Di era yang sudah serba teknologi ini, banyak sekali perusahaan bisnis yang mulai bersiap untuk membuat pengelolaan manajemen data yang lebih berkualitas, inovatif dan aman. Hal ini karena perusahaan bisnis tidak dapat bertahan maupun sukses tanpa data yang berkualitas terutama untuk operasi data internal maupun lingkungan eksternal mereka.
Organisasi modern menyadari bahwa mengelola data dengan baik seperti halnya mereka mengelola aset berharga lainnya merupakan kunci sukses yang penting dalam pasar saat ini.
Definisi Manajemen Data
Manajemen data adalah aktivitas manajerial yang menggunakan teknologi sistem informasi dalam menjalankan tugas pengelolaan data organisasi untuk memenuhi kebutuhan informasi semua stakeholder bisnis mereka.
Manajemen data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya informasi yang akurat, mutakhir, aman dari gangguan dan tersedia bagi pemakai. Sumber daya data disimpan dalam penyimpanan sekunder, yang dapat berbentuk berurutan atau akses langsung.
Tujuan Manajemen Data
Setiap organisasi menyadari bahwa data sangat penting dalam menunjang aktivitas bisnis. Terlebih pada saat data diolah dan disajikan, akan sangat berperan dalam pengambilan keputusan bagi manajemen. Namun pada kenyataannya, tidak sedikit ditemukan organisasi yang masih kesulitan dalam mengelola data sehingga berimbas pada lambatnya penyajian informasi yang dibutuhkan.
Dengan kata lain, perlu keahlian khusus dalam mengumpulkan, menyimpan dan mengelola dan mengolahnya dengan benar untuk menghasilkan informasi. Bukan ketika data atau informasi dibutuhkan, barulah bergerak untuk mengumpulkan data, mencari kesana-kemari, dan tentu saja hasilnya tidak maksimal. Akibatnya, sebuah keputusan yang hendak diambil menjadi tertunda, atau tidak didukung oleh data yang memadai dan akurat.
Fungsi Manajemen Data
- Pengumpulan data. Data yang diperlukan dikumpulkan dan dicatat dalam status formulir yang disebut dokumen sumber (source document) yang berfungsi sebagai input bagi sistem.
- Pemeliharaan. Data baru ditambahkan, data yang ada diubah, dan data yang tidak lagi diperlukan dihapus agar sumber daya tetap mutakhir.
- Penyimpanan. Data disimpan pada suatu medium seperti pita magnetik atau piringan magnetik.
- Pengambilan. Data tersedia bagi pemakai
- Integritas dan pengujian. Data tersebut diperiksa untuk menyakinkan konsistensi dan akurasinya berdasarkan suatu peraturan dan kendala yang telah ditentukan sebelumnya.
- Keamanan. Data dijaga untuk mencegah penghancuran, kerusakan, atau penyalahgunaan.
- Organisasi. Data disusun sedemikian rupa untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
Manfaat Manajemen Data
Aset terbesar dalam sebuah perusahaan, bisnis, organisasi atau jenis usaha apapun adalah sumber daya manusia (SDM). Karena itu manajemen atau pengelolaan seputar data SDM menjadi sangat penting karena dengan pendataan yang baik maka akan menunjang kemajuan sebuah organisasi. Berikut adalah manfaat pentingnya manajemen data SDM:
1. Proses Perekrutan SDM
Pendataan yang baik akan memudahkan perusahaan mengambil keputusan apakah akan merekrut SDM baru atau tidak.
Menyimpan informasi SDM. Manajemen data yang baik akan memudahkan perusahaan untuk mencari informasi mengenai personil yang ada. Karena database sudah tersimpan dengan baik.
2. Pelatihan atau training
Data yang didapat dari setiap SDM dapat membantu organisasi menentukan jenis pendidikan atau pelatihan apa yang diperlukan. Jika data tidak tepat maka ada kemungkinan training yang diberikan tidak tepat sasaran.
Permasalahan Manajemen Pendataan
Dalam proses manajemen data ada beberapa permasalahan yang mungkin dihadapi. Masalah tersebut harus dikenali sedari dini dan dilakukan tindakan pencegahan agar tidak meluas nantinya.
1. Pendataan Belum maksimal
Saat melakukan pendataan, kegiatan pencatatan data adalah sangat krusial. Apabila format pendataan belum konsisten maka dapat terjadi perbedaan antara dat satu dengan yang lain. Bahkan bisa terjadi duplikasi data.
2. Resiko Perbedaan Data
Sebuah organisasi besar dan memiliki banyak divisi rentan dengan kesalahan atau perbedaan dalam mencatat data. Kita ambil sebagai ilustrasi misalkan dalam sebuah rumah sakit besar terjadi perbedaan data antara bagian IGD dengan bagian administrasi. Tentu akan berdampak pada keseluruhan operasional rumah sakit tersebut.
3. Entri Data tidak Konsisten
Hal ini dapat terjadi jika belum dilakukan otomatisasi saat pendataan. Terlebih lagi apabila proses input masih manual dan menggunakan tenaga manusia yang rentan kesalahan.
