Menjalankan bisnis retail atau perdagangan pasti akrab sekali dengan proses mengelola stok barang, baik itu bahan baku maupun produk yang dihasilkan. Mengelola stok barang dalam jumlah yang kecil mungkin masih mudah dilakukan. Anda dapat dengan gampang melacak barang apa yang dibeli, dijual, menyusut atau bahkan hilang. Namun lain halnya apabila jumlah barang semakin meningkat hingga mencapai angka ribuan perlu trik kelola Stok barang dengan mudah.
Jika sudah menyentuh angka yang rumit dibutuhkan cara mengelola stok barang yang lebih baik dan lebih serius lagi. Karena jika tidak, kemungkinan hal-hal seperti kelebihan atau kekurangan barang, kehilangan barang serta terganggunya jadwal pengiriman akan terjadi dan lebih sulit untuk diatasi. Mengelola stok barang yang tidak baik akan menghasilkan keuntungan yang tidak maksimal.
Cara Efektif kelola stok barang ?
Berikut adalah cara-cara efektif dalam membangun sistem manajemen gudang yang baik agar stok barang Anda lebih aman :
1. Perlu Data Akurat
Semua data disini semuanya berkesinambungan mulai dari data pembelian, stok barang dan juga penjualan. Dengan data penjualan Anda dapat memutuskan barang apa saja yang sebaiknya di stok. Dengan data penjualan Anda akan tahu produk mana yang laku keras dan produk mana yang tidak laku. Dan dengan laporan tersebut Anda dapat memutuskan barang apa saja yang perlu di stok lebih banyak.
Beberapa perusahaan menggunakan sistem pre-order, dan data pesanan yang masuk adalah landasan dalam menentukan angka persediaan. Untuk menentukan forecast penjualan, juga perlu mengetahui seperti apa rencana pemasaran dan target Anda.
2. Membuat Forecast Persediaan / Pembelian
Banyak pengusaha retail yang mengatakan “rumit sekalikan kalau harus menentukan jumlahnya per item butuh waktu berapa lama?”. Tetapi saya bilang akan lebih rumit lagi kalau stok barang Anda “hilang” karena tidak membuat sistem manajemen gudang yang baik.
3. Membuat Jadwal Persediaan
Buatlah jadwal pembelian kepada supplier sehingga memudahkan Anda dalam mengerjakan forecast dll. Dan akan lebih enak lagi jika jadwal penerimaan barang ini juga Anda atur, tentunya ini akan sangat membantu dan mempermudah pekerjaan Anda.
4. Lakukan Budgeting Persediaan
Setelah mendapatkan forecast dan jadwal persediaan, Anda tinggal menghitung, sudah menghabiskan uang berapa. Misalkan ada pertanyaan “kenapa tidak di awal menghitungnya? Kalau diletakkan diawal, nanti tidak sesuai dengan kebutuhan pemasaran. Tapi Anda tetap bisa mengotak-atik penyesuaian pada step ini, supaya bisa sesuai dengan budget yang ada.
5.Kenali Karakter Persediaan
Anda harus tahu bagaimana cara menyimpan stok dengan benar sesuai dengan karakternya. Misalkan barang yang Anda jual memiliki bentuk yang kecil dan berharga mahal. Maka letakkanlah ditempat-tempat yang mudah terlihat agar mudah di hitung dan di pantau.
6. Mengatur Layout tempat barang
Selain mengenali karakter persediaan Anda juga harus mengatur layout gudang Anda. Ini sangat penting untuk Anda yang bergerak dibidang bisnis retail yang notabenya barang yang Anda jual memiliki masa kadaluarsa. Jadi Anda harus mengatur supaya produk yang keluar dari gudang adalah produk dengan masa kadaluarsa paling awal.
7. Buat Sistem Otorisasi
Kalau sudah punya sistem penyimpanan, yang harus Anda kerjakan selanjutnya adalah sistem keluar masuk barang. Kalau keluar dan masuk barang tidak berada dalam sebuah sistem pengawasan yang ada, bisa jadi barang akan mudah dicuri.
Namun apabila Anda mengelolanya dengan baik, Anda dapat memperkirakan jumlah barang yang harus dipesan atau diproduksi untuk periode penjualan selanjutnya serta menekan risiko adanya kelebihan barang sehingga Anda tidak mengalami kerugian.
