Seperti yang telah diketahui bahwa perusahaan barang dagang adalah perusahaan yang hanya melakukan kegiatan perdagangan yaitu membeli dan menjual lagi barang-barang dagangan tanpa melakukan pengolahan. Juga tidak mengubah bentuk maupun mengubah fungsi terhadap barang-barang yang sebelumnya dibeli. Namun untuk stok barang, biasanya memakai metode pencatatan persediaan barang.
Dengan menggunakan metode pencatatan yang baik pada persediaan barang dagang, maka sistem administrasi akan terkendali dengan aman dan lancar. Nah, bagaimana prosedurnya ? berikut ini kita akan bahas lebih detail bagaimana cara memakai metode pencatatan persediaan barang otomatis.
Apa itu Metode Pencatatan Persediaan Barang?
Metode pencatatan persediaan barang bisa juga disebut pencatatan persediaan barang yang kemudian dijadikan aset perusahaan yang sengaja dibuat dan disimpan, kemudian dijual kembali untuk mendapatkan keuntungan. Jika dilihat dilihat dari jenis operasional perusahaan, tidak hanya barang yang telah diproduksi atau siap jual yang dikategorikan sebagai persediaan. Inventory ini juga mencakup barang yang sedang dalam proses produksi atau dalam proses penyelesaian.
Termasuk juga di antaranya bahan baku serta perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi tersebut. Tidak hanya berupa produk retail, rumah bisa dikategorikan persediaan jika perusahaan itu berbisnis jual beli properti. Mobil pun bagian dari persediaan jika berada di perusahaan yang bisnis utamanya penjualan dan pembelian mobil.
Sistem Administrasi dalam Perusahaan Dagang
Kegiatan yang bukan utama namun tak kalah penting dilakukan karena merupakan benang merah dalam setiap bisnis ataupun perusahaan yaitu kegiatan akuntansi. Kegiatan akuntansi yang baik wajib dilakukan terhadap perusahaan dagang, dimana adanya transaksi beli, stocking (persediaan) dan jual kembali. Secara umum, fungsi dari kegiatan akuntansi yaitu memberikan gambaran mengenai kondisi perusahaan sebagai bahan pertimbangan guna memberikan pertimbangan dalam pengambilan keputusan perusahaan di masa depan.
Begitu pentingnya akuntansi bagi perusahaan membuat reputasi perusahaan juga semakin diperhitungkan jika memiliki sistem akuntansi yang baik, rapi, sistematis dan mudah dimengerti. Tentu saja para investor atau pemodal berpotensi akan percaya dengan sistem manajemen serta pengelolaan keuangan yang baik dari perusahaan Anda.Sehingga mereka akan tertarik menginvestasikan dananya di perusahaan Anda.
Selain kegiatan transaksi penjualan dan pembelian, berikut ini ada beberapa transaksi yang tidak kalah pentingnya di perusahaan perdagangan, yaitu:
- Proses transaksi penjualan barang dagang
- Transaksi pembelian barang dagang
- Beban transportasi
- Pajak pertambahan nilai
- Potongan
- Retur
Kegiatan atau aktivitas apapun harus memakai manajemen keuangan yang baik, rapi, sistematis, simpel dan mudah disampaikan atau dibaca oleh manajemen.
Pencatatan persediaan merupakan kegiatan yang membedakan antara perusahaan barang dagang dengan perusahaan jasa sehingga pencatatan persediaan merupakan hal yang penting dalam perusahaan dagang. Metode pencatatan persediaan barang dagang baik yang masuk ataupun keluar harus dilakukan dengan benar. Hal itu gunanya untuk meminimalisir kerugian yang diakibatkan oleh hilangnya barang-barang dagang setelah dibeli, apalagi jika barang-barang yang dibeli secara kredit.
Ada Berapa Metode Pencatatan Persediaan Barang ?
Metode pencatatan persediaan barang yang digunakan oleh perusahaan yaitu Metode Periodik (periodic inventory system) atau Metode Fisik (physical system) dan Metode Permanen (perpetual system) atau Metode Terus Menerus (Continue).
1. Metode Periodik (Periodic Inventory System)
Metode Periodik (periodic inventory system) atau Metode Fisik (physical system). Dalam metode pencatatan barang dagang dengan menggunakan metode periodik (periodic inventory system) atau metode fisik (physical system), mutasi atau perpindahan barang yang keluar maupun masuk tidak akan dicatat. Pencatatan barang dilakukan oleh perusahaan barang dagang melalui akun penjualan untuk transaksi penjualan barang dan akun pembelian untuk transaksi pembelian barang.
