Tips & Trick Membuat Surat Pemberhentian Kerja

Dalam suatu perusahaan atau kegiatan bisnis, korespondensi dan surat menyurat adalah hal yang penting. Selain karena merupakan penyampai pesan yang resmi, juga sebagai bukti yang sah atas suatu informasi. Salah satunya adalah surat pemberhentian kerja.

Dari namanya, pasti kamu bisa mengerti maksud dari surat tersebut. Ya, pasti ditujukan untuk menyampaikan informasi pemberhentian kerja. Setiap pemberhentian karyawan, sudah sepatutnya perusahaan memberikan surat ini. Sebagai bukti otentik yang akan dipegang oleh karyawan.

Sebagaimana saat baru mulai, kamu mendapat surat pernyataan bahwa kamu diterima dan menandatangani surat perjanjian kerja. Seperti halnya dengan saat diberhentikan. Perlu juga menyertakan surat.

  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi Travelonomic hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Nah, dalam artikel ini, kita akan coba membahas soal surat pemberhentian kerja. Seperti unsur yang ada di dalamnya, hingga cara membuatnya. Supaya bisa mendapat info yang tuntas dari artikel ini, baca sampai selesai ya!

Latar Belakang Penerbitan Surat Pemberhentian Kerja

Segala sesuatu biasanya dilakukan karena latar belakang tertentu. Pun halnya dengan penerbitan surat pemberhentian kerja. Ada beberapa hal yang melatarbelakangi perusahaan mengeluarkan surat ini.

Dalam UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, pemerintah telah merumuskan beberpa poin yang menjadi alasan pemberhentian kerja seorang karyawan. Seperti meninggal dunia, kontrak yang berakhir, atau adanya keputusan yang hasilnya adalah pemberhentian, baik dari perusahaan ataupun keputusan pengadilan.

Selain itu, ada juga poin-poin yang tidak bisa dijadikan acuan atau melatarbelakangi pemberhentian kerja seorang karyawan, yaitu:

  • Pekerja sakit, rentang waktunya mencapai 12 bulan berturut-turut dan disertai dengan keterangan dokter.
  • Saat pekerja berhalangan melakukan pekerjaannya, karena ada kewajiban lain untuk negara dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
  • Pekerja tidak bekerja karena melakukan ibadah sesuai perintah agamanya.
  • Ketika pekerja perempuan hamil, melahirkan dan menyusui.
  • Adanya hubungan pertalian saudara atau pernikahan antar karyawan di satu perusahaan, kecuali apabila ada peraturan yang mengaturnya.
  • Jika pekerja melaporkan perusahaan ke polisi atau pihak berwajib karena adanya suatu tindak pidana.
  • Apabila pekerja cacat tetap atau cacat akibat kecelakaan kerja.
  • Ditemukannya perbedaan paham atau kepercayan.

Baca juga artikel Budaya Kerja

Membuat Surat Pemberhentian Kerja

Kita lanjut ya ke pembahasan berikutnya, yaitu tentang bagaimana cara membuat surat pemberhentian kerja. Ada beberapa poin yang perlu kamu siapkan atau kamu pikirkan saat akan membuatnya.

Sebagaimana surat resmi pada umumnya, surat pemberhentian kerja juga berisi unsur yang sama. Seperti kop surat, yang memberikan informasi soal nama perusahaan atau lembaga beserta alamatnya. Kedudukannya untuk memberi penjelsan siapa pihak yang bertanggung jawab mengeluarkan surat ini.

Kemudian ada nomor surat, yang disesuaikan dengan kebijakan kesekretariatan suatu perusahaan. Dalam hal ini, biasanya akan mencantumkan nomor urut keluarnya surat, kode surat seperti SP untuk surat pemberitahuan, bulan keluarnya surat, dan tahun surat.

  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi Travelonomic hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Berikutnya adalah perihal, atau jenis surat, seperti surat perizinan misalnya. Lalu tujuan surat. Pastikan ada nama lengkap, jabatan atau profesi serta alamatnya ya.

Masuk ke bagian inti surat, yaitu pesan atau pemberitahuan pemberhentian kerja. Pastikan bahasa yang digunakan baik, benar, mudah dipahami dan tidak bertele-tele. Isi juga bagian isi dengan pernyataan keputusan diberhentikan dan kalau bisa ada alasannya.

Terakhir adalah paragraf penutup, disertai salam. Biasanya akan ada tanda tangan atau nama jelas dari yang bertanggung jawab atas surat tersebut.

Contoh Surat Pemberhentian Kerja

Secara format dan bentuk tidak jauh berbeda dengan surat-surat resmi yang lain. Nanti akan ditampilkan gambarnya, hanya saja di bagian ini kita juga akan lihat sama-sama contoh kalimat atau pesan di bagian isi surat ini.

Satu, Surat Pemberhentian Kerja karena Kesalahan Kerja

Tetap dibuka dengan salam ya, atau kalimat dengan hormat. Berikutnya bisa dilanjutkan dengan pernyataan seperti ini,

“Kami dari pihak perusahaan sebetulnya telah memberikan nasihat agar kinerja saudara membaik. Akan tetapi, hingga saat ini atau bersamaan dengan keluarnya surat ini, kinerja saudara tidak juga berbah. Saudara masih sering melamun hingga lalai dan lengah dalam membuat laporan. Hal itu pun mengecewakan klien.

