Konflik penjadwalan bisa terjadi kapan saja terutama saat tidak memperhatikan jadwal yang satu dengan jadwal yang lainnya. Akibatnya, pekerjaan tidak dapat dikerjakan secara maksimal. Untuk menghindari hal tersebut, maka Anda bisa membuat project schedule.
Pengertian Project Schedule untuk Hindari Konflik Penjadwalan
Project schedule merupakan jadwal yang dibuat oleh project manager untuk mengatur pihak yang bersangkutan dalam suatu project agar project dapat selesai tepat pada waktunya. Dapat dikatakan ini merupakan alat pantau untuk project manager apakah tim dan pekerjaan masih dalam kendali atau tidak. jika tidak, maka akan dibuat jadwal baru agar dapat selesai tepat pada waktunya.
Biasanya untuk membuat jadwal agar tidak terjadi konflik penjadwalan, maka biasanya dipergunakan software khusus. Namun, tetap harus mempertimbangkan hal berikut ini.
1. Alokasi Resource
Project manager akan membantu atau mengalokasikan orang tertentu yang sesuai dengan pekerjaan atau tanggung jawab yang diemban. Dari pekerjaan tersebut, bisa jadi akan ada penambahan orang. Misalnya untuk membantu pihak yang lainnya yang menjadi sangat sibuk dalam project tersebut.
Resource yang dimaksud untuk pekerjaan tersebut bisa berkaitan dengan barang, manusia, peralatan, tempat ataupun layanan. Dalam prosesnya, alokasi tersebut bisa saja berubah. Misalnya karena faktor eksternal seperti orang yang harusnya bertanggung jawab mengalami kecelakaan sehingga harus digantikan oleh orang lain.
2. Identifikasi Ketergantungan
Dalam hal ini melibatkan aktivitas, resource yang dihasilkan pekerjaan atau aktivitas yang lain misalnya tes plan.
3. Buat Jadwal
Setelah 2 pertimbangan tersebut, bisa ditambahkan faktor eksternal dan internal yang dapat mengganggu jalannya proyek, Anda bisa langsung membuat jadwalnya. Jadwal ini bisa diotak-atik sesuai dengan kondisi dan pertimbangan yang ada. Salah satunya adalah waktu proyek harus segera selesai. A
Project manager harus mengatur jadwal dengan baik agar project bisa berakhir atau selesai sesuai dengan jadwal yang dibuat. Namun, untuk meminimalisir waktu yang terbuang percuma, misalnya ketika ada konflik penjadwalan, maka Anda bisa menyiapkan project schedule cadangan.
Gantt Chart untuk Hindari Konflik Penjadwalan
Untuk menghindari suatu konflik penjadwalan mayor, terdapat cara yang disebut dengan Gantt Chart. Grafik ini merupakan grafik batang atau bar chart untuk menunjukkan suatu tugas pada proyek, jadwal dan juga waktu pelaksanaannya. Tidak hanya itu, orang yang tugasnya menyelesaikan pekerjaan tersebut juga harus ditulis di grafik ini.
Keunggulan menggunakan Gantt Chart yaitu:
- Sederhana sehingga mudah untuk dipahami dan dibuat.
- Cocok untuk penjadwalan sederhana yang kegiatannya tidak terlalu berkaitan. Dengan begitu konflik penjadwalan juga bisa diminimalisir.
- Cocok untuk penjadwalan operasi yang berulang.
- Menggambarkan jadwal kegiatan atau kenyataan mengenai kemajuan proyek.
- Bisa dipadukan dengan metode yang lainnya.
Membuat Gantt Chart yang Prefentif Terhadap Konfil Penjadwalan
Gantt Chart bisa dibuat dengan cara seperti berikut ini:
- Mengidentifikasi tugas dan yang termasuk yaitu:
- Milestone menggunakan flowchart atau brainstorming.
- Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas.
- Tugas yang perlu diselesaikan selama proyek tersebut berlangsung.
- Identifikasi urutan pekerjaan yang harus dilakukan. Tugas yang dimaksud dalam hal ini tidak hanya tugas yang dikerjakan saat proyek berlangsung namun juga yang sebelum dan sesudah proyek. Apalagi jika proyek tersebut berkesinambungan dengan proyek yang lainnya.
- Menggambarkan sumbu horizon yang menyatakan waktu pelaksanaan. Sumbu ini berada di atas dan dibawah halaman dan bisa ditandai sesua dengan skala waktu yang dibutuhkan. Misalnya dalam hitungan harian, mingguan ataupun bulanan.
