Pekerja khususnya di lembaga pemerintahan pastinya sudah familiar dengan yang namanya perjalanan dinas. Perjalanan dinas biasanya ditentukan oleh pimpinan dan dibiayai seluruhnya oleh instansi atau perusahaan. Dan setelah perjalanan dinas dilakukan, harus dibuat laporan perjalanan dinas untuk melaporkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan selama perjalanan dinas.
Tentang Perjalanan Dinas
Perjalanan dinas adalah sebuah kegiatan yang dilakukan karyawan ke suatu tempat yang berbeda yang ditentukan oleh pimpinan instansi atau perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Tidak hanya lembaga pemerintahan, perjalanan dinas juga dilakukan oleh pelaku bisnis yang berorientasi pada client atau business to business yang memerlukan pertemuan tatap muka.
Perjalanan dinas pastinya berbeda dengan perjalanan biasa, karena jika perjalanan biasa harus mempersiapkan sendiri segala sesuatunya, baik tentang tempat tujuan, dana, dan orang yang diikutkan, perjalan dinas sudah dipersiapkan segala sesuatunya oleh instansi atau perusahaan. Dan perjalanan dinas tersebut bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan atau prospek bisnis sehingga bisa mendapatkan pencerahan, ilmu, pengajaran, dan juga mitra bisnis yang lebih baik untuk mengembangkan dan meningkatkan kualitas instansi atau bisnis.
Macam-Macam Perjalanan Dinas
Perjalanan dinas biasanya dilakukan karena ada kepentingan tertentu seperti pengawasan, workshop, acara ceremonial, dan sebagainya. Dan sebagai hasilnya, pelaku perjalanan dinas harus membuat sebuah laporan perjalanan yang berisi tentang hal-hal detail terkait dengan kegiatan yang telah dilakukan selama perjalanan dinas.
1. Dari hal yang harus dipersiapkan
Terdapat beberapa jenis perjalanan dinas ditinjau dari beberapa aspek. Dari hal yang harus dipersiapkan, perjalanan dinas dibedakan menjadi :
- Pertama, Perjalanan dinas untuk mengikuti rapat kerja nasional, sehingga harus dipelajari materi rapat dengan cermat
- Kedua, Perjalanan dinas untuk mengikuti seminar, sehingga harus memahami materi seminar yang disampaikan
- Ketiga, Perjalanan dinas untuk kunjungan ke daerah-daerah, sehingga pimpinan harus merupuskan tujuan dan sasaran kunjungan ke daerah-daerah tersebut
- Keempat, Perjalanan dinas untuk mengadakan pelatihan atau diklat, sehingga pimpinan harus menyediakan buku referensi yang diperlukan
- Kelima, Perjalanan dinas untuk mengikuti pelantikan karena kenaikan jabatan atau promosi
- Keenam, Perjalanan dinas untuk mengadakan penjajakan kerjasama dengan lembaga atau perusahaan lain
- Ketujuh, Perjalanan dinas dalam rangka menghadiri seremonial seperti pembukaan kantor cabang atau ulang tahun instansi atau perusahaan
- Kedelapan, Perjalanan dinas untuk mengadakan kegiatan sosial, seperti memberikan bantuan kepada korban bencana alam
- Kesembilan, Perjalanan dinas untuk mengikuti rapat umum
2. Dari wilayah tujuannya
Dilihat dari wilayah tujuannya, perjalanan dinas dibedakan menjadi :
- Perjalanan dinas dalam negeri, yaitu bisa dilakukan antar kota dalam satu provinsi dan juga dilakukan antar provinsi.
- Perjalanan dinas luar negeri atau disebut juga perjalanan dinas antar negara.
3. Dari transportasi yang digunakan
Dan jika dilihat dari transportasi yang digunakan, perjalanan dinas bisa dibedakan menjadi :
- Perjalanan dinas lewat darat. Dalam hal ini transportasi yang dilakukan bisa dengan mobil, bus, travel, ataupun kereta api dan biasanya dipilih jika perjalanan dinas memiliki jarak antara instansi atau perusahaan dengan tujuan tidak terlalu jauh.
- Kedua, perjalanan dinas lewat laut, yang dilakukan dengan menggunakan kapal laut jika memang tujuan terpisahkan dengan laut dan memiliki waktu yang panjang dan tidak memasak
- Dan yang terakhir perjalanan dinas lewat udara, yaitu menggunakan fasilitas pesawat terbang. Perjalanan dinas ini dipilih karena merupakan perjalanan yang mendesak dan tidak memiliki waktu yang longgar. Sehingga dengan menggunakan pesawat akan lebih efektif dan efisien.
Laporan Perjalanan Dinas
Setelah melakukan perjalanan dinas, karyawan hendaknya selalu membuat laporan sebagai hasil dari kegiatan yang telah dilakukan dan mempertanggungjawabkan tugas yang telah diberikan dari pimpinan. Dan laporan tersebut harus dibuat dengan sebenar-benarnya dan meyakinkan pimpinan bahwa biaya yang dikeluarkan untuk perjalanan dinas tidak sia-sia, dan memberikan manfaat serta menguntungkan instansi dan perusahaan.
