Kenal Lebih dekat dengan Procurement

Kegiatan bisnis ini akan melibatkan 2 pihak, yaitu pihak pembeli dan penjual. Ini adalah proses yang sebenarnya cukup sederhana, namun dalam prakteknya bisa sangat rumit. Sehingga dibuatlah sistem e-Procurement, yang membuat proses procurement lebih mudah dan efisien.

Apa itu procurement? Procurement adalah sebuah kegiatan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan untuk membeli barang, peralatan usaha, mesin-mesin produksi, atau bahkan bahan-bahan bangunan, equipment reparasi, dan jasa yang sedang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut.

Procurement merupakan proses secara keseluruhan dari kegiatan pengadaan atau pembeliaan barang atau jasa dalam jumlah tertentu, atau bisa dibilang Procurement adalah proses pengadaan barang & jasa itu sendiri. Barang dan jasa yang ditawarkan memiliki berbagai macam jenis, mulai dari mesin-mesin, peralatan, kontruksi, jasa cleaning service, dan lain sebagainya.

 

Procurement sendiri dimulai dari perencanaan strategis, pengadaan tender, pemilihan vendor, negosiasi pembayaran, pembuatan kontrak perjanjian kerjasama, penilaian barang atau jasa yang akan terpilih, pembelian barang atau jasa, penerimaan barang atau jasa, proses pembayaran kepada vendor, dan penilaian kinerja vendor. Untuk lebih mengenal tentang procurement silakan dibaca artikel procurement adalah?

 

Proses ini dimulai dari pemerintah dan berlanjut ke pihak swasta, walaupun tidak jarang juga dari perusahaan swasta ke perusahaan swasta lainnya. Procurement dinilai mempermudah untuk mengadakan barang atau jasa dalam jumlah besar. Sebab segala sesuatu dipantau dan dipastikan memiliki kualitas yang sama dengan yang diharapkan.

 

Kenapa perusahaan melakukan proses procurement? Ini karena proses procurement adalah sebuah proses yang bertujuan untuk membantu sebuah perusahaan mendapatkan barang yang sesuai dengan kriteria kebutuhannya baik dalam hal kuantitas, kualitas, lokasi, waktu, dengan biaya yang paling murah.

 

Tujuannya tidak lain adalah untuk menekan biaya sekecil mungkin sehingga perusahaan dapat memaksimalkan keuntungan sebesar mungkin. Sehingga procurement adalah sistem yang tepat untuk itu.

PROSES PADA PROCUREMENT

Pada umumnya proses procurement akan meliputi beberapa proses yang harus dilakukan. Tentunya proses ini terlihat lebih sederhana dalam tulisan dibandingkan dengan prakteknya. Beberapa proses umum tersebut adalah:

 

  1. Identifikasi Kebutuhan Perusahaan Dalam Proses Procurement Adalah Tahap Yang Wajib Dilakukan Sebelum Masuk Ke Tahap Lanjut. Memahami betul apa kebutuhan perusahaan ini adalah proses yang sangat krusial. Karena apabila terjadi pembelian yang tidak terlalu diperlukan, atau sampai ada kesalahan pembelian maka akan membuang-buang sumber daya perusahaan.

 

  1. Otorisasi Pembelian Oleh Manajemen Dalam Proses Procurement Adalah Penting Agar Tidak Terjadi Konflik Internal. Perusahaan seharusnya tidak melakukan pembelian tanpa ada persetujuan dari manajamen. Karena hanya manajemen yang dapat melakukan persetujuan untuk pembelian barang. Walaupun hal ini menyangkut SOP perusahaan masing-masing (Baca apa itu SOP)

 

  1. Persetujuan Pembelian Oleh Manajemen. Berupa Dokumen Tertulis Yang DitandatanganiUmumnya, Approval manajemen merupakan tanda bahwa proses procurement sebuah perusahaan dapat dimulai. Namun kembali lagi, walaupun ini penting, proses ini tergantung kepada SOP setiap perusahaan.

 

  1. Pembukaan Tender Kepada Supplier & Vendor Untuk Mencari Kandidat Penjual Barang dan Jasa Terbaik. Tender adalah sebuah sistem lelang untuk para vendor & supplier untuk mengajukan harga, kualitas dan fitur terbaik. Dimana mereka berlomba-lomba untuk mendapatkan proyek ini. Untuk perusahaan yang membuka tender, tentunya ingin mendapatkan harga termurah dengan kualitas terbaik. Tender ini dibuka & diumumkan untuk menarik supplier & vendor terbaik.

 

  1. Identifikasi dan Analisa Supplier & Vendor Untuk Memahami Betul Para Peserta Tender. Setelah supplier & vendor sudah terdaftar semua, maka analisa latar belakang setiap supplier & vendor dilakukan untuk memastikan bahwa track record setiap supplier & vendor yang ikut itu bersih dan tidak terlibat dengan hal-hal yang berbau kriminalitas, performa pekerjaan selalu baik, tepat waktu dan sebagainya.

