Bagi sebagian orang istilah SaaS mungkin terdengar asing. Mengingat istilah ini memang sangat jaran digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Namun demikian, sebenarnya layanan SaaS cukup akrab dalam rutinitas kita di era digital seperti saat ini.
Salah satu contoh layanan SaaS yang sering kita gunakan ialah Google Docs. Anda tentu cukup familiar bukan dengan hal tersebut? Terlebih jika Anda adalah seorang yang bekerja dengan berkutat dengan komputer, laptop atau gadget apapun. Karena pada dasarnya, SaaS ini banyak digunakan dan dibutuhkan oleh orang-orang dalam membantu pekerjaannya di dunia digital.
Lantas, apa sih sebenarnya pengertian dari SaaS itu sendiri? Apa saja kira-kira keuntungan dari menggunakannya?
Pada artikel kali ini, Jojonomic akan mengajak Anda untuk mengenal SaaS lebih jauh sekaligus mencari tahu apa saja keuntungan dari penggunaannya. Penasaran, kan? So, simak lengkap artikelnya sampai habis, ya.
Mengenal Layanan SaaS
SaaS merupakan kependekan dari Software as a Service. Secara sederhana, istilah ini merujuk pada sebuah perangkat lunak yang dibuat oleh suatu vendor yang kemudian dikonversikan atau diubah menjadi sebuah layanan dan bisa diakses secara online tanpa lisensi. Hanya saja untuk mengakses layanan ini, Anda harus terhubung dengan internet karena SaaS merupakan salah satu bentuk implementasi dari cloud computing (komputasi awan).
Yang menarik dari penggunaan SaaS adalah Anda tak perlu melakukan installing atau pemasangan serta maintenance secara berkala. Karena seluruh hal tersebut akan diurus oleh vendor yang mengurusi layanannya.
Selain itu, Anda tak perlu khawatir jika suatu waktu, Anda telah menulis sebuah data atau laporan panjang, namun tak sengaja menutup tab atau halaman pekerjaan. Karena biasanya, layanan SaaS ini dibekali dengan penyimpanan otomatis sehingga setiap perubahan data yang dilakukan akan langsung tersimpan ke server.
Hal ini tentunya berbeda jika Anda menggunakan sebuah aplikasi atau software yang memerlukan pemasangan terlebih dahulu. Di mana penyimpanan harus dilakukan secara manual. Artinya, jika suatu waktu saat Anda sedang mengerjakan pekerjaan tertentu dan kemudian laptop atau komputer Anda mengalami hang, besar kemungkinan data tidak akan tersimpan dan hilang begitu saja.
Ciri atau Karakteristik Layanan SaaS
Bagi Anda yang saat ini bingung membedakan suatu software tertentu dengan perangkat SaaS, maka perlu mengetahui ciri-ciri dari layanan yang satu ini. Berikut sudah kami rangkumkan juga beberapa ciri atau karakteristik layanan dari SaaS.
Pertama, layanan Software as a Service ini biasanya dapat diakses melalui internet atau browser yang biasa Anda gunakan. Seperti contoh Google Docs, yang dapat dengan mudah Anda kunjungi lewat tautan docs.google.com.
Dalam layanan Google Docs tersebut, Anda bisa menulis dalam satu halaman layaknya di Microsoft Word. Kemudian bisa juga membuat laporan keuangan menggunakan Spreadsheet yang memiliki tampilan mirip software Microsoft Excel. Lalu untuk yang terbiasa membuat file presentasi, Anda bisa menggunakan Google Slide yang fungsinya mirip seperti Microsoft Powerpoint.
Lewat penggunaan layanan SaaS ini, Anda tak perlu mengeluarkan biaya untuk membeli lisensi sebuah produk. Karena biasanya semua dapat diakses secara gratis selama Anda memiliki koneksi internet. Namun beberapa layanan SaaS juga mengharuskan Anda melakukan pembayaran untuk berlangganan. Hanya saja tak sebanyak uang yang harus Anda keluarkan untuk membeli lisensi suatu produk.
Ciri program SaaS yang berikutnya adalah seluruh pembaruan fitur tidak perlu melibatkan para penggunanya. Di mana jika terdapat perubahan tampilan, maka hal tersebut berlaku bagi semua user. Tanpa harus meminta persetujuan dari penggunanya untuk melakukan upgrade terhadap layanan yang digunakan.
Berbeda dengan software atau perangkat lunak yang memerlukan instalasi. Di mana jika terdapat pembaruan fitur, biasanya Anda akan diminta untuk melakukan upgrade perangkat tersebut. Jika tidak, maka fiturnya akan terbatas dan ketinggalan zaman.