4. Belum memiliki SDM Manajemen Data
Agar manajemen data dapat terintegrasi dan berjalan dengan baik maka personil bagian pendataan harus memiliki skill yang cukup. SDM harus siap ketika terjadi perpindahan sistem manajemen data dari konvensional ke komputerisasi.
5. Masih Memakai Sistem manual
Organisasi yang masih menggunakan kertas dan pencatatan manual rentan mengalami masalah pendataan di kemudian hari. Sebab data dapat tercecer dan bahkan rusak setelah sekian waktu.
6. Perbedaan Sistem Manajemen Data
Perusahaan dapat mengalami hambatan apabila sistem operasional yang digunakan setiap divisi menggunakan sistem yang berbeda. Permasalahan menjadi pelik bila tidak adanya aplikasi penerjemah antar sistem.
7. Terdapat Informasi Ganda
Informasi ganda dapat terjadi jika setiap bagian departemen sudah melakukan pengambilan data tetapi kemudian departemen lain melakukan pendataan ulang. Akan ada kemungkinan ketika ditelusuri ternyata data sudah terekam sebelumnya.
8. Perbedaan Tempat Penyimpanan Data
Data yang tersimpan di tempat yang berbeda berpotensi menimbulkan masalah di kemudian hari. Kita ambil contoh sebuah cabang organisasi akan melakukan pendataan ulang karyawan, namun selama ini data pegawai tersimpan di database pusat dan cabang tidak memiliki akses langsung ke data yang diperlukan.
9. Terjadi Overload pada Data yang Masuk
Ketika sebuah badan atau perusahaan sedang berkembang, maka data yang ada juga akan ikut berkembang. Bila data yang masuk sangat banyak dan terjadi dalam waktu yang sama maka beban pendataan menjadi overload. Timbullah resiko data lama tertimpa atau data baru tidak terekam dengan baik.
10. Pemeriksaan Data kurang maksimal
Kontrol terhadap data akan menjadi sebuah jaminan integritas data dapat terjaga dengan baik. Anda perlu memperhatikan kewenangan administrator bagian pendataan. Sebab jika administrator bebas mengakses data tanpa pengawasan maka integritas data perusahaan Anda akan diragukan.
Masalah dalam Manajemen Data dan Solusinya
Dari sekian banyak kemungkinan permasalahan yang muncul, mungkin Anda bertanya, “Apakah solusi manajemen data yang tepat?”. Untuk membantu mengatasi kesulitan yang ada, Anda bisa menggunakan JojoTimes sebagai sebuah aplikasi web yang dapat membantu Anda mengelola SDM. Anda dapat menggunakan aplikasi ini untuk mengatasi permasalahan data absensi karyawan dan outsourcing sampai dengan payroll bagi seluruh pegawai Anda. Berikut ini adalah keunggulan JojoTimes :
Berbasis cloud
Anda bisa menyimpan semua data SDM yang diperlukan hanya dengan bantuan koneksi internet. Sehingga Anda tidak perlu kerepotan menyimpan data di dalam komputer Anda.
Mampu menangani ribuan karyawan
Anda yang memiliki ribuan karyawan tidak akan kesulitan melakukan manajemen data karena Anda akan memiliki server sendiri dari modul Software Payroll JojoTimes HRD.
Sistem payroll yang mumpuni
JojoTimes menawarkan kemudahan untuk Anda ketika akan melakukan payroll dengan sistem Payroll Outsourcing yang dimiliki oleh LinovHR.
Aplikasi yang User Friendly
Tampilan dari JojoTimes ini sangat mudah dipelajari dan sederhana. Anda tidak perlu membutuhkan pertolongan tenaga IT untuk mengoperasikannya.
Solusi masalah dalam Manajemen Data
Manajemen data merupakan bagian krusial dari sebuah perusahaan atau organisasi. Terdapat beberapa permasalahan yang mungkin harus Anda hadapi. Tetapi permasalahan tersebut selalu ada solusi. Salah satu solusi adalah Anda bisa menggunakan aplikasi berbasis web dan cloud dari JojoTimes HR. Aplikasi ini akan membantu Anda mengurus banyak hal. Mulai dari absensi sampai dengan payroll untuk ribuan karyawan Anda, percayakan kepada JojoTimes HR.
Kenapa harus pakai aplikasi JojoTimes ?
Karena dengan memakai aplikasi JojoTimes Anda bisa mengurus bisnis Anda hanya dari satu sistem mulai dari pengadaan barang, sampai nanti dilakukan pencatatan akuntansinya. Semuanya terdata secara otomatis dan tersimpan dengan aman di bank data Anda.
Tidak usah ragu, karena sudah banyak review dari klien kami yang telah memakai aplikasi JojoTimes untuk semua keperluan penyimpanan data produk dan stok barang di pabrik atau perusahaan retail.
Jadi tunggu apalagi langsung saja kunjungi website kami, Coba Gratis Sekarang klik disini
