Warehouse Management System atau yang lebih akrab disebut juga dengan Sistem Manajemen Pergudangan ialah sebuah sistem yang dibuat untuk memudahkan kinerja manajemen pergudangan dalam sebuah perusahaan. Sistem buatan ini nantinya dapat digunakan sebagai salah satu faktor pendukung serta pendorong proses dalam supply chain atau rantai pasokan.
Di mana tujuan utama dari sistem ini adalah untuk mengontrol dan mengelola setiap proses yang terjadi di dalam gudang yang meliputi pengiriman (shipping), penerimaan (receiving), penyimpanan (put away), pergerakan (movement) dan pengambilan (picking).
Tak hanya itu, sistem manajemen pergudangan ini juga biasanya dilengkapi dengan berbagai macam fitur yang cukup membantu. Sebut saja pemberitahuan lokasi penyimpanan barang, jumlah stok barang hingga jenis-jenisnya. Dengan demikian seluruh space atau ruang dalam gudang dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin.
Sistem ini juga membantu perusahaan dalam mengurangi risiko kesalahan yang dilakukan oleh karyawan (human error), meningkatkan efisiensi pekerjaan serta juga tingkat produktivitas. Tak sedikit perusahaan besar dan maju yang sudah mengadopsi warehouse management system ini karena dianggap cukup efektif dalam operasionalnya.
Konsep Warehouse Management System yang Perlu Diketahui
Dalam prakteknya, sistem manajemen pergudangan ini memiliki beberapa konsep yang biasa digunakan. Berikut beberapa di antaranya:
1. FIFO (First In, First Out)
Konsep yang pertama adalah First In First Out atau yang biasa disingkat menjadi FIFO. Konsep ini mengajarkan bahwa setiap produk yang masuk ke dalam gudang pertama kali harus dikeluarkan lebih awal atau pertama kali juga saat dibutuhkan.
Metode yang satu ini bisa dibilang menjadi salah satu yang paling banyak digunakan karena menghindari risiko expired atau tanggal kadaluarsa dari sebuah barang. Misalnya, telur yang masuk pertama kali harus segera dikeluarkan saat terdapat konsumen yang akan melakukan pembelian. Dengan demikian, stok lama tidak akan membusuk di gudang dan stok baru bisa dijual nanti karena memiliki jangka waktu ketahanan yang masih lama.
2. Last In First Out (LIFO)
Berikutnya ada konsep LIFO atau Last In First Out. Metode yang satu ini biasanya diaplikasikan pada gudang industri yang produknya tidak bisa kadaluarsa. Seperti kain, batu bata, kayu dan sejenisnya. Stok yang baru masuk ke gudang biasanya akan ditaruh paling depan sehingga ialah yang paling mudah untuk dijangkau dan dikeluarkan. Itulah kenapa konsep ini disebut dengan Last In First Out atau yang terakhir kali masuk akan dikeluarkan terlebih dahulu.
3. FEFO (First Expired First Out)
Terakhir ada FEFO yang kurang lebih dalam implementasinya mirip dengan FIFO. Hanya saja produk yang akan dikeluarkan terlebih dahulu adalah yang memiliki tanggal expired paling cepat. Biasanya dilakukan oleh usaha yang bergerak di bidang kuliner, obat-obatan, kecantikan dan lain-lain.
Dasar-dasar dalam Warehouse Management System
Bagi Anda yang mungkin masih awam terhadap sistem satu ini. Penting untuk memahami dari dasar-dasarnya. Berikut adalah beberapa dasar dari warehouse management system yang perlu Anda ketahui:
1. Proses masuk
Setiap barang yang akan dimasukan ke dalam gudang harus melalui proses masuk yang cukup kompleks. Mulai dari pencatatan hingga diperiksa secara keseluruhan. Tujuannya untuk memastikan bahwa barang yang masuk adalah yang memiliki kualitas baik dan tidak mengalami kerusakan. Selain itu, barang yang akan masuk ke dalam gudang juga dapat melalui proses pengemasan untuk kemudian melalui proses pengiriman lanjutan tanpa penyimpanan (cross-docking).
