Nota dinas adalah naskah dinas intern di lingkungan unit kerja yang dibuat oleh pejabat yang berwenang dalam rangka pelaksanaan tugas, fungsi, dan tanggung jawab jabatan kedinasan yang ditujukan kepada pejabat lain di lingkup internal unit organisasi yang bersangkutan guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian pendapat kepada pejabat lain. Nota ini memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas dan lengkap, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Namun, nota ini tidak boleh digunakan untuk membuat putusan mutasi pegawai.
Bagi Anda yang merupakan seorang karyawan yang bekerja di instansi pemerintahan maupun juga swasta, tentunya tidak akan merasa asing mengenai hal yang disebut dengan nota dinas. Fungsi utama dari nota ini adalah untuk menyampaikan sebuah informasi yang disusun secara singkat namun jelas kepada seseorang yang dituju sehingga akan mempermudah dalam kelancaran berkomunikasi.
Meskipun dewasa ini sudah didukung dengan teknologi yang yang canggih, akan tetapi nota dinas masih tetap menjadi pilihan untuk menyampaikan sebuah informasi. Alasannya sangat sederhana, karena nota ini bersifat formal dan bisa langsung dibalas oleh seseorang yang dituju. Alasan lain yang membuat nota ini masih menjadi piliah utama dibandingkan dengan surat atau nota lainnya yang jika dilihat dari bentuk luarnya terkesan lebih canggih, namun nota dinas memiliki sifat hukum.
Penerapan Nota Dinas
Adapun contoh dari nota dinas yaitu seperti misalnya ada atasan yang menyuruh bawahannya untuk melaksanakan tugas yang bersifat mendadak yang mana nota ini nantinya bisa difungsikan sebagai SK sementara sambil nanti akan dibuatkan sebuah SK asli. Nota ini disebut juga sebagai memo karena memang menjelaskan informasi kepada orang lain secara singkat, padat, namun dengan informasi yang jelas dan tidak membutuhkan penjelasan yang berulang.
Fungsi Nota Dinas
Beberapa fungsi dari nota ini adalah seperti yang akan kami sebutkan di bawah ini:
- Pesan pengingat atau reminder karena surat ini bisa difungsikan sebagai arsip bagi instansi terkait.
- Alat bukti yang sah seperti misalnya nota yang di dalamnya berisi tentang perjanjian.
- Pedoman dalam melakukan suatu pekerjaan tertentu.
- Informasi yang berkaitan dengan perintah atau instruksi.
- Memberikan izin maupun juga pengembalian keputusan.
- Bukti yang berkaitan dengan perkembangan dari sebuah isntansi maupun lembaga tertentu.
Sekedar informasi bagi Anda bahwa pada dasarnya dalam pembuatan nota ini tidak diperlukan adanya keahlian khusus. Yang terpenting dalam membuat surat nota ini adalah Anda memiliki pemahaman yang cukup mengenai bagaimana cara menulis dan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan atau yang disingkat dengan EYD.
Penyusunan Nota Dinas
Sekali lagi, nota dinas digunakan untuk komunikasi dari bawahan kepada atasan atau antar pejabat yang setingkat atau dari atasan kepada bawahan. Nota ini dibuat secara sistematis yang memuat:
1. Pembuka
Alinea ini memuat uraian gagasan dari pengirim nota dinas agar dibaca, dipahami, dipelajari, dan sampai dengan diterima atau ditolak oleh penerima nota dinas.
2. Isi
Bagian isi memuat uraian antara lain:
a. Pembahasan
1) Dasar pertimbangan (data, informasi, dan fakta), analisis, dan akibat/implikasi yang timbul selanjutnya.
2) Ketaatan kepatuhan kepada ketentuan aturan yang berlaku, yaitu memuat uraian tentang ketentuan peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar hukum dalam menjalankan kewenangan serta tugas dan fungsi.
3) Analisis risiko, yaitu memuat uraian jenis risiko yang mungkin timbul, akibat atau konsekuensi yang dapat terjadi sebagai akibat sebuah proses yang sedang berlangsung atau kejadian yang akan datang serta mitigasi terhadap risiko tersebut.
b. Pendapat, yaitu memuat urman pikiranjanggapan, buah pemikiran tentang sesuatu hal, bertindak yang mungkin atau pemecahan masalah. simpulan, pilihan cara dapat dilakukan, dan
c. Rekomendasi, yaitu memuat uraian permintaan perhatian, menganjurkan, saran, dan usul tindakan yang perlu dilakukan.
3. Penutup
Terakhir, bagian penutup yang memuat kalimat penutup yang singkat, padat, dan jelas.
