Surat referensi kerja adalah sebuah dokumen yang digunakan karyawan yang pernah memiliki ikatan kerja dengan suatu perusahaan. Dengan karyawan yang pernah memiliki ikatan kerja di suatu perusahaan, maka perusahaan memberikan bukti tertulis bahwa karyawan tersebut pernah bekerja di perusahaan ini. Selanjutnya, surat tersebut dapat digunakan karyawan sebagai bukti pengalaman kerjanya. Namun, pada praktiknya fungsi dari surat referensi kerja tidak hanya sebatas itu saja. Banyak urusan lain yang biasanya membutuhkan surat referensi kerja. Lalu, seberapa penting surat referensi kerja ?
Bagi seorang HR, seberapa penting surat referensi kerja akan sangat membantu Anda dalam proses perekrutan karyawan baru. Apalagi, jika perusahaan sudah biasa menerima banyak pelamar kerja. Begitu pula dengan HR yang suatu saat juga akan di posisi dimana HR akan mengeluarkan surat ini bagi karyawan yang resign dari perusahaan. Lalu, apa manfaat dari surat referensi kerja ini?
Manfaat Surat Referensi Kerja
1. Menunjukkan Kinerja & PHK yang Baik
Isi dari surat referensi kerja adalah data diri dan penilaian umum kinerja karyawan yang bersangkutan selama ia bekerja di suatu perusahaan. Sehingga surat ini akan berisi informasi terkait kinerja mereka mulai dari awal menjadi karyawan resmi sampai akhirnya keluar atau mengundurkan diri. Surat referensi kerja ini juga berlaku bagi karyawan yang telah habis masa kontraknya. Jadi, surat keterangan kerja ini tidak hanya untuk yang berstatus karyawan tetap.
Syarat utama mendapatkan surat keterangan kerja ini adalah karyawan yang berkelakuan baik serta keluar dari perusahaan secara baik-baik. Sehingga ketika calon karyawan sudah membawa surat referensi kerja ini, dapat dikatakan bahwa mereka memiliki hubungan baik dengan perusahaan sebelumnya dan tidak memiliki masalah apapun. Terlepas dari kinerjanya yang mungkin tidak terlalu berprestasi, namun mereka masih terbilang normal.
2. Bentuk Apresiasi Perusahaan
Surat referensi kerja ini berisi kata-kata ringkasan yang menggambarkan bahwa keseluruhan karyawan yang bersangkutan sudah cukup baik dan professional dalam bidang pekerjaannya. Surat keterangan kerja ini juga menunjukkan bahwa perusahaan menghargai dan mengapresiasi karyawannya dengan baik. Anda sebagai karyawan juga mungkin akan mengeluarkan surat ini untuk menghargai perusahaan tempat Anda bekerja sebelumnya.
3. Bukti Resmi Pengalaman Kerja
Surat referensi kerja ini sangat berharga bagi karyawan yang masih muda, karena mungkin mereka berencana untuk melanjutkan studinya. Bagi karyawan yang masih muda memang kerap kali pindah perusahaan karena ingin mencari pengalaman. Maka surat referensi kerja ini yang akan menjadi bukti pengalaman kerja mereka sebelumnya. Karyawan yang masih berusia muda memiliki jiwa tantangan yang kuat, mereka cenderung akan mengumpulkan surat keterangan kerja untuk mendapatkan perusahaan yang dapat dibilang lebih besar. Sedangkan bagi HR yang mengeluarkan surat ini, akan dilihat oleh perusahaan lain atau bahkan perusahaan kompetitor sebagai perusahaan yang memiliki kredibilitas karena mengeluarkan surat keterangan kerja bagi karyawan.
4. Kepentingan Jaminan Sosial
Surat referensi kerja juga bisa dikeluarkan walaupun karyawan tersebut belum keluar dari perusahaan. Tentu saja, format surat akan dibuat sedikit berbeda. Fungsi surat referensi kerja jenis ini biasanya untuk melengkapi syarat administratif untuk urusan yang berkaitan dengan jaminan sosial, misal BPJS. Baik itu pendaftaran, klaim pencairan saldo BPJS, pemindahan status kepesertaan, dan sebagainya. Termasuk untuk membuat kartu kredit atau mengajukan pinjaman dana di bank.
