Setiap perusahaan memiliki sumber income melalui bisnis yang dijalankan sebagai salah satu upaya untuk mendapat keuntungan, misalnya melalui kegiatan penyediaan jasa atau penyediaan produk bagi konsumen. Faktor penting lainnya dari kegiatan bisnis, baik yang berskala besar atau kecil, sebagai faktor krusial penentu keberhasilan adalah kebijakan pengeluaran kas perusahaan.
Untuk itu pengelolaan keuangan harus dibangun dengan baik oleh para pekerja dari divisi keuangan termasuk juga pemilihan sistem yang tepat untuk perusahaan. Sejauh mana kebijakan pengeluaran kas perusahaan berpengaruh dalam bisnis ? kita bahas lebih lengkap dibawah ini.
Apa yang dimaksud Kebijakan pengeluaran kas ?
Maksud dari kebijakan pengeluaran kas adalah memaksimalkan keuntungan dengan keputusan yang tepat. Menjaga arus kas agar sesuai penerapannya untuk membayar semua kewajiban dan beban perusahaan. Selain itu mempersiapkan struktur modal yang bisa didapat dari internal maupun eksternal. Juga pemanfaatan uang yang tepat dan optimal agar efisiensi terus terjaga.
Fungsi Manajemen Keuangan
Untuk mengelola keuangan perusahaan perlu adanya mekanisme manajemen keuangan yang tertib, dan sesuai dengan kebijakan dari manajemen perusahaan, untuk pengendalinya ada lima fungsi manajemen keuangan yang perlu Anda ketahui yaitu :
1. Planning
Planning di sini adalah perencanaan dari mulai arus kas hingga laba rugi perusahaan.
2. Budgeting
Fungsi ini meliputi perencanaan hingga pengalokasian anggaran biaya agar efisien dan efektif.
3. Controlling
Dalam manajemen keuangan, pengawasan juga perlu dilakukan demi evaluasi dan perbaikan di masa yang akan datang.
4. Auditing
Audit internal harus dilakukan agar sesuai dengan standar akuntansi dan tak terjadi penyimpangan.
5. Reporting
Terakhir adalah laporan mengenai kondisi keuangan serta analisa rasionya.
Tujuan Manajemen Keuangan
Ada beberapa tujuan dari manajemen keuangan yang perlu Anda ketahui di samping manfaatnya. Berikut adalah manfaatnya:
Memaksimalkan Keuntungan
Setiap pebisnis tentu ingin bisnisnya berjalan dengan baik hingga menghasilkan keuntungan yang diharapkan. Nah, jika Anda melakukan manajemen keuangan dengan baik, Anda akan mudah memaksimalkan keuntungan dari bisnis yang Anda kelola.
Menjaga Arus Kas
Tidak sedikit perusahaan mengalami kebangkrutan karena mereka tidak memikirkan arus kas perusahaan yang mereka simpan. Padahal ini sangat diperlukan guna mengetahui berapa besar biaya yang dikeluarkan perusahaan dan berapa besar pemasukan yang diperoleh. Ini tentu bisa diketahui hanya jika perusahaan melakukan manajemen keuangan yang tepat. Selain itu, perusahaan juga tidak akan khawatir terhadap tanggungan yang dibayarnya karena sudah diatur dalam manajemen keuangannya.
Mempersiapkan Struktur Modal
Dari mana perusahaan dapat memperoleh modal kembali jika tidak ada niat untuk mengatur keuangannya. Bahkan keuntungan pun akan sulit terbaca jika mereka tidak memperhatikan keuangannya dengan baik. Untuk itu, pengaturan keuangan sangat bertujuan untuk mempersiapkan modal perusahaan yang diperoleh baik dari internal maupun eksternal.
Pemanfaatan Uang yang Optimal
Kebutuhan perusahaan pastinya beragam. Namun, dengan adanya pengaturan keuangan ini, diharapkan perusahaan dapat menggunakan uangnya seefektif mungkin. Jadi, mereka hanya menggunakannya untuk kebutuhan yang benar benar urgent. Artinya, jika kebutuhan itu tidak mendesak, mereka bisa mengulur waktu untuk memenuhinya.
