Sebuah perusahaan atau instansi dapat berdiri dan berkembang maju karena adanya dukungan dari sumber daya manusia atau karyawannya serta pengelolaan perusahaan yang baik. Dimana setiap staff atau karyawan memiliki hak dan kewajiban terkait pekerjaan mereka di suatu perusahaan. Untuk menjalankan kegiatan perusahaan dengan baik dan dapat terkendali, maka administrasi dibutuhkan sebagai bagian penting dari pengelolaan perusahaan. Pengertian administrasi yaitu pengelolaan perusahaan yang meliputi kegiatan pendataan dan pengaturan hal-hal yang berkaitan dengan berbagai aspek perusahaan agar bisa dioptimalkan.
Administrasi adalah salah satu istilah yang biasa disebutkan oleh perusahaan. Salah satunya posisi bekerja sebagai Staff Administrasi. Kata administrasi sering dikaitkan dengan kegiatan catat-mencatat, surat menyurat dan berbagai kegiatan pencatatan operasional perusahaan lainnya. Hal inilah yang menjadikan setiap perusahaan, instansi, dan lembaga pasti memiliki sebuah sistem administrasi. Dimana aktivitas tersebut dilaksanakan oleh ahlinya yang disebut administrator atau staf administrasi.
Tidak hanya di perusahaan, di dalam kehidupan sehari-hari juga kita menerapkan apa yang namanya administrasi. Administrasi memiliki fungsi yang banyak dalam kehidupan sehari-hari kita, misalnya adalah dalam bekerja, berwirausaha, pendidikan, dan lain sebagainya. Dengan adanya administrasi maka hal ini dapat membantu memudahkan pekerjaan baik yang bersifat formal maupun non formal sehingga jalannya kegiatan dapat tersusun dengan rapi. Contohnya saja di dalam perusahaan pasti banyak melakukan kegiatan yang tidak mungkin kita tidak mencatatnya dalam sistem, seluruh data dari kegiatan operasional data dikumpulkan lalu kemudian data dikelola. Dengan adanya administrasi menjadikan pengelolaan tersebut lebih mudah dan tepat. Dengan demikian, untuk menambah wawasan Anda mengenai apa pengertian Administrasi. Berikut ini kami akan membahas pengertian Administrasi secara lebih luas.
Pengertian Administrasi
Pengertian Administrasi merupakan sebuah aktivitas yang erat kaitannya dengan berbagai kebijakan perusahaan dengan tujuan agar mencapai target perusahaan. Administrasi memiliki peran yang sangat penting bagi semua aktivitas operasional perusahaan. Hal inilah yang membuat kenapa Administrasi perlu dilakukan disetiap lini perusahaan karena mempunyai peran yang sangat penting supaya perusahaan tetap berdiri dan terus berkembang. Dalam pengertian administrasi secara sempit, Administrasi merupakan sebuah bentuk aktivitas yang meliputi pencatatan, surat menyurat, mengetik, dan pembukuan sederhana yang bersifat teknis ketatausahaan. Kegiatan Administrasi ini dilakukan secara manual maupun terkomputerisasi.
Fungsi Administrasi
Administrasi adalah salah satu bagian yang sangat krusial bagi sebuah perusahaan. Sebab administrasi memiliki beberapa fungsi yang penting diantaranya adalah sebagai berikut:
Planning atau Perencanaan
Administrasi merupakan kegiatan perencanaan yang memerlukan sebuah aktivitas diantaranya mengumpulkan data, mengolah data, dan menyusun perencanaan yang akan dilakukan perusahaan dikemudian hari.
Organizing atau Penyusunan
Proses Administrasi berfungsi sebagai penyusunan dalam menyusun berbagai kegiatan operasional untuk mencapai tujuan perusahaan.
Coordinating atau Koordinasi
Koordinasi menjadi hal yang penting dilakukan, mengingat kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan baik dan dapat menghindari risiko yang mungkin saja terjadi. Koordinasi antar karyawan atau tim dengan kompak berdampak akan berdampak secara positif untuk kelangsungan sebuah perusahaan ke depannya.
Reporting atau Laporan
Reporting merupakan aktivitas dalam menyampaikan seluruh pergerakan dan perkembangan dari kegiatan atau program yang dilaksanakan oleh karyawan kepada atasan secara tertulis. Laporan tersebut disusun yang nantinya menjadi bahan pertanggungjawaban hasil kinreja karyawan sesuai dengan posisi dan tugasnya.
