Di dunia yang semakin canggih ini, penggunaan surat misalnya untuk instansi atau perusahaan lain sudah tidak terlalu tepat. Kecuali untuk keperluan tertentu, apalagi untuk yang membutuhkan tanda tangan basah, penggunaan email dirasa lebih efisien.
Tidak hanya hemat kertas, namun juga hemat waktu dan tenaga. Untuk kepentingan usaha, penulisan kesalahan email bisnis harus dihindari. Karena jika tidak dihindari, maka akibatnya bisa fatal.
Pentingnya Email Bisnis untuk Perusahaan
Selain karena kemajuan jaman, email memiliki arti yang penting untuk perusahaan. Beberapa manfaat dari email untuk suatu instansi seperti perusahaan yaitu:
- Sarana berkomunikasi yang lebih efektif. Misalnya untuk pengiriman undangan ataupun surat kesepakatan.
- Sarana jualan. Saat ini sudah ada yang namanya email marketing. Email tersebut dipergunakan untuk awareness, branding, dan menaikkan konversi penjualan.
- Pengajuan proposal atau kerjasama.
Untuk bisnis, email yang sebaiknya dipergunakan adalah email professional. Email ini memiliki alamat email yang sesuai dengan usaha yang anda jalankan.
Misalnya dodo@ayokerja.com. Dengan penggunaan email professional ini akan memperlihatkan perusahaan Anda lebih professional. Namun, jika terjadi kesalahan email bisnis misalnya dalam penulisannya, dapat menurunkan nilai profesionalitas yang Anda miliki.
Email professional ini fungsi utamanya adalah untuk keperluan bisnis. Dengan alamat email yang menggunakan domain sendiri, email tersebut seakan menjadi identitas untuk perusahaan. domain yang dipergunakan tersebut tidak hanya untuk mengakses alamat email namun juga halaman website Anda.
Kesalahan Email Bisnis dengan Automation
Penggunaan email untuk penjualan akan lebih mudah jika Anda mengkombinasikannya dengan software tertentu. Sehingga, ketika anda butuh blast email, Anda hanya perlu sekali klik lalu email tersebut akan terkirim ke alamat email yang diinginkan atau dituju.
Agar email berjalan dan bisa menghasilkan sesuatu, misalnya konversi meningkat, maka Anda harus menghindari 5 kesalahan email bisnis yang otomatis berikut:
1. Kesalahan Email Bisnis Saat Memilih Software (Aplikasi)
Banyak jenis software ataupun aplikasi yang menawarkan Anda untuk dapat mengirimkan email blast. Ada fitur yang ditawarkan masing-masing software tersebut. Pertimbangkan kira-kira apakah fitur tersebut sesuai atau cocok dengan yang Anda butuhkan atau tidak. karena jika tidak, hasilnya tidak akan maksimal, tujuan tidak tercapai dan Anda hanya membuang uang.
2. Pengiriman Konten yang Tidak Relevan
Sebelum mengirimkan email blast, tentunya Anda harus menentukan, pengiriman email tersebut untuk apa. Apalagi untuk email campaign yang akan berpengaruh pada penjualan produk. Karena hal tersebut, anda harus menyesuaikan isi dari email dengan segmen yang Anda tuju.
Misalnya, pasar anda adalah orang yang baru mengenal produk Anda. namun, Anda menggunakan email yang isinya langsung hardsell. Hal tersebut tentunya akan susah untuk diterima karena penerima email tersebut belum mengenal produk Anda tapi langsung diminta membeli.
3. Kesalahan Email Bisnis Daftar yang Tidak Tersegmentasi
Agar email dapat terkonversi dengan baik maka Anda harus menentukan targetnya. Namun, kesalahan email bisnis yang tidak membedakan antara segmen yang satu dengan yang lain akan membuat Anda kesusahan untuk memaksimalkan penggunaan email.
4. Tidak Melakukan Pemeriksaan Automated Report
Pemeriksaan laporan ini bertujuan agar anda tahu mana yang efektif dan mana yang kurang. Jika Anda tidak mengecek dan tetap mengirimkan email yang sama, email akan terbuang percuma. Anda kehilangan waktu, uang dan tujuan penggunaan email tidak tercapai.
5. Tidak Mengatur SPF dan DKIM
SPF (sender policy framework) dan DKIM domain key identified mail) dibutuhkan agar nanti alamat email dikenali oleh server. Sehingga ketika email tersebut dikirim, tidak akan masuk spam dan rate click email juga akan lebih tinggi.