Prosedur Membuat Daftar Stok barang
Data adalah hal penting yang harus dimiliki dalam proses pengelolaan stok barang. Data berguna untuk pengontrolan, pembuatan keputusan dan pengambilan tindakan untuk pengelolaan stok barang yang berkelanjutan. Catatlah seluruh data secara lengkap dan akurat baik secara tradisional melalui formulir atau secara digital menggunakan aplikasi.
1. Cantumkan Kode pada Setiap Produk
Berikan kode pada setiap barang terlebih lagi jika Anda menyediakan banyak barang dengan bermacam warna, motif atau model. Kode ini akan membantu Anda mengenali dan menyebutkan jenis barang secara spesifik dengan waktu yang lebih singkat. Penggunaan kode juga mempermudah Anda mengelompokkan peletakan barang di gudang.
2. Tentukan Perkiraan dan Jadwal Stock
Forecast persediaan atau perkiraan jumlah barang yang akan Anda tambah untuk stok di gudang. Lakukan perkiraan berupa jumlah persediaan yang dibutuhkan dan yang harus dikeluarkan pada periode ini. Selanjutnya buat jadwal untuk menentukan kapan sebaiknya Anda melakukan pembelian. Forecast persediaan dan jadwal stok barang akan memudahkan Anda untuk menghitung budget persediaan dalam periode tertentu.
3. Pisahkan Stok Lama dan Baru
Layaknya keuangan, mencampur aduk stok barang juga akan membuat kebingungan dalam pencatatan dan perhitungan. Pisahkan stok lama dan stok baru untuk mempermudah perhitungan jumlah stok lama yang terjual dan belum terjual dan sebaiknya keluarkan stok lama terlebih dahulu untuk mengurangi risiko kerugian.
4. Cek Sebelum Menyimpan Barang
Lakukan pengecekan barang sebelum menyimpannya ke dalam gudang. Ini akan mencegah bercampurnya barang-barang yang tidak sempurna atau mengalami kesalahan produksi dengan barang berkualitas tinggi sehingga Anda tidak mendapatkan komplain dari konsumen yang kecewa karena mendapatkan barang yang tidak prima.
Kenapa harus Kelola Stok Barang dengan Software ?
Mengelola stok barang bukan hal yang mudah. Terlebih lagi jika ditambah dengan bagian-bagian kecil yang sering luput serta angka-angka yang cukup rumit. Tentu akan sangat merepotkan jika harus menggunakan cara manual. Sebaiknya Anda menggunakan software yang secara otomatis mengakomodasi seluruh kegiatan pengelolaan stok barang.
Di bawah ini dapat dilihat berbagai masalah yang kerap terjadi dalam mengelola stok berikut juga dengan solusi yang didapatkan jika mengelola stok barang dengan baik.
Fitur Wajib dalam Software Kelola Stok Barang
Dikarenakan tugasnya yang sangat banyak, software yang digunakan dalam manajemen stok barang ini, tentunya harus mempunyai beberapa fitur seperti :
- Fitur Stok Barang
- Fitur Penjualan dan Pembelian
- Manajemen Aset
- Integrasi dengan POS
- Mengelola Stok Barang Lebih Mudah dan Praktis
Jojonomic dengan aplikasinya JojoExpense adalah salah satu software yang dapat diandalkan untuk mengelola stok barang secara mudah dan praktis.
Apa saja keunggulan JojoExpense untuk mengelola stok barang ?
- Fitur yang lengkap seperti penyimpanan daftar stok, perhitungan stok, fitur multi gudang dan lain sebagainya.
- Terintegrasi dengan pengelolaan akuntansi dan pencatatan akan otomatis masuk ke dalam laporan keuangan.
- Data dapat diakses secara realtime sehingga mampu memonitor pergerakan stok kapanpun dan dimanapun.
Kelebihan lainnya yang layak Anda pertimbangkan untuk memilih platform JojoExpense
- Update info jika stok akan segera habis
- Mampu mengetahui produk terlaris sehingga dapat mengoptimalkan keuntungan.
- Bisa memonitor jumlah stok dari waktu ke waktu.
- Memiliki pencatatan yang akurat.
- Bisa melakukan konsinyasi dari satu gudang ke gudang lain dengan mudah
- Sertifikasi yang menjamin keamanan dan kerahasiaan semua data sesuai standar internasional.
Jojonomic adalah software yang mengatasi berbagai permasalahan stok barang Anda. Untuk info lebih lanjut mengenai fitur manajemen persediaan barang yang memudahkan Anda dalam mengelola stok barang dan temukan berbagai fitur lainnya di sini, gunakan demo gratis.
