Divisi pekerjaan yang ada dalam sebuah perusahaan dibagi berdasarkan tugas kerja dan keahlian yang dimiliki oleh karyawan. Hal ini perlu dilakukan agar sistem kerja yang ada dalam perusahaan bisa terus berjalan dengan baik, tanpa menemui hambatan kedepannya.
Di antara divisi-divisi yang ada, Human Resource dan General Affair (GA) merupakan salah satu divisi terpenting dalam sebuah perusahaan. Terutama bagi perusahaan-perusahaan besar. Kedua divisi tersebut memiliki bagian kerja yang berbeda satu sama lain. Tentunya berdasarkan pembagian tugas yang telah diberikan.
Seringkali dianggap sama, padahal perbedaan HR dan GA terlihat jelas dari tanggungjawab serta tugas yang diemban oleh mereka. Nah, untuk memahami fungsi kerja dari divisi HR dan GA, maka kita perlu memahami pengertian dari masing-masing divisi ini. Berikut artikel mengenai perbedaan HR dan GA yang perlu ANda ketahui.
Definisi Human Resource (HR)
Seperti namanya, Human Resource, divisi HR ini memiliki fokus kerja untuk mengurus hal-hal yang berkaitan dengan individu yang ada dalam sebuah perusahaan. Di antaranya adalah hal yang berkaitan dengan SDM (Sumber Daya Manusia), mulai dari proses perekrutan, kebutuhan karyawan, administrasi, kewajiban dan hak karyawan serta semua hal yang berkaitan dengan SDM sebuah perusahaan.
Dalam kata lain, bisa dikatakan bahwa divisi HR ini ikut terlibat dalam semua proses di dalam ruang lingkup karyawan, pegawai dan pihak manajemen dari perusahaan.
Tujuannya adalah untuk menunjang kegiatan organisasi atau perusahaan dalam mencapai berbagai target yang telah ditentukan sebelumnya. Di sisi lain, divisi HR juga terlibat dalam proses seperti bertanggung jawab untuk memasok kebutuhan SDM perusahaan dengan orang-orang yang tepat dan berkompeten.
Tugas dari Divisi Human Resource (HR)
Secara khusus tugas dari divisi HR akan lebih spesifik seperti mengatur urusan yang ada dalam lingkungan karyawan. Namun selain itu secara umum tugas dari divisi HR yang perlu dilakukan antara lain:
1. Melakukan perekrutan karyawan baru
Divisi HR adalah divisi yang melakukan proses perekrutan karyawan dalam perusahaan. Anggota dari divisi HR harus mengerti mengenai karakteristik dari pekerja maupun pendaftar kerja yang ada karena berhubungan dengan posisi yang akan diisi dalam perusahaan. Karenanya, tim HR harus bisa mencari kandidat karyawan potensial yang sesuai untuk ditempatkan dalam posisi yang dibutuhkan oleh perusahaan.
2. Melakukan pelatihan dan pengembangan karyawan
Produktivitas dari karyawan perusahaan merupakan hal penting yang perlu diusahakan oleh perusahaan. Tingkat produktivitas karyawan yang baik akan membuat sebuah perusahaan menjadi berkembang lebih cepat.
Dalam mengatasi hal-hal tersebut divisi HR harus memberikan pelatihan kepada karyawan agar mereka paham dan dapat mengimplementasikan dalam pekerjaan.
3. Rutin mengadakan evaluasi kinerja pegawai
Salah satu tugas dari divisi HR adalah bertanggung jawab terhadap angka kehadiran dari karyawan. HR harus mampu merencanakan dan melakukan kegiatan pendisiplinan terhadap karyawan yang bermasalah dalam perusahaan.
Salah satu hal yang dapat dievaluasi adalah tingkat kehadiran dan produktivitas kerja dari karyawan tersebut. Mencatat karyawan mana yang sering izin dan mangkir kerja. Dengan melakukan pendataan pada hal tersebut, maka data yang didapat bisa digunakan sebagai salah satu indikator untuk menentukan evaluasi kerja terhadap karyawan.
4. Menjamin hak dan kesejahteraan karyawan perusahaan
Gaji, keselamatan kerja, bonus, kenaikan jabatan karyawan serta berbagai penawaran lain merupakan hal yang juga diurus oleh divisi HR. Hal tersebut dilakukan dengan kesepakatan dan juga kerjasama dari divisi HR dengan divisi-divisi lain yang bersangkutan.
Karenanya, hal tersebut merupakan tugas dari divisi HR untuk memperhatikan setiap perkembangan dan pencapaian kerja yang telah dilalui oleh setiap karyawan dalam perusahaan.
