Perusahaan di manapun baik itu swasta maupun pemerintahan, ketika selesai melakukan kunjungan luar kota atau luar negeri akan diminta membuat laporan perjalanan dinas. Hal itu berkaitan dengan kewajiban karyawan setelah melakukan perjalanan dinas. Cara membuat laporan perjalanan dinas biasanya dalam bentuk dokumentasi selama perjalanan ataupun materi dalam bentuk Softcopy.
Laporan perjalanan dinas dibuat dengan cara yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhannya. Jika format laporan sudah disediakan mungkin akan lebih mudah membuatnya, dan konsep cara membuat laporannya tergantung dari format yang dilakukan oleh masing-masing perusahaan atau instansi.
Nah, di dalam artikel ini kita akan bahas bagaimana cara membuat laporan perjalanan dinas yang mudah dan efektif sehingga mudah dibaca oleh leader atau owner di kantor Anda. Yuk kita simak saja !
Apa itu Laporan perjalanan Dinas ?
Contoh Laporan perjalanan dinas jika dilihat secara umum adalah laporan perjalanan yang dilakukan oleh staf atau karyawan suatu perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan atau kedinasan. Tugas pekerjaan kedinasan adalah tugas pekerjaan yang berkaitan dengan kepentingan lembaga perusahaan yang bersangkutan.
Sementara itu jika perjalanan dinas pimpinan biasanya dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain pelaksanaan dan pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat, tender, janji temu, penjajakan kerjasama, menghadiri acara seremonial, kegiatan sosial, dan lain-lain.
Laporan perjalanan dinas biasanya terdiri dari sekumpulan bukti perjalanan yang berkaitan dengan laporan tugas dan pekerjaan yang dirangkum dalam bentuk tulisan atau dokumen sebagai lampirannya, kemudian diserahkan pada perusahaan atau pimpinan yang memberikan tugas perjalanan. Namun laporan perjalanan dinas bisa juga dalam bentuk rekaman video kegiatan atau dokumentasi berupa foto kegiatan.
Apa saja jenis-jenis perjalanan dinas ?
Apa saja jenis perjalanan dinas yang perlu Anda ketahui ? Berikut ini adalah jenis-jenis perjalanan sesuai dengan kepentingannya yaitu :
- Perjalanan dinas untuk mengikuti rapat kerja nasional khusus wilayah terdekat atau lokal.
- Perjalanan dinas untuk mengikuti seminar nasional
- Kunjungan pimpinan ke kantor cabang di daerah-daerah
- Mengikuti kunjungan dan pelatihan atau diklat.
- Perjalanan dinas untuk mengikuti pelantikan karena mendapatkan promosi atau kenaikan jabatan.
- Perjalanan dinas untuk mengadakan penjajakan kerjasama dengan lembaga atau perusahaan lain.
- Menghadiri acara seremonial seperti pembukaan kantor cabang atau ulang tahun berdirinya suatu lembaga atau perusahaan.
- Perjalanan dinas karena adanya kegiatan sosial, misalnya memberikan bantuan kepada korban bencana alam, beasiswa dan sebagainya.
- Perjalanan dinas karena mengikuti tender proyek.
- Mengikuti rapat umum pemegang saham.
Simpan Dokumen Laporan Perjalanan Dinas dalam bentuk online
Permasalahan yang sering muncul saat melakukan perjalanan dinas adalah bagaimana menjaga produktivitas ketika sedang bepergian sementara tugas dan kewajiban di kantor tetap termonitor dan bisa selesai tepat waktu. Untuk itu solusi yang paling efektif dan mudah adalah dengan menyimpan dokumen project yang sedang berjalan secara online.
Membuat laporan perjalanan dinas kenapa harus online? apa kelebihannya ? karena dengan menyimpannya secara online Anda dapat dengan mudah mengakses dokumen tersebut dari mana saja dan kapanpun yang Anda butuhkan dari perangkat mobile seperti smartphone, tablet, dan atau laptop Anda. Bahkan ketika koneksi internet terputus Anda masih tetap dapat mengerjakan dokumen tersebut karena telah tersimpan pada device Anda, dan akan tersinkronisasi secara otomatis saat Anda memiliki koneksi internet lagi.