Beberapa Metode Kebijakan pengeluaran kas
Metode yang biasa digunakan oleh perusahaan biasanya bermacam-macam bergantung pada kebijakan perusahaan. Biasanya metode ini akan berkaitan erat dengan bagaimana pihak terkait melakukan tahapan-tahapan dalam penggunaan dana yang sudah ada. Pencatatan ini harus dilakukan secara lengkap tanpa ada kesalahan di dalamnya. Dua metode yang dalam petty cash adalah:
1. Imprest Fund System (Metode Tetap)
Metode pertama yang biasa digunakan adalah metode tetap atau metode imprest ini, di mana rekening yang ada jumlahnya akan selalu tetap. Perubahan yang ada di dalam kas akan digantikan dengan sejumlah uang dalam waktu tertentu misal seminggu sekali. Biasanya ketika terjadi sebuah transaksi, pengguna kas kecil tidak akan langsung mencatat, tapi mengumpulkan bukti transaksi saja.
Ciri khas dalam penggunaan metode ini adalah pada pengisian kembali cash yang ada. Pengisian akan dilakukan sesuai dengan pengeluaran yang telah dilakukan sehingga jumlah uang yang ada akan sama dengan jumlah yang ditetapkan.
2. Fluctuating Fund System (Metode Fluktuatif)
Metode kedua sekaligus terakhir dalam pengelolaan petty cash adalah metode berubah-ubah atau metode fluktuasi ini. Jika pada metode tetap jumlah uang yang dipegang pengguna sudah ditetapkan, pada metode ini jumlah kas disesuaikan dengan kebutuhan.
Sistem ini menghendaki nominal yang tidak harus sama dengan nominal awal saat pertama kali diambil kebijakan. Misalnya jika nominal kas awal sejumlah 1 juta, ketika sudah digunakan jumlah uang akan berkurang dan perlu diisi kembali.
Dokumen yang Diperlukan dalam Petty Cash
Dokumen dari kas kecil sendiri harus lengkap agar setiap transaksi yang dilakukan bisa dipercaya dan memiliki bukti kongkrit. Hal ini dilakukan untuk mencegah perilaku penyelewengan keuangan dan berfungsi untuk evaluasi keuangan kedepannya. Beberapa dokumen yang diperlukan untuk pencatatan petty cash adalah:
1. Bukti Kas Keluar
Bukti kas keluar ini diperlukan supaya ketika ada perintah pengeluaran kas, pergerakan keuangan bisa dipantau melalui dokumen ini. Dalam sistem kas kecil ini, bukti kas keluar juga bisa digunakan untuk evaluasi serta ketika hendak melakukan pengisian ulang saldo yang dimiliki.
2. Cek
Cek adalah dokumen penting selanjutnya yang harus dijaga dengan baik. Dokumen cek sendiri biasanya digunakan agar bank mau membayarkan sejumlah uang kepada badan atau individu yang membawa cek. Cek ini merupakan pembayaran oleh perusahaan lewat jasa bank terlebih dahulu karena pembayaran secara tunai saat ini kurang efisien.
3. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
Ketika jumlah uang yang ada dalam kas kecil sudah tidak lagi sesuai dengan kebutuhan, maka pengguna bisa mengajukan permintaan pengeluaran. Tetapi dokumen ini harus diisi dengan kebutuhan yang memang rasional dan diperlukan. Pengisian kembali ini baru bisa diajukan ketika ada dokumen permintaan sebagai bukti pengeluaran sebagai bahan pertimbangan apakah disetujui atau tidak.
4. Permintaan Pengisian Kas Kecil
Ketika jumlah dana yang dimiliki tidak mencukupi atau sudah tinggal sedikit, perlu melakukan pengisian ulang. Nah keberadaan dokumen ini bisa berfungsi sebagai bukti keperluan pengisian dana kas kecil ini.
5. Bukti Pengeluaran
Penggunaan kas kecil meskipun dalam jumlah uang yang tergolong sedikit, masih harus dipertanggungjawabkan kepada atasan. Dokumen bukti pengeluaran ini bisa menjadi bukti konkrit apa saja pengeluaran yang dilakukan dan bagaimana penggunaannya. Ada lampiran-lampiran pengeluaran seperti misalnya nota sebagai bukti transaksi yang dilakukan.
Pengendalian yang Sederhana
Pengendalian memang penting untuk menjaga harta perusahaan. Sebagai pengendalian atas dana kas kecil, manajemen memberlakukan kebijakan agar setiap transaksi ditandatangani oleh pihak-pihak yang berwenang seperti bagian keuangan dan General manager.
Akan tetapi, agar dana kas dapat terkendali lebih baik dan tidak menambah pekerjaan administrasi petinggi perusahaan, maka manajemen perlu membentuk kebijakan pada otorisasi kas kecil. Misalnya Hanya pengeluaran diatas Rp 1.000.000,- yang membutuhkan persetujuan General manager, transaksi di bawahnya hanya diotorisasi oleh bagian keuangan.
