Apakah Anda pernah berpikir dan bertanya-tanya bagaimana cara menghitung persediaan barang atau produk di sebuah supermarket? dan bagaimana cara mereka mengetahui jika ada barang yang rusak atau hilang? Caranya adalah dengan melakukan Stock Opname.
Stock opname adalah bagian penting dalam suatu bisnis. Tidak peduli sebesar apa pun bisnis yang Anda bangun, selama itu melibatkan barang, maka kegiatan ini wajib untuk dilakukan. Tanpa dilakukannya hal ini, maka Anda tidak bisa benar-benar mengetahui bagaimana performa bisnis Anda.
Tanpa perencanaan yang jelas pula, proses Stock Opname bisa berakhir berantakan sebab satu dan lain hal, seperti tidak fokus, kesalahan pencatatan hingga penulisan keterangan yang kurang teliti. Lalu, bagaimana cara agar hal tersebut bisa diminimalisir sehingga hasil dari catatan stok semakin optimal? Pada artikel kali ini, Jojonomic akan mengupas tuntas tentang pengertian, fungsi, manfaat serta cara melakukan Stock Opname dengan efektif.
Apa itu Stock Opname?
Menurut Wikipedia, stock opname adalah proses pengecekan fisik dari jumlah dan kondisi barang yang ada di tempat penyimpanan atau gudang. Kegiatan ini umumnya sangat memakan waktu jika masih dilakukan secara manual.
Untuk melakukannya, diperlukan karyawan dengan ketelitian dan fokus yang tinggi. Syarat ini penting karena jika terjadi kesalahan perhitungan jumlah barang, bukan hanya perusahaan yang dirugikan, namun yang melakukan pengecekan inventory juga akan menanggung seluruh aktivitas atau kegiatan ini.
Namun sejak berkembangnya teknologi, aktivitas Stock Opname kini dapat dipermudah, dengan adanya Barcode, bukan hanya mempermudah tapi dengan adanya Barcode juga dapat mempercepat proses atau langkah aktivitas ini, Selain itu kesalahan dalam pencatatan dan perhitungan barang juga bisa lebih diminimalisir.
Manfaat Stock Opname
Selain mengetahui secara pasti jumlah barang yang ada di gudang baik itu yang rusak dan juga yang hilang, stock opname juga memiliki banyak manfaat lainnya, yaitu sebagai berikut:
- Meminimalisir penyimpangan terhadap barang, baik itu kekurangan atau kelebihan.
- Bisa untuk tindak lanjut secara cepat jika ada barang hilang atau kekurangan barang, sehingga tidak sampai terjadi kekosongan stok barang.
- Dapat digunakan sebagai analisis tahun-tahun sebelumnya sehingga perkembangan perusahaan bisa diketahui.
- Mengetahui secara pasti arus masuk dan keluar barang secara pasti.
- Mengetahui kondisi barang di gudang secara pasti.
Tujuan Stock Opname
Tujuannya adalah untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan perusahaan, yang mana termasuk salah satu fungsi untuk Sistem Pengendalian Intern (SPI). Melalui kegiatan ini maka akan diketahui keadaan yang terjadi antara catatan pembukuan dan persediaan fisik yang ada.
Pada beberapa perusahaan stock opname dilakukan untuk persediaan barang dan kas, sedangkan pada perusahaan manufaktur dilakukan untuk persediaan bahan baku, bahan penolong, barang setengah jadi, dan barang jadi.
Jenis Stock Opname
Ada beberapa jenis Stock Opname yang dapat Anda lakukan, hal ini penting untuk diketahui agar Anda tahu kapan waktu yang tepat untuk melakukan aktivitas ini:
1. Daily Stock Taking
Kegiatan stock opname ini dijalankan setiap hari oleh petugas yang berwenang. Kegiatan ini dilakukan setiap hari dengan tujuan untuk memastikan stok barang selalu sama dengan yang ada di laporan. Dengan demikian, data yang diperoleh bersifat aktual.
Jenis daily stock taking umumnya dilakukan dalam bisnis toko kelontong atau minimarket sebab setiap harinya selalu ada barang yang terjual.
2. Annual Stock Taking
Sesuai dengan namanya, kegiatan ini dilakukan setiap satu tahun sekali. Jenis ini lebih cocok dilakukan jika produk yang dijual bersifat tahan lama dan dalam kuantitas yang besar, dan lebih cocok atau sesuai digunakan pada bisnis yang memiliki gudang-gudang besar sebagai tempat penyimpanan.