2. Metode Permanen (Perpetual System)
Metode permanen atau perpetual system atau Metode Terus Menerus (Continue) adalah metode pencatatan barang dagang yag dilakukan secara permanen atau terus menerus, detail atau terperinci pada setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan barang dagang. Dengan metode ini, persediaan barang dagang dapat diketahui setiap saat karena tercatat secara terus-menerus.
3. Metode FIFO (First In – First Out)
Penerapan metode ini diterapkan terutama pada barang-barang yang tidak tahan lama atau produk-produk yang modelnya cepat berubah. Mekanismen penerapan metode ini adalah jika saldo akhir menunjukkan barang yang dibeli terakhir sebab barang yang dibeli lebih awal akan dikeluarkan lebih awal juga. Penggunaan metode ini dalam menghitung nilai persediaan barang akan menghasilkan laba yang besar namun penghitungan labanya kurang akurat.
4. Metode Last In First Out (LIFO)
Ini adalah metode yang penerapannya lebih rumit sehingga biaya pembukuannya menjadi lebih mahal. Metode ini menerapkan penjualan terhadap barang yang paling akhir masuk yang akan dijual terlebih dahulu. Laba dan rugi yang dihasilkan dari penerapan metode ini cenderung menghasilkan laba dan rugi yang lebih rendah.
5. Metode Average Cost (Rata-rata)
Metode rata-rata sederhana (simple average method), yaitu nilai persediaan barang ditentukan melalui hasil perkalian dari harga rata-rata barang dagang per unit dengan sisa barang dagang. Sedangkan metode rata-rata tertimbang (weighted average method), nilai persediaan barang dagang ditentukan berdasarkan perhitungan pada perkalian dari jumlah barang dagang yang tersedia dengan harga barang dagang rata-rata persatuan.
Apa saja Jenis-jenis Persediaan?
Persediaan barang dagang yang dimiliki perusahaan terbagi menjadi lima kelompok. Berikut ini penjelasannya.
- Bahan baku, yaitu material yang akan dipakai untuk memproduksi barang jadi.
- Perlengkapan pabrik, yakni semua barang yang berfungsi melancarkan proses produksi, seperti oli dan bahan pembersih mesin.
- Bahan penolong pabrik, meliputi barang dan bahan yang juga menjadi bagian proses produksi yang nilainya kecil seperti benang pada industri garmen.
- Produk barang dalam proses, maksudnya bahan baku yang sudah masuk proses produksi, tapi belum selesai dikerjakan.
- Barang jadi, yaitu semua barang yang siap dijual kepada konsumen.
Metode pencatatan persediaan tentu saja menjadi suatu bagian penting di dalam sebuah perusahaan. Terlebih lagi metode ini dibutuhkan dengan tujuan untuk mencatat seluruh barang yang disimpan oleh perusahaan. Dalam hal ini Anda bisa melakukan pencatatan terhadap setiap transaksi yang terjadi di dalam perusahaan. Jadi stok barang di perusahaan bisa selalu dimonitor sehingga bisa diketahui dengan pasti baik jumlahnya maupun keadannya.
Umumnya memang pencatatan persediaan barang ini dilakukan untuk barang yang kemudian dijadikan aset perusahaan lalu disimpan dan nantinya akan dijual kembali sehingga perusahaan akan mendapat keuntungan dari hasil penjualannya. Maka diharapkan agar melalui adanya metode pencatatan tiap barang di perusahaan ini nantinya sistem administrasi perusahaan termasuk administrasi barang bisa dikelola dengan baik.
Tujuan Pencatatan Persediaan
Mendapat laba perusahaan
Pencatatan persediaan barang yang dilakukan dengan beberapa jenis metode tentu saja dilakukan bukan tanpa maksud. Pencatatan ini dilakukan salah satunya dengan tujuan untuk dapat mengetahui jumlah barang yang tersedia di perusahaan. Setelah mengetahui jumlah persediaan barang beserta kondisinya maka perusahaan bisa memperkirakan besarnya laba yang sekiranya dapat diperoleh.
Selain itu perusahaan juga bisa lebih mengoptimalkan laba perusahaan yang sekiranya bisa diperoleh. Laba yang nantinya tercipta ini tentunya menjadi tujuan dari berdirinya perusahaan dan berlangsungnya aktivitas ekonomidi perusahaan.
