Open door policy adalah sebuah peraturan yang dibuat oleh perusahaan untuk menjembatani komunikasi antara karyawan dan manajer dengan lebih mudah. Seorang pemimpin yang bijaksana adalah mereka yang selalu mendengarkan bawahannya. Sayangnya, tidak semua atasan cukup peduli dengan opini dari karyawannya. Situasi tersebut bisa dihindari jika perusahaan menerapkan open door policy.
Ada banyak manfaat memiliki kebijakan pintu terbuka di tempat kerja, dengan potensi membawa nilai besar bagi bisnis apa pun. Di sebagian besar perusahaan, kebijakan open door policy menunjukkan kepada karyawan bahwa supervisor atau manajer terbuka terhadap pertanyaan, keluhan, saran, dan tantangan karyawan. Tujuannya adalah untuk mendorong komunikasi terbuka, umpan balik, dan diskusi tentang kekhawatiran apa pun yang mungkin dimiliki karyawan. Salah satunya kadang menyangkut hal sensitive yaitu biaya. Demi kelancaran dan transaparansi, Anda bisa mencoba JojoExpense: Pajak, Keuangan, Bisnis dan Ekonomi
Kebijakan Open door policy seperti itu dapat membantu bisnis mempertahankan moral karyawan dan mengurangi pergantian karyawan. Pada gilirannya, karyawan mungkin merasa lebih cenderung untuk berkomunikasi dengan kepemimpinan senior dan memahami bagaimana strategi yang lebih besar dapat mempengaruhi pekerjaan individu mereka. Pengusaha juga dapat mengambil manfaat dari mempelajari secara langsung apa yang penting bagi tim mereka.
Definisi kebijakan Open door policy
Anda dapat mendefinisikan kebijakan Open door policy sebagai standar tempat kerja yang memungkinkan karyawan untuk mengomunikasikan masalah terkait pekerjaan dengan eksekutif senior dan/atau penyelia langsung, tergantung pada situasinya. Jika seorang karyawan bergumul dengan manajer mereka, kebijakan pintu terbuka memungkinkan mereka untuk berbicara dengan karyawan yang lebih senior tentang masalah tersebut.
Keuntungan dari kebijakan Open door policy
Salah satu tujuan dari kebijakan pintu terbuka adalah bahwa hal itu dapat berfungsi sebagai “sistem peringatan dini” untuk masalah yang tersembunyi di bawah permukaan dalam bisnis. Dalam lingkungan hingar bingar startup baru, misalnya, pengusaha mungkin fokus pada kegiatan berwawasan ke depan dan mengabaikan masalah mendasar. Melakukan ini berarti pemilik startup mungkin gagal untuk mengakui kekhawatiran yang dibawa oleh berbagai karyawan, yang mungkin mengganggu mereka dalam melakukan pekerjaan mereka. Dengan kebijakan Open door policy, karyawan tahu bahwa Anda ingin diberi tahu tentang konflik ketika itu terjadi dan membantu mereka menemukan resolusi sesegera mungkin.
Ada banyak keuntungan memiliki kebijakan open door policy, beberapa di antaranya mungkin termasuk:
- Peningkatan komunikasi di semua tingkat bisnis.
- Membantu memecahkan masalah antara supervisor dan anggota timnya.
- Mengatasi masalah atau tantangan secara proaktif sebelum menjadi area masalah yang lebih besar.
- Mendorong diskusi yang sehat dan konstruktif.
- Mengukur berbagai perspektif seputar kepuasan kerja dan persepsi tempat kerja. Misalnya saja terkait penggajian yang sudah tersistem se[erti JojoPayroll: Marketing, Pajak, Akuntansi dan Keuangan, yangs elama ini bisa membatu mengatasi hal ini.
- Membangun kepercayaan dengan dan di antara karyawan.
- Mempromosikan budaya kerja yang terbuka dan ramah.
Apa yang bisa terjadi tanpa kebijakan open door policy?
Ketika Anda tidak mendorong kebijakan pintu terbuka atau lingkungan di tempat kerja, efeknya bisa sama signifikannya. Tanpa kebijakan ini:
Seorang manajer, supervisor, atau pemilik dapat mengisolasi diri dari tim mereka.
Manajer mungkin tidak memiliki visibilitas untuk mengatasi masalah kinerja karyawan dengan tepat, yang dapat memburuk seiring waktu.