2. Tata letak dan slotting
Setiap barang yang disimpan dalam gudang dan sekiranya memiliki pergerakan cukup cepat seharusnya diletakkan di bagian depan. Dengan demikian, Anda tidak akan mengalami kesulitan pada saat akan mencari atau mengambil barang tersebut. Selain itu, Anda juga bisa menyingkirkan beberapa barang yang sekiranya hanya akan membingungkan Anda pada saat mengeluarkan produk tertentu dari gudang.
3. Memilih
Seluruh karyawan yang bekerja dalam gudang harus pandai dalam melakukan pencarian stok barang yang sedang dibutuhkan. Caranya tentu adalah menyusun struktur barang sesuai dengan jenisnya masing-masing serta menghafalkan setiap lokasi peletakkan barang pada posisinya.
4. Pengemasan
Barang yang akan dikirimkan pada calon konsumen haruslah dikemas dengan cara yang tepat untuk menghindari terjadinya kerusakan dalam proses pengiriman.
5. Pengiriman
Setiap permintaan pesanan yang masuk dari konsumen harus segera diproses agar tidak mengecewakan mereka. Dalam hal ini, perusahaan harus memastikan bahwa setiap pengiriman dilakukan dengan cara yang tepat dan waktu sesuai dengan estimasi yang telah ditentukan.
Manfaat dari Penerapan Sistem Manajemen Pergudangan
1. Menekan biaya operasional untuk gaji karyawan
Sebuah perusahaan yang menggunakan sistem manajemen pergudangan ini dapat menghemat biaya operasional mereka. Terutama dalam hal penggajian karyawan. Karena dengan sistem yang sudah terstruktur dan rapi, Anda tidak memerlukan banyak karyawan gudang untuk dipekerjakan.
2. Mengurangi pengeluaran perusahaan terkait inventori
Warehouse management system ini dilakukan dengan cara digital atau dengan menggunakan perangkat komputer. Sehingga seluruh peralatan yang diperlukan dalam pengelolaan gudang secara manual tak lagi relevan dan dibutuhkan.
3. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja karyawan
Sistem manajemen pergudangan juga dapat membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi pekerjaan. Karyawan dapat menghemat lebih banyak waktu dengan menggunakan sistem yang satu ini. Karena seluruh informasi pergudangan yang dibutuhkan akan disajikan dalam sistem secara otomatis.
4. Meningkatkan kepuasan pelanggan
Sistem pergudangan yang terstruktur tentu akan mempercepat kinerja karyawan dalam mencari atau menyiapkan barang yang dibutuhkan. Untuk itu setiap kali mendapatkan orderan dari pelanggan, proses packing dapat dilakukan dengan segera. Hal ini juga akan mempercepat proses pengiriman hingga barang sampai dengan selamat ke tangan pelanggan.
Tips Efektif Untuk Mengimplementasikan Warehouse Management System
Sangat mudah untuk merasa ‘bersemangat’ dalam melihat prospek perkembangan suatu ‘pembersihan’ sistem pergudangan perusahaan atau organisasi. Pun, anda mungkin ingin menerapkan sebuah sistem baru yang disebut dengan warehouse management system atau WMS. Namun, perlu diketahui bahwa terdapat banyak hal yang harus diperhatikan terlebih dahulu mengenai penggunaan software sebelum benar – benar terjun di dalamnya.
Yakinkah anda bahwa software warehouse management system yang anda gunakan benar – benar bermanfaat bagi perusahaan? Berikut adalah beberapa tips yang biasanya digunakan oleh para expert dalam mendapatkan manfaat terbaik dari penerapan warehouse management system itu sendiri. Pun anda akan mengetahui bagaimana logistic pada third party provider dapat menawarkan berbagai kebutuhan yang anda inginkan.
Mengevaluasi dan Memilih Warehouse Management System yang Baik
Tahap pertama dalam mengoptimalkan implementasi dari WMS itu sendiri adalah memilih dengan jenis serta provider yang tepat. Berikut adalah beberapa hal yang bisa anda pertimbangkan sebelum mengeliminasi berbagai opsi yang ada, antara lain adalah :
- Masalah apa saja yang terjadi di pergudangan perusahaan anda?
- Apakah ada kesempatan untuk ditingkatkan yang anda tunda karna berbagai alasan?