Mendeteksi Pergerakan Barang
Suatu pencatatan persediaan barang juga dilakukan dengan tujuan lainnya. Tujuan tersbut adalah untuk melakukan deteksi terhadappergerakan barang yang kemungkinan terjadi di perusahaan terkait. Dengan adanya deteksi terhadap pergerakan barang ini maka nantinya perusahaan bisa tahu dengan cepat mengenai kondisi barang terkini.
Barang yang tersedia dan tersimpan di perusahaan bisa diketahui kondisinya dengan baik dan dengan lebih cermat. Apa yang terjadi pada persediaan barang juga bisa diketahui secara lebih jelas. Tentu saja hal ini sangatlah berpengaruh pada segala perencanaan yang selanjutnya akan dilakukan oleh perusahaan.
Mengurangi Resiko Kehilangan Barang
Sebenarnya adanya pencatatan persediaan di perusahaan lebih banyak menimbulkan dampak positif pada perusahaan terkait. Yang pasti segala hal yang ditimbulkan oleh adanya pencatatan tersebut bisa mendatangkan keuntungan pada perusahaan. Keuntungan tidak hanya berupa laba atau profit saja. Tetapi keuntungan yang diperoleh perusahaan juga bisa saja dalam bentuk barang yang nantinya juga dapat dijual.
Oleh karena itu brang yang ada di perusahaan tidak boleh sampai hilang ataupun rusak dan sejenisnya. Untuk itu dibutuhkan pencatatan yang sistematis agar perusahaan dapat menghindari resiko kehilangan barang. Selain itu kerusakan barnag juga dapat dihindari karena hal apapun yang terjadi berkaitan dengan abrang bisa dideteksi dengan cepat.
Metode Pencatatan Persediaan Fisik
Fungsi Metode Fisik
Pencatatan persediaan yang menggunakan metode fisik pada dasarnya merupakan suatu sistem pencatatan persediaan barang dagangan yang di dalamnya terdapat perhitungan barang yang tentunya masih ada di tanggal penyusunan laporan keuangan. Perhitungan ini dilakukan untuk mengetahui seberapa banyak jumlah barang yang masih ada dan kemudian turut diperhitungkan sebagai bagian dari HPP. Penggunaan metode fisik ini juga menyebabkan adanya pencatatan pembelian barang dalam rekening pembelian.
Perhitungan HPP
Harga Pokok Penjualan pada dasarnya memiliki kaitan yang erat dengan pencatatan persediaan yang menggunakan metode fisik. HPP dalam hal ini tidak dapat diketahui sewaktu-waktu karena tidak adanya catatan mutasi persediaan barang. HPP dapat dihitung dengan menjumlahkan persediaan barang awal dengan pembelian sehingga nantinyaakan diperoleh jumlah barang yang tersedia untuk dijual. Setelah itu jumlah barang yang tersedia untuk dijual dikurangi persediaan barang akhir. Maka nantinya akan diperoleh harga pokok penjualan.
Kelemahan Metode Fisik
Metode fisik rupanya juga memiliki kelemahan terutama saat Anda ingin menyusun laporan keuangan jangka pendek atau interim. Misalnya saja laporan keuangan untuk periode 3 bulan atau mungkin 6 bulan. Untuk itu diperlukana danya keharusan untuk mengadakan perhitungan fisik atas persediaan barang. Pencatatan persediaan dengan metode fisik ini juga menjadi sulit berfungsi jika di suatu perusahaan terdapat barang dengan jumlah yang banyak. Maka nantinya perhitungan fisik yang harus dilakukan akan memakan waktu yang cenderung lebih lama sehingga pembuatan laporan keuangan pada akhirnya juga akan mengalami keterlambatan.
Mengatasi Kelemahan Metode Fisik
Berbagai kelemahan yang mungkin saja ditimbulkan oleh adanya pencatatan persediaan barang dengan menggunakan metode fisik haruslah diatasi. Sebab jika dibiarkan begitu saja maka nantinya perusahaan akan mengalami kerugian. Hal yang dapat dilakukan untuk mengatasi masalah ini diantaranya adalah mengatur letak dan susunan barang di gudang agar susunannya rapi sehingga mempercepat proses pencataatn dan perhitungan barang. cara lainnya adalah dengan membagi tugas perhitungan barang ke beberapa orang agar perhitungan bisa dilakukan dalam waktu yang lebih singkat dan juga bisa dilakukan dengan cermat. Cara yang terakhir adalah dengan melakukan proses perhitungan barang secara bertahap.