Selalu pakai aplikasi Calendar
Sebelum melakukan perjalanan dinas, buatlah rencana perjalanan Anda jauh hari sebelumnya. Manfaatkan aplikasi Kalender sebagai pengingat Anda untuk event ini. Buat list dengan jelas dan lengkap tentang detail acara. Set alarm beberapa hari sebelum hari H untuk memudahkan Anda mempersiapkan semuanya.
Selain sebagai penunjuk tanggal, aplikasi Calendar ini juga dapat membantu Anda dalam mengorganisir kegiatan/pekerjaan harian agar Anda lebih terjadwal. Terlebih lagi, biasanya aplikasi ini terhubung dengan email Anda, sehingga reservasi penerbangan, hotel, atau janji meeting dengan klien dapat ditambahkan secara otomatis ke agenda Calendar Anda dengan mudah.
Kerjasama Team
Anda kini bisa berkolaborasi dalam satu dokumen secara real-time sudah dapat dilakukan bersama team kerja Anda dimanapun berada. Teknologi open source ini memungkinkan Anda berkolaborasi secara online dalam membuat laporan perjalanan dinas serta kegiatan bersama rekan-rekan Anda dari tempat yang berbeda.
Hanya orang-orang tertentu saja yang Anda kehendaki yang bisa mengakses dokumen Anda tersebut. Anda dapat meminta bantuan berupa saran atau masukan, serta berdiskusi mengenai topik laporan tersebut dan mengerjakannya saat itu juga.
Dengan teknologi digital yang semakin canggih seperti saat ini, Anda juga dapat memantau perkembangan/update yang dilakukan. Hal ini tentunya akan membantu Anda dalam menyelesaikan laporan dengan lebih cepat. Google menyediakan layanan ini secara gratis berupa Google Docs, Spreadsheet, dan Form, yang terintegrasi dengan baik pada akun Gmail Anda.
Laporan via Video Call
Laporan perjalanan dinas tidak harus berbentuk dokumen atau tulisan. Anda juga dapat memanfaatkan layanan Video Call yang kini sudah mulai menjadi pilihan para executive dan profesional. Video Call digunakan untuk memberi laporan instan kepada atasan atau rekan di kantor dalam hitungan detik. Jika Anda pengguna Gmail, layanan berupa Calendar, dan Online Storage serta alat produktivitas lainnya, layanan ini bisa diaktifkan hanya dengan login ke akun Anda.
Jadi kini membuat laporan kegiatan saat perjalanan dinas maupun mengerjakan project di luar kantor dapat dikerjakan dengan lebih efektif dan tepat waktu. Bahkan ketika tidak sedang melakukan perjalanan dinas, menggunakan layanan video call menjadi salah satu solusi bagi banyak perusahaan agar terhindar dari kemacetan kota dan memangkas waktu perjalanan saat bertemu klien.
Salah satu solusinya adalah dengan menggunakan aplikasi absensi yang berbasis online, yaitu JojoTimes. Aplikasi JojoTimes sangat mudah digunakan untuk absensi karyawan, yang kebetulan tidak sempat hadir di kantor atau saat sedang meeting diluar.
Aplikasi JojoTimes ini pemakaiannya sangat mudah dan simpel, cukup didownload di smartphone atau Handphone Anda.
Solusi Absensi karyawan dari JojoTimes
Solusi Sistem HR Termudah untuk Memantau Kehadiran Karyawan Kapan Saja Dimana Saja, JojoTimes meningkatkan kinerja perusahaan hingga 98% untuk mendukung perkembangan perusahaan, dengan mengelola administrasi secara otomatis dan memonitor karyawan.
Fitur yang sangat populer
- Pengenalan wajah biometrik dengan geolocation yang akurat
- Mengelola laporan kehadiran, perizinan cuti dan jam kerja
- Tarif lembur yang dapat disesuaikan
- Terintegrasi dengan sistem absensi yang sekarang, serta pengaturan izin cuti dan advance
Sudah banyak sekali klien kami yang merasa puas dengan aplikasi JojoTimes, karena mampu membantu kinerja perusahaan saat memantau absensi perjalanan dinas atau rapat luar kota bagi karyawan. Serta memantau kedisiplinan karyawan, ketika sedang bertugas diluar kantor.
Tentu Anda penasaran ingin dan ingin tahu kenierjanya kan ? silahkan mencobanya dengan menggunakan aplikasi demo aplikasi JojoTimes, silahkan klik link ini Coba Gratis Sekarang