Semangat tim secara keseluruhan dapat merosot dalam lingkungan di mana tidak ada diskusi terbuka atau ada persepsi tentang budaya perusahaan yang tertutup.
Kualitas budaya dapat menurun, yang dapat menyebabkan penurunan produktivitas dan/atau peningkatan pergantian karyawan.
Seberapa mudah karyawan dapat berkomunikasi dengan pemilik atau pemimpin bisnis juga dapat memengaruhi laba. Seseorang yang terhalang oleh masalah atau hambatan operasional mungkin tidak seproduktif mungkin. Yang mungkin mereka butuhkan adalah akses ke seseorang yang dapat memberi saran atau membantu menyelesaikan masalah. Itulah mengapa penting untuk mengambil langkah-langkah untuk menerapkan kebijakan pintu terbuka yang masuk akal untuk bisnis Anda.
Menyiapkan kebijakan open door policy
- Menyiapkan kebijakan open door policy tidak harus sulit. Ini juga tidak berarti pintu kantor Anda benar-benar terbuka untuk pertanyaan dan umpan balik karyawan setiap jam sepanjang hari. Ingatlah hal berikut:
Tetapkan batas
Kebijakan open door policy harus membantu manajer tetap diperbarui dengan pekerjaan tim mereka. Namun, Anda harus menetapkan batasan yang jelas sebelum menerapkannya, dan kemudian mengomunikasikan parameter ini kepada karyawan sehingga mereka tahu bagaimana melanjutkannya. Bantu diri Anda, manajer, dan karyawan untuk sukses dengan pertimbangan berikut:
Saat merancang kebijakan open door policy di tempat kerja, mulailah dengan menentukan kapan Anda ingin dapat diakses. Ini mungkin di pagi atau sore hari, atau untuk waktu yang terbatas selama seminggu.
Jika Anda dan staf Anda ada di lokasi, beri tahu karyawan bahwa ketika mereka menemukan pintu Anda terbuka, mereka dipersilakan untuk mampir dan berbagi pemikiran atau mengajukan pertanyaan. Sebaliknya, ketika pintu Anda tertutup, mungkin lebih baik bagi mereka untuk menjadwalkan waktu untuk bertemu dengan Anda.
Jika Anda berada dalam pengaturan kerja jarak jauh atau campuran karena keadaan seperti pandemi COVID-19, pertimbangkan untuk mengarahkan karyawan untuk menjadwalkan waktu untuk panggilan telepon atau video call berdasarkan ketersediaan Anda.
Tetapkan dan ikuti batas-batas pintu yang terbuka. Ingatkan karyawan bahwa waktu Anda, seperti mereka, sangat berharga. Bertanggung jawab atas kesejahteraan perusahaan secara keseluruhan berarti Anda tidak dapat tersedia secara pribadi sebanyak yang Anda inginkan. Dorong karyawan untuk secara hati-hati memikirkan masalah dan solusi yang memungkinkan sebelum mendekati Anda.
Beri tahu staf Anda bahwa kebijakan pintu terbuka tidak ada untuk menyebarkan gosip atau desas-desus. Fokusnya selalu pada mengeksplorasi rintangan atau peluang, dan menghasilkan solusi praktis dan langkah selanjutnya.
Dengarkan dengan penuh perhatian
Kebijakan komunikasi open door policy adalah peluang bagus untuk mengasah keterampilan mendengarkan Anda. Ini bisa jadi sulit, karena banyak pemilik dan manajer sering kali ingin berbicara dan mungkin merasa perlu mengisi kekosongan dalam percakapan. Anda mungkin lebih baik melayani anggota tim Anda ketika Anda menggunakan mendengarkan aktif dan pengamatan lebih dekat isyarat nonverbal karyawan. Kemampuan untuk mendengarkan dengan baik bermanfaat di hampir semua situasi bisnis, jadi ini adalah cara yang bagus untuk mempertajam keterampilan tersebut untuk digunakan nanti dengan pelanggan dan vendor.
Komunikasi adalah sumber daya penting untuk melibatkan dan mempertahankan karyawan Anda yang berharga, terutama selama masa-masa sulit seperti pandemi COVID-19. Dalam menjaga agar jalur tersebut tetap terbuka dengan kebijakan pintu terbuka yang aktif di tempat kerja, Anda dapat membantu menjaga semangat dan memperkuat dedikasi Anda kepada staf Anda.
