Manajemen biaya (Expense Management) mengacu pada sistem yang digunakan oleh perusahaan untuk memproses, membayar, dan mengaudit biaya yang dimulai oleh karyawan. Pengeluaran ini termasuk tetapi tidak terbatas pada biaya perjalanan dan hiburan. Manajemen biaya mencakup kebijakan dan prosedur untuk mengelola pengeluaran tersebut, serta teknologi dan layanan untuk memproses dan menganalisis data yang terkait dengannya.
Anda dapat memperoleh perangkat lunak untuk mengelola proses penggantian biaya, otorisasi, audit, dan penggantian biaya dari organisasi yang menyediakan perangkat lunak berlisensi, implementasi, dan layanan dukungan, atau dari penyedia perangkat lunak sebagai layanan (SaaS). Penyedia SaaS menyediakan aplikasi on-demand berbasis web yang dikelola oleh pihak ketiga untuk meningkatkan produktivitas manajemen biaya.
Otomatisasi Expense Management
Ada dua aspek otomatisasi manajemen pengeluaran: proses yang diikuti karyawan untuk menyelesaikan penggantian biaya (misalnya, mencatat tanda terima hotel atau mengirimkan catatan telepon seluler) dan proses di mana akun aktif atau staf keuangan menangani penggantian dalam sistem keuangan.
Biasanya, proses manual akan melibatkan karyawan menyelesaikan kertas, spreadsheet, atau laporan pengeluaran berbasis antarmuka pengguna grafis. Dan kemudian meneruskannya bersama dengan faktur pajak terkait (tanda terima) kepada manajer atau pengontrol lain untuk disetujui. Setelah manajer menyetujui klaim, mereka meneruskannya ke departemen akuntansi untuk diproses. Kemudian, akuntan memasukkan setiap pos pengeluaran ke dalam sistem keuangan perusahaan sebelum mengajukan klaim dan tanda terima. Dalam implementasi perangkat lunak sebagai layanan, proses ini sebagian besar otomatis, dan proses pengajuan dan persetujuan dilakukan secara elektronik.
Otomatisasi manajemen biaya adalah sarana di mana organisasi dapat secara signifikan mengurangi biaya transaksi dan meningkatkan kontrol manajemen saat mencatat, menghitung, dan memproses pengeluaran perusahaan.
Studi independen yang mengevaluasi penggunaan sistem manajemen biaya otomatis telah mengkonfirmasi bahwa ketika tingkat otomatisasi meningkat, biaya pemrosesan penggantian biaya akan berkurang.
Untuk alasan seperti kepatuhan, pengurangan biaya, kontrol, dan produktivitas karyawan, organisasi dapat mengotomatiskan proses manajemen pengeluaran mereka.
Jenis Expense Management
Strategi bisnis disesuaikan untuk berbagai jenis manajemen biaya:
- Spreadsheets: Spreadsheet dapat menjadi cara yang sederhana dan murah untuk melacak pengeluaran. Namun tetap memiliki kuitansi kertas yang menyertainya dan dapat hilang atau rusak. Ini juga bisa menjadi metode padat karya, yang dapat menyebabkan kebingungan jika karyawan tidak pandai menggunakan spreadsheet.
- Formulir kertas: Formulir kertas cocok untuk kuitansi kertas. Ini juga merupakan cara yang murah untuk mengelola laporan pengeluaran. Namun, ini mungkin memerlukan banyak pekerjaan manual untuk mencatat dan melacak laporan ini untuk karyawan, pemberi persetujuan, dan mereka yang perlu membayar tagihan di departemen akuntansi.
- Perangkat Lunak: Perangkat lunak mengurangi beban kerja, tetapi mungkin juga lebih mahal di awal implementasi. Menurut laporan Aberdeen Group “Manajemen Pengeluaran T&E Kelas Satu: Bagaimana Mereka Melakukannya”, [2] perangkat lunak dapat memecahkan masalah utama seperti kepatuhan, tenaga kerja manual, waktu persetujuan, dan biaya pelaporan pengeluaran.
Manajemen biaya telekomunikasi
Telecommunications Expense Management (TEM) adalah proses pengelolaan biaya komunikasi perusahaan besar. Termasuk suara dan data tetap, perangkat seluler, komunikasi dan kolaborasi terpadu (UCC), VoIP, dan layanan terkait TI lainnya. Manajemen nirkabel layanan kabel dan biaya aset ditandai sebagai manajemen biaya telekomunikasi. Secara historis, biaya telekomunikasi telah dikelola sebagai layanan umum. Dalam beberapa tahun terakhir, semakin banyak organisasi telah menghubungkan biaya telekomunikasi dengan layanan TI. Perubahan manajemen ini disebabkan oleh pergeseran strategi bisnis global ke teknologi yang terus berkembang.
