisa untuk melihat dan menyetujui atau bahkan menolak pengajuan dari reimbursement serta cash advance yang diajukan oleh karyawan dimana saja dan kapan saja.

Proses pengajuan dan penolakan yang cepat untuk hal tersebut, akan membuat Anda bisa lebih menghemat waktu. Sehingga Anda bisa lebih mengerjakan pekerjaan lain yang lebih penting.

2.      Membantu Mencegah Penipuan

Bukan tidak mungkin seseorang melakukan penipuan bahkan untuk orang yang biasanya tidak memiliki masalah apapun. Apa saja bisa terjadi terlebih jika orang tersebut sedang dalam kondisi keuangan yang sulit.

Adanya Jojo Expense membantu untuk mencegah terjadinya penipuan. Hal ini disebabkan karena di Jojo Expense memiliki fitur teknologi Real-Time Geotagging dan Intelligence OCR. Teknologi OCR sendiri merupakan teknologi yang mampu untuk membaca angka bahkan yang ada di bukti pengeluaran hanya dengan menggunakan kamera ponsel.

Setelah itu, data tersebut bisa Anda kelola dengan menggunakan Excel yang juga ada di bagian Jojo Expense.

3.      Pemahaman Lebih dalam tentang Pengeluaran

Tidak sedikit orang yang bekerja di bidang keuangan masih belum mengerti dengan baik terkait dengan pekerjaan yang dikerjakan. Dengan adanya Jojo Expense ini akan membantu Anda untuk lebih tahu mengenai pengeluaran terutama yang terjadi di perusahaan Anda.

Anda juga akan mendapatkan data yang dikumpulkan secara otomatis. Data tersebut dikumpulkan dari aliran dana sehingga Anda tidak hanya lebih mudah untuk melakukan pengumpulan namun juga lebih hemat waktu.

Selain itu, Anda akan lebih mudah untuk memahami mengenai pertumbuhan perusahaan Anda dan juga memonitor atau memantau perilaku finansial. Dengan begitu, Anda akan tahu apakah kondisi keuangan di perusahaan tersebut sehat atau tidak.

4.      Transfer Secara Real Time

Tidak hanya bisa mengatur keuangan, namun Anda juga bisa melakukan transfer secar real time bahkan langsung ke rekening bank yang karyawan Anda miliki ataupun ke perusahaan lain untuk keperluan tertentu bahkan di beda negara. Dengan cara ini, Anda bisa lebih menghemat waktu terlebih jika transfer tersebut dilakukan untuk keperluan perusahaan.

Fitur Penting Expense Online dengan Jojo Expense

Jojo Expense memiliki fitur penting expense online yang bisa Anda manfaatkan. Fitur ini akan membantu Anda untuk lebih menghemat waktu terlebih untuk melakukan penyetujuan ataupun penolakan terhadap ajuan dana yang diperlukan oleh karyawan dan perusahaan. Ada beberapa fitur yang harus Anda ketahui.

1.      Mobile Approval

Di jaman yang sudah maju ini, banyak orang yang mencari kepraktisan dalam melakukan sesuatu, dan hal tersebut tidak berbeda untuk pekerjaan di bidang keuangan. Di Jojo Expense terdapat fitur yang disebut dengan mobile approval. Dengan adanya fitur ini akan memungkinkan Anda untuk menyetujui atau tidak pengajuan yang diajukan oleh karyawan.

Anda juga akan bisa membuat dan memodifikasi proses pengajuan tersebut baik untuk yang level single approval bahkan untuk multi level approval sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

2.      Budget Controling

jika berbicara mengenai keuangan, maka melakukan control adalah salah satu hal yang harus dilakukan. Anda bisa lebih mudah mengatur keuangan atau dana hanya dengan menggunakan Jojo Expense. Di aplikasi ini, Anda akan lebih bisa untuk mengawasi keuangan perusahaan terutama untuk Anda yang memiliki suatu bisnis.

Sehingga, Anda akan lebih menghemat waktu dan juga tenaga agar budget bisa diatur sesuai dengan kebutuhan Anda. Bahkan Anda tidak perlu datang ke kantor hanya untuk melakukan pengaturan keuangan.

3.      Cash Advance dan Reimbursement

Pengaturan keuangan akan lebih mudah jika dilakukan dengan rapi atau menggunakan sistem cash advance yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Jika Anda menggunakan Jojo Expense, Anda akan bisa lebih mengatur keuangan karena sudah ada cash flow yang bisa Anda manfaatkan untuk pengaturan dan pencatatan keuangan.

Dengan adanya fitur ini, Anda tidak perlu khawatir akan mengerjakan dalam waktu yang berhari-hari karena Anda bisa menyelesaikannya bahkan dalam hitungan menit.

Nantinya, Anda tidak hanya akan bisa menggunakan Jojo Expense dengan menggunakan aplikasi namun juga dapat memanfaatkan komputer yang ada di kantor Anda. Keuntungannya jika menggunakan website Jojo Expense adalah informasi yang akan lebih detail akan terlihat dengan nyaman sehingga saat mengatur atau mengelola data tersebut juga akan lebih mudah.

Data yang diperoleh sebelum atau setelah dikelola dapat dirubah dalam bentuk format data .xls ataupun pdf. Data tersebut sudah termasuk data yang ada di in-app dashboard sehingga data bisa dirangkum dengan lebih mudah. Sedangkan jika Anda sudah memiliki sistem akuntansi seperti Xero, Zahir, SAP, Anda bisa mengoptimalkan penggunaan Jojo Expense dengan sistem akuntansi tersebut untuk nantinya data akan dimasukkan ke database dan dikelola.

Anda bisa memanfaatkan dan mendapatkan fitur penting Expense Online hanya di sini. Ada beberapa pilihan yang bisa Anda pilih sesuai dengan kebutuhan Anda. Misalnya untuk business benefit, Anda akan mendapatkan ISAP, Oracle ataupun integrasi ERP yang lain, Jojonomic API dan juga dukungan dari jojo Expense selama 24 jam setiap harinya.

Karena hal tersebut, jangan ragu lagi untuk menggunakan Jojo Expense sekarang. Jika Anda masih ragu juga, yuk coba terlebih dahulu versi gratisnya!  Sehingga Anda bisa membandingkan dan merasakan perbedaannya terutama jika Anda masih menggunakan cara manual untuk mengontrol dan juga mengatur keuangan Anda.

Artikel Ketahui Apa Saja Fitur Penting Expense Online pertama kali tampil pada Jojonomic | Aplikasi HRIS, Human Capital & Expense Management.