Metode Pencatatan Persediaan Perpetual
Pengertian Metode Perpetual
Pencatatan persediaan dengan menggunakan metode perpetual aalah suatu metode pencatatan untuk stok barang yang dibuat dengan cara membuat setiap jenis persediaan rekening masing-masing yang merupakan buku pembantu persediaan. Nantinya rincian dalam buku pembantu bisa diawasi dari rekening kontrol persediaan barang yang terdapat di dalam buku besar. Nantinya rekening ini bisa digunakan untuk mencatat persediaan dalam beberapa bentuk kolom. Kemudian pencatatan persediaan ini dipakai untuk mencatat pembelian dan mencatat penjualan dan saldo persediaan.
Fungsi Metode Perpetual
Sebuah pencatatan persediaan barang yang menggunakan metode perpetual bisa dilakukan dengan tujuan untuk mempermudah penyusunan neraca. Selain itu metode ini juga dapat mempermudah penyusunan laporan laba rugi untuk jangka pendek. Sebab pada dasarnya saat menggunakan metode perpetual ini tidak lagi diperlukan adanya perhitungan fisik untuk mengetahui jumlah persediaan akhir.
Namun penggunaan metode perpetual ini sebaiknya disertai pula dengan adanya pengecekan jumlah barang secara berkala. Misalnya saja pengecekan dilakukan tiap setahun sekali. Pada umumnya metode ini dilakukan tanpa mengadakan perhitungan fisik atas barang yang ada di gudang perusahaan.
Kelebihan Metode Perpetual
Metode perpetual atau buku sebenarnya merupakan cara yang seringkali dipandang lebih baik untuk digunakan dalam melakukan pencatatan persediaan. Bahkan bila dibandingkan maka beberapa perusahaan menilai metode perpetual lebih baik daripada metode fisik. Maka metode perpetual ini bisa digunakan untuk semakin mempermudah penyusunan neraca dan juga penyusunan laporan laba rugi. Selain itu melalui pencatatan perpetual ini nantinya dapat dilakukan pengawasan untuk barang-barang yang ada di dalam gudang.
Pentingnya Metode Pencatatan Persediaan
Metode pencatatan persediaan barang sudah seharusnya dilakukan oleh tiap perusahaan. Sebab pada dasarnya hal ini merupakan bagian yang penting terutama untuk perusahaan dagang. Dengan adanya pencatatan persediaan barang maka nantinya inventory perusahaan bisa diketahui dengan lebih jelas. Sehingga lebih mudah juga dalam mengawasi serta melihat bagaimana persediaan perusahaan diatur. Mana yang masih tersedia dan mana yang harus disediakan ulang.
Gunakan Metode pencatatan persediaan barang otomatis
Anda dapat mencatat setiap transaksi dalam perusahaan dengan detail dan cepat menggunakan software berbasis cloud. Software pencatatan persediaan barang JojoExpense, dapat membantu Anda menjalankan sistem pencatatan persediaan dengan cepat dan akurat. Anda hanya perlu menginput semua transaksi ke dalam platform, lalu aplikasi secara otomatis mengolahnya menjadi data laporan keuangan yang rapi.
Untuk memantau dan mengelola stok secara realtime, Anda bisa menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur stok barang dan gudang seperti JojoExpense yang memudahkan staf keuangan untuk memantau disbursement perusahaan secara real-time dan akurat. Hemat waktu hingga 77% dengan proses pelaporan pengeluaran otomatis!
Fitur JojoExpense yang Paling Populer
- Monitor disbursement uang panjar kerja di manapun kapan pun.
- Proses pelaporan dan pengarsipan reimbursement otomatis dan dapat disesuaikan.
- Peraturan budget yang disesuaikan untuk reimbursement dan Cash Advance.
JojoExpense adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah dikembangkan sejak 20 tahun lalu dan digunakan oleh lebih dari 300 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis. Memiliki fitur terlengkap seperti pemantauan stok secara real time, multi gudang, multi cabang, multi departemen, sampai otomatisasi lebih dari 100 jenis laporan keuangan.
Anda bisa menguji kinerja aplikasi ini dengan mencoba menggunakan JojoExpense gratis menggunakan Akun demo gratis. Yuk pakai aplikasi expense management dari Jojonomic sekarang. Dapatkan gratis demo 14 hari!