- Siapkah anda membutuhkan akses data dari berbagai sumber untuk mengumpulkan perhitungan inventory yang akurat?
- Apakah jenis inventaris yang ada di perusahaan telah tumbuh hingga sampai pada titik dimana anda kesusahan untuk melacak lokasi item yang ada di Gudang tersebut?
- Mungkinkah anda dan perusahaan sedang kesulitan untuk membentuk pola yang efisien serta tidak memakan waktu bagi para pekerja dalam mengambil serta mengembalikan item ke Gudang?
- Bagian proses mana dari sistem pergudangan anda yang membutuhkan perbaikan?
Pilih Metode Penerapan Yang Tepat
Dalam menerapkan metode warehouse management system itu sendiri terdapat 3 metode yang bisa anda gunakan. Berikut adalah beberapa ulasan singkat mengenai ketiganya dan anda bisa memilih mana yang kiranya paling sesuai dengan bisnis atau perusahaan yang anda jalankan.
On – Premise Warehouse Management System
Dalam model ini, WMS di instal langsung pada sistem perusahaan dan tanggung jawab terbesar anda adalah untuk mencari sumber yang terpercaya serta mengamati bagaimana program tersebut berjalan. Posisi ini memerlukan infrastruktur jaringan, power supply, server dan sebagainya. Anda mungkin juga harus membayar biaya update dalam tahun – tahun mendatang.
Hosted WMS
Hosted warehouse management system lebih Nampak seperti model on – premise. Bedanya, infrastruktur yang membangun WMs tersebut diambil dari menyewa basis penyedia jasa provider. Dalam kata lain, meski sistem WMs anda dilakukan secara remote hostednya, anda akan tetap bisa memiliki software anda sendiri dalam sistem yang anda butuhkan.
Cloud – Based WMS
Jika anda sudah sering mendengar SaaS atau Software as a Service System, maka cloud based WMS tidak akan menjadi terlalu asing. Prinsip pengunaan sistem pergudangan yang satu ini adalah dengan memberikan anda akses pada data tertentu dari software yang anda miliki kunci password login – nya. Sehingga anda tetap bisa masuk ke dalam akses data tersbeut tidak peduli computer mana yang anda gunakan serta darimana saja. Ketika anda memiliki jenis software tersebut, anda bisa menggunakannya untuk diinstal di perangkat – perangkat lain sebagai jalan mengakses data yang diinginkan.
Banyak dari penyedia jasa WMS atau warehouse management system yang menawarkan model cloud based dikarenakan sistemnya yang jauh lebih aman. Pun cloud WMS juga dinilai mampu memberikan solusi permasalahan dengan lebih efisien dalam menyimpan informasi – informasi pergudangan yang ada. Sehingga, manager dapat mengakses update – update yang ada secara real time tanpa harus mengeluarkan biaya ekstra.
Membentuk Tim Sebagai Proses Implementasi
Ketika anda atau perusahaan anda telah memilih jenis atau model WMs yang tepat, sekarang saatnya untuk mendapatkan sistem sesuai dengan tempatnya masing – masing dan membangun sebuah tim implementasi. Berikut adalah bagian – bagian yang diperlukan dalam implementasi sebuah warehouse management system, antara lain adalah :
Sponsor Proyek
Ini merupakan proses pembuatan pemecahan masalah level tinggi yang wajib ada dalam warehouse management system. Tugas utama dari tim sponsor proyek adalah menentukan landasan dari poyek itu sendiri, biaya yang akan dikeluarkan serta masih banyak hal yang lainnya.
Project Manager
Bagian project manager bertanggung jawab dalam jadwal harian Ketika menerapkan warehouse management system itu sendiri. Salah satu jobdesk yang wajib dilakukan adalah mengambil vendor untuk menyelesaikan tugas – tugas yang ada. Membuat jadwal dalam menjalankan proyek serta memonitor tenggat waktu tugas. Diharapkan dengan adanya seorang project manager dalam sebuah tim penerapan MWS menjadi selumus mungkin untuk tim IT dan tim operasi kedepannya.