 

  1. Penerimaan Quotation / Penawaran Barang & Jasa. Dalam Procurement Adalah Esensi Dari Proses PengadaanSetelah analisa vendor & supplier selesai, maka mungkin ada beberapa vendor dan supplier yang tereliminasi karena tidak sesuai kriteria yang dibutuhkan perusahaan. Lalu proses selanjutnya adalah meminta penawaran kepada para vendor dan supplier yang lolos. Hal ini merupakan tolak ukur yang penting untuk perusahaan pembeli, karena dari sini dapat dilihat apakah penawaran yang didapatkan dari para peserta menguntungkan atau tidak.

 

  1. Proses Negosiasi Term of Payment, Harga, Kualitas, Waktu, Etc. Ketika penawaran diterima, maka perusahaan sudah dapat melihat yang mana vendor dan supplier yang berpotensi menjadi pemenang proyek. Kepada calon-calon vendor tersebut, maka dilakukan negosiasi, agar perusahaan dapat memaksimalkan keuntungan yang didapat.

 

  1. Pemilihan Supplier / Vendor. Sesuai dengan kebutuhan perusahaan, maka supplier / vendor yang memberikan penawaran terbaik akan terpilih sebagai pemenang tender procurement ini.

 

  1. Pembuatan Purchase Order (PO). Setelah supplier sudah terpilih, maka selanjutnya perusahaan yang melakukan proses procurement akan membuat purchase order kepada supplier sebagai tanda jadi pembelian. Dokumen ini pada umumnya ditandatangani oleh individual dari manajemen.

 

  1. Penerimaan Delivery Order (DO) / Work Order (WO). Ketika PO sudah diterima oleh supplier, maka supplier akan mengirimkan delivery order / work order tergantung dari yang dibeli itu barang atau jasa. Dokumen ini kemudian akan dikirimkan kepada perusahaan pembeli untuk konfirmasi ulang dan ditandatangani.

 

  1. Penerimaan & Pengecekan Kualitas Barang & Jasa. Setelah kedua belah pihak menyetujui, dokumen PO & DO sudah sama dan sesuai nominalnya, maka barang dikirim dan perusahan yang membeli akan menerima. Kualitas barang / jasa di cek kualitas dan kuantitasnya.

 

  1. Dokumentasi Invoice. Invoice lalu diterima oleh perusahaan pembeli. Invoice ini di dokumentasikan dan sebagai bukti pembelian perusahaan. Hal yang harus diperhatikan disini adalah pajak pembelian, dan apabila ada pajak-pajak lain yang harus dibayarkan sesuai dengan term of payment.

 

  1. Pengecekan Invoice, delivery / work order, & Purchase Order. Perusahaan harus melakukan pengecekan secara detail mengenai invoice, delivery order, dan purchase order. Agar tidak terjadi kesalahan nominal pembayaran.

 

  1. Pembayaran ke Supplier Atau Vendor. .Setelah selesai pengecekan, maka pembayaran sesuai nominal yang sudah disetujui pada quotation dilakukan kepada vendor dan/atau supplier yang terkait.

 

Fokus pertimbangan dalam proyek procurement pada umumnya tertuju kepada 4 hal yang merupakan faktor utama bagi perusahaan yang membeli barang, yaitu; manfaat, waktu, resiko, & biaya. Ini adalah 4 faktor utama yang harus diperhatikan oleh para penyedia barang. Secara garis besar, perusahaan yang membeli barang selalu berusaha untuk mendapatkan barang atau jasa dengan harga termurah, waktu tercepat, resiko terkecil, dan manfaat atau fitur yang banyak dan efektif.

 

Sebaliknya, Perusahaan yang melakukan proses procurement adalah kesempatan untuk supplier / vendor menjual produk atau jasa mereka dengan harga setinggi mungkin dengan kualitas & kuantitas serendah mungkin, untuk memaksimalkan keuntungan dan memperkecil modal pengerjaan. Sehingga negosiasi pada proses procurement ini adalah sesuatu yang pasti akan terjadi antara penjual dan pembeli.

 

Nah, proses procurement adalah proses yang tidak mudah dan cukup rumit karena akan menyangkut banyak pihak, dibutuhkan analisa pasar yang baik, serta metode tender yang transparan dan dapat dipercaya. Kerumitan ini membuat procurement secara manual mulai ditinggalkan, dimana banyak perusahaan yang sudah beralih kepada sistem e-procurement.

 

Atur beban kerja Anda lebih baik dan kelola semua proyek Anda di satu tempat. Ini akan memudahkan Anda untuk melacak jam kerja Anda dan mendistribusikannya di antara rekan-rekan Anda. Ucapkan selamat tinggal pada antrean untuk check-in atau melapor ke kantor sebelum dan sesudah rapat, dan ucapkan salam pada optimasi waktu yang lebih baik untuk karyawan Anda. Kurangi waktu untuk tugas-tugas rumit ini dan biarkan karyawan Anda fokus pada passion mereka. Tingkatkan kinerja tim hingga 100% dengan sistem monitoring aktivitas real-time, anti-fraud dan pengelolaan administrasi HR otomatis. JojoTimes solusi untuk semua kebutuhan Mobile HR.