Dalam dunia kerja terdapat satu profesi atau jabatan yang bernama Quality Assurance atau yang kerap disebut juga dengan QA. Sesuai namanya, profesi ini memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa produk yang akan dijual ke konsumen sesuai dengan standar kualitas yang berlaku dalam perusahaan. Sehingga hanya produk yang sesuai standar sajalah yang akan lolos untuk dijual dengan demikian dapat berperan dalam mempertahankan loyalitas pelanggan.
Nah, pada artikel kali ini, Jojonomic akan mengajak Anda untuk membahas lebih lanjut mengenai Quality Assurance dalam perusahaan. Mulai dari definisi secara spesifik hingga peran pentingnya bagi perusahaan. Penasaran, kan? Simak lengkap artikelnya berikut ini, ya.
Pengertian Quality Assurance (QA)
Quality Assurance (QA) adalah istilah dalam bahasa Inggris yang dalam bahasa Indonesia berarti “Penjaminan Kualitas”. Istilah “Assurance” atau “Jaminan” dalam hal ini dapat dimaknai sebagai suatu kepastian ataupun kepercayaan terhadap produk yang dihasilkan oleh suatu perusahaan. Dengan demikian, makna dari QA yaitu menjamin kualitas produk yang dihasilkan perusahaan dan memastikan proses pembuatan produk tersebut sesuai dengan standar dan persyaratan yang telah ditentukan.
Pada dasarnya, QA adalah suatu pendekatan yang berbasis PROSES (Process Base Approach). Pendekatan ini bertujuan untuk mencegah produk yang cacat mulai dari tahap perencanaan hingga tahap pengiriman produk ke pelanggan.
Dengan adanya pendekatan yang bersifat preventif ini, QA dapat menghindari terjadi pengerjaan ulang dan keluhan pelanggan yang akan merugikan reputasi perusahaan serta pengeluaran ataupun inefisiensi biaya akibat kualitas yang buruk. Dengan kata lain, penjaminan kualitas produk mengupayakan supaya tidak ada produk dan biaya produksi yang terbuang sia-sia akibat produk tidak lolos seleksi kualitas.
QA merupakan proses yang pro-aktif, yang dalam hal ini berarti bahwa QA melakukan penekanan terhadap perencanaan, dokumentasi, dan penentuan panduan kualitas pada awal proyek dimulai untuk memahami persyaratan dan standar kualitas yang diharapkan. Setelah semua persyaratan dan standar kualitas yang diinginkan tersebut diidentifikasi, maka selanjutnya diperlukan pengembangan perencanaan untuk memenuhi persyaratan dan standar kualitas yang diinginkan tersebut.
Dari uraian di atas, maka dapat dipahami pula bahwa QA juga dapat dimaknai sebagai suatu profesi yang berperan memastikan kualitas suatu produk sesuai dengan ketentuan yang berlaku. QA biasa ditemukan dalam perusahaan manufaktur dan perusahaan software.
Tahapan yang Harus Dilakukan Quality Assurance (QA)
Untuk menjamin kualitas suatu produk, perusahaan dapat menggunakan tiga tahapan, yaitu Quality Audit, Process Analysis, Quality Management and Control Tools.
1. Quality Audit
Dalam teknik ini, suatu tim ahli yang berasal dari pihak ketiga (eksternal) akan melakukan peninjauan proses dan prosedur yang telah ditentukan oleh perusahaan. Apabila ditemukan perbedaan antara praktik atau apa yang dilakukan perusahaan dengan apa yang diatur dalam prosedur, maka perusahaan tersebut dapat diminta untuk melakukan tindakan perbaikan (Corrective Action).
Selain itu, pihak ketiga ini juga dapat memberikan saran-saran untuk perbaikan pada proses-proses yang dilakukan perusahaan. Jadi, Quality Audit ini memastikan proses dan prosedur yang telah ditentukan tersebut telah dilaksanakan dengan baik dan diikuti oleh semua pihak yang bersangkutan dengan proses dan prosedur tersebut.
2. Process Analysis
Process Analysis adalah teknik menganalisis setiap proses untuk menemukan kemungkinan terjadinya produk cacat ataupun proses-proses yang tidak memiliki nilai tambah kemudian mencari faktor penyebabnya dan melakukan tindakan perbaikannya.
3. Quality Management and Control Tools
Quality Management and Control Tools meliputi berbagai teknik diagram yang membantu untuk menemukan permasalahan, ide perbaikan, pengambilan keputusan dan prioritas permasalahan yang harus diselesaikan. Diagram Pohon, Diagram Afinitas, Diagram Jaringan dan lainnya adalah contoh alat-alat yang digunakan dalam teknik Quality Management and Control Tools.
