Menghitung gaji karyawan menjadi bagian penting yang tak bisa terpisahkan dari aktivitas perusahaan. Demi menunjang perkembangan perusahaan, tim HR harus mampu menggabungkan berbagai variabel mengenai setiap karyawan dalam perhitungan gaji. Tujuannya tentu agar dicapai tingkat gaji yang fair sesuai dengan kontribusi karyawan pada perusahaan.
Oleh karenanya, perlu dibuat suatu sistem yang terencana, terukur, dan teratur agar menghitung gaji karyawan tidak bersifat subjektif. Sistem inilah yang harus diisi dengan titik penilaian. Penyusunan sistem yang dilakukan pada tataran internal ini sangat membuka kemungkinan perbedaan kebijakan penggajian antar jabatan bahkan antar perusahaan.
Apakah itu hal yang buruk? Kebijakan hukum ketenagakerjaan sendiri sebetulnya tidak melarang hal tersebut. Asalkan dalam menghitung haji karyawan didasarkan pada titik pertimbangan yang sudah ditentukan. Lalu apa sajakah titik pertimbangan tersebut? Untuk menjawabnya, kali ini Jojonomic akan menyuguhkan penjelasan menyeluruh.
Golongan
Dalam terminologi ketenagakerjaan, golongan selalu disandingkan dengan pangkat. Kedua komponen inilah yang akan menjadi penentu utama dalam menghitung gaji karyawan.
Secara umum, golongan memilliki 4 jenis berurutan dari tingkat terendah. Mulai dari Golongan I (Juru), Golongan II (Pengatur), Golongan III (Penata), Golongan IV (Pembina). Untuk pangkat bervariasi jumlahnya. Golongan I sampai III memiliki 4 jenis pangkat. Sedangkan Golongan IV memiliki 5 jenis pangkat.
Bagi karyawan PNS, tingkat golongan berikut pangkatnya sangat dipengauhi oleh lama kerja. Semakin tinggi golongan dan pangkat maka semakin panjang juga masa kerja karyawan sebelumnya. Tingkat tersebut juga akan segaris lurus dengan gaji yang didapatkan. Atau dengan kata lain, konsepnya semakin besar golongan dan pangkat, semakin tinggi pula perhitungan gaji.
Lain halnya dengan karyawan swasta. Dalam perusahaan swasta, penentuan golongan dan pangkat tidak berdasarkan lamanya masa kerja. Dalam hal ini, perusahaan memiliki kebijakan penggajiannya tersendiri. Akan tetapi, secara konsep besar tidaklah jauh berbeda dari konsep perhitungan bagi karyawan PNS.
Jabatan
Setelah golongan, menghitung gaji karyawan juga harus mempertimbangkan jabatan. Jabatan bermakna suatu kedudukan karyawan yang menentukan kesulitan kerja, dan tanggung jawab. Pada instansi pemerintah, jabatan dibagi ke dalam dua macam, yaitu struktural dan fungsional. Lalu dalam masing-masing pembagian tersebut kembali dibagi jenjang jabatan yang berurutan mulai dari yang paling rendah ke yang paling tinggi. Nah, berdasarkan urutan inilah tingkat gaji juga ditentukan.
Di lain hal, perusahaan swasta tidak menerapkan sistem jabatan struktural dan fungsional. Satu-satunya yang berlaku hanyalah sistem perhitungan gaji berdasarkan tingkat jabatan. Tentunya semakin tinggi jabatan karyawan, semakin besar juga gaji yang diterima. Untuk lebih lengkapnya, urutan jabatan dari paling rendah ke paling tinggi, yaitu:
- Operator;
- Leader;
- Foreman;
- Supervisor;
- Assistant Manager;
- Manager;
- Director.
Masa Kerja
Di bagian sebelumnya telah dibahas mengenai kaitan antara lamanya masa kerja dengan golongan yang didapat. Namun dalam peraturan perundang-undangan, masa kerja menjadi variabel faktor tersendiri dalam menghitung gaji karyawan.
Dalam pertimbangan masa kerja, sangat diperhatikan penghargaan atas lamanya kontribusi karyawan terhadap perusahaan. Masa kerja yang panjang juga telah dianggap memiliki lebih banyak pengalaman, sehingga mengerti betul bagaimana karakteristik operasional perusahaan. Dari pertimbangan tersebut muncul lah konsep yang memberikan perhitungan gaji lebih besar pada karyawan lama dibandingkan karyawan baru.
Pendidikan
Pendidikan adalah pintu menuju kesuksesan. Ungkapan tersebut akan terbukti setelah terjun dalam dunia kerja. Dimana pendidikan akan menjadi salah satu faktor yang sangat dipertimbangkan dalam menghitung gaji karyawan.
