Kanban Board adalah alat untuk visualisasi alur kerja yang menjadi komponen kunci dari metode Kaban. Bagi sebagian orang memang banyak yang belum mengetahui apa itu kanban board. Untuk itu simak informasi lengkapnya berikut ini.
Memvisualisasikan alur kerja dan tugas Anda di papan Kanban dapat membantu Anda untuk mendapatkan gambaran umum dan memahami proses beban pekerjaan Anda. Dengan transformasi cara ini, Anda akan lebih mudah dalam mengidentifikasi tahapan-tahapan kerja yang bermasalah yang kemudian bisa mengevaluasinya. Dengan begitu, tim kerja Anda dapat bekerja lebih efisien.
Pada artikel ini juga akan dijelaskan apa itu papan kaban dan membahas detail seputar kanban board yang perlu Anda ketahui.
Penjelasan Tentang Kanban Board
Kanban dimulai sebagai sistem penjadwalan visual dalam mempermudah pekerjaan. Konsep kanban dimulai sebagai bagian dari sistem produksi Toyota sebagai sistem penjadwalan visual. Hingga di tahun 2007, David Anderson mengembangkan konsep kanban lebih lanjut dan memperkenalkan kaban board. Sebelum ia mengembangkan konsep tersebut, temannya yaitu Darren Davis adalah orang yang menyarankan bahwa alur kerja harus divisualisasikan di papan tulis.
Sehingga beginilah cara kanban board lahir sebagai alat manajemen proyek yang paling berguna untuk pekerjaan pengetahuan. Sampai saat ini kanban board meluas digunakan sebagai papan tugas tangkas.
Komponen Utama Kanban Board
Kanban Board menggunakan WIP, Baju Renang, Kolom, Batas Kartu untuk memungkinkan tim memvisualisasikan dan mengelola alur kerja mereka secara efektif.
Beberapa komponen utama elemen Papan Kanban, diantaranya yaitu :
· Kartu Kanban
Yang pertama ini adalah representasi visual dari tugas. Yaitu setiap kartu yang berisi tentang tugas dan juga statusnya, contoh adalah penerima tugas, tenggat waktu, deskripsi, dan lain-lain.
· Kolom Kanban
Setiap kolom di papan akan mewakili tahap selanjutnya pada alur kerja Anda. Kartu melewati alur kerja hingga selesai.
· Batasan Pekerjaan-Dalam-Progres (Limited WIP)
Selanjutnya adalah membatasi jumlah maksimum dalam tugas dan tahapan alur kerja yang berbeda. Membatasi WIP memungkinkan Anda dalam bekerja lebih cepat dan membantu tim Anda untuk lebih fokus pada tugas saat ini.
· Kanban Swimlanes
Ini adalah jalur horizontal yang bisa Anda gunakan dalam memisahkan berbagai kelas layanan, aktivitas, dan banyak lagi.
Cara Menggunakan Kanban Board
Saat membangun Kanban Board, Anda bisa mulai dengan mengubah sistem manajemen alur kerja Anda mengikuti langkah-langkah di bawah ini.
1. Spot Workflow
Papan Kanban (Kanban Board) adalah adalah alat yang digunakan dalam memvisualisasikan potensi masalah dalam pekerjaan. Alat yang sempurna untuk memvisualisasikan potensi masalah dalam proses Anda. Logikanya sederhana, jika Anda melihat kolom di mana tugas baru lebih cepat dibandingkan tugas yang selesai, maka pekerjaan otomatis akan tertumpuk dan menyebabkan masalah. Hal tersebut mungkin bisa disebabkan karena masalah sementara atau masalah kemacetan pada proses Anda.
Untuk itu, lebih baik jika Anda memetakan alur kerja seakurat mungkin untuk mendapatkan gambaran yang jelas dari permasalahan tersebut. Contohnya jika pada kanban boards sederhana dengan hanya satu bagian dan banyak kartu menunggu aktivitas maka akan sulit menentukan kenapa pekerjaan macet dan bagaimana Anda dapat mengatasi permasalahan tersebut.
2. Visualisasikan Pekerjaan
Dengan membuat suatu model visual dari semua pekerjaan dan alur kerja masing-masing tim. Karena dengan begini akan mempermudah komunikasi antar tim dari tiap proses yang dijalankan.
3. Membatasi Pekerjaan Dalam Proses
Tidak perlu menyusun penugasan yang banyak dalam tiap prosesnya, namun Anda perlu membuat pembatasan dalam setiap penugasan. Karena hal ini akan mengurangi waktu pengerjaan dan memberikan hasil yang lebih baik dan maksimal.
