Contingency plan adalah proses mempersiapkan organisasi untuk merespon peristiwa yang tidak direncanakan. Contingency plan dapat juga digunakan sebagai alternatif tindakan apabila hasil yang diharapkan gagal terwujud (biasanya disebut plan B).
Contingency plan dimiliki dan digunakan oleh manajer cerdas yang menyadari bahwa selalu ada risiko yang bisa menghampiri model bisnis apapun. Tanpa memiliki contingency plan, maka peluang untuk menyelesaiakan proyek akan turun drastis bahkan gagal total.
Dalam banyak kasus, contingency plan dibuat untuk merespon peristiwa negatif yang akan merusak reputasi perusahaan. Dengan kata lain, contingency plan merupakan strategi proaktif yang dibuat untuk memperhitungkan peristiwa-peristiwa yang mengganggu kegiatan usaha.
Seperti yang kita ketahui bersama, ketidak pastian dan pasar yang tidak pernah stabil merupakan musuh besar dalam dunia bisnis. Namun dengan adanya contingency plan, Anda akan siap menghadapi situasi terburuk sekalipun.
Contingency Plan yang Baik
Sebelum kita masuk dalam pembahasan utama mengenai pembuatan contingency plan, maka Anda wajib mengetahui bagaimana menyusun sebuah contingency plan yang baik. Setidaknya sebuah rencana darurat tersebut:
- Harus sesederhana mungkin secara keseluruhan. Bahasa serta arahan di dalamnya wajib dimengerti dengan mudah oleh karyawan, staf, atau siapapun yang akan menjalankannya kelak.
- Dibuat untuk dijabarkan secara formal kepada seluruh divisi perusahaan tentang pentingnya memiliki contingency plan.
Membuat Contingency Plan
Untuk membuat sebuah contingency plan yang baik dan berpotensi menyelamatkan bisnis Anda, maka ada beberapa langkah yang patut diambil ketika Anda menyusunnya.
1. Identifikasi dan prioritaskan sumber daya
Lakukan penelitian di dalam perusahaan Anda dan buatlah daftar sumber daya krusialnya seperti tim, peralatan, fasilitas, dll. Setelah itu, Anda dapat memprioritaskan daftar itu dari yang paling penting hingga tidak penting. Untuk membantu Anda dalam menyusun daftar prioritas, maka perhatikanlah tips berikut ini:
- Fokuslah pada peristiwa paling kritis yang mungkin akan Anda hadapi di masa depan, berikan peringkat atau skala 1-10 untuk masing-masing perkiraan tersebut. Kenali pula dampak apa yang bisa muncul dari peristiwa tersebut.
- Kembangkan peringkat untuk seberapa sering risiko mungkin terjadi. Contohnya, Anda bisa memberi nilai 10 untuk kejadian yang mungkin terjadi sebulan sekali, dan nilai 1 untuk kejadian yang mungkin terjadi dalam 20 hingga 50 tahun ke depan.
- Kerjakan skor tertinggi terlebih dahulu. Area yang penting bagi keberlangsungan perusahaan biasanya dilitakkan pada prioritas atas. Contohnya, bagaimana Anda mempertahankan arus kas, pangsa pasar, serta dukungan staf.
- Kembangkan skenario untuk risiko dengan peringkat tertinggi. Anda perlu membuat skenario realistis untuk tiap risiko guna mengembangkan contingency plan yang efektif. Pada bagian ini, Anda dapat menentukan pula dampak yang muncul dari suatu peristiwa.
Kembangkan berbagai gradasi skenario dari skenario yang sama, seperti skenario terbaik hingga skenario terburuk.
2. Cari risiko utama
Cobalah untuk mencari tahu tentang gambaran lengkap mengenai peristiwa yang dapat membahayakan sumber daya Anda. Analisa setiap bidang, tim, dan juga departemen yang ada. Dan bila perlu, Anda bisa menyewa konsultan yang berpengalaman.
Berikut ini beberapa contoh risiko utama yang mungkin muncul dalam bisnis Anda:
- Pembelian: Bagaimana jika pemasok utama Anda bangkrut? Atau bagaimana jika Anda kehilangan akun kredit dengan salah satu vendor kepercayaan Anda?
- Staf dan karyawan: Bagaimana jika salah satu staf yang Anda andalkan mengajukan resign? Atau bagaimana jika manajer Anda mengajukan cuti dalam jangka waktu yang panjang?
