Ketika menjadi pemimpin dan pembuka rapat dalam sebuah acara, teknik, rangkaian, dan kata-kata yang ada di dalamnya harus diatur. Karena hal tersebut akan mencerminkan diri seorang pemimpin. Dan ketika melakukan pembukaan rapat, tidak jarang pula diminta untuk mengucapkan kata sambutan yang pastinya akan berpengaruh terhadap atensi hadirin terhadap acara yang akan dilaksanakan. Untuk itu perlu diketahui tentang teknik membuka rapat dan kata/frasa yang biasanya digunakan ketika membuka rapat.
Teknik Membuka Rapat
Agar bisa terlihat seperti rapat yang profesional, apalagi jika didatangi tamu penting, perlu untuk diperhatikan teknik membuka rapat. Contoh teknik membuka rapat tersebut yaitu memperhatikan :
- Kalimat pembuka harus menarik atau memikat.
- Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar secara cermat.
- Unsur dalam kalimat pembukaan rapat biasanya adalah menguccap salam, mengucap terima kasih, memulai pertemuan, dan menjelaskan apa yang harus dibahas.
- Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas.
- Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaran.
- Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik perhatian para pendengar.
- Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik, seperti Penggunaan data, Anekdot, Membuat pertanyaan, Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa, Pribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci.
Kata yang biasa digunakan di Pembukaan Rapat
Rapat biasanya merupakan acara resmi. Dan kata-kata yang digunakan pastinya tidak sama dengan acara yang tidak resmi. Sehingga isi dan penyampaiannya harus diperhatikan. Berikut ini contoh kata-kata yang tepat dalam sambutan dalam pembukaan rapat.
- Salam Pembuka
Contoh kata sambutan yang pertama adalah saat rapat. Contoh kata sambutan yang baik dalam rapat ini, diberikan pembukaan dan juga ucapan terima kasih atas pihak yang telah hadir (dimulai dari derajat paling tinggi).
“Segala puji bagi Tuhan yang telah memberikan nikmat dan juga kesehatan sehingga kita dapat berkumpul bersama pada kesempatan kali ini. Sebelumnya saya ucapkan terima kasih kepada yang terhormat, ketua ___ cabang/wilayah/_____, Bapak ________ (nama dan gelar). Ucapan terima kasih juga saya ucapkan kepada yang terhormat bapak walikota, _______ (nama dan gelar), Bapak Kepala dinas kesehatan _____, ________ (nama dan gelar), Direktur PT __________, Bapak _______ (nama dan gelar).
(isi sesuai dengan dengan jumlah tamu kehormatan) yang telah menyempatkan diri untuk hadir pada acara seminar sehari kita pada hari ini.
Ucapan terima kasih juga saya sampaikan kepada (rekan-rekan seperjuangan/rekan-rekan sejawat/ teman-teman satu profesi ______ (nama organisasi), yang telah meluangkan waktu di tengah kesibukan hari ini untuk hadir di _______ (tempat berkumpul).”
- Isi dan Penutup
“Dalam rangka menyambut (acara apa), kami selaku (instansi atau organisasi Kamu). Sebagai salah satu organisasi yang tergerak dalam bidang (menjelaskan organisasi/instansi Kamu)
Pada pertemuaan kali ini (pembahasan dalam rapat).
Melalui sambutan ini, saya, yang mewakili perusahaan memiiki harapan semoga melalui pertemuan kali ini dapat memberikan manfaat bagi semua. Demikian kata sambutan saya terima kasih.”
Frasa Bahasa Asing untuk Pembukaan Rapat
Salah satu acara yang sering diadakan adalah rapat (meeting) baik itu intra perusahaan ataupun pertemuan dengan klien dan kolega dari luar. Namun, apakah selama ini kita sudah membuka acara itu dengan benar? berikut ini adalah frase yang bisa anda gunakan untuk membuka suatu pertemuan:
1. Mengucapkan salam (Greeting)
a. Good morning, Good afternoon, Good night (selamat pagi,Selamat siang, selamat malam)
- “Good morning everyone” (selamat pagi semuanya)
- dan “Good night everyone” (selamat malam semuanya)
b. Welcome everyone (selamat datang semuanya)
- “Hello, welcome everyone that are coming to this today meeting” (hallo, selamat datang semua yang menhadiri petemuan hari ini)
2. Mengucapkan terima kasih
a. “Thank you for coming” (terima kasih telah hadir)
- “Thank you for coming to this meeting, and I appreciate how enthusiast you are” (terimakasih telah datang pada pertemuan ini dan aku sangat mengapresiasi betapa antusiasnya anda semua)
b. “I’m glad that you all coming” (aku senang anda sekalian datang)
- “I’m glad that you all coming to this meeting, I also appreciate your preparation to following our meeting today” (aku senang bahwa kalian semua datang ke pertemuan ini, aku juga mengapresiasi persiapan anda untuk mengikuti pertemuan kita hari ini)
3. Memulai pertemuan
a. “If everyone here, let’s get started” (jika setiap orang sidah disini, mari kita mulai)
Frase ini digunakan untuk memulai acara inti dari pertemuan yang diadakan. Biasanya jika itu sebuah rapat, maka dengan mengatakan ini, berarti rapat akan segera dimulai.
