Siklus PDCA Plan-Do-Check-Act adalah teknik berulang empat langkah pemecahan masalah yang digunakan untuk meningkatkan proses bisnis. Awalnya dikembangkan oleh fisikawan Amerika Walter A. Shewhart selama tahun 1920-an.

Siklus ini mengambil inspirasi dari evaluasi berkelanjutan atas praktik manajemen dan kesediaan manajemen untuk mengadopsi dan mengabaikan ide-ide yang tidak didukung.

Metode ini dipopulerkan oleh pelopor kontrol kualitas Dr. W. Edwards Deming pada 1950-an yang menciptakan istilah “Shewhart” Cycle setelah mentornya. Deming-lah yang menyadari bahwa Siklus PDCA dapat digunakan untuk meningkatkan proses produksi di Amerika Serikat selama Perang Dunia II.

Empat langkah yang digunakan untuk memecahkan masalah bisnis

Banyak manajer tanpa sadar menggunakan Siklus PDCA karena mencakup banyak kerangka kerja yang sama dengan manajemen strategis. Langkah terakhir dari Siklus (tindakan) PDCA menyerukan tindakan korektif untuk merangsang dan mempertahankan peningkatan bisnis yang berkelanjutan.

Proses PDCA mirip dengan filosofi bisnis Jepang Kaizen. Banyak perusahaan besar, seperti Toyota dan Nike, telah melihat pertumbuhan dramatis setelah menerapkan metodologi PDCA atau Six Sigma.

Bagaimana Siklus PDCA Bekerja?

Siklus PDCA dapat membantu membedakan perusahaan dari pesaingnya, terutama di dunia korporat saat ini, di mana bisnis selalu mencari cara untuk merampingkan proses mereka, mengurangi biaya, meningkatkan keuntungan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Banyak manajer menerapkan Siklus PDCA tanpa sadar untuk membantu mengarahkan organisasi mereka karena mencakup prinsip dasar perencanaan strategis. Empat komponen Siklus PDCA diuraikan di bawah ini.

Rencana Proyek

Rencana proyek yang terdefinisi dengan baik menyediakan kerangka kerja untuk operasi. Yang penting, itu harus mencerminkan misi dan nilai-nilai organisasi. Ini juga harus memetakan tujuan proyek dan dengan jelas menunjukkan cara terbaik untuk mencapainya.

Melakukan

Ini adalah langkah di mana rencana dijalankan. Rencana itu dibuat karena suatu alasan, jadi penting bagi pemain untuk menjalankannya seperti yang digariskan. Tahap ini dapat dipecah menjadi tiga sub-segmen, termasuk pelatihan semua personel yang terlibat dalam proyek, proses aktual dalam melakukan pekerjaan, dan merekam wawasan, atau data, untuk evaluasi di masa mendatang.

Memeriksa (pemeriksaan di seluruh proyek)

Biasanya, harus ada dua pemeriksaan di seluruh proyek. Pertama, pemeriksaan di samping implementasi memastikan tujuan proyek terpenuhi. Kedua, tinjauan yang lebih komprehensif dari proyek yang dilakukan setelah selesai membahas keberhasilan dan kegagalan sehingga penyesuaian di masa depan dapat dilakukan.

Bertindak

Langkah terakhir adalah mengambil tindakan korektif setelah kesalahan masa lalu telah diidentifikasi dan diselesaikan. Siklus PDCA diulang dan dapat didefinisikan ulang mungkin untuk hasil yang lebih baik di bawah pedoman baru.

Mengingat sifat siklusnya, Siklus PDCA adalah sesuatu yang dapat dilembagakan oleh bisnis sekali dan kemudian digunakan untuk terus mengulangi dan meningkatkan operasi mereka.

Siklus PDCA dan Kaizen

Proses PDCA mirip dengan filosofi bisnis Jepang Kaizen, yang jika diterjemahkan berarti “berubah menjadi lebih baik” atau “perbaikan berkelanjutan”. Kaizen adalah di mana semua karyawan terlibat dalam meningkatkan produktivitas dengan menemukan efisiensi di lingkungan kerja. Seperti siklus PDCA, Kaizen bertujuan untuk perbaikan berkelanjutan melalui perubahan kecil dan bertahap.

Contoh perubahan yang mungkin dilakukan melalui Kaizen atau PDCA adalah menggunakan sistem baru, menghilangkan pemborosan, atau menerapkan pengiriman tepat waktu. Tidak semua perubahan harus kecil atau bertahap.

Konsep di balik PDCA dan Kaizen adalah bahwa budaya organisasi berubah saat karyawan belajar menjadi pemecah masalah dan pemikir kritis. Siklus PDCA menguji ide-ide karyawan, menyesuaikannya, dan kemudian mengimplementasikannya jika mereka memiliki potensi. Siklus adalah proses berulang yang terus menguji konsep dan mendorong perbaikan.

Manfaat Siklus PDCA

Perusahaan yang ingin meningkatkan proses internal dan eksternal mereka sering menggunakan metodologi PDCA untuk meminimalkan kesalahan dan memaksimalkan hasil. Setelah didirikan, perusahaan dapat mengulangi Siklus PDCA dan menjadikannya sebagai prosedur operasi standar. Tahap akhir dari metodologi, “Bertindak,” mengambil tindakan korektif dan membuat metodologi ideal untuk upaya perbaikan berkelanjutan.

Fakta Tentang PDCA

Metode lean seperti PDCA dan Kaizen membantu Nike menggandakan keuntungannya dari sekitar $100 miliar pada tahun 2015 menjadi lebih dari $200 miliar pada tahun 2021.