Sistem Data Administrator
Orang yang bertanggung jawab untuk aspek Teknik WMS adalah tim sistem data administrator. Tugas utama mereka adalah memastikan bahwa WMS sejalan dengan Enterprise resource Planning atau ERP yang ada. Tugas lain yang harus mereka kerjakan adalah memindahkan data dari sistem lama ke sistem yang baru.
Bussiness Unit Leader
Tim yang satu ini terdiri dari pekerja – pekerja yang akan berada di bawah bagian tim operasi, IT dan staff warehouse lainnya yang juga merupakan bagian dari proses implementasi. Tugas yang harus dilakukan tim ini biasanya seperti menghadiri rapat, membahas aktifitas harian dan menginformasikan hasil pelatihan atau rapat tersebut kepada pekerja lainnya.
Menyediakan Sesi Training Bagi Pekerja
Biasanya provider WMS telah menerapkan sesi pelatigan untuk pekerja – pekerja anda untuk memastikan merka telah familiar dengan sistem yang baru yang ada. Pekerja – pekerja tersebut akan menjadi salah satu pelatih internal yang mahir dalam menjalankan sistem yang ada. Secara tidak langsung hal tersebut akan menjadi skill tambahan bagi pegawai – pegawai lain yang ada di perusahaan. Proses training tersebut merupakan salah satu hal yang vital dalam penerapan WMS itu sendiri serta merampingkan proses yang terjadi dalam Gudang suatu perusahaan.
Membentuk Rencana Komunikasi yang Lengkap
Karna mengimplementasikan WMS dapat membuat banyak perusahaan dari setiap departemen yang ada. Maka dari itu, sangat disarankan bagi perusahaan atau organisasi untuk mengadakan rapat besar yang dihadiri oleh berbagai elemen yang ada. Tanpa komunikasi yang jelas tentang bagaimana menggunakan atau mengakses data dalam WMS anda mungkin akan kebingungan atau bahkan membuat pekerja – pekerja tertinggal dalam perkembangan yang ada.
Bagian terburuk yang harus dihindari dalam kesahalan proses implementasi WMS adalah lemahnya proses produksi yang terhambat karna banyak pekerja yang belum paham mengenai perkembangan yang ada. Anda bisa mengatasinya dengan memberikan update yang berskala kepada para pegawai dari setiap elemen dalam perusahaan itu sendiri. Diharapkan bagi setiap manager atau pimpinan leader team untuk menginformasikan kenapa perubahan tersebut perlu dilakukan dan apa saja manfaat yang bisa didapat oleh perusahaan.
Kesimpulan
Demikianlah artikel mengenai sistem manajemen gudang yang perlu Anda ketahui. Meski gudang hanya sebagian kecil dari sebuah usaha, namun keberadaannya memiliki peran yang cukup penting sebagai tempat penyimpanan stok lama yang belum terjual atau stok yang baru masuk.
Dengan adanya manajemen gudang yang terkelola dengan baik seluruh operasional perusahaan pun dapat dijalankan dengan lancar tanpa adanya kendala yang berarti. Itulah kenapa Anda tak boleh menyepelekan keberadaan dari gudang serta sistem manajemennya.
Selain warehouse management system yang harus dimiliki. Sebuah perusahaan juga disarankan untuk memiliki sistem manajemen keuangan yang modern dan praktis untuk digunakan. JojoExpense dapat dijadikan salah satu aplikasi andalan bagi Anda untuk mengelola pengeluaran keuangan dalam perusahaan.
Tak hanya memudahkan kinerja Anda, JojoExpense juga terbukti efektif dalam menghemat waktu hingga 76%. Sehingga Anda bisa menggunakan waktu yang tersisa tersebut untuk menyelesaikan pekerjaan lain.
Aplikasi ini dibekali berbagai macam fitur yang memungkinkan Anda lebih mudah dalam menyelesaikan pekerjaan. Mulai dari Budget Controlling, Cash Advance, Capture Expense, Reimbursement Online hingga Mobile Approval. Tak hanya itu, JojoExpense juga dilengkapi teknologi yang modern berupa Intelligence OCR dan Realtime Geotagging yang dapat menghindarkan Anda dari risiko terjadinya fraud financial. Menarik bukan?
So, tunggu apa lagi? Yuk, coba GRATIS JojoExpense 14 hari ke depan dan perpanjang setelahnya!