Keuntungan Menggunakan Layanan SaaS
Dari sekilas penjelasan kami di atas, tentunya Anda sudah dapat menyimpulkan apa saja keuntungan dari penggunaan layanan yang satu ini. Namun berikut kami akan memberikan ringkasan agar lebih mudah Anda pahami manfaat dari layanan SaaS.
1. Biaya yang dikeluarkan lebih rendah
Dibandingkan Anda membeli sebuah lisensi aplikasi tertentu, program SaaS ini dibandrol dengan harga yang jauh lebih terjangkau. Tentunya hal ini sangat menguntungkan bagi Anda terutama para pelaku bisnis atau usaha yang masih berskala kecil. Di mana Anda tak perlu merogoh kocek terlalu dalam untuk membeli lisensi produk original dari sebuah software tertentu yang harganya bisa ratusan ribu bahkan jutaan.
2. Kemudahan akses
Dengan terhubung internet saja, Anda sudah dapat mengakses layanan SaaS secara menyeluruh. Sehingga bagi Anda yang tak mau perangkatnya terpasang banyak software yang pada akhirnya nanti dapat menghambat kinerja seperti hang atau perangkat mengalami situasi not responding. Program SaaS ini cocok untuk dijadikan pilihan demi menghindari risiko-risiko tersebut.
3. Tidak memerlukan maintenance
Seperti yang telah disebutkan di awal, Anda tak perlu melakukan maintenance terhadap layanan yang satu ini. Anda hanya perlu menggunakannya dan terima beres jika terdapat update fitur tertentu yang akan ditambahkan oleh vendor penyedia layanan.
4. Meningkatkan efisiensi pekerjaan
Tentunya dengan menggunakan layanan SaaS ini, cara Anda dalam menyelesaikan pekerjaan akan jauh lebih efisien. Akan ada lebih banyak waktu yang bisa dihemat dan kemudian dialokasikan untuk menyelesaikan pekerjaan lain.
Kekurangan dari Layanan SaaS
Di balik berbagai macam keuntungan yang ditawarkan. Layanan ini juga memiliki beberapa kekurangan yang patut Anda pertimbangkan. Di antaranya adalah sebagai berikut:
1. Kurangnya kontrol terhadap sistem
Jika layanan yang Anda gunakan mengalami masalah, satu-satunya cara yang bisa Anda lakukan adalah menunggu pihak pusat memperbaikinya. Karena Anda tidak dapat melakukannya sendiri. Hal ini tentu agak membuat tidak nyaman terlebih jika proses perbaikannya membutuhkan waktu yang cukup lama.
2. Kurangnya keamanan data
Karena hanya dapat diakses melalui internet, membuat layanan ini sangat rentan mengalami serangan para peretas. Tak hanya itu, jika Anda mengaksesnya lewat jaringan publik, tentunya data-data di dalam akun SaaS Anda tersebut sangat rawan dibobol oleh orang-orang yang tak bertanggung jawab.
3. Kurangnya dukungan integrasi dan kustomisasi
Beberapa vendor penyedia layanan SaaS ini tidak menyediakan integrasi pada berbagai program lain. Alhasil cukup menghambat kinerja perusahaan yang ingin semuanya saling terkait.
Selain itu, layanan ini juga tidak bisa dikustomisasi. Artinya, fitur-fitur yang tidak dibutuhkan dalam perusahaan Anda tidak bisa dihilangkan dalam sistem atau program layanan tersebut.
Penutup
Demikianlah artikel mengenai pembahasan layanan SaaS yang lengkap mulai dari definisi, karakteristik hingga keuntungan maupun kekurangan dari penggunaannya. Bagaimana pun semua keputusan kembali di tangan Anda masing-masing. Apakah Anda tetap ingin menggunakan layanan ini atau lebih memilih menggunakan software berlisensi?
Selain program SaaS yang dapat membantu Anda dalam menyelesaikan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kinerja karyawan. Anda mungkin juga akan membutuhkan software seperti Jojo Expense yang dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi manajemen pengeluaran perusahaan hingga 76 persen.
Perangkat ini juga dilengkapi berbagai macam fitur penunjang lain seperti Budget Controlling, Reimbursement Online, Cash Advance dan masih banyak lagi lainnya. Dengan demikian manajemen keuangan perusahaan Anda akan lebih terbantu dengan penggunaan Jojo Expense.
Selain itu, software ini juga dibekali fitur canggih berupa Intelligence OCR dan Realtime Geotagging yang dapat menghindarkan Anda dari risiko fraud financial (penipuan keuangan) yang kerap dilakukan oleh karyawan tak bertanggung jawab. Menarik, bukan?
So, tunggu apa lagi? Yuk, gunakan Jojo Expense dan permudah cara Anda dalam mengelola keuangan perusahaan sekarang juga!