- Penjualan: Bagaimana jika salah satu sales andalan Anda berbelok pada pesaing bisnis Anda? Bagaimana jika salah satu staf yang mengelola media sosial melakukan kesalahan fatal yang berdampak pada pemboikotan produk Anda?
- Bencana alam: Bagaimana jika akses listrik di daerah Anda tiba-tiba padam dan berpotensi menghilangkan data-data penting di perusahaan Anda? Bagaimana jika bencana seperti banjir, gempa, atau kebakaran terjadi?
Untuk merangkumnya, maka ada tiga kunci pertanyaan yang harus Anda jawab saat menyusun contingency plan:
- Apa yang mungkin terjadi?
- Apa yang akan kita lakukan sebagai tanggapan?
- Apa yang bisa kita lakukan sebagai persiapan sebelum kejadian buruk itu terjadi?
3. Buat draft contingency plan
Jika Anda bisa, maka tuliskan draft contingency plan untuk setiap risiko yang Anda identifikasi. Mulailah dari yang paling atas atau paling penting dari kehidupan organisasi Anda.
Apa pun rencananya, pemikiran di baliknya harus menjadi langkah yang diperlukan guna melanjutkan normalisasi perusahaan. Buatlah pula rencana darurat untuk masing-masing resiko yang mungkin terjadi, untuk menjabarkan langkah demi langkah yang perlu Anda tempuh, beberapa poin yang wajib dipertimbangkan adalah:
- Garis waktu
Ketika membuat rencana darurat, pastikan untuk melihatnya dari prespektif garis waktu. Contohnya, apa yang perlu Anda lakukan di jam pertama setelah kehilangan data? Bagaimana dengan hari-hari selanjutnya?
Anda dapat membuat jadwal untuk skenario yang berhubungan dengan kerentanan fisik, organisasi, atau kelembagaan. Tempatkan orang berbeda untuk segera melakukan aksi ketika sebuah peristiwa terjadi.
- Komunikasi
Tentukanlah siapa yang bertanggung jawab untuk berkomunikasi dengan semua orang lain untuk setiap skenario yang ada.
- Kebutuhan staf
bicaralah dengan masing-masing departemen dan minta mereka membuat draft yang berisi segala keperluan mereka saat skenario dijalankan. Selanjutnya, buat pengaturan yang dibutuhkan untuk menyediakannya.
- Kurangi risiko
Misalnya saja, untuk bencana alam, maka Anda bisa meminimalkan risiko dengan bergabung pada perusahaan asuransi yang memadai. Sedangkan untuk mengurangi risiko kehilangan data, Anda dapat menyimpan dengan aman di cloud atau aplikasi penyimpan data lainnya.
4. Putuskan langkah apa yang diambil untuk menjalankan bisnis Anda kembali
Sebagai contoh, saat Anda harus berhadapan dengan banjir. Maka tentukan hal apa saja yang bisa dilakukan untuk mengantisipasi kejadian tersebut. Apakah itu dari segi insfratruktur gedung ataukah dari segi pemberdayaan lingkungan.
Pastikan pula Anda telah melakukan analisis dampak bisnis, sehingga Anda mampu memenuhi misi perusahaan dan terus beroperasi meskipun sesuatu yang tidak diinginkan terjadi.
5. Bagikan draft rencana tersebut
Ketika Anda telah menuliskan contingency plan, maka pastikan bahwa semua orang di organisasi memiliki salinannya.
Sebaik apapun rencana darurat yang Anda buat tidak akan efektif jika belum dikomunikasikan dengan baik. Pastikan semua orang tahu akan peran mereka masing-masing, dan bila diperlukan berikan pelatihan untuk hal tersebut. Hal ini akan mengurangi kemungkinan panik saat hal buruk terjadi pada perusahaan.
6. Uji rencana darurat tersebut
Anda dapat melakukan pengujian hemat biaya dengan melakukan pengujian dalam beberapa tahap. Jika suatu “area” terbukti cacat atau bertentangan dengan rencana darurat dari departemen lainnya, maka Anda bisa mengedit dan menguji ulang rencana tersebut.
- Lakukanlah tinjauan staf senior untuk memilih tanggal dan waktu guna membahas semua rencana darurat dan mengenali semua pihak yang secara tuntas akan menyelesaikan tugas mereka.
