Canggihnya teknologi informasi kini tak hanya mempengaruhi cara bersosialisasi, tapi juga merambah pada teknik untuk melamar kerja. Salah satunya dengan mengirimkan berkas menggunakan email lamaran kerja. Di era sekarang ini, cara tersebut sudah menjadi hal yang umum dilakukan. Meski tidak menutup kemungkinan masih ada beberapa perusahaan atau instansi yang memilih menggunakan cara konvensional.
Perubahan model pengiriman ini tentunya juga ikut mengubah tata cara melamar agar tetap dipandang baik. Inilah yang harus diperhatikan oleh para pelamar. Dalam mengirim email kerja, terdapat beberapa hal yang tidak ada dalam tahapan konvensional, namun wajib dilakukan di metode ini.
Maka tak jarang, metode ini justru menjadi perangkap karena pelamar tidak menerapkan hal-hal tersebut dengan benar. Bisa jadi karena memang belum mendapatkan informasi yang tepat atau murni kurang berhati-hati. Jika anda adalah salah satunya, jangan khawatir. Kali ini Jojonomic akan membantu anda memahami apa saja yang perlu dilakukan untuk mengirim email lamaran kerja dengan baik. Jadi, ikuti baik-baik setiap tahapnya, ya!
Pastikan Akun Email Formal
Saat mengajukan berkas, email lamaran kerja perlu dibuat dengan tampilan yang profesional. Salah satunya dengan mengubah foto profil email dengan foto formal. Ini akan menunjukkan kesiapan dan profesionalitas anda di mata tim HRD.
Selain itu, gunakan selalu nama email yang wajar sesuai dengan nama asli anda. Sebisa mungkin untuk hindari menggunakan nama-nama lain diluar nama anda, agar mudah dibaca dan dimengerti. Jika email yang dimiliki sudah terlanjur demikian, sebaiknya buat ulang alamat email baru menggunakan Gmail.
Siapkan Semua Berkas Persyaratan
Berkas persyaratan adalah gerbang awal lamaran anda untuk dipertimbangkan. Melalui berkas, instansi atau perusahaan tempat anda melamar akan mengetahui identitas pelamar. Bagaimana latar belakang dan informasi-informasi dasar tentang pribadi anda yang relevan dengan posisi yang ditawarkan.
Penilaian tim HRD pada berkas yang anda kirimkan, tidak hanya sebatas itu saja. Perhatikan dengan cermat bahwa tim juga akan menilai kelengkapan berkas yang dipersyaratkan. Beberapa berkas tersebut diantaranya adalah :
Surat lamaran kerja
Berkas ini menjadi satu-satunya berkas yang harus anda buat sendiri. Bisa disebut surat ini mempunyai peran untuk membuka dan mengantarkan berkas-berkas setelahnya. Sebab di dalamnya merangkum identitas singkat, berikut dengan pengalaman dan keahlian. Satu syarat penting yang perlu anda ingat yaitu penggunaan bahasa formal di seluruh bagian surat.
CV (Curriculum Vitae) yang lengkap
Untuk mendapatkan kesan pertama yang baik, sebaiknya buat tampilan CV dengan menarik namun tetap tidak berlebihan. Poin pentingnya yaitu bagaimana setiap tulisan mampu terbaca
File scan kartu identitas
Pastikan kualitas gambar baik dan jelas menunjukkan informasi diri dalam kartu identitas. Pastikan juga cek masa berlaku kartu agar tidak salah.
File scan ijazah pendidikan terakhir sesuai dengan yang disyaratkan
Sebagai bukti sah selesainya studi, bentuk elektronik ijazah juga harus terbaca jelas dengan kualitas yang jernih.
File scan akumulasi nilai pendidikan terakhir
Beberapa perusahaan terkadang akan meminta kelengkapan berkas nilai pendidikan pelamar. Titik ukurannya nilai tersebut mampu merefleksikan kapasitas pelamar dalam posisi yang diambil.
File scan sertifikat pencapaian maupun pelatihan
Asumsinya, semakin banyak sertifikat yang dilampirkan tentu semakin baik. Namun, baiknya perhatikan lagi apa yang diminta oleh perusahaan. Jangan sampai lampiran sertifikat tidak sesuai dengan syarat dan malah mengurangi penilaian
File scan pas foto dengan ukuran yang ditentukan
Sama seperti file scan sebelumnya, pas foto harus ditampilkan dengan kualitas terbaik. Khusus untuk foto, sesuaikan syarat jenis foto seperti background dan hal-hal teknis lainnya.
Pelamar tidak hanya anda saja. Satu lowongan pasti diperebutkan banyak pelamar. Untuk memudahkan tim HRD mengakses berkas, konversikan seluruh berkas dalam bentuk PDF. Cek ulang kelengkapan berkas anda sebelum melampirkan. Kurang satu komponen saja sangat mempengaruhi penilaian tim terhadap anda.