Suatu jenjang pendidikan merefleksikan penguasaan seseorang terhadap ilmu yang dipelajarinya. Anggapannya, semakin tinggi pendidikan maka kemampuan pemecahan masalah berdasarkan ilmunya juga setara. Sehingga mengefektifkan operasional perusahaan demi pencapaian tujuan dan target. Dengan begitu, nilai skill-nya pun semakin mahal.
Inilah mengapa tingkat pendidikan begitu dihargai dalam dunia kerja. Sebab hal tersebut akan menentukan jabatan, golongan, dan pangkat karyawan. Semakin rendah jenjang pendidikan, maka pangkat jabatan pun juga akan mengikuti. Begitu pula dengan gaji yang diterimanya.
Kompetensi
Kompetensi merupakan kemampuan dan kecakapan seseorang berkaitan dengan wawasannya untuk melakukan tanggung jawab kerja. Dengan kompetensi yang mumpuni, efektifitas kerja pun jauh lebih baik. Maka untuk perusahaan efek yang menguntungkan akan segera dibuktikan.
Setiap tingkat/posisi atau pangkat memerlukan kompetensi tertentu yang sesuai. Adanya kenaikan pangkat maknanya kompetensi karyawan telah naik dan cukup untuk melakukan tanggung jawab tersebut. Dengan demikian perhitungan gaji juga ikut terdampak. Tim HR akan mempertimbangkan bagaimana kompetensi terhadap tugas untuk menghitung gaji karyawan.
Jenis Potongan Dalam Menghitung Gaji Karyawan
Pajak penghasilan
Sebelum kewajiban lainnya, dahulukan pemotongan untuk pajak saat menghitung gaji karyawan. Dan hal ini harus dilakukan oleh perusahaan yang dimasukkan dalam kategori pajak penghasilan. Jenis pajak yang sesuai adalah PPh 21 Orang Pribadi.
Setelah adanya pemotongan, perusahaan wajib memberikan bukti jumlah gaji yang terpotong untuk pajak pada karyawan. Sehingga nantinya ketika memasuki masa lapor pajak penghasilan, bukti tersebut akan menjadi salah satu lampiran.
Iuran jaminan pensiun
Perusahaan swasta umumnya hanya akan memberikan dana pesangon ketika karyawan memasuki masa pensiun. Sebagaimana dipahami oleh umum, sifat pesangon tentu tidak sama dengan dana pensiun yang otomatis berlaku pada sistem PNS. Sehingga perencanaan hari tua sangat diperlukan bagi karyawan swasta.
Beberapa perusahaan memilih untuk tidak mendaftarkan karyawan pada penyelenggara dana pensiun. Sementara, sebagian lainnya tetap mendaftarkan. Apabila perusahaan telah mendaftarkan, maka menjadi kewajiban perusahaan untuk mengambil sebagian gaji karyawan terlebih dahulu. Sebagaimana iuran-iuran lainnya, iuran ini juga akan berlaku pemotongan secara periodik setiap bulannya.
Sebaiknya, pilihlah BPJS ketenagakerjaan sebagai penyelenggara dana pensiun untuk pihak pemerintah. Namun, perusahaan pun dapat memilih penyelenggara swasta jika dinilai lebih baik.
Iuran jaminan kesehatan
Perusahaan yang baik tentu akan mendaftarkan karyawannya pada penyelenggara jaminan kesehatan. Karena bagaimanapun karyawan adalah aset perusahaan yang harus dijaga. Sama seperti Iuran Jaminan Pensiun, pada perusahaan swasta iuran ini dapat memilih penyelenggara. Apakah BPJS Kesehatan dari pemerintah atau Asuransi Kesehatan Swasta.
Dalam menghitung gaji karyawan, perusahaan tetap wajib untuk mengambil sebagian gaji karyawan per bulan. Besaran potongan akan sesuai dengan premi yang sudah ditentukan oleh masing-masing penyelenggara.
Tips Cara Mengurangi Pengeluaran Perusahaan Pada Perhitungan Gaji Karyawan
Upah pekerja atau gaji karyawan merupakan salah satu beban pengeluaran perusahaan yang paling besar. Beberapa jenis pengeluaran lain yang sama besar adalah pembayaran sewa serta hipotek yang lebih tinggi. Bahkan, dalam beberapa model bisnis, pembayaran untuk gaji karyawan dapat mencapai lebih dari 30 hingga 35% dari total keseluruhan pendapatan perusahaan.
Hal tersebut tentu merupakan salah satu pengeluaran yang sangat besar bagi organisasi. Di sisi lain, gaji karyawan merupakan hal yang sangat penting dalam menghitung sebuah biaya primer dari pengeluaran perusahaan.