7 Kesalahan Email Bisnis yang Harus DIhindari
Baik menggunakan automatic email atau pun dengan menuliskannya secara manual, Anda harus menghindari 9 kesalahan email bisnis seperti berikut:
1. Kesalahan Email Bisnis dalam Pengiriman
Kesalahan email bisnis ini kerap dilakukan. Salah satu penyebabnya adalah karena harus mengirim banyak email dalam 1 waktu untuk kepentingan yang berbeda. Kesalahan dalam pengiriman email ini bisa berakibat fatal. Misalnya ada 1 email yang harusnya dikirimkan ke A dan isinya rahasia namun terkirim ke B.
Sayangnya, di email tidak dilengkapi dengan tombol cancel untuk membatalkan pengiriman pesan. Ketika tombol send sudah dikirim, email tersebut akan terkirim. Kecuali jika jaringannya jelek, email tersebut bisa digagalkan.
2. Menggunakan Kalimat yang Memperlihatkan Kekurangan
Secara tidak sadar, saat Anda sedang membalas email, terkadang kata-kata seperti, “maaf atas keterlambatan membalas email,” disematkan. Kata-kata tersebut justru membuat Anda menunjukkan keterlambatan. kesalahan email bisnis tersebut bisa diganti dengan “terima kasih atas kesabarannya.”
Kata-kata lain yang bisa Anda ubah yaitu:
- Saya tidak tahu : saya akan mencari tahu.
- Saya tahu : Anda benar.
- Ini mudah sekali : ini tidak sesulit seperti yang Anda bayangkan.
- Saya kira: dalam pemahaman saya.
- Saya sedang sibuk : dapatkan kita melanjutkan hal ini lain waktu?
3. Tidak Menggunakan Subject
Karena terburu-buru atau karena lupa, kesalahan email ini dilakukan. Padahal, subject adalah salah satu hal penting dalam pengiriman email. Adanya subject membuat orang yang menerima tahu email tersebut tentang apa, sehingga bisa langsung dibuka. Sedangkan jika tidak, akan membuat email Anda tertimbun dan tidak dibaca.
4. Menggunakan Emoji dan Bahasa Informal
Bahasa formal dalam email bisnis adalah wajib. Tidak peduli seberapa dekat Anda dengan penerima email, jika menyangkut bisnis maka bahasa yang digunakan adalah formal. Penggunaan bahasa informal bisa menurunkan profesionalitas Anda. apalagi jika Anda menambahkan emoji, misalnya lambang senyum ( J ).
5. Tidak Menggunakan Sapaan
Walaupun untuk bisnis, namun, mau tidak mau Anda harus menyapa orang yang menerimanya. Akan lebih baik lagi jika kata sapaan tersebut dilengkapi dengan posisi dari penerima. Misalnya manager marketing communication.
6. Menggunakan Font ‘Aneh’
Font yang dipergunakan untuk email bisnis juga harus tegas. Misalnya menggunakan Times New Roman ataupun dengan arial.
Hindari menggunakan email yang informal seperti comic sans agar tidak dianggap main-main. Selain itu, hindari juga menggunakan tulisan yang warna warni.
7. Isi Email yang Kacau
Kesalahan email untuk keperluan perusahaan biasanya karena isi yang masih acak-acakan. Padahal butuh tulisan yang merinci dan urut sehingga enak dibaca dan mudah ditangkap maksudnya.
Mengurangi Kesalahan Email Bisnis dengan JojoTimes
Agar kesalahan email bisnis bisa diminimalisir, seperti lupa menyimpan alamat emailnya, Anda bisa menyimpannya di cloud. Server digital ini memungkinkan Anda untuk menyimpan data seperti alamat email.
Apalagi jika dikombinasikan dengan fitur untuk absensi, pengelolaan data HRD dan untuk pendeteksian absensi, Anda bisa menggunakan JojoTimes.
Dilengkapi dengan fitur seperti fake id detection, gps, fingerprint akan membantu Anda untuk melacak apakah ada karyawan yang membolos atau tidak.
Dengan JojoTimes, Anda juga bisa membagi jobdesk dan mengintegrasikan dengan payroll. Sehingga ketika waktu gajian tiba, notifikasi seperti slip gaji akan dikirimkan ke email.
Penasaran untuk mencoba? Ayo segera download versi gratisnya. Jika masih belum puas, Anda bisa upgrade kapan saja hlo dan nikmati fitur tambahan yang ada di versi premium!