Manajemen biaya perjalanan
Biaya perjalanan (umumnya disebut sebagai “T+E”) didefinisikan sebagai sarana untuk mengatur dan mengelola pengaturan perjalanan dan pengeluaran karyawan perjalanan.
Manajemen biaya teknis
Biaya teknis atau manajemen biaya TI adalah manajemen biaya teknis seperti lisensi perangkat lunak, peralatan komputer, dan program aplikasi. Manajemen biaya teknologi juga mencakup manajemen layanan terkait teknologi (SaaS, PaaS, dll.). Kegiatan manajemen biaya teknis biasanya dilakukan melalui penggunaan berbagai alat teknis (penagihan TI, perangkat lunak manajemen, alur kerja, dll.)
Contoh Expense Management
Fungsi corporate travel management (CTM) adalah untuk mengelola strategi perjalanan perusahaan (travel policy). Negosiasi dengan semua pemasok, operasi harian rencana perjalanan perusahaan, keselamatan dan keamanan pelancong, manajemen kartu kredit dan perjalanan dan biaya ( ‘T&E’) manajemen data.
CTM tidak boleh disamakan dengan pekerjaan agen perjalanan tradisional. Meskipun agen menyediakan layanan perjalanan harian untuk klien perusahaan, mereka adalah agen eksekutif untuk negosiasi perusahaan dan perumusan kebijakan. Dengan kata lain, CTM menentukan tingkat layanan yang boleh dikendarai oleh karyawan. Menegosiasikan tarif/tarif perusahaan dengan maskapai penerbangan dan hotel, dan menentukan cara menggunakan kartu kredit perusahaan. Di sisi lain, agen membuat reservasi aktual dalam parameter yang disediakan oleh perusahaan.
Bagi banyak perusahaan, biaya T&E adalah pengeluaran tahunan tertinggi kedua yang dapat dikontrol, kedua setelah upah dan tunjangan, dan biasanya lebih tinggi daripada biaya TI atau real estat. Biaya T&E tidak terbatas pada perjalanan (maskapai penerbangan, kereta api, hotel, penyewaan mobil, feri/kapal, dll.).
Tetapi juga mencakup semua biaya yang dikeluarkan selama perjalanan, seperti makanan untuk karyawan dan pelanggan, tarif taksi, tip, hadiah pelanggan, persediaan (Perlengkapan dan layanan kantor) dll. Selain itu, area ini biasanya mencakup manajemen pertemuan, keselamatan dan keamanan wisatawan, serta kartu kredit dan manajemen data perjalanan secara keseluruhan.
Pengelolaan biaya ini biasanya ditangani oleh manajer perjalanan perusahaan, yang mungkin merupakan bagian dari departemen keuangan, sumber daya manusia, pengadaan, atau layanan administrasi.
Kesimpulan
Manajemen biaya (Expense Management) adalah sistem yang dirancang untuk menyediakan manajemen dengan informasi untuk mengidentifikasi peluang untuk perbaikan, perencanaan strategis, dan membuat keputusan operasional tentang pengadaan dan penggunaan sumber daya yang dibutuhkan oleh organisasi.
Kurang lebih, manajemen biaya dapat dikatakan sebagai anggaran dari suatu perusahaan atau badan usaha. Anggaran lebih seperti peramalan perkiraan keuangan perusahaan untuk suatu periode waktu di masa depan. Sedangkan manajemen biaya lebih tentang mengelola keuangan perusahaan untuk menerapkan strategi nanti.
Tingkatkan Efisiensi Manajemen Pengeluaran Perusahaan Anda Hingga 76%. Kumpulkan data secara otomatis, tingkatkan produktivitas dan cegah penipuan keuangan serta pegang kendali penuh anggaran perusahaan dengan mudah dan kapanpun dimanapun dengan JojoExpense. Lebih cepat, mudah, tanpa perlu repot.
Mengelola Data Klien Menjadi Lebih Mudah. JojoExpense memberi Anda akses mudah menuju keuangan perusahaan Anda tidak peduli tempat dan waktu. Baik Anda mau mengajukan request reimbursement atau mengizinkan cash advance, semua dapat dilakukan melalui telepon genggam Anda.
Anda dapat mengajukan request Anda secara langsung atau simpan untuk nanti, misalnya Anda ingin cek ulang aplikasi Anda. Semuanya tergantung Anda—Anda yang berkuasa soal manajemen finansial Anda sendiri.
Ketika Anda sudah duduk di meja Anda, Anda bisa fokus sepenuhnya pada tugas-tugas penting dan serahkan manajemen sampingan pada proses otomatis. “Yuk pakai aplikasi expense management dari jojonomic sekarang. Dapatkan gratis demo 14 hari”
