Apa saja karakteristik penting dari pengeluaran online, dan bagaimana manajemen pengeluaran (Expense Management) menggunakan HRIS agar lebih praktis sehingga dapat dengan cepat mengotomatisasi dan mengelola data dengan lebih akurat?
Manajemen biaya bisa menjadi hal yang rumit dalam bisnis. Banyaknya aplikasi dan dokumen yang harus dilengkapi membuat karyawan dan sumber daya manusia (SDM) tidak dapat mengelola manajemen biaya perusahaan secara optimal.
Bukan hal yang aneh bagi karyawan yang sangat mobile untuk membayar pengeluaran pribadi. Biaya ini akan diminta atau diganti kepada perusahaan, yang akan menjadi bagian dari biaya perjalanan bisnis. Kebutuhan biaya administrasi harus dipenuhi agar perusahaan tidak melakukan kesalahan.
Beberapa kesalahan yang dilakukan dalam mengelola pengeluaran perusahaan adalah klaim yang tidak akurat. Atau keterlambatan pengajuan klaim biaya yang menyebabkan pembayaran klaim tidak sesuai dengan jumlah sebenarnya.
Alasan Mengapa Menggunakan Expense Management
Aplikasi manajemen biaya (Expense Management) adalah aplikasi yang dibutuhkan perusahaan untuk dapat menjaga dan mengelola biaya penggantian. Selain itu, jika banyak karyawan yang diganti, manajemen pengeluaran yang komprehensif akan sangat membantu perusahaan. Berikut adalah beberapa alasan mengapa HRIS cocok untuk aplikasi manajemen biaya.
Proses pelaporan dan penggantian yang sederhana
Perusahaan biasanya memiliki birokrasi yang rumit dalam masalah penggantian. Saat mengajukan klaim, karyawan harus mengajukan klaim melalui dokumen dan bukti yang lengkap. Berkas tersebut kemudian diproses oleh HRD dan akhirnya dikembalikan ke karyawan.
Langkah ini terlalu panjang dan rumit bagi karyawan. Fungsi manajemen biaya di HRIS dapat memberikan proses yang lebih sederhana bagi karyawan untuk mengajukan klaim kepada perusahaan. Dengan cara ini, tidak perlu menghabiskan waktu yang lama dan proses yang rumit, serta menghindari terjadinya kecurangan yang merugikan perusahaan.
Perangkat lunak manajemen biaya akan membantu karyawan mengajukan klaim dengan cara yang sederhana melalui aplikasi. Oleh karena itu, data tersebut akan otomatis terkirim ke HRD terkait dan dapat diproses secepat mungkin.
Aplikasi manajemen biaya menambah kenyamanan
Dengan menggunakan aplikasi manajemen biaya untuk mengajukan penggantian secara cepat, tentunya akan meningkatkan kenyamanan karyawan di perusahaan. Tidak perlu melalui proses pengajuan klaim yang rumit dan memakan waktu.
Aplikasi ini memberikan banyak kemudahan dengan mengelola pengeluaran karyawan tanpa penipuan kecil. Adanya perhitungan yang akurat dalam manajemen pengeluaran membuat karyawan lebih berhati-hati dalam pengeluaran.
Kurangi penipuan pengeluaran perusahaan
Penipuan biaya perusahaan dapat terjadi saat membuat permintaan penggantian. Dengan menggunakan perangkat lunak manajemen pengeluaran, pengeluaran karyawan akan lebih teratur dan terorganisir. Jadi kemungkinan terjadinya kecurangan sangat kecil.
Aplikasi ini akan mencatat biaya yang dikeluarkan dan menyimpan datanya. Sehingga perusahaan dan karyawan dapat menjaga pengeluaran agar tidak melebihi anggaran yang telah disediakan. Data-data ini lebih mudah disampaikan saat melakukan klaim, dan bukti pengeluaran lebih jelas.
Untuk menggunakan aplikasi manajemen biaya, perusahaan dapat menggunakan HRIS yang komprehensif. HRIS memiliki sistem yang lengkap yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan SDM.
Fungsi Expense Management
Karena rumitnya pengelolaan biaya (Expense Management) administrasi, maka diperlukan HRIS yang dapat mengelola biaya-biaya tersebut secara otomatis. Untuk menghindari kerugian finansial perusahaan karena kesalahan. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia atau HRIS adalah sistem sumber daya manusia yang dilengkapi dengan teknologi untuk membantu mengotomatisasi tugas-tugas sumber daya manusia.
