Proses Bisnis (Business Process) adalah suatu kumpulan dari aktivitas (task) atau pekerjaan terstruktur yang saling berhubungan untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan suatu keluaran (produk/output) atau layanan (demi meraih tujuan tertentu) dan mendukung pencapaian tujuan serta sasaran strategis dari suatu organisasi.
Suatu organisasi secara umum tentu saja mempunyai tujuan agar dapat bertahan hidup selama mungkin dan selalu meningkat kinerja serta produktifitasnya. Untuk mencapai tujuan tersebut, maka suatu organisasi membutuhkan suatu hal yang baik untuk mendukung berjalannya organisasi tersebut.
Tidak terkecuali suatu perusahaan sebagai suatu organisasi tentu saja membutuhkan suatu hal yang baik agar dapat mendukung pencapaian tujuan dari perusahaan tersebut.
Pengertian Menurut Para Ahli
- Davenport (1993)
Aktivitas yang terukur dan terstruktur untuk memproduksi output tertentu untuk kalangan pelanggan tertentu. Terdapat di dalamnya penekanan yang kuat pada “bagaimana” pekerjaan itu dijalankan di suatu organisasi, tidak seperti fokus dari produk yang berfokus pada aspek “apa”. Suatu proses oleh karenanya merupakan urutan spesifik dari aktivitas kerja lintas waktu dan ruang, dengan suatu awalan dan akhiran, dan secara jelas mendefinisikan input dan output.
Definisi dari Hammer dan Champy’s (1993) bisa dianggap merupakan turunan dari definisi Davenport.
Kumpulan aktivitas yang membutuhkan satu atau lebih inputan dan menghasilkan output yang bermanfaat/bernilai bagi pelanggan.
Analisis Proses Bisnis
Meliputi serangkaian kegiatan yang dimulai dari survei terhadap bisnis dan survei terhadap lingkungan organisasi dan teknisnya. Mulai dari identifikasi, telaah, validasi s/d penggambaran model bisnis proses.
Tahapannya dalam suatu perusahaan antara lain :
- Analisis Kegiatan Usaha
Dalam tahapan ini manajemen perusahaan bersama pemilik perusahaan melakukan diskusi dan analisis tentang kegiatan usaha yang akan dijalankan oleh perusahaan, misalnya usaha dibidang industri, perdagangan atau jasa. Hal ini dilakukan agar manajemen mengetahui serta menentukan yang akan digunakan oleh perusahaan.
- Penentuan
Pada tahapan ini manajemen akan membuat atau menentukan bentuk dari usaha yang telah dipilih oleh perusahaan tersebut, mulai dari tentang jenis biaya-biaya yang dikeluarkan sampai dengan memperoleh pendapatan atau penghasilan.
- Pelaksanaan
Tidak kalah pentingnya dari penentuan dari perusahaan adalah pelaksanaan itu sendiri, karena sebagus apapapun suatu tetapi tidak dilaksanakan tidak akan bermanfaat bagi perusahaan. Sehingga sangat penting bagi setiap bagian atau divisi dan karyawan perusahaan untuk menjalankan dengan benar seluruh yang telah dibuat oleh pihak manajemen perusahaan.
- Evaluasi
Untuk mengetahui apakah suatu hal telah dijalankan oleh semua karyawan bagian atau divisi dari perusahaan dan apakah hal tersebut telah memberikan manfaat bagi perusahaan, maka diperlukan suatu evaluasi dari pelaksanaan hal tersebut. Suatu evaluasi dapat dilakukan setiap bulan, setiap tiga bulan, setiap enam bulan atau setiap tahun, tergantung kebijakan manajemen perusahaan. Akan tetapi suatu evaluasi akan lebih efektif apabila dilakukan setiap bulan. Dengan seringnya melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan hal ini, maka akan diperoleh suatu yang paling memberikan manfaat bagi perusahaan.
Tahapan / Siklus Dalam
- Design (Perancangan) meliputi identifikasi Bisnis Proses dan Pemodelan Bisnis
Konfigurasi meliputi seleksi sistem, implementasi, tes dan deployment.
Adapun yang perlu diperhatikan dalam tahap ini adalah sbb :
- Sebelum digunakan sistem (terutama dl hal aplikasinya) perlu dites apakah sudah berjalan sesuai yang direncanakan atau belum.
- Pelatihan personel dan migrasi aplikasi jika diperlukan
- Pelaksanaan meliputi operasional, monitoring, maintenance.
Dalam tahap inilah ujian sebenarny dari sistem benar-benar diuji dalam aktivitas sehari-hari oleh perusahaan. Apakah sistem beserta aplikasi yang dibangun telah benar-benar dapat menjalankan dengan baik untuk mencapai tujuan perusahaan. Dalam tahap ini dihasilkan log informasi dari proses yang telah dijalankan sebagai dasar evaluasi di tahap berikutnya.
- Evaluasi meliputi penggalian proses dan monitoring aktivitas bisnis.
Log informasi yang dihasilkan dievaluasi menggunakan teknik monitoring akitivitas dan penggalian. Teknik ini bertujuan untuk mengidentifikasi model dan kecukupan dari lingkungan operasional.
Kemudian siklus ini berputar terus menerus, setelah dilakukan evaluasi akan ditemukan poin-poin dimana bisa dilakukan improvement atau perbaikan atas yang telah dilakukan. Lalu kembali akan dilakukan desain dan analisis, konfigurasi dan implementasi. Siklus ini akan terus dilakukan dengan interval waktu tertentu, misal per tahun, tiap 5 tahun atau tiap 10 tahun tergantung dari waktu yang telah disepakati bersama.
Karakteristik
- Definitif: Harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.