Contoh Siklus PDCA

Klinik Mayo

Mayo Clinic, sebuah rumah sakit dan pusat penelitian nirlaba kelas dunia, melakukan studi peningkatan kualitas yang mengamati waktu tunggu pasien yang mungkin menjadi kandidat untuk operasi implan koklea besar. Idenya adalah untuk menerapkan prinsip Kaizen untuk menghilangkan hambatan dan meningkatkan akses bagi pasien.

Studi ini melihat penyempurnaan perawatan khusus, pengelolaan catatan pasien, dan waktu ruang tunggu. Pada akhirnya, ada hasil positif bagi pasien. Di antara hasilnya, waktu siklus rata-rata untuk pengujian pencalonan menurun dari 7,3 menjadi 3 jam, dan total persediaan stok klinik berkurang sebesar 31%.1

Toyota

Pada tahun 2021, Toyota Motor Corporation adalah perusahaan terbesar ketujuh di dunia berdasarkan pendapatan, menurut FXSSI.2 Kaizen dan Toyota sama artinya karena prinsip-prinsip Toyota dan “The Toyota Way” mendefinisikan gagasan perbaikan berkelanjutan dalam sistem produksi. Karyawan Toyota menerima insentif untuk menemukan praktik yang tidak efisien dan merancang cara untuk memperbaikinya, dan penerapan siklus PDCA mendukung pengambilan keputusan yang cepat.

Nike

Nike menganut prinsip bisnis “ramping”, filosofi yang mirip dengan Kaizen. Manifesto inovasi perusahaan menyatakan, “Lean adalah fondasi bagaimana kami memajukan manufaktur berkelanjutan.” Manifesto tersebut mencerminkan budaya peningkatan berkelanjutan Nike yang mengandalkan orang-orang terdekat untuk memecahkan masalah dan memberikan produk berkualitas tepat waktu.

Ketika pembuat sepatu olahraga terkemuka dikritik karena membayar upah rendah, perusahaan mempekerjakan PDCA untuk memberdayakan karyawan, mitra, dan pelanggannya. Insentif ditawarkan kepada pabrik untuk memperbaiki kondisi kerja, dan sistem penilaian menilai kinerja fasilitas produksi.

Perusahaan memperbaiki kondisi pekerja, menghilangkan pemborosan, dan mempekerjakan manajer yang berorientasi nilai. Komitmen terhadap metode lean dan Kaizen membantu Nike menggandakan ukurannya dari sekitar $100 miliar pada tahun 2015 menjadi lebih dari $200 miliar pada tahun 2021.

Apa Perbedaan Antara PDCA dan Six Sigma?

Perbedaan antara PDCA dan Six Sigma adalah bahwa Six Sigma adalah prinsip manajemen yang mencakup semua yang mencakup PDCA sebagai bagian dari strukturnya. PDCA menjelaskan bagaimana menerapkan Six Sigma, yaitu proses plan, do, act, check. Six Sigma menyebutnya metode DMAIC (mendefinisikan, mengukur, menganalisis, meningkatkan, dan mengontrol).

Menurut Walters, PDCA berorientasi pada orang sedangkan Six Sigma berbasis proses. Misalnya, istilah “define” dalam Six Sigma menghilangkan unsur manusia, dan istilah “measure” memusatkan perhatian pada data.4

Apa Perbedaan Antara PDCA dan PDSA?

PDCA adalah singkatan dari plan, do, check, act, sedangkan PDSA adalah singkatan dari plan, do, study, act. Keduanya merupakan model pemecahan masalah empat tahap yang berulang yang digunakan untuk meningkatkan suatu proses. Perbedaan utama antara keduanya adalah bahwa PDCA, yang dikembangkan sebelum model PDSA, memiliki tahap “pemeriksaan”.

Pada tahap ini, tim menentukan apakah apa yang ingin mereka capai benar-benar terjadi dengan memeriksa hasil yang diharapkan dengan hasil yang sebenarnya. Jadi, PDCA memiliki pemeriksaan bawaan untuk setiap siklus dalam proses.

Selain itu, sebagai pengusaha yang profesional, Anda juga perlu menggunakan aplikasi JojoExpense dari Jojonomic. Aplikasi ini dapat membantu Anda dalam memanajemen pengeluaran untuk kepentingan usaha secara efisien dan efektif. Anda dapat mengontrol anggaran usaha dengan baik hanya dengan modal smartphone.

Aplikasi JojoExpense dilengkapi dengan beragam fitur unggulan, seperti mobile approval, capture expenses, budget controlling, reimburse via app & web dan cash advanced. Beragam fitur unggulan ini berperan penting dalam mencapai tujuan sebagaimana disebut di atas.

Yuk gunakan aplikasi JojoExpense dari Jojonomic sekarang juga! Dapatkan demo gratis 14 hari dengan cara klik di sini.

Kesimpulan

Siklus PDCA, PDSA, Kaizen, dan Six Sigma adalah cara yang terbukti untuk terus meningkatkan proses. Banyak perusahaan termasuk Nike, Toyota, Mayo Clinic, dan banyak lainnya telah melihat pertumbuhan dramatis setelah menggunakan satu atau lebih dari strategi berulang ini. Konsep tersebut mengubah budaya bisnis sehingga semua pemangku kepentingan memiliki masukan dan dapat berperan sebagai pemecah masalah dan pemikir kritis. Hasilnya adalah lebih banyak ide untuk perubahan.