Setelah mengetahui cara menghitung gaji karyawan dalam ulasan sebelumnya, kali ini kita akan fokus pada upaya apa saja yang bisa anda lakukan untuk mengurangi biaya pekerja yang harus dibayarkan.
Perlu diketahui bahwa biaya karyawan bisa ‘diminimalisasi’ tanpa harus mengurangi gaji pegawai itu sendiri. Bahkan, terdapat banyak cara yang bisa anda lakukan untuk mengurangi salah satu jenis pengeluaran terbesar suatu perusahaan tanpa memotong hak karyawan itu sendiri. Berikut adalah beberapa tips yang bisa anda lakukan untuk mengurangi atau meminimalisir pengeluaran dalam pembayaran gaji karyawan, antara lain adalah :
Merencanakan Jadwal Pembayaran Anda Minimal Sebulan Sebelumnya
Rencanakan jadwal anda dengan baik jauh – jauih hari merupakan salah satu cara terbaik dalam menurunkan biaya karyawan dalam jangka Panjang. Sangat direkomendasikan untuk merencanakan jadwal pekerjaan anda setidaknya sebulan sebelumnya. Dengan rencana tersebut diharapkan perusahaan dapat melakukan review dan menyempurnakan tugas – tugas harian untuk meminimalisisr biaya pegawai dan membuat shift kerja yang lebih efisien.
Hal ini terbukti mampu membuat pegawai anda menjadi lebih berhati – hati dalam merencanakan hari cuti yang mereka inginkan. Dengan memberitahukan jadwal kerja sebulan sebelumnya, pekerja yang menggunakan jatah cutinya bis diisi oleh karyawan lain sehingga tidak terjadi kekurangan staff pada saat tersebut.
Mengelompokkan Biaya Tenaga Kerja Sesuai Jadwal yang Ada
Menghitung biaya kerja itu sendiri bisa memakan banyak waktu dan membutuhkan banyak tenaga pula. Terdapat bagian – bagian yang harus di sesuaikan dengan pengelompokannya masing – masing. Contohnya seperti pekerja paruh waktu atau pekerja full time, berapa pay rates yang harus dibayarkan serta berapa biaya lembur yang juga harus diperhitungkan. Sangat mudah untuk tersesat di dalam semua hitungan yang ada karna saking banyaknya.
Di tambah lagi, mungkin saat anda sedang mencoba untuk mengelompokkan atau menghitung seluruh biaya pekerja yang ada terdapat masalah – masalah baru yang ternyata harus diselesaikan dengan segera. Dimana masalah tersebut mengharuskan anda untuk mengubah sesuatu dalam kategori yang telah anda tentukan.
Padahal, setelah smeua kerja keras yang dilakukan, perubahan sedikit saja pada nilai perhitungan gaji karyawan tersebut akan merubah hamper seluruh pembukuan yang sudah dilakukan. Hal ini bisa dihindari dengan melakukan penjadwalan yang ketat dan sesuai dengan kesanggupan yang anda miliki.
Beberapa software juga sudah menyediakan berbagai kemudahan dalam menghitung pengeluaran biaya pekerja yang di dasarkan secara real time. Hal ini diharapkan mampu menghilangkan berbagai Langkah – Langkah yang tidak perlu dalam membuat laporan perhitungan biaya kerja.
Pun, anda bisa merampingkan proses menghitung gaji pegawai dengan menerapkan software bantu dengan tepat.
Melakukan Perputaran shift
Perputaran shift bisa diartikan sebagai sebuah sistem penjadwalan bagi karyawan untuk berputar atau berpindah jam kerja. Dimana biasanya perputaran rotasi kerja tersebut dibagi menjadi jam kerja malam dan jam kerja siang. Setiap proses rotasi yang digunakan akan membantu ‘meminimalisir’ biaya pegawai itu sendiri.
Beberapa bisnis telah menggunakan sistem rotasi ini untuk mengoptimalkan proses produksi. Salah satu keuntungan yang bisa anda dapatkan adalah dengan membuat rotasi kerja yang ada, anda akan mampu mentransfer skill yang dimiliki oleh pegawai lama kepada pegawai baru di perusahaan. Hal ini penting dilakukan agar pegawai baru tersebut memiliki skill tambahan yang secara tidak langsung akan meningkatkan produktifitas perusahaan itu sendiri.
Melakukan rotasi pegawai juga mampu memberikan anda waktu yang banyak dalam memberikan pelatihan kepada pegawai. Bahkan tanpa harus memotong waktu berharga di siang hari Ketika perusahaan tengah bekerja dengan jam paling sibuknya.
Melatih Pekerja Untuk Mengisi Posisi Lain di Perusahaan
Melatih seorang pegawai untuk ‘mahir’ di pekerjaan yang mereka lakukan merupakan salah satu faktor kesuksesan yang esensial bagi suatu bisnis yang ada. Dengan melatih mereka untuk bisa melakuklan pekerjaan di posisi lain akan membantu perusahaan untuk mengurangi biaya pekerja yang ada.