- Urutan: Harus terdiri dari sebuah aktivitas yang memiliki tahapan yang sesuai dengan waktu dan ruang.
- Pelanggan: Harus memiliki suatu penerimaan hasil proses
- Nilai tambah: Transmormasi yang terjadi dalam proses bisnis memberikan nilai lebih pada menerima.
- Keterkaitan: Suatu kegitan atau proses tidak dapat berdiri sendiri, namun harus terkait dalam struktur suatu organisasi.
- Fungsi silang: Suatu proses pada umumnya, walaupun tidak harus, memiliki atau mencakup beberapa fungsi.
Tipe Proses Bisnis
- Proses manajemen merupakan sebuah proses yang mengendalikan oprasional sebuah sistem. Misalnya Manajemen Strategis
- Proses operasional merupakan sebuah proses yang mempunyai bisnis inti dan meliputi aliran nilai utama. Misalnya proses pembelian, manufaktur, pengiklanan dan pemasaran, dan penjualan.
- Proses pendukung, yang mendukung proses inti. Misalnya rekrutmen, akunting, pusat bantuan dll.
Tidak terkecuali suatu perusahaan sebagai suatu organisasi tentu saja membutuhkan suatu yang baik agar dapat mendukung pencapaian tujuan dari perusahaan tersebut.
Tahapan dalam suatu perusahaan antara lain :
Analisis Kegiatan Usaha
Dalam tahapan ini manajemen perusahaan bersama pemilik perusahaan melakukan diskusi dan analisis tentang kegiatan usaha yang akan dijalankan oleh perusahaan, misalnya usaha dibidang industri, perdagangan atau jasa. Hal ini dilakukan agar manajemen mengetahui serta menentukan hal yang akan digunakan oleh perusahaan.
Penentuan Proses Bisnis
Pada tahapan ini manajemen akan membuat atau menentukan bentuk dari usaha yang telah dipilih oleh perusahaan tersebut, mulai dari tentang jenis biaya-biaya yang dikeluarkan sampai dengan memperoleh pendapatan atau penghasilan.
Pelaksanaan Proses Bisnis
Tidak kalah pentingnya dari penentuan hal dari perusahaan adalah pelaksanaan hal itu sendiri, karena sebagus apapapun suatu hal tetapi tidak dilaksanakan tidak akan bermanfaat bagi perusahaan. Sehingga sangat penting bagi setiap bagian atau divisi dan karyawan perusahaan untuk menjalankan dengan benar seluruh yang telah dibuat oleh pihak manajemen perusahaan.
Evaluasi Proses Bisnis
Untuk mengetahui apakah suatu hal telah dijalankan oleh semua karyawan bagian atau divisi dari perusahaan dan apakah hal tersebut telah memberikan manfaat bagi perusahaan, maka diperlukan suatu evaluasi dari pelaksanaan hal tersebut. Suatu evaluasi dapat dilakukan setiap bulan, setiap tiga bulan, setiap enam bulan atau setiap tahun, tergantung kebijakan manajemen perusahaan. Akan tetapi suatu evaluasi akan lebih efektif apabila dilakukan setiap bulan.
Proses Bisnis dikatakan berhasil mendukung perusahaan dalam menjalankan Bisnisnya apabila didukung oleh beberapa hal, yaitu antara lain :
- Rencana Proses Bisnis yang baik
Proses bisnis akan memberikan manfaat bagi perusahaan apabila didukung dengan pembuatan rencana proses bisnis yang baik oleh manajemen perusahaan.
- Teknologi Informasi Yang Mendukung
Tidak dapat dipungkiri lagi, bahwa pada saat ini peran teknologi informasi sangatlah penting dalam segala bidang. Termasuk juga dalam pelaksanaan proses bisnis perusahaan, oleh karena itu pihak manajemen harus dapat menggunakan teknologi informasi yang tepat untuk mendukung pelaksanaan proses bisnis tersebut.
- Tolok Ukur atau Pengukuran Tingkat Keberhasilan
Untuk dapat mengetahui keberhasilan dari suatu proses bisnis, maka manajemen perusahaan harus menentukan bagaimana suatu proses bisnis dikatakan berhasil atau gagal.
- Sumber Daya Manusia
Yang tidak kalah pentingnya bagi keberhasilan dari proses bisnis dalam suatu perusahaan adalah karyawan yang akan menjalankan atau melaksanakan proses bisnis tersebut. Dalam melaksanakan proses bisnis yang baik, maka diperlukan karyawan yang handal tanpa hal tersebut mustahil proses bisnis dapat dilaksanakan dengan baik. Oleh karena itu apabila suatu perusahaan menginginkan pelaksanaan proses bisnis yang baik, maka bagian HRD atau perekrutan SDM atau personalia harus dapat merekrut karyawan yang baik.
Motivasi Proses bisnis tidak akan berhasil apabila tidak didukung oleh motivasi dari seluruh komponen dari perusahaan untuk melaksanakan tahapan-tahapan dari proses bisnis tersebut. Motivasi akan timbul apabila didukung dengan reward dan punishment yang jelas.
Dengan HRIS Integration, JojoPayroll menjadikan perhitungan Anda lebih mudah karena dapat dilakukan integrasi data untuk otomatisasi kehadiran sehari-hari, cuti, lembur, dan workshift. Dapatkan slip gaji Anda dengan cepat menggunakan dashboard JojoPayroll yang disertakan dengan Take Home Pay, Deduction, Benefit, dan semua detail lainnya untuk dokumen pribadi Anda. JojoPayroll dapat melakukan transfer gaji secara real time ke 150+ akun bank di Indonesia, otomatis dengan satu klik. Segera Gunakan JojoPayroll, untuk sistem gaji digital Perusahaan Anda!