- Menuliskan pekerjaan atau tugas berdasarkan pada urutan waktu. Pada gantt chart penulisan ini dilakukan di bagan bagian kiri. Di sisi ini menunjukkan rentang waktu yang dibutuhkan untuk tugas yang terkait mulai dari awal hingga akhir.
- Pemeriksaan kembali untuk melihat apakah tugas tersebut sudah sesuai dan tertulis semuanya di Gantt Chart tersebut.
Pengertian PERT pada Proyek
Selain menggunakan Gantt Chart, konflik yang berkaitan dengan penjadwalan juga bisa dihindari dengan cara menggunakan PERT. Program evaluation and review technique atau yang lebih dikenal dengan PERT merupakan alat untuk management proyek untuk penjadwalan, pengaturan, pengkoordinasian bagian dari pekerjaan proyek. Awalnya metode ini dipergunakan oleh Angkatan Laut AMerika Serikat di tahun 1950.
Metode ini divisualisasikan atau digambarkan pada bagan atau grafik yang terdiri dari nodes atau titik yang menggambarkan kejadian serta titik tempuh atau milestone. Titik-titik tersebut dihubungkan dengan vector atau suatu garis yang memiliki arah yang melambangkan pekerjaan pada proyek. Sedangkan arah dari garis tersebut menunjukkan suatu urutan pekerjaan.
Manfaat Metode PERT dalam Meminimalisir Konflik Penjadwalan
Manfaat dari metode ini adalah:
- Mengetahui ketergantungan dan kaitan antar tiap pekerjaan pada suatu proyek sehingga meminimalisir terjadinya konflik penjadwalan.
- Mengetahui waktu dan implikasi bila terjadi keterlambatan dari suatu pekerjaan.
- Mengetahui adanya kemungkinan untuk alternator lain agar proyek dapat berjalan dengan lebih lancar.
- Mengetahui kemungkinan dari percepatan kegiatan.
- Mengetahui batas waktu untuk penyelesaian proyek.
Namun, walaupun penjadwalan sudah dibuat, tidak menutup kemungkinan konflik penjadwalan tetap terjadi. Konflik ini bisa terjadi karena faktor tertentu seperti faktor alam yang membuat proyek mau tidak mau harus mundur dari jadwal yang sudah dibuat sebelumnya.
Kemunduran proyek tersebut akan berpengaruh pada penambahan biaya yang diperlukan. Perlu pengajuan dana agar ada tambahan dana untuk proyek sehingga bisa berjalan lancar.
Hindari Konflik Penjadwalan dengan JojoExpense
Agar proyek tidak semakin mundur dari jadwal yang sudah ditentukan, maka penyetujuan dana juga tidak boleh terlambat. Anda perlu JojoExpense untuk hal tersebut. Dengan menggunakan JojoExpense Anda bisa melakukan penyetujuan dana dengan lebih cepat, dimana saja dan kapan saja. JojoExpense sudah dilengkapi dengan budget controlling, reimburse via app atau website, mobile approval.
Ada pula fitur capture expense yang memungkinkan data yang diunggah tersebut bisa langsung dikelompokkan sehingga bisa segera diolah. Selain itu, ada beberapa keunggulan yang hanya Anda bisa rasakan manfaatnya di JojoExpense, diantaranya:
- Menyetujui pengajuan dana dimana saja dan kapan saja.
- Mempermudah untuk melakukan reimburse. Bahkan setelah dana pribadi dipergunakan, Anda langsung bisa mengajukan reimburse dengan menggunakan aplikasi atau website. setelah itu, proses reimburse bisa segera dilakukan.
- Pengontrolan keuangan sehingga bisa membantu meminimalisir penyelundupan atau penipuan dana. Apalagi jika berkaitan dengan proyek besar. Dengan fitur ini, dana akan lebih mudah untuk diawasi bila ada penyelewangan, bisa langsung ditindaklanjuti.
- Pencatatan keuangan yang otomatis. Setiap penggunaan dana perusahaan, pasti akan langsung tercatat pada sistem. Sehingga untuk pelaporan dapat lebih mudah dan hemat waktu.
Karena itu, Anda tidak perlu khawatir jika harus melakukan pengajuan dana karena ada konflik penjadwalan yang membuat proyek harus mundur dari jadwal. Untuk merasakan manfaatnya langsung, Anda bisa klik https://jojonomic.com/produk/jojoexpense-reimburse-online/ dan jangan lupa pilih demo gratisnya. Jika puas, segera upgrade untuk kemudahan pengaturan keuangan dari cara manual.