Tulis Body Email Lamaran Kerja
Jangan sampai body email lamaran kerja anda lewatkan, ya. Meskipun bukan bagian dari berkas dan tidak diminta untuk di tulis, tapi menulis body adalah bagian dari etika melamar. Untuk isinya sendiri sebetulnya tidak ada standar yang baku. Namun, sebaiknya cantumkan urutan di bawah ini :
Bagian Pembuka
Di bagian ini, sapalah tim HRD dengan cara yang formal pada umumnya. Seperti :
Yth. Tim HRD PT. XYZ
Di Tempat
Tulisan pembuka
Di sini anda perlu menguraikan dari sumber mana informasi mengenai lowongan anda dapatkan. Dan tak lupa tuangkan ketertarikan melamar sambil menyebutkan posisi apa yang hendak dilamar. Umumnya tulisan ini berada di paragraf pertama. Ingat untuk tetap menggunakan bahasa baku, ya.
Tulisan inti
Kini giliran anda menjelaskan secara padat mengenai alasan melamar posisi tersebut. Baiknya disampaikan dengan lugas dan tidak berlebihan. Usahakan untuk bawa juga pengalaman yang relevan. Apakah itu pengalaman kerja, atau aktivitas sukarela. Dengan informasi tersebut, tim HRD akan menganggap bahwa anda cukup mengerti bagaimana menangani pekerjaan tersebut. Tentunya hal ini sebuah nilai tambah.
Meski demikian, jangan cantumkan pengalaman yang tidak pernah anda lakukan sebelumnya hanya demi diprioritaskan oleh tim. Karena nantinya, ini juga yang akan merugikan diri anda.
Tulisan Penutup
Sebagaimana bagian akhir tulisan, di sini tempatnya mengucapkan terima kasih atas waktu yang diluangkan oleh tim HRD. Akan tetapi, sebelumnya tegaskan terlebih dahulu berkas-berkas yang anda lampirkan. Jelaskan apa saja daftar lampiran tersebut dan yakinkan tim HRD agar berkas terlampir mampu menjadi pertimbangan.
Bagian Penutup
Tutup body email dengan salam hormat seperti “Hormat Saya”. Lalu tambahkan nama lengkap anda di bagian bawah salam. Jika memungkinkan, anda pun dapat mencantumkan kontak aktif tercepat.
Cek Kembali Alamat Email Tujuan dan Subject Email
Salah satu penyebab tidak kunjung munculnya kabar baik dari lamaran nyatanya bukan hanya karena lamaran tidak lolos seleksi. Tetapi juga karena kesalahan dalam menulis alamat email. Masalah ini sebetulnya sangat sederhana, namun ketelitian anda menjadi begitu penting. Salah atau kurang satu huruf saja akibatnya email lamaran kerja tidak diterima oleh pihak perusahaan.
Untuk bagian subject email biasanya pihak perusahaan sudah menentukan formatnya, sehingga anda hanya perlu mengikutinya saja. Cek kembali setiap hurufnya sudah tepat, supaya tidak mengirim ulang. Bagi perusahaan yang tidak memberikan ketentuan mengenai penulisan subject, baiknya buat secara singkat dan tetap informatif. Contohnya dengan menuliskan nama lengkap-posisi yang anda lamar.
Kesimpulan
Dengan beralihnya metode ke email lamaran kerja, ternyata ada beberapa komponen penting yang cukup berbeda dari metode konvensional. Salah satunya dengan menulis bagian body email. Perhatikan dengan jeli dan terapkan langkah-langkah di atas agar email lamaran anda sempurna. Tentunya sambil tetap melihat syarat pengiriman yang ditentukan oleh perusahaan agar lamaran dapat diterima.
Bukan hanya bagi pelamar, pengiriman email lamaran tersebut juga penting diperhatikan tim HR. Bagi perusahaan, seleksi berkas harus dilakukan dengan sangat cermat melihat semua ketepatan komponen. Apabila pelamar benar-benar lolos, data lampiran tersebut akan menjadi database pendukung database inti karyawan nantinya. Dan untuk menyimpan data karyawan dengan aman, Jojo Times bisa menjadi platform yang cocok untuk perusahan anda.
Manfaatkan fitur Secured Clod-Based Storage yang siap menyimpan database karyawan secara digital. Tanpa bentuk cetak, dokumen menjadi lebih aman dan mampu memuat hingga kapasitas besar. Mencari dokumen dan pemeliharaan juga lebih efektif serta cepat.
Nah, ketika harus meng-update data cukup gunakan Import and Export Employee Data yang memberikan penyelesaian cepat. Secepat pencatatan data kehadiran karyawan langsung ter-record dalam sistem yang terintegrasi dengan fitur Integrated Attendance System. Tim tidak perlu lagi memproses kehadiran secara manual menghabiskan banyak waktu. Cukup Jojo Times seluruh pekerjaan selesai dengan lebih efisien.
Yuk, tunggu apa lagi. Daftarkan perusahaan anda segera untuk menikmati layanan Jojo Times secara praktis sekarang juga!