Budgeting atau Pembuatan Anggaran
Anggaran merupakan hal yang penting dan harus ada di dalam sebuah perusahaan. Mengingat anggaran juga akan digunakan oleh perusahaan dalam mewujudkan tujuan perusahaan yang meliputi segala keperluan internal perusahaan dan eksternal perusahaan.
Staffing atau Penempatan Posisi
Staffing berkaitan dengan sumber daya manusia di sebuah perusahaan yang meliputi rekrutmen karyawan atau tenaga ahli, pengembangan karyawan, dan kebutuhan perlengkapan lainnya.
Directing atau Bimbingan
Directing merupakan aktivitas interaksi dengan anggota organisasi atau perusahaan dalam bentuk bimbingan yang berisi perintah atau saran supaya tugas dapat dikerjakan dengan baik agar tujuan yang ditentukan akan mencapai hasil yang maksimal.
Tujuan Administrasi
Untuk memahami lebih jauh tujuan dari Administrasi, berikut ini adalah tujuan Administrasi.
1. Menyusun Program Usaha
Setiap perusahaan pastinya memerlukan sebuah informasi atau data untuk menyusun program usaha yang akan dijalankan. Informasi atau data tersebut dapat diperoleh melalui kegiatan administrasi. Hal inilah yang menjadi alasan kenapa kegiatan administrasi begitu krusial di perusahaan. Kegiatan administrasi haruslah dilakukan secara sistematis, agar informasi atau data perusahaan yang diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.
2. Evaluasi Kegiatan Organisasi
Memiliki sistem administrasi yang baik dapat membantu sebuah perusahaan mendapatkan berbagai informasi dan data yang diperlukan. Dimana nantinya informasi dan data ini akan menjadi data evaluasi terhadap semua kegiatan organisasi yang telah dilakukan selama ini..
3. Memastikan Keamanan Bagi Kegiatan Usaha
Setiap perusahaan pasti membutuhkan kepastian keamanan dari setiap kegiatan usahanya. Dengan demikian, setiap perusahaan pasti membutuhkan pencatatan administrasi yang sudah tersusun dengan baik untuk memantau segala aktivitas operasional perusahaan. Dengan adanya proses administrasi, maka setiap aktivitas maupun transaksi perusahaan dapat tercatat dengan rinci dan jelas.
Cara Kerja Administrasi
Kegiataan administrasi merupakan hal yang krusial bagi perusahaan. Untuk itu setiap perusahaan pasti memiliki Staff Administrasi yang memberikan dukungan bagi kegiatan operasional sebuah perusahaan. Adapun tugas utama staff administrasi yaitu berkaitan dengan korespondensi, pencatatan, pembukan sederhana, penyimpanan serta penataan dokumen, data entry, serta membantu unit-unit yang membutuhkan data sebagai laporan kepada pihak manajemen. Berikut ini cara kerja staff administrasi adalah sebagai berikut:
- Melakukan koordinasi dengan sekretaris atau staff administrasi dari divisi lain saat ada meeting gabungan maupun kegiatan lainnya.
- Mengumpulkan serta menyusun dokumen.
- Mempersiapkan akomodasi dan tiket untuk kegiatan kunjungan kerja luar kantor.
- Memastikan persediaan ala-alat tulis kantor.
- Membuat dan mempersiapkan agenda pengaturan untuk rapat atau acara kantor lainnya.
- Mempersiapkan tagihan, catatan, laporan, surat dan dokumen lainnya memakai aplikasi pengolah data, database, lembar kerja atau presentasi.
Berdasarkan pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa kegiatan administrasi merupakan hal yang krusial dan perlu dilakukan oleh perusahaan. Sebab tanpa adanya administrasi, maka pengelolaan segala kegiatan di perusahaan mungkin tidak bisa berjalan baik dan lancar. Selain itu, dengan penerapan administrasi yang baik, maka sebuah perusahaan akan tetap berdiri dan terus mengalami perkembangan.
Untuk itulah sudah seharusnya setiap perusahaan memiliki administrasi yang baik termasuk juga memiliki staff administrasi yang berkompeten. Pengelolaan dan pengaturan administrasi yang tepat akan menjadikan tujuan perusahaan dpat tercapai dengan mudah.
Serahkan saja tugas administratif ini kepada JojoExpense untuk segala manajemen pengeluaran perusahaan. Hemat waktu berjam-jam dan tingkatkan produktivitas dengan proses otomatis. Yuk, kita beralih ke manajemen digital!