Maka dari itu, kami terpaksa memberhentikan saudara Baswara Budi dari PT Maju Bersama. Dengan demikian, sejak tanggal 28 Februari 2018, kontrak atau ikatan hubungan kerja saudara Baswara Budi dengan PT Maju Bersama secara resmi berakhir.”

Itu kurang lebihnya, lalu dilanjutkan dengan paragraf penutup.

Dua, Surat Pemberhentian Kerja Karena Efisiensi

Sekarang kita akan bahas soal isi pesan dan pernyataan alasan pada surat pemberhentian kerja, terkhusus saat alasannya adalah efisiensi. Maka isi dari suratnya adalah sebagai berikut:

“Kami dari pihak perusahaan sangat menghargai kinerja dan kerja saudara sebagai karyawan di perusahaan kami. Tidak ada niatan untuk memberhentikan atau memutus hubungan kerja ini. Hanya saja, keadaan perusahaan saat ini memaksa kami mengurangi jumlah pekerja.

Kondisi seperti ini dilandasi oleh berbagai pertimbangan dan alasan. Seperti kondisi keuangan perusahaan yang sedang tidak stabil atau jumlah pekerja yang tidak sesuai dengan jumlah produksi. Untuk itu, kami keluarkan surat ini.”

Tiga, Surat Pemberhentian Kerja Sementara

Ketiga adalah surat pemberhentian kerja yang sifatnya sementara. Sebabnya beragam, bisa karena pemberhentian atau pembatasan produksi sementara yang membuat perusahaan juga harus mengurangi beberapa pekerjanya secara sementara.

Kurang lebih isinya adalah sebagai berikut:

“Kami dari pihak perusahaan meminta maaf sebesar-besarnya kepada saudara Baswara Budi. Saat ini perusahaan tengah mengalami penurunan penjualan, akan tetapi jumlah produksi dan hasil produksi menumpuk.

Untuk itu, kamu akan memutuskan hubngan kerja dengan saudara sampai waktu yang ditentukan, serta menyesuaikan dengan keadaan perusahaan. Hingga saat keuangan dan kondisi perusahaan stabil.

Contoh Format Surat Pemberhentian Kerja

 

Melakukan dan Memberikan Surat Pemberhentian Kerja

Di bagian terakhir, kita akan membahas soal bagaimana etika atau tata cara melakukan pemberhentian kerja. Beberapa poin perlu kamu perhatikan supaya kamu bisa memutuskan suatu hubungan kerja dengan baik.

Jangan Mendadak

Hal pertama yang harus kamu perhatikan saat akan memberhentikan atau memutuskan suatu hubungan kerja adalah jangan mendadak.

Jika pemberhentian dilakukan karena kesalahan, kamu bisa keluarkan surat peringatan pertama dan kedua terlebih dahulu, sesuai dengan ketentuan perusahaan. Ini bisa menjadi peringatan dan bahan perbaikan diri karyawan. Ingat, pemecatan atau pemberhentian adalah langkah terakhir.

Bicarakan dengan Baik

Kemudian, lakukan dengan baik. Karena bagaimana pun juga, baik kamu pekerja atau pemberi kerja, proses hubungan ini dimulai dengan cara yang baik. Untuk itu, diakhiri dengan baik juga.

Sebaiknya kamu bicarakan keputusan ini dengan bertemu langsung. Sampaikan alasan, lalu beri tahu keputusan beserta suratnya. Bisa saja sih kamu sampaikan melalui surel. Namun, lebih baik jika bertemu langsung.

Jaga Hubungan Baik Pasca Pemberhentian

Baik kamu sebagai pekerja atau pun pengusaha mungkin dalam konteks ini adalah human resource (HR), sudah sepatutnya menjaga hubungan baik pasca berakhirnya hubungan kerja ini. Karena tidak ada yang tahu jika di lain kesempatan kalian akan saling bekerja sama lagi.

Selain itu juga tidak ada alasan untuk bermusuhan atau memutuskan hubungan lain di luar pekerjaan.

Itulah kurang lebihnya penjelasan terkait surat pemberhentian kerja, beserta beberapa poin terkait pemutusan hubungan kerja. Bagi kamu para HR, kamu bisa terus menilai kinerja pekerjamu dan mengawasinya dengan baik.

Apabila dirasa ada pekerja yang tidak sesuai dengan ketentuan, atau kondisi perusahaan sudah tidak memungkinkan untuk mempertahankan pekerjanya, maka tidak salah jika kamu memberikan surat pemberhentian ini. Hal yang penting adalah tetap sesuai aturan dan untuk kemaslahatan yang lebih besar.

Salah satu aplikasi yang bisa membantumu memantau kinerja dan melihat kehadiran pekerja adalah JojoTimes. Aplikasi pengabsenan online yang membuat pengisian daftar hadir menjadi lebih mudah dan efisien.

Kamu cukup melakukan foto selfie, lalu nantinya kehadiranmu akan tercatat, beserta lokasi keberadaanmu. Suatu digitalisasi yang mempermudah pekerjaan, kalau kamu tertarik silahkan kunjungi lamannya dan selamat mencoba!