4. Berfokus Pada Alur
Dengan membatasi tugas dari setiap prosesnya, maka hal ini akan mengembangkan kebijakan dan mendorong tim lebih maksimal. Sehingga metode kanban akan lebih optimal dalam pengaplikasiannya. Hal ini guna meningkatkan kelancaran alur kerja dan menganalisis alur kerja, dan mengumpulkan metric. Bahkan dapat dengan mudah mendapatkan indikator utama dari masalah di masa yang akan datang dengan menganalisis proses tersebut.
5. Ketahui Batasan
Ketika melaksanakan suatu proses, seringkali ditemukan permasalahan dalam pekerjaan. Anda tentu harus segera memecahkan masalahnya agar proses bisa berjalan dengan baik. Dengan melakukan inovasi dalam memecahkan masalah, Anda perlu memahami batasan dalam pengerjaan tesebut agar tidak tumpang tindih dan mengganggu tim lain.
6. Saling Memberikan Timbal Balik
Setiap anggota tim, melaksanakan suatu proses dengan rutin akan memberikan timbal balik dalam suatu tim. Contohnya seperti melaporkan hal yang sedang dikerjakan, hal ini dengan menjalankan Kanban Board dengan memberikan kesamaan persepsi terhadap yang dikerjakan. Hal ini untuk membuat setiap tim bekerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.
7. Perbaikan Terus-Menerus
Selanjutnya adalah metode kanban board bisa diterapkan pada perusahaan yang menumbuhkan perbaikan terus menerus demi kelancaran perusahaan. Seluruh tim mengukur efektivitas mereka dengan mengukur throughput, lead time, work flow, dan lain-lain.
Lakukan berbagai eksperimen dan analisis hasil dari eksperimen tersebut untuk mengetahui seperti apa cara dalam meningkatkan efektivitas tim.
Konsep Sistem Kanban Dan Fungsi Kanban Board
Kanban board berfungsi sebagai tempat dalam menyimpan informasi khusus dalam hal pekerjaan. Dengan menggunakan cara tersebut akan menyebarkan pengetahuan tentang siapa dan dapat melakukan apa setiap saat. Dengan papan kanban juga akan membuat Anda dan semua orang lebih mengetahui kemajuan tim saat bertugas. Anda juga tidak perlu repot dalam menjadwalkan rapat untuk menerima pembaruan kemajuan.
Selain itu, Kanban board juga memungkinkan Anda untuk melupakan laporan buku yang tentu membutuhkan waktu lama dalam menyiapkan dan sudah terlalu lama digunakan kembali pada saat disajikan untuk para pemangku kepentingan.
Itulah mengapa kanban board memungkinkan Anda dalam menerapkan tugas secara opitmal. Biasanya, mereka dalam bentuk aturan jika ini, maka itu sehingga memungkinkan Anda dalam bertindak sesuai di papan kanban setiap kali terjadi sesuatu. Dengan cara ini juga akan lebih otomatis proses berulang dan mengurangi membuang-buang waktu, sistem manajemen dapat berjalan dengan lebih efisien pada alur kerja Anda.
Demikianlah informasi Mengenal Kanban Board, Visualisasi Alur Kerja. Semoga dapat bermanfaat bagi kita semua.
Untuk hasil yang maksimal Anda bisa menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur integrasi seperti yang ada di platform software keuangan Jojonomic.
Jojonomic adalah platform akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 300 ribu pengguna dari berbagai jenis di Indonesia. Dengan aplikasinya JojoExpense juga memiliki fitur terbaik dengan pengintegrasian dengan software lainnya.
Sekarang ada aplikasi JojoExpense yang buat pekerjaaanmu dalam mengelola manajemen perusahaan menjadi lebih mudah.
Solusi Manajemen Keuangan dengan Aplikasi JojoExpense
Dengan aplikasi ini Anda akan mendapatkan Solusi Manajemen Pengeluaran Perusahaan yang fleksibel, akurat dan cepat. Selain itu JojoExpense memudahkan staf keuangan untuk memantau disbursement perusahaan secara real-time dan akurat. Hemat waktu hingga 77% dengan proses pelaporan pengeluaran otomatis!
Manfaatkan FITUR POPULER Aplikasi JojoExpense
- Monitor disbursement uang panjar kerja di manapun kapan pun
- Proses pelaporan dan pengarsipan reimbursement otomatis dan dapat disesuaikan
- Peraturan budget yang disesuaikan untuk reimbursement dan Cash Advance
Dengan JojoExpense Anda bisa mengontrol pengeluaran dari mana saja, meningkantkan produktifitas dan efisiensimu, memudahkan proses reimbursement dengan sistem digital yang aman dan cepat. Silahkan uji kinerjanya dengan menggunakan demo gratis melalui link Coba Gratis Sekarang.