Ruang Lingkup Penggunaan Nota Dinas
- Pejabat Eselon I kepada Menteri Keuangan atau sebaliknya;
- Antar pejabat di lingkungan unit organisasi Eselon I , kantor pusat (misalnya pejabat Eselon I I kepada pejabat Eselon I atau sebaliknya, antar pejabat Eselon II , pejabat Eselon III kepada pejabat Eselon II atau sebaliknya, antar pejabat Eselon III dalam lingkungan unit organisasi Eselon II, pejabat Eselon IV kepada pejabat Eselon III atau sebaliknya, atau antar pejabat Eselon IV dalam lingkungan unit organisasi Eselon III) ;
- Berlaku Antar pejabat di lingkungan Kantor Wilayah (misalnya pejabat Eselon III kepada pejabat Eselon II atau sebaliknya, antar pejabat Eselon III dalam lingkungan kantor wilayah, pejabat Eselon IV kepada pejabat Eselon III atau sebaliknya, atau antar pejabat Eselon IV dalam lingkungan kantor wilayah);
- Di lingkungan kantor pelayanan dan UPT (misalnya pejabat Eselon IV kepada pejabat Eselon III atau sebaliknya, atau antar pejabat Eselon IV dalam lingkungan kantor pelayanan)
Wewenang Penandatanganan
Nota dinas ditandatangani oleh dan untuk para pejabat dalam satu unit organisasi yang bersangkutan sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
Susunan Nota Dinas
1) Kepala Nota Dinas
Susunan kepala nota ini terdiri dari:
- kepala nota dinas yang berisi logo Kementerian Keuangan, nama instansi, dan alamat instansi/satuan organisasi yang
ditulis secara simetris; - garis pemisah horisontal atas dengan panJang sama dengan lebar ruang penulisan nota dinas dengan ukuran tebal 1 1/2 pt;
- tulisan nota dinas dicantumkan di bawah nama instansi, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
- kata nomor ditulis dengan huruf kapital di bawah tulisan Nota Dinas;
- singkatan Yth. ditulis di bawah nomor diikuti tanda baca titik dua ( :);
- setelah kata Dari diikuti tanda baca titik dua ( :), ditulis di bawah singkatan Yth.;
- Sifat ditulis di bawah kata Dari diikuti tanda baca titik dua ( :);
- Lampiran ditulis di bawah kata Sifat diikuti tanda baca titik dua ( :), apabila tidak ada lampiran tidak perlu
dicantumkan tulisan Lampiran; - bagian Hal diikuti tanda baca titik dua ( :), mencantumkan masalah pokok nota dinas ditulis sesingkat mungkin, diawali
huruf kapital pada setiap kata dan tidak diakhiri tanda baca titik (31) ; - Tanggal ditulis paling bawah diikuti tanda baca titik dua ( : ) dengan huruf awal kapital;
- garis pemisah horisontal bawah dengan panjang sama dengan lebar ruang penulisan nota dinas dengan ukuran tebal 3/4 pt.
2) Batang Tubuh Nota Dinas
Rangkaian dari batang tubuh nota ini terdiri dari alinea pembuka; alinea isi; dan alinea penutup.
3) Kaki Nota Dinas
Bagian kaki nota ini terdiri dari:
- nama jabatan penandatangan nota dinas tidak perlu dicantumkan apabila nama jabatan penandatangan sama dengan nama pengirim. Namun, apabila menggunakan untuk beliau (u.b.), nama jabatan penandatangan perlu dicantumkan dan ditulis dengan huruf awal kapital serta diakhiri dengan tanda baca koma.
- tanda tangan pejabat;
- bagian nama lengkap penandatangan surat, ditulis dengan huruf awal kapital, tanpa diberi tanda baca apa pun, dan di bawahnya ditulis NIP tanpa tanda baca titik;
- kata Tembusan yang ditulis lengkap di margin kiri bawah diikuti tanda baca titik dua (:) dan tidak diberi garis bawah. Frase Kepada Yth. atau Disampaikan kepada Yth. tidak perlu dicantumkan, dan tidak perlu ditambahkan pula kata sebagai laporan, arsip, atau istilah sejenisnya.
4) Hal-hal yang Perlu Diperhatikan
- a. Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas;
- b. Tembusan berlaku di lingkungan intern instansi;
- c. Penomoran dilakukan dengan mencantumkan nomor nota dinas, kode unit organisasi, dan tahun.
Sebenarnya, nota dinas adalah salah satu bentuk surat dinas yang banyak digunakan di instansi pemerintah maupun swasta. Mari kita pelajari bersama jenis-jenis surat dinas lain selain nota dinas.