Kelebihan lain yang bisa diambil oleh perusahaan adalah, Ketika pegawai B yang menangani suatu pekerjaan tidak bisa datang. Ia bisa digantikan dengan pegawai lain yang sudah anda latih untuk mengisi kekosongan yang ada. Secara tidak langsung ini akan membuat perusahaan menjadi lebih efisien karna tidak memerlukan tambahan dalam mencari pegawai baru.
Mengawasi Biaya Lembur
Salah satu hal krusial yang bisa anda lakukan untuk mengurangi biaya pekerja adalah dengan mengawasi langsung jam kerja lembur yang ada di perusahaan. Seperti yang telah diketahui, bahwa biaya lembur bisa menjadi ‘booster’ perhitungan biaya pegawai karna penambahan yang lumayan besar.
Jam kerja lembur biasanya memiliki nilai bayaran yang lebih mahal jika dibandingkan dengan jam siang atau jam kerja normal. Dan Ketika hal ini tidak dilakukan dengan benar, tentu akan membuat pengeluaran yang kurang efisien bagi perusahaan. Bahkan bukan tidak mungkin hal tersebut bisa menjadi ‘sumber kebocoran pengeluaran’ terbesar bagi perusahaan ndan menginfeksi garis dasar dari perusahaan itu sendiri untuk menjadi lebih buruk.
Sangat disarankan untuk meminimalisir jam kerja lembur sekecil mungkin sehingga hal tersebut tidak menjadi pengeluaran yang tidak terkontrol.
Menetapkan Peraturan Jam Masuk Kerja yang Profesional
Salah satu cara terbaik dalam mengurangi jumlah perhitungan biaya pekerja adalah dengan meregulasi atau membenahi jam masuk kerja itu sendiri. Regulasi yang dimaksut adalah dengan menetapkan jadwal yang tepat sesuai dengan shift kerja yang ada.
Bahkan hanya dengan penambahan 5 menit saja, apabila hal ini dilakukan secara terus – menerus akan menambah kerugian dari perusahaan itu sendiri. Pastikan semua pegawai masuk sesuai dengan aturan jam kerja yang ada. Usahakan menggunakan sistem pengurangan gaji apabila mendapati seorang karyawan atau pegawai yang telat masuk kerja.
Anda bisa menghemat biaya pekerja serta membuat proses produksi yang lebih efisien dengan menetapkan jam kerja secara maksimal. Tentu saja seorang pegawai bisa mendapatkan gaji lebih Ketika bekerja ‘lebih awal’ namun semua itu hanya akan terjadi apabila diijinkan oleh perusahaan.
Memantau jam kerja merupakan Langkah yang pasti dalam mengukur efisiensi suatu perusahaan itu sendiri. Jangan terlalu menganggap remeh sebuah ‘absensi’ atau pegawai yang tidak masuk kerja. Karna dengan meninggalkan atau tidak masuk kerja sehari saja, hal ini sudah bisa mempengaruhi seluruh proses lain yang ada di perusahaan untuk menjadi kurang efektif.
Penutup
Menghitung gaji karyawan nyatanya harus memperhatikan segala hal, ya, termasuk potongan-potongan yang masih melekat dalam gaji kotor. Gaji adalah hak karyawan. Maka dari itu tim harus hati-hati dan teliti dalam menghitung agar tidak mengurangi apa yang seharusnya diterima. Supaya lebih menjamin perhitungan gaji karyawan tepat dan sesuai, inilah saatnya menggunakan Jojo Payroll yang terintegrasi dengan berbagai fitur.
Seperti, teknologi perhitungan payroll otomatis telah disesuaikan dengan kebijakan perburuhan Indonesia, antara lain pajak pribadi, asuransi, tunjangan, dan reimbursement. Hasil perhitungan akurat karena platform selalu up to date dengan ketentuan terkini.
Tak berhenti sampai di situ. Sebagai pemberi kerja perusahaan juga harus menjamin ketepatan waktu penggajian yang bisa segera dilakukan dengan Jojo Payroll. Cukup satu klik, perusahaan dapat mentransfer gaji secara real time ke lebih dari 150 akun bank di Indonesia. Lalu sediakan bukti slip gaji pada karyawan secara otomatis dan digital. Tentunya lengkap dengan Take Home Pay, Deduction, Benefit, dan berbagai detail lainnya sehingga semua data transparan.
Kini giliran perusahan anda untuk dapatkan seluruh benefit Jojo Payroll yang akan menyelesaikan semua urusan gaji hanya dalam sentuhan gadget. Yuk, isi formnya sekarang dan dapatkan demo gratis!