Manfaat Memiliki open door policy
Apakah organisasi Anda memiliki kebijakan pintu terbuka (open door policy)? Kebijkan ini telah terbukti meningkatkan umpan balik dan meningkatkan moral karyawan dengan meningkatkan komunikasi dan membuat kepemimpinan lebih tersedia untuk semua orang, tidak peduli status mereka di dalam perusahaan.
Berikut adalah beberapa hal yang harus Anda ketahui tentang menghubungkan pekerja dengan manajer dan kepemimpinan perusahaan untuk tim yang lebih kuat dan lebih efektif.
Apa artinya?
Memiliki kebijakan open door policy berarti karyawan bebas berbicara dengan manajer mana pun kapan saja. Masalah umum yang dialami banyak organisasi adalah kepemimpinan yang tertutup dan tidak tersedia. Hal ini menciptakan efek diam di mana pengambil keputusan jarang memahami situasi di lapangan dan karena itu tidak dapat membuat keputusan terbaik. Tetapi dengan mengundang dialog yang lebih terbuka antara manajer dan karyawan, perusahaan memiliki wawasan yang lebih luas tentang pekerjaan sehari-hari dan perusahaan secara keseluruhan.
Bagaimana Kebijakan open door policy ini dapat membantu?
Kebijakan pintu terbuka adalah cara yang bagus untuk memastikan informasi penting dan umpan balik mencapai manajer yang dapat mengambil informasi itu dan membuat perubahan bila diperlukan. Ini juga membangun kepercayaan di antara karyawan, membangun basis pekerja yang lebih loyal, dan tim yang lebih produktif secara keseluruhan. Ini juga merupakan alat yang sangat baik bagi perusahaan untuk mendorong kolaborasi lintas disiplin. Begitu manajer dan pekerja yang berbeda berinteraksi, mereka pasti akan melihat cara baru di mana kelompok dapat berkolaborasi dan berpikir di luar kotak.
Kebijakan pintu terbuka meningkatkan keterampilan pemecahan masalah baik karyawan maupun manajemen. Organisasi mendapat manfaat dari peningkatan informasi dan umpan balik bersama, dan kepercayaan karyawan dihasilkan dari pengalaman sukses dengan manajemen yang lebih luas. Ketika berhasil, ini adalah kemenangan yang solid untuk semua peserta.
Bagaimana Memulai open door policy?
Kebijakan pintu terbuka perlu dimulai di buku pegangan karyawan. Manajer harus berpikiran terbuka dan menerima percakapan dengan karyawan yang belum tentu berada di tim mereka. Namun perlu diingat, pemecahan masalah terbaik—jika itu yang diminta percakapan—umumnya terjadi paling dekat dengan proyek. Jangan biarkan kebijakan pintu terbuka menjadi alat di mana karyawan dapat menghindari bos mereka sendiri. Pastikan percakapan apa pun yang perlu dialihkan.
Kebijakan pintu terbuka yang sukses adalah kebijakan yang membiarkan pintu terbuka bagi semua karyawan untuk berbicara dengan manajer senior, tetapi juga memberikan pedoman yang memungkinkan pemecahan masalah nyata di tingkat organisasi yang sesuai. Ini memberikan harapan bahwa karyawan akan mengatasi masalah terlebih dahulu dengan atasan mereka sambil menjangkau kepemimpinan tingkat yang lebih tinggi tentang masalah khusus non-penyelia. Hal ini memungkinkan kebijakan pintu terbuka untuk dihormati sementara juga memastikan rantai komando dihormati juga.
Karena budaya perusahaan berubah melintasi batas-batas industri, pengusaha dengan cepat mempelajari manfaat dari kebijakan pintu terbuka jauh lebih besar daripada kesulitan yang mungkin ditimbulkan oleh kebijakan tersebut. Peningkatan kepercayaan dan komunikasi dapat membantu memberikan reputasi yang lebih baik bagi perusahaan Anda di antara karyawan, rekrutan baru, dan di seluruh industri pada umumnya. Untuk alasan itu, Anda harus mempertimbangkan untuk memasukkannya ke dalam buku pegangan karyawan Anda dan strategi komunikasi internal secara keseluruhan.
Untuk saran lebih lanjut tentang bagaimana Anda dapat membuat perusahaan Anda lebih menarik bagi talenta terkemuka di industri dan karyawan yang ada, Anda bisa mencoba JojoTimes: Human Resource, Bisnis, Ekonomi, Etos Kerja.