Tentu saja, annual stock taking tidak cocok diterapkan pada bisnis F&B yang stok barangnya relatif lebih cepat terjual. Biasanya, annual stock taking dilakukan di penghujung tahun atau saat penutupan laporan keuangan tahunan.
Oleh karena itu, pengecekan barang harus dilakukan dengan menyeluruh guna mengetahui apakah setiap produk masih dalam kondisi layak jual. Jika ternyata ditemukan banyak kerusakan, maka itu bisa menjadi masukan untuk tahun berikutnya.
3. Periodic Stock Taking
Metode ini dilakukan secara berkala, yang biasanya mengikuti perhitungan kuartal. Artinya, Anda akan menghitung stok barang setiap tiga atau empat bulan sekali. Kemudian, metode ini lebih cocok diterapkan pada bisnis-bisnis kecil atau mikro karena tidak membutuhkan banyak orang untuk menyelesaikannya.
Cara Melakukan Stock Opname yang Efektif dan Efisien
Berikut beberapa tips agar kegiatan stock opname yang Anda lakukan dapat berjalan dengan optimal:
1. Tentukan Penjadwalan
Menentukan jadwal proses Stock Opname sangat penting untuk usaha yang sedang kamu jalani. Sebab, setiap produk harus mendapatkan jadwal yang berbeda. Misalkan, jika kamu memiliki usaha di bidang kuliner ataupun minuman, kamu harus melakukan Stock Opname lebih cepat. Kenapa? karena bahan-bahan yang digunakan memiliki waktu yang tidak terlalu banyak.
Selain melihat dari jenis usaha yang dijalankan, penjadwalan Stock Opname juga harus dilakukan di luar waktu penghitungan Laporan Keuangan atau Pembukuan. Sebab, kedua hal tersebut saling bersinggungan sehingga harus diselesaikan dalam jarak waktu yang berbeda.
2. Kelompokkan Persediaan
Lakukan pengelompokkan persediaan di gudang berdasarkan kategori dari produk itu sendiri. Salah satu strateginya, Anda dapat mengatur barang yang pertama masuk diletakkan pada posisi yang lebih mudah diambil
Pengelompokkan persediaan barang dengan prinsip ini sering dikenal dengan sebutan First In First Out atau FIFO, atau bisa juga pengelompokkan produk diletakkan berdasarkan yang paling laris. Keuntungan dari pengelompokkan ini adalah untuk menghindari terjadinya kerusakan persediaan, sekaligus mempermudah proses stock opname.
3. Pemasangan Barocde
Pernah membayangkan bagaimana cara Amazon melakukan Stock Opname dengan jumlah produk yang mencapai ribuan atau bahkan puluhan ribu? tentunya sangat memusingkan. Selain memiliki banyak pegawai, Amazon juga menerapkan sistem barcode sehingga setiap pegawai tidak sulit untuk menemukan produk yang diinginkan. Hal itu perlu diikuti untuk bisnis Anda (jika berskala besar).
4. Penginputan Hasil Stock Opname ke Komputer
Sistem komputerisasi akan sangat membantu dalam menjaga data-data penting agar tidak hilang. Dengan mengetahui jumlah fisik barang yang sebenarnya, Anda dapat mengetahui berapa jumlah barang inventaris yang harus diganti, baik karena hilang, pecah, maupun rusak.
Biasakan untuk selalu melakukan penginputan data persediaan ke komputer. Hal ini sangat berguna dalam administrasi, meskipun misalnya sistem yang ada di bisnis Anda masih sangat tradisional.
Software Akuntansi untuk Stok Brang yang Efektif
Stock opname merupakan kegiatan yang sangat merepotkan, untuk itu penting untuk Anda menerapkan cara atau tips di atas dalam melakukannya, hal ini sama pentingya dalam merencanakan keuangan perusahaan yang jauh lebih efektif dan lebih baik. Salah satunya dengan memutuskan penggunaan JojoExpense.
Dengan produk ini, maka tentunya keuangan perusahaan dapat lebih terkontrol dan terhindar dari resiko pemalsuan atau penipuan. Hal ini berkat beberapa fitur andalan pada produk tersebut, termasuk fitur pengaturan budget maupun proses pelaporan reimbursement yang transparan.
Oleh sebab itu jangan ragu untuk menggunakan JojoExpense. Segara daftar dan dapatkan coba gratis selama 14 hari di perusahaan Anda. Yuk, tunggu apalagi?
