Dalam operasional sebuah perusahaan, keberadaan karyawan menjadi salah satu komponen penting yang akan membantu jalannya proses produksi hingga pendistribusian. Oleh karenanya, perusahaan perlu melakukan seleksi yang ketat pada saat melakukan rekrutmen terhadap calon karyawan yang akan dipekerjakan.
Proses rekrutmen tersebut biasanya dilengkapi dengan berbagai macam tahap. Di mana salah satunya, calon karyawan yang mendaftar harus melengkapi informasi data diri yang dibutuhkan. Hal ini digunakan oleh pihak perusahaan sebagai salah satu modal dalam mempertimbangkan kompetensi serta pengalaman yang dimiliki oleh masing-masing kandidat. Nantinya data tersebut akan disimpan oleh perusahaan dan dikumpulkan menjadi satu kesatuan sebuah database.
Apa itu database? Secara sederhana, database merupakan kumpulan data yang saling terhubung dan berkaitan satu sama lain. Dalam sebuah perusahaan biasanya akan terdapat satu tempat khusus yang digunakan untuk menyimpan data tersebut. Data ini nantinya bisa berupa fisik maupun dalam bentuk digital yang disimpan ke perangkat elektronik.
Karena database ini berisi sekumpulan informasi penting yang berkaitan dengan karyawan. Maka pihak perusahaan harus memastikan bahwa seluruh data tersebut aman dan dikelola dengan baik. Nah, pada artikel kali ini, Jojonomic akan berbagi tips mengenai cara atau tips mengelola database karyawan dan peran pentingnya bagi perusahaan. Penasaran apa saja, kan? Simak lengkap artikelnya berikut ini, ya.
Cara Mengelola Database Karyawan dengan Efektif
Secara umum terdapat banyak cara yang bisa Anda lakukan untuk memudahkan pengelolaan database karyawan dengan lebih efektif dan efisien. Anda hanya perlu menggunakan cara yang dirasa sesuai dengan preferensi serta kebutuhan perusahaan. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:
1. Tentukan informasi yang akan dikelola dan disimpan untuk perusahaan
Penting bagi setiap perusahaan untuk menentukan data karyawan apa saja yang sekiranya penting dan harus disimpan. Ini bertujuan untuk mengurangi beban atas informasi data yang kurang relevan dan tidak terlalu diperlukan. Dengan demikian, data yang disimpan tidak akan memakan banyak ruang.
Masing-masing perusahaan memiliki kebijakannya tersendiri terkait data yang harus mereka simpan. Namun secara umum hal ini biasanya berisi tentang nama lengkap, tanggal lahir, lama masa kerja, jabatan, besaran gaji, dan lain sebagainya. Anda hanya perlu menyesuaikannya sendiri dengan aturan atau kebijakan yang diberlakukan dalam perusahaan.
2. Simpan data tersebut sebaik mungkin
Pihak perusahaan harus menyimpan data masing-masing karyawan tersebut dengan baik. Artinya, informasi data tersebut tidak boleh dibocorkan pada pihak yang tidak memiliki kewenangan sama sekali. Sebab kebocoran data dapat memicu kerugian bagi pihak yang bersangkutan.
Jika karyawan tersebut ingin melakukan perubahan data terkait informasi pribadinya. Maka hal tersebut dapat dilakukan berdasarkan izin divisi human resource yang mengurusi data-datanya.
3. Siapkan manajemen database karyawan yang mumpuni
Cara mengelola database karyawan yang berikutnya adalah dengan membuat manajemen khusus database. Tujuannya agar perusahaan dapat dengan mudah mengolah setiap data yang diperlukan untuk hal-hal yang berkaitan administrasi, penggajian, pemberian tunjangan, struktur organisasi dalam perusahaan dan lain-lain.
4. Pastikan data disimpan di tempat yang aman
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, data karyawan ini biasanya berisi mengenai data diri, keluarga, rekening bank dan lain-lain. Untuk itu karena terdapat beberapa komponen yang krusial dan harus dijaga privasinya, maka perusahaan harus memastikan bahwa setiap informasi mengenai karyawan disimpan di sebuah tempat yang rapat dan tidak mudah diakses oleh sembarang orang.
Jika disimpan dalam bentuk fisik, perusahaan bisa menggunakan loker atau lemari khusus sebagai tempat penyimpanan berkas data karyawan. Sedangkan jika perusahaan sudah cukup modern dan mengadopsi sistem pendataan digital bisa menyimpannya dalam server cloud yang dijamin aman serta tidak mudah hilang maupun rusak.