5. Syarat Administratif Saat Perekrutan
Hal yang penting dari surat referensi kerja tentu saja sebagai syarat administrasi bagi karyawan dalam melakukan proses rekrutmen, baik itu di perusahaan Anda atau di perusahan lain akan serupa. Surat keterangan kerja ini akan menjadi tolak ukur penilaian apakah clon karyawan memiliki pengalaman kerja sebelumnya atau tidak. Dan ini juga bisa menjadi cara untuk tim HR mengambil keputusan untuk hire karyawan tersebut.
Selain untuk melamar kerja di perusahaan, surat referensi kerja juga dapat digunakan untuk melanjutkan pendidikan. Baik itu pendidikan yang akan dibiayai sendiri atau yang akan dibiayai oleh perusahan. Karena bisa saja perusahaan bisa saja mengeluarkan surat referensi kerja ini untuk mengembangkan kemampuan dan karir para karyawan yang berpotensi untuk memajukan perusahaan.
Cara Menulis Surat Referensi Kerja
Mengingat pentingnya surat referensi kerja, jika Anda adalah seorang HRD. Berikut ini terdapat tips cara menulis surat referensi kerja.
1. Berfokus Pada Deskripsi Pekerjaan
Saat membuat surat referensi kerja ini, Anda perlu meminta salinan deskripsi pekerjaan, jenis posisi dan industri yang ingin diraih oleh mantan karyawan tersebut. Kemudian tinjau kembali bahwa mantan karyawan itu dapat bertanggung jawab dan cocok dengan posisi yang ia peroleh.
2. Kumpulkan Informasi
Tanyakan salinan resume atau CV kepada mantan karyawan, sehingga Anda bisa memberikan pernyataan tentang pengalaman kerja karyawan tersebut.
3. Menuliskan Deskripsi Pekerjaan
Selanjutnya adalah Anda perlu menuliskan deskripsi pekerjaan mantan karyawan yang meliputi tanggung jawab dan kegiatan apa saja yang telah dicapai dalam waktu tertentu. Disini Anda bisa mendapatkannya dari SOP perusahaan atau bertanya langsung pada karyawan yang bersangkutan.
4. Berikan Contoh Keterampilan secara Spesifik
Dalam menulis surat referensi ini, berikan contoh spesifik keterampilan yang dimiliki oleh karyawan tersebut terhadap perusahaan.
5. Katakan Hal yang Positif
Berikan penyataan bahwa mantan karyawan yang diterangkan di surat referensi kerja ini merupakan kandidat yang terbaik.
Anda bisa mengatakan hal-hal positif contohnya :
“merekomendasikan karyawan ini”
”karyawan yang profesional selama bekerja”.
Itu tadi beberapa poin seberapa penting surat referensi kerja bagi karyawan. Begitu juga penting bagi perusahaan mengetahui pengalaman kerja Anda sebelumnya. Ketika Anda sudah menerima surat referensi kerja, maka tugas Anda selanjutnya adalah memberikan salinan ke perusahaan baru tempat Anda bekerja. Hal ini akan bermanfaat ketika perusahaan membutuhkan informasi Anda.
Perusahaan membutuhkan database untuk merekam informasi karyawan? Untuk mengelola database karyawan, ada baiknya perusahaan menggunakan bantuan aplikasi HR yang sudah tepercaya dan memiliki berbagai fitur pengelola administrasi karyawan. Salah satu aplikasi tersebut adalah JojoTimes. Ketahui fitur-fitur JojoTimes yang dapat membantu Anda mengelola administrasi karyawan secara real time.
Penutup
Onboarding sendiri merupakan hal penting yang harus dilakukan perusahaan terutama untuk para karyawan baru. Karena dengan proses onboarding yang baik kaan menjadikan karyawan yang potensial dan berkualitas kedepannya. Salah satu yang dapat anda lakukan untuk memantau karyawan baru adalah menggunakan sistem absensi dari Jojo Times.
Jojo Times merupakan aplikasi absensi online yang berbasis cloud sehingga sangat cocok sekali untuk digunakan pada perusahaan. Perangkat lunak yang satu ini mempermudah Anda dalam memantau absensi karyawan secara realtime kapan dan dimanapun.