Jenis-jenis Surat Dinas
Surat adalah sarana komunikasi yang penting, sejak era penjajahan lalu hingga modern saat ini. Keberadaan surat juga menjadi bagian prioritas dalam lingkup instansi kedinasan, baik itu negeri maupun swasta. Biasanya, surat ini dimanfaatkan untuk menyampaikan pesan tertentu. Di instansi pemerintah, kebiasaan ini sudah menjadi hal yang wajib. Sementara, di lingkup instansi swasta, biasanya lebih cenderung pada bentuk organisasi, yayasan, dan lembaga yang tidak berkaitan dengan perniagaan. Sebab, jika sudah berkaitan dengan hal dagang, maka surat tersebut disebut sebagai surat niaga.
Seperti yang telah kita pelajari sebelumnya, dikarenakan surat ini adalah sesuatu yang resmi, maka penyusunannya juga tidak boleh sembarangan. Ada berbagai hal yang perlu diperhatikan, mulai dari aturan format hingga kebahasaannya. Adapun selain menerapkan EYD, ciri-ciri surat dinas adalah menggunakan format surat yang cenderung baku lengkap dengan kop surat dan lain-lain. Kemudian, bagian isi surat ditulis secara singkat, padat, dan langsung ke maksud dan tujuannya.
Ada berbagai jenis surat dinas dilihat dari maksud dan tujuannya. Berikut ini adalah jenis-jenisnya yang sering ditemui dalam instansi pemerintahan.
Permohonan
Surat permohonan adalah jenis surat dinas yang berisi tentang permintaan atau permohonan kepada pihak lain terkait hal tertentu. Contoh surat ini yaitu surat permohonan kepada pejabat tertentu untuk meresmikan suatu acara, permohonan izin, dan permohonan mutasi.
Pemberitahuan
Sesuai namanya, maka surat permohonan ini berisi tentang informasi seperti pengumuman atau sosialisasi terkait suatu hal yang perlu diketahui oleh pihak tertentu. Sifat surat ini sebagai penyampai kabar atau informasi, sehingga tidak memerlukan tanggapan. Misalnya, surat pemberitahuan pengiriman barang. Diharapkan, penerima surat tersebut akan bersiap-siap atau menanggapi terkait kabar yang diperolehnya.
Surat Keterangan
Surat ini berisi tentang informasi dan keterangan resmi mengenai status atau kondisi suatu barang atau seseorang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Contoh surat ini misalnya, surat keterangan masih kuliah, surat keterangan berkelakukan baik yang dikeluarkan oleh kepolisian, surat keterangan domisili, surat keterangan tidak mampu, hingga surat keterangan bebas narkoba. Masing-masing surat tersebut dikeluarkan oleh pejabat tertentu yang berwenang.
Memo dan Nota Dinas
Inilah jenis surat dinas yang sedang kita pelajari bersama. Nota dinas juga disebut sebagai memorandum. Memo berasal dari kata memory yang berarti pengingat atau ingatan. Sementara, nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Kedua istilah tersebut diambil dari bahasa Inggris. Jadi, dapat diambil kesimpulan bahwa memo atau nota dinas ini berarti jenis surat dinas yang secara khusus dibuat untuk menyampaikan pesan sebagai pengingat dan dilakukan dalam satu lingkungan instansi ataupun lembaga.
Surat Undangan
Jenis surat ini digunakan untuk menyampaikan undangan atau pernyataan yang intinya mengharap kehadiran seseorang atau sekelompok orang pada acara tertentu. Acara tersebut bisa berupa pelantikan, seminar, peluncuran produk, diskusi, rapat, dan sebagainya. Surat ini disampaikan menggunakan media tertulis sebagai bentuk penghormatan terhadap si penerima.
Janji Temu
Seperti namanya, surat janji temu ini dibuat kepada kelompok masyarakat atau perorangan untuk bisa bertemu dengan pihak tertentu, seperti tokoh masyarakat, tokoh politik, pejabat tinggi negara, atau pimpinan.
Balasan Janji Temu
Jika sudah menerima surat janji temu, penerima wajib memberikan balasan janji temu dalam bentuk surat juga. Isinya, berupa kesanggupan atau ketidaksanggupan untuk memenuhi janji tersebut.
Surat Permohonan Bantuan
Dalam suatu kondisi tertentu, suatu instansi pemerintah memerlukan bantuan berupa jasa atau barang tertentu. Maka dari itu, diperlukan surat permohonan bantuan pada pihak tertentu mengenai hal-hal yang bersifat kedinasan. Misalnya, surat permohonan bantuan pengiriman barang, surat permohonan untuk menjadi pembicara, dan lain-lain.