Memperbesar Nilai Saldo
Persetujuan yang terlalu panjang memang meningkatkan pengendalian harta perusahaan, tetapi juga akan menciptakan masalah baru. Masalah yang sering muncul ialah disaat permintaan kas kecil meningkat. Pengendalian yang terlalu berlebihan dan ketat dapat menyebabkan pembayaran menjadi tertunda.
Jika masalah terletak pada jumlah ketersediaan dana pada kas kecil, manajemen dapat meningkatkan saldo kas kecil. tetapi jika masalah pada pertimbangan persetujuan (approval), langkah bijaknya ialah menetapkan kebutuhan approval sesuai dengan besarnya kebutuhan dana.
Seperti halnya penerimaan uang, prosedur pengeluaran kas perlu dirancang secara detail. Perlu dipastikan apakah pengeluaran kas telah disetujui dan betul-betul untuk kegiatan operasional yang tercatat dalam jurnal akuntansi atau pembukuan perusahaan.
Prosedur Pengeluaran Kas
Pengeluaran kas dalam perusahaan dapat dilakukan dengan menggunakan cek untuk menjamin diterimanya pembayaran tersebut oleh perusahaan yang berhak menerima dan memungkinkan dilibatkannya pihak luar seperti bank untuk turut serta mengawasi kas perusahaan.
Sedangkan dana kas kecil merupakan pengeluaran yang wajib dilakukan dengan cepat dan dapat dilakukan dari dana kas kecil.
Prosedur ini sendiri dapat dilakukan dengan beberapa tahapan berikut ini:
- Kasir menerima kwitansi dari pemasok yang dicocokkan dengan invoice mengenai jumlah dan jatuh tempo pembayarannya.
- Kasir menyiapkan Bukti Bank Keluar (BBK) dalam rangkap dua dan cek/giro dan menyampaikan kepada bidang keuangan bersama dengan kuitansi dan invoice
- Bagian Keuangan meneliti kebenaran kuitansi dari pemasok dan membandingkannya invoice, kemudian menandatangani cek/giro dan BBK.
- Keuangan memberi cap lunas pada berkas pembelian kemudian mendistribusikan cek/ giro kepada pemasok, BBK lembar kesatu dengan invoice ke bagian akuntansi, dan BBK lembar kedua dan kwitansi ke bagian kasir.
- Akunting akan membandingkan BBK dengan invoice dan faktur penjualan. Bila cocok, maka menyiapkan bukti jurnal bank keluar.
- Bagian akuntansi akan mencatat transaksi pengeluaran uang di buku bank keluar dan kartu utang.
Pembayaran dapat dilaksanakan tepat waktu, jumlah yang dikeluarkan benar, dan ditujukan kepada pihak yang berhak. Pembukuan atas transaksi harus dilaksanakan dengan benar. Untuk itu, Anda membutuhkan bantuan aplikasi yang terintegrasi. Rekomendasi software akuntansi terbaik untuk Anda adalah software akuntansi Jojonomic.
Segala laporan keuangan perusahaan Anda akan terkontrol dengan baik, cepat, dan mudah. Selain itu, software ini sangat user friendly karena bisa digunakan oleh setiap kalangan tanpa harus menguasai bidang akuntansi dan programming terlebih dahulu. Hanya memakai fitur pengelolaan arus kas, pencatatan, hingga pembuatan laporan keuangan yang lengkap seperti Platform dari Jojonomic yaitu aplikasi JojoExpense.
Dengan menggunakan JojoExpense , tidak hanya memudahkan Anda dalam pencatatan petty cash, namun juga memudahkan Anda melakukan proses pembukuan yang lebih baik dan sesuai kebutuhan usaha Anda.
JojoExpense Online terintegrasi dengan berbagai aplikasi lain seperti aplikasi kasir, perbankan, ecommerce dan aplikasi lainnya yang menghadirkan kemudahan pengelolaan usaha dalam satu wadah.
JojoExpense
Solusi Manajemen Pengeluaran Perusahaan yang Fleksibel, JojoExpense memudahkan staf keuangan untuk memantau disbursement perusahaan secara real-time dan akurat. Hemat waktu hingga 77% dengan proses pelaporan pengeluaran otomatis!
FITUR POPULER
- Monitor disbursement uang panjar kerja di manapun kapan pun
- Proses pelaporan dan pengarsipan reimbursement otomatis dan dapat disesuaikan
- Peraturan budget yang disesuaikan untuk reimbursement dan Cash Advance