- Lakukan tinjauan antar departemen agar setiap departemen mampu meninjau rencana dari departemen yang lain. Hasil akhirnya, akan ditemukan bila ada hal yang bertabrakan satu dengan yang lain dan perlu direvisi.
- Pelajarilah kegagalan sistem. Maksudnya, pengujian melibatkan simulasi kegagalan sistem dan / atau vendor. Anda bisa memainkan skenario peran tanpa harus benar-benar mematikan peralatan atau proses penting lainnya.
7. Jalankan rencana tersebut
Anda telah membuat contingency plan dan telah menyebarkannya ke seluruh divisi perusahaan, maka langkah yang tidak kalah penting selanjutnya yaitu memastikan bahwa skenario yang telah disusun tersebut berjalan ketika diperlukan.
8. Lakukan peninjauan kembali
Bagaimana pun, contingency plan dapat ditinjau atau direvisi kembali untuk penyesuaian kondisi. Misalnya perubahan pada organisasi, karyawan, teknologi, dan sumber daya lainnya. Lakukanlah pembaruan contingency plan secara berkala.
- Libatkan lebih dari satu orang dalam pembaruannya, bahkan karyawan baru pun bisa diberi kesempatan untuk sekedar memberi masukan.
- Konfirmasi semua asumsi dengan mencocokkannya dengan data termutakhir atau memeriksanya bersama pihak ketiga.
9. Simpan contingency plan di tempat yang mudah dijangkau
Berikut ini beberapa kiat untuk menyimpan contingency plan dan memastikan bahwa rencana darurat Anda akan membantu saat terjadi masalah:
- Hindari menyimpan contingency plan hanya dalam bentuk digital. Jika daya padam dan Anda kehilangan data, maka Anda tidak akan bisa mengaksesnya kembali. Simpan dalam salinan kertas juga untuk berjaga-jaga.
- Simpan salinan di dalam dan di luar kantor, pastikan ada staf yang dipercaya untuk mengakses contingency plan tersebut saat Anda melakukan perjalanan bisnis.
- Selain itu, simpan contingency plan di tempat yang mudah diakses, aman dari kebakaran, atau banjir.
Tantangan Pembuatan Contingency Plan
Seperti hal lainnya, pembuatan contingency plan juga akan menemui sejumlah tantangan besar. Berikut hal-hal yang wajib Anda perhitungkan saat mulai menyusun contingency plan.
- Keinginan untuk fokus pada “Rencana A”
Adalah sifat manusia untuk fokus pada satu solusi. Rencana darurat mungkin tidak mendapatkan perhatian yang semestinya. Pengusaha cenderung menginginkan “Rencana A” menjadi sukses, dan menghabiskan energi untuk menyusun contingency plan dianggap berpotensi menyabotase “kesuksesan itu”.
Namun sekali lagi, memiliki contingency plan akan membantu perusahaan untuk meraih kesuksesan alih-alih menghalanginya. Oleh sebab itu, contingency plan tidak seharusnya diletakkan di sudut pemikiran, namun harus ditindaklanjuti secara menyeluruh.
- Probabilitas Kejadian Kecil
Masalah lain adalah, rencana darurat memiliki kemungkinan kecil sekali untuk terjadi, dan banyak pihak yang tidak melihat urgensi di dalamnya.
Maka tidak heran bila banyak pemegang proyek mengabaikan “Rencana B” ini. Namun percayalah, waktu yang Anda habiskan untuk membuat rencana darurat akan membuahkan hasil ketika Anda membutuhkannya.
Sedangkan jika Anda tidak membutuhkan untuk menjalankan “Rencana B”, maka Anda sangat beruntung. Namun jangan pernah bertaruh pada kesempatan, apalagi ini menyangkut bisnis yang Anda kelola.
Kumpulkan data secara otomatis, tingkatkan produktivitas dan cegah penipuan keuangan serta pegang kendali penuh anggaran perusahaan dengan mudah dan kapanpun dimanapun dengan JojoExpense. Lebih cepat, mudah, tanpa perlu repot. Anda tidak perlu lagi khawatir pada penipuan keuangan. JojoExpense dapat memperingatkan Anda mengenai percobaan penipuan dalam reimbursement dan cash advance, berkat Intelligence OCR dan Real-Time Geotagging.