Permohonan Izin
Surat ini berisi permohonan atau permintaan izin kepada atasan atau pihak yang memiliki otoritas lebih tinggi supaya diperbolehkan untuk melakukan sesuatu terkait dengan kedinasan. Misalnya, permohonan izin cuti hamil.
Selain surat-surat dinas di atas, masih ada banyak lagi jenisnya. Diantaranya, surat pemberian tugas, surat tugas, perintah kerja, perjalanan dinas, berita acara, edaran, pemberitahuan, surat laporan, pengantar, referensi, rekomendasi, panggilan, dan surat kuasa.
Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Penulisan Surat Resmi
Sebagai salah satu bentuk surat resmi, penulisan nota dinas terkadang mengalami banyak kesalahan. Tentu saja, kesalahan tersebut harus diperbaiki supaya sesuai dengan aturan yang berlaku. Biar lebih jelas, berikut ini adalah beberapa kesalahan yang sering tidak disadari. Perhatikan biar tidak terulang lagi ya!
Penulisan Kepala Surat
Kepala surat sebaiknya ditulis dalam bentuk yang menarik. Seringkali, ditemukan penulisan P.T. yang menggunakan tanda titik. Padahal, jika singkatan dengan huruf kapital yang bukan gelar akademik, singkatan tersebut tidak diberi tanda titik. Jadi, penulisan yang benar adalah PT tanpa titik. Kesalahan lain yang sering ditemukan adalah penulisan Jln. yang seharusnya ditulis lengkap menjadi Jalan tanpa titik.
Kesalahan dalam Penulisan Lampiran
Penulisan lampiran dituliskan ketika surat tersebut memang melampirkan sesuatu. Jika tidak, maka sebaiknya tidak perlu ditulis. Jadi, tidak ada tanda penghubung, tanda petik, atau angka nol untuk menjelaskan bahwa surat tersebut tidak memiliki lampiran.
Bagian Penulisan Tanggal Surat
Penulisan kota sebelum tanggal surat tidak dicantumkan dalam surat dinas atau niaga karena sudah ada dalam kepala surat. Sementara, jika surat pribadi atau surat dinas tidak menggunakan kepala surat, maka nama kota harus dicantumkan sebelum tanggal. Penulisan tanggal sendiri harus lengkap, misalnya 28 Oktober 2021, bukan 28 Okt 2021.
Penulisan Alamat Surat
Salah satu hal yang perlu diperhatikan saat menulis alamat surat adalah menghilangkan kata kepada. Sebab, siapapun sudah tahu bahwa alamat yang tertera merupakan alamat yang dituju. Penggunaan kata kepada pada alamat surat juga tidak tepat. Kata kepada berfungsi sebagai kata penghubung intra kalimat yang menyatakan tujuan. Sementara, alamat surat bukanlah kalimat. Jadi, tidak perlu ditambahkan.
Begitupula penulisan Bapak yang seringkali ditulis disertai gelar akademik. Contoh penulisan yang salah yaitu Yth. Bapak Kepala Kantor Wilayah Ditjen Binaguna. Sementara, penulisan yang benar adalah Yth. Kepala Kantor Wilayah Ditjen Binaguna, tanpa penulisan Bapak.
Salam Pembuka dan Penutup
Mungkin, banyak mengira bahwa penulisan dengan hormat, ataupun Dengan Hormat adalah benar. Padahal, penulisan salam pembuka yang benar harus sesuai dengan EYD, dimana kata dengan harus diawali huruf kapital, sedangkan kata hormat tidak perlu menggunakan huruf kapital. Aturan tersebut juga berlaku pada penulisan salam penutup yaitu Hormat kami,.
Setelah mengetahui beberapa kesalahan penulisan di atas, diharapkan tidak ditemukan lagi kesalahan dalam penulisan surat dinas, termasuk nota dinas.
Tingkatkan kinerja tim hingga 100% dengan sistem monitoring aktivitas real-time, anti-fraud dan pengelolaan administrasi HR otomatis. JojoTimes solusi untuk semua kebutuhan Mobile HR. JojoTimes memungkinkan karyawan Anda masuk dan keluar dari mana saja. Dilengkapi dengan pengenalan wajah biometrik, lokasi GPS yang akurat dan deteksi identitas palsu, tidak perlu khawatir tentang penipuan dan bermain bohong. Karyawan Anda dapat diminta untuk melaporkan kegiatan mereka ketika mereka bekerja dari jarak jauh. Dengan cara ini Anda selalu dapat memastikan bahwa karyawan Anda benar-benar menggunakan jam kerja dengan seharusnya. Jadwal dan shift kerja karyawan juga dapat dikelola dan diatur sesuai dengan kebutuhan masing-masing divisi untuk mengoptimalkan sinkronisasi antara pengusaha dan karyawan.