Fungsi dari laporan perjalanan dinas adalah untuk memberikan penjelasan mengenai hal-hal detail tekait kegiatan selama perjalanan dinas dilakukan. Dan juga, laporan perjalanan bisa digunakan sebagai bukti bahwa kita telah selesai melaksanakan tugas perjalanan dinas.
Format Laporan Perjalanan
Laporan perjalanan dinas sebaiknya tidak terlalu panjang dan pertele-tele. Untuk itu, perlu dibuat laporan perjalanan dinas yang baik dan fokus dengan kegiatannya. Sehingga perlu diperhatikan format-format laporan atau hal-hal yang harus ada di dalam sebuah laporan perjalanan dinas. Berikut ini adalah format laporan dinas yang bisa diperhatikan dalam pembuatan laporan perjalanan dinas.
1. Pendahuluan
Segala macam laporan pastinya dibuat pendahuluan tentang kegiatan yang dilakukan yang menceritakan latar belakang kegiatan perjalanan dinas. Pendahuluan bisa berisi tentang jenis perjalanan dinas yang dilakukan, mengapa anda dikirim oleh perusahaan, dan juga sedikit tentang hasil akhir dari perjalanan dinas tersebut.
Selain itu, pendahuluan juga berisi tentang tujuan dari perjalanan dinas. Contohnya adalah dituliskan tentang perjalanan dinas kunjungan kelompok tani dengan tujuan melihat apakah pupuk bantuan dari dinas sudah sampai ke petani-petani dalam suatu daerah dan sudah tersebarluaskan dengan baik.
Isi
Di dalam isi laporan, dijelaskan secara detail tentang proses kegiatan yang telah dilakukan. Isi harus dititik beratkan pada bagaimana target atau tujuan bisa tercapai ketika mengikuti kegiatan tersebut. Bahkan jika ada tujuan yang gagal terpenuhi, sangat lebih baik jika dimasukkan pula dalam laporan. Karena jika tidak dicantumkan atau berusaha menutupi kegagalan anda, bisa jadi akan berakibat buruk di kemudian hari.
Selain itu, dalam isi laporan, harus dijelaskan secara spesifik tentang aktivitas atau kegiatan yang dilakukan dan manfaat yang diperoleh dari perjalanan dinas bagi instansi atau perusahaan. Dan sebaiknya untuk tidak menuliskan manfaat pribadi dari kegiatan tersebut.
Ringkasan
Selanjutnya adalah ringkasan yang menjelaskan tentang garis besar hasil atau target yang sudah didapatkan dari laporan perjalanan dinas. Meskipun tidak tercapai, juga harus dicantumkan dan sebaiknya berikan alasan yang relevan mengapa tujuan tersebut tidak bisa tercapai. Selain itu, biasanya juga dicantumkan tentang saran untuk kegiatan selanjutnya. Semakin spesifik laporan yang dibuat, maka semakin berguna pula laporan tersebut untuk menghitung seberapa bergunanya perjalanan dinas yang telah dilakukan, dan bahkan bisa menghitung untung-rugi yang didapatkan.
Laporan Pengeluaran
Bagian terakhir dari laporan perjalanan dinas adalah laporan pengeluaran yang dilampirkan. Dalam laporan pengeluaran, bisa dicantumkan total biaya yang dikeluarkan selama perjalanan dinas, namun jangan sampai mencantumkan biaya pengeluaran yang tidak perlu seperti uang tips, parikir, atau sejenisnya.
Contoh Laporan Perjalanan Dinas
Selain sesuai dengan format yang telah disebutkan sebelumnya, terdapat beberapa format laporan dinas lain. Karena pastinya setiap instansi atau perusahaan memiliki format laporan perjalanan dinas yang berbeda-beda. Namun yang terpenting adalah di dalam laporan perjalanan dinas terdapat siapa yang bertanggung jawab atas tulisan tersebut dan isi atau hasil dari perjalanan dinas yang telah dilakukan. Berikut ini beberapa contoh laporan perjalanan dinas yang baik dan benar.
Kesimpulan
Nah itulah beberapa penjelasan dan contoh laporan perjalanan dinas. Dan bisa disimpulkan bahwa laporan perjalanan dinas sangatlah penting untuk mempertanggungjawabkan kegiatan yang telah dilakukan sehingga bisa meningkatkan dan menguntungkan instansi atau perusahaan.
Ketika dilakukan perjalanan dinas, pasti terdapat karyawan yang tidak bisa datang ke kantor. Nah supaya tidak terlewatkan jika ada karyawan yang tidak masuk, perlu dilakukan absensi karyawan. Saat ini, absensi dan monitoring karyawan bisa menggunakan software, yaitu Jojo Times.
Jojo Times merupakan sebuah aplikasi absensi dan monitoring karyawan yang dapat Anda gunakan untuk memantau kehadiran karyawan di mana pun secara real time. Aplikasi ini dilengkapi dengan berbagai macam fitur yang dapat memudahkan karyawan dalam hal absensi dan membuat laporan atau Anda sebagai pimpinan perusahaan untuk memantau kehadiran dan kinerja mereka
Dilengkapi dengan pengenalan wajah biometrik, lokasi GPS yang akurat dan deteksi identitas palsu, tidak perlu khawatir tentang penipuan yang dilakukan oleh karyawan. Sangat menarik ya? Jadi tunggu apalagi? Yuk coba Jojo Times dan rasakan manfaat yang didapatkan.