5. Memperhatikan hubungan antar karyawan
Karyawan merupakan salah satu hal yang paling penting dalam sebuah perusahaan. Hubungan yang terjadi antar karyawan merupakan salah satu hal yang perlu diperhatikan oleh tim HR.
Hubungan yang terjalin dengan baik akan mempengaruhi banyak hal termasuk sikap dan kebiasaan serta hasil kerja karyawan secara positif yang pastinya juga akan menguntungkan pihak perusahaan.
Definisi Divisi General Affair (GA)
General Affair (GA) adalah posisi pekerjaan pada sebuah perusahaan yang berada di bawah kepala operasional dalam sebuah perusahaan. Tugas dari tim GA adalah mendukung setiap kegiatan operasional perusahaan melalui pengadaan barang-barang maupun jasa yang dibutuhkan.
GA banyak melakukan koordinasi dengan departemen lain dalam melakukan tugasnya untuk mengetahui kebutuhan dari setiap divisi yang ada serta merencanakan estimasi anggaran pengadaan kebutuhan serta biaya pemeliharaannya.
Tugas Divisi General Affair (GA)
1. Mengelola pengadaan barang dan fasilitas perusahaan
Seorang general affair (GA) perlu mengetahui barang-barang apa saja yang dibutuhkan dan perlu dibeli oleh perusahaan agar kegiatan operasional perusahaan bisa berjalan dengan lancar.
Barang-barang tersebut terdiri dari alat tulis kantor, perangkat komputer ataupun barang-barang lain yang diperlukan. Intinya, tim GA harus mempersiapkan segala macam barang dan fasilitas yang mendukung pekerjaan karyawan.
2. Membuat estimasi anggaran yang diperlukan
Prioritas untuk membuat anggaran pengadaan barang dapat mencegah pembengkakan pengeluaran perusahaan. Seorang General affair harus bisa tegas dan jeli untuk memutuskan barang-barang mana yang perlu dibeli atau ditunda pembeliannya. Penentuan prioritas dalam pembelian barang juga perlu mempertimbangkan manfaat jangka panjang bagi perusahaan.
3. Berkoordinasi dengan pihak luar
Seorang General Affair juga memiliki tugas untuk menjalin komunikasi dan selalu berkoordinasi dengan pihak luar perusahaan bila diperlukan. Hal ini sebetulnya dilakukan tidak hanya terkait dengan pengadaan barang atau fasilitas yang dibutuhkan oleh perusahaan saja. Namun terkadang juga terkait dengan penambahan tenaga kerja yang berkaitan dengan kebersihan dan keamanan perusahaan.
4. Memelihara aset milik perusahaan
Tidak hanya bertugas mengelola pengadaan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan saja, seorang General Affair (GA) juga bertugas memelihara peralatan peralatan yang telah mereka beli sebelumnya. Pemeliharaan barang perusahaan tersebut perlu dilakukan secara rutin. Mengingat bahwa barang-barang tersebut digunakan oleh banyak karyawan kantor yang memerlukan. Hal tersebut juga berkaitan dengan tingkat efektifitas dan efisiensi dari pengeluaran anggaran seorang General Affair (GA).
Secara garis besar, perbedaan HR dan GA terlihat jelas terletak pada tanggungjawabnya. Keduanya memiliki tugas dan fungsi yang berbeda-beda. Tugas seorang HR staff lebih berkaitan dengan SDM yang ada dalam perusahaan. Sedangkan, seorang GA (General Affair) staff memiliki tugas yang lebih berkaitan dengan penganggaran, pengadaan, pemesanan dan pemeliharaan barang-barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional sebuah perusahaan.
Penutup
Itulah tadi perbedaan HR dan GA dilihat dari jobdesc-nya. Dengan begitu banyaknya tugas yang harus dilakukan oleh GA maupun HR. Membuat orang pun berbondong-bondong membuat berbagai macam software yang dapat membantu memudahkan tugas GA dan HR.
Salah satu perangkat lunak yang hadir untuk memudahkan kinerja HR dalam proses penggajian ialah JojoPayroll. Aplikasi ini memungkinkan Anda dapat menghitung gaji karyawan dengan lebih praktis dan efisien lewat data finger print yang ada. Selain itu, Anda juga dapat dengan mudah membuat rekapitulasi absen bulanan karyawan dalam waktu yang lebih singkat.
Tak perlu khawatir soal hasil, JojoPayroll menggunakan sistem robot AI yang canggih dan memastikan hasil perhitungan gaji karyawan akan diproses secara otomatis dan akurat. Apabila terdapat potongan gaji dalam perusahaan, aplikasi ini juga dapat memudahkan Anda melakukan hal tersebut.