5. Kelola data dengan cara yang sistematis
Untuk memudahkan dalam hal pencarian data di kemudian hari, ada baiknya seluruh informasi terkait karyawan yang tersimpan diurutkan berdasarkan huruf abjad. Dengan demikian, untuk mencari data karyawan yang diinginkan nantinya jauh lebih mudah.
Apabila perusahaan menggunakan software HRIS, mengelola data karyawan ini akan jauh lebih mudah dilakukan dan hemat waktu. Sehingga waktu yang tersisa bisa digunakan untuk menyelesiakan pekerjaan lain yang tak kalah pentingnya.
6. Lakukan pembaruan data secara berkala
Perusahaan harus senantiasa melakukan maintenance terhadap seluruh data karyawan yang ada. Terlebih jika terdapat perubahan jabatan, struktur organisasi dan sejenisnya. Di mana hal tersebut harus dipastikan selalu up to date.
Database yang disimpan dalam bentuk fisik akan menyulitkan para HR selama mengelola datanya. Karena mereka harus melakukan semua hal dengan cara manual. Namun dengan penggunaan software atau perangkat lunak HRIS yang kini sudah banyak beredar di pasaran, hal tersebut dapat dihindari. Bahkan setiap karyawan bisa diberikan akses untuk mengubah data diri mereka secara mandiri.
Tak hanya itu, software Human Resource Information System (HRIS) juga dapat digunakan karyawan dalam mengajukan reimbursement, cuti, jatah libur dan lain-lain. Sehingga setiap keperluan dapat dilakukan dengan cara yang lebih cepat dan efisien. Tak perlu lagi mengisi formulir pada secarik kertas yang ribet.
7. Melakukan pelatihan terhadap karyawan untuk mengelola database masing-masing
Jika perusahaan Anda mengadopsi sistem HRIS, maka karyawan perlu diajari dan diarahkan untuk melakukan pengelolaan terhadap informasi data diri mereka. Tunjukkan bagaimana saja langkah-langkah untuk mengubah data, menyimpan, mengajukan reimbursement, pengajuan cuti, dan lain-lain.
Mengingat tak semua orang cukup melek terhadap kemajuan teknologi saat ini. Sehingga beberapa di antaranya membutuhkan bimbingan yang lebih intens.
Peran Penting Mengelola Database bagi Perusahaan
Setelah membahas mengenai cara mengelola database karyawan di atas, berikutnya kami juga akan memberikan Anda informasi terkait apa saja sih manfaat dari pengelolaan data tersebut?
Secara umum, mengelola database karyawan akan memudahkan perusahaan dalam mencari data-data tertentu pada saat akan digunakan. Selain itu, data yang dikelola dengan baik akan jauh lebih aman sehingga tidak perlu khawatir lagi terhadap risiko kerusakan atau kehilangan. Mereka yang bertugas mengelola data ini haruslah teliti dan berhati-hati dalam memperlakukannya.
Penggunaan aplikasi atau software HRIS dalam perusahaan untuk memudahkan sistem pendataan karyawan juga dapat memberikan segudang manfaat. Mulai dari menghemat biaya operasional, hemat waktu, lebih aman dibandingkan penyimpanan data secara fisik, data karyawan yang disimpan cukup lengkap dan masih banyak lagi yang lain.
Penutup
Nah, itulah tadi beberapa tips atau cara mengelola database karyawan lengkap dengan peran pentingnya bagi perusahaan. Lewat penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa pengelolaan data menjadi salah satu komponen krusial dalam operasional sebuah bisnis.
Selain sistem pendataan karyawan yang mumpuni, perusahaan juga harus memiliki sistem penggajian yang tepat waktu agar dapat membantu menunjang produktivitas karyawan. Jika perusahaan yang Anda miliki saat ini mempunyai banyak karyawan sehingga membuat perhitungan gaji menjadi sedikit lebih rumit, cobalah untuk menggunakan Jojo Payroll.
Apa itu Jojo Payroll? Jojo Payroll merupakan sebuah aplikasi yang didesain khusus untuk memudahkan sistem penggajian dalam perusahaan. Lewat aplikasi ini, Anda dapat menggaji seluruh karyawan tepat waktu kurang dari 5 menit.
Perangkat lunak yang satu ini juga dapat dihubungkan pada sistem absensi perusahaan. Sehingga perhitungan gaji nantinya akan terjadi secara otomatis melihat dari jam kerja masing-masing karyawan. Menarik, bukan?
So, tunggu apa lagi? Yuk, gunakan Jojo Payroll dan permudah cara Anda menggaji karyawan hanya dalam genggaman.