Ciri-ciri Quality Assurance (QA)
Dari uraian di atas, maka dapat diidentifikasi ciri-ciri dari Quality Assurance (QA) yang membedakan dengan profesi lainnya, terutama dengan Quality Control yang seringkali membuat kita sulit untuk membedakannya. Berikut ini adalah ciri-ciri QA:
1. QA fokus pada pencegahan terjadinya cacat.
2. QA mencari cara yang paling efektif untuk menghindari terjadinya cacat.
3. QA adalah proses yang bersifat pro-aktif.
4. QA merupakan pendekatan berbasis pada proses (process base approach).
5. QA melibatkan proses dalam menangani permasalahan kualitas.
6. Contoh Proses QA adalah Quality Audit.
Tujuan Quality Assurance (QA)
Selanjutnya, adapaun beberapa manfaat dari adanya Quality Assurance (QA) dalam sebuah perusahaan yaitu:
1. Menjamin perusahaan menghasilkan produk yang berkualitas tinggi.
2. Menjamin perusahaan terhindar dari pemborosan (waste).
3. Meningkatkan efisiensi operasional.
4. Memberikan kepuasan pada pelanggan akibat produk yang berkualitas tinggi.
5. Mengurangi pekerjaan ulang (rework) yang merugikan perusahaan dalam segi finansial maupun waktu.
6. Memotivasi tim atau pegawai dalam bekerja lebih baik dengan kualitas yang tinggi.
7. Meningkatkan kepercayaan pelanggan dengan adanya jaminan bahwa produk yang dihasilkan perusahaan akan berkualitas tinggi dan terhindar dari cacat.
Peran Penting Quality Assurance (QA) bagi Perusahaan
Quality Assurance (QA) dapat memberikan data nyata kepada perusahaan tentang apa yang diinginkan konsumen, yang mana data ini didapatkan langsung dari sumbernya. Selain itu dengan adanya QA, perusahaan dapat mengidentifikasi titik dan area yang perlu ditingkatkan dalam menjaga kualitas produk perusahaan.
Seperti yang diketahui, perusahaan memproduksi banyak sekali produk dan bisa saja sewaktu-waktu kualitasnya menurun karena kurangnya jaminan terhadap kualitas yang baik. Padahal, kualitas produk yang tinggi dapat membangun kepercayaan dengan konsumen dan membuat tingkat kekuatan perusahaan di pasar semakin kuat.
Konsumen akan melakukan komplain atau protes ketika mereka tidak puas dengan produk perusahaan sehingga dapat merusak reputasi perusahaan dan berdampak negatif pada masa depan perusahaan. Dengan kata lain, QA membantu perusahaan memenuhi tuntutan dan harapan konsumen terhadap produk.
QA juga dapat membuat perusahaan menghemat dan melakukan mitigasi risiko sebelum masalah mengenai produk muncul atau semakin membesar. Staf QA akan menetapkan dan mempertahankan standar kualitas dengan mencegah awal permulaan masalah produk. Kualitas produk yang terjamin merupakan investasi bagi perusahaan karena akan membuat perusahaan akan lebih percaya diri dan maksimal dalam memasarkan produk sehingga dapat bersaing dengan kompetitor.
Tidak hanya soal produk, QA juga dapat mempengaruhi produktivitas karyawan khususnya pada staf produksi. Dengan memiliki jaminan kualitas produk, staf produksi akan mendapatkan uraian job desk yang lebih jelas dan rinci untuk melakukan pekerjaannya. Pemborosan biaya dan waktu akibat produk yang tak sesuai standar kualitas pun akan semakin diminimalisir oleh karyawan produksi. Dengan demikian, peran QA sangat penting dalam suatu perusahaan.
Penutup
Demikianlah artikel mengenai definisi dari Quality Assurance hingga peran pentingnya dalam suatu perusahaan. Karena berkaitan langsung dengan bagaimana kualitas produk yang akan dipasarkan oleh suatu perusahaan, maka keberadaan QA ini bisa dibilang cukup krusial. Sebab mereka dituntut untuk memiliki penglihatan yang jeli dan teliti dalam melakukan pemantauan terhadap standar produk ini. Dengan demikian, produk yang akan dijual tidak akan mengecewakan pelanggan yang dapat berdampak terhadap kredibilitas bisnis perusahaan.
Nah, selain harus memperhatikan loyalitas pelanggan lewat pelayanan dan kualitas produk yang maksimal. Perusahaan juga harus memberikan perhatian lebih terhadap kesejahteraan karyawannya. Salah satu cara yang bisa dilakukan adalah dengan memberikan gaji secara tepat waktu dengan perhitungan yang detail dan akurat.
Jojo Payroll dapat dijadikan solusi bagi Anda yang ingin meningkatkan kesejahteraan karyawan lewat sistem penggajian yang terstruktur, rapi dan on-time. Aplikasi ini dapat terhubung dengan mesin absensi dalam perusahaan, sehingga sistem penggajian bisa dibuat berdasarkan daftar kehadiran masing-masing karyawan.
Selain itu, Jojo Payroll juga menawarkan perhitungan gaji yang otomatis dengan hasil yang akurat. Sehingga sangat cocok bagi Anda yang tidak mau ribet pada saat hari tutup buku atau menjelang pembayaran gaji.
Perangkat ini juga dapat digunakan untuk menghitung tunjangan, bonus, BPJS hingga pajak pph 21 yang memungkinkan pekerjaan Anda akan jauh lebih ringan dan tidak membutuhkan banyak waktu. Menarik, bukan?
So, tunggu apa lagi? Yuk, gunakan Jojo Payroll dan permudah cara Anda menggaji karyawan hanya dalam sentuhan!