Mempermudah pekerjaan sumber daya manusia, dan pengelolaan sumber daya manusia perusahaan lebih optimal. HRIS juga memiliki fungsi pengeluaran online penting yang dapat digunakan untuk mengelola pengeluaran.
Sederhanakan proses manajemen biaya
Agar manajemen pengeluaran lebih terorganisir, Anda dapat memilih HRIS untuk mengelola pengeluaran secara otomatis. HRIS dapat membuat sistem reimbursement lebih cepat dan mudah dalam satu aplikasi, sehingga karyawan tidak perlu berurusan dengan dokumen aplikasi yang rumit dan memakan waktu.
HRIS juga memiliki sistem terintegrasi lainnya seperti sistem penggajian dan kehadiran. Oleh karena itu, proses pengajuan klaim dapat diselesaikan langsung melalui aplikasi, dan pembayarannya dapat disesuaikan dengan pembayaran gaji dalam satu aplikasi.
Proses manajemen biaya otomatis
Salah satu proses penting dari manajemen biaya adalah mengajukan permohonan penggantian biaya. Oleh karena itu, aplikasi refund ini merupakan salah satu fungsi pengeluaran online penting yang harus ada.
Proses ini memakan waktu lama dan menunda banyak karyawan karena tidak ingin dipersulit dengan birokrasi perusahaan yang rumit. Dengan mengotomatisasi proses manajemen biaya, dapat menjadi langkah dalam memfasilitasi proses klaim.
Misalnya, dengan menggunakan HRIS sebagai platform untuk mengajukan klaim secara paperless. Kuncinya adalah mengirimkan bukti klaim yang diperlukan melalui platform.
Dengan menggunakan HRIS, karyawan dan perusahaan tidak lagi membutuhkan dokumen aplikasi untuk mengajukan klaim. Tentunya lebih ramah lingkungan dan proses klaim bisa langsung selesai tanpa kehilangan struk pembayaran sebagai bukti klaim.
Catatan pengeluaran yang lebih akurat
Beban pembayaran juga merupakan beban perusahaan. Oleh karena itu, pencatatan dan laporan juga harus akurat dan teratur. Karena hal ini akan mempengaruhi laporan keuangan perusahaan.
Adanya aplikasi HRIS yang membantu pencatatan pengeluaran tersebut akan memungkinkan pencatatan data secara otomatis dan berkala. Dengan cara ini, perusahaan tidak perlu mengolah data secara berulang-ulang dan menimbulkan human error. Semuanya dilakukan secara otomatis melalui aplikasi HRIS.
Menggunakan HRIS untuk mempermudah pekerjaan SDM merupakan solusi agar perusahaan dapat berkembang lebih cepat. Dengan bantuan HRIS perusahaan, SDM dapat dengan mudah mengelola SDM dan menjadikan SDM lebih efisien bagi perusahaan.
Kesimpulan Expense Management
Salah satu contoh HRIS yang bisa digunakan untuk mengatur pengeluaran adalah Jojonomic. Dengan kemampuan SDM yang lengkap, Jojonomic dapat mengintegrasikan sistem reimbursement dengan payroll dan absensi untuk menyelesaikan proses dengan mudah dan cepat. Apakah Anda tertarik untuk mencoba bakat? Gunakan demo Jojonomic dengan staf penjualan kami dan diskusikan masalah SDM Anda dengan kami! Anda juga dapat mencoba Jojonomic secara gratis sekarang.
Tingkatkan Efisiensi Manajemen Pengeluaran Perusahaan Anda Hingga 76%. Kumpulkan data secara otomatis, tingkatkan produktivitas dan cegah penipuan keuangan serta pegang kendali penuh anggaran perusahaan dengan mudah dan kapanpun dimanapun dengan JojoExpense. Lebih cepat, mudah, tanpa perlu repot.
Mengelola Data Klien Menjadi Lebih Mudah. JojoExpense memberi Anda akses mudah menuju keuangan perusahaan Anda tidak peduli tempat dan waktu. Baik Anda mau mengajukan request reimbursement atau mengizinkan cash advance, semua dapat dilakukan melalui telepon genggam Anda.
Anda dapat mengajukan request Anda secara langsung atau simpan untuk nanti, misalnya Anda ingin cek ulang aplikasi Anda. Semuanya tergantung Anda—Anda yang berkuasa soal manajemen finansial Anda sendiri.
Ketika Anda sudah duduk di meja Anda, Anda bisa fokus sepenuhnya pada tugas-tugas penting dan serahkan manajemen sampingan pada proses otomatis. “Yuk pakai aplikasi expense management dari jojonomic sekarang. Dapatkan gratis demo 14 hari”