b. “we have a lot to discuss so let’s get strated” (ada banyak yang harus kita diskusikan jadi mari kita mulai)
Biasanya hal ini dikatakan karena banyak hal yang perlu dibahas sedangkan waktu yang dimiliki tidak begitu banyak.
c. “Let’s get the ball rolling” (mari kita mulai)
Contoh:
- “Okay everyone, let’s get the ball rolling, since everyone is here” (baik semua, mari kita mulai, karena semua orang telah hadir)
4. Menjelaskan hal yang akan dibahas pada pertemuan tersebut
On the agenda (agenda acara kali ini)
Contoh:
“On the agenda, we will discuss about what we should do in increasing the sales this month and to get the next leader” (agenda acara kali ini, kita akan mendiskusikan tentang apa yang harus kita lakukan untuk meningkatkan penjualan bulan ini dan untuk menemukan kepala selanjutnya)
Contoh lengkap
“Good evening everyone, especially our director mr. Kasim! I’m glad that you are all making time to attend this important meeting related to our company. I also appreciate that all of you here are coming in order to discuss about what we will do about the next strategy of our sales.
And also, on the agenda we have another thing to discuss such as; the next product launching and the department of metal that in a little serious problem. So, let’s get started since we have a lot to discuss today, and let me hand it to Mr.Doni that will become your moderator today”
(Selamat sore semuanya, khususunya pada direktur kita Pak Kasim! Aku senang karena anda sekalian menyempatkan waktu untuk menghadiri pertemuan penting yang berhubungan dengan perusahaan kita ini. Saya juga mengapresiasi bahwa anda sekalian disini telah datang untuk mendiskusikan tentang apa yang kita lakuakan untuk strategi penjualan berikutnya.
Dan juga pada agenda hari ini kita telah memiliki hal lain untuk di diskusikan seperti, peluncuran produk selanjutnya dan departemen logam yang sedang dalam masalah. Jadi, mari kita mulai diskusi hari ini karena begitu banyak yang harus kita bicaraka hari ini, dan izinkan saya untuk menyerahkannya kepada Pak Doni yang akan menjadi moderator anda hari ini)
Kesimpulan
Rapat adalah suatu kegiatan yang seringkali dilakukan ketika suatu organisasi atau perusahaan ingin mendiskusikan sesuatu atau memecahkan suatu masalah. Selain itu, rapat juga bisa dimaksudkan untuk pemberitahuan, diskusi kerjasama, dan sebagainya. Dan rapat biasanya akan dibuka oleh pembuat acara. Dan pembukaan rapat harus memperhatikan beberapa hal seperti teknik dan rangkaiannya, dan juga kata-kata yang ada di dalamnya.
Nah ketika mengadakan rapat, tentunya tidak bisa memantau kinerja karyawan secara langsung. Namun saat ini terdapat aplikasi yang bisa membantu memudahkan pantauan kinerja karyawan, yaitu dengan JojoTimes.
Jojo Times merupakan sebuah aplikasi yang bisa dilakukan untuk absensi secara digital. Tidak hanya absensi, Jojo Times juga bisa digunakan untuk memonitor karyawan atau tim secara real time, dan karyawan atau tim juga bisa melaporkan kegiatan mereka secara terpadu. Selain itu juga dapat menghemat waktu kamu dalam hal pengajuan cuti yang jika menggunakan cara lama butuh prosedur berbelit, dengan JojoTimes, semua dilakukan secara digital dan otomatis. Yang paling penting, database karyawan kamu terjamin aman.
Jadi tunggu apalagi? Yuk tingkatkan kinerja tim dengan sistem monitoring dan pengelolaan administrasi otomatis dengan Jojo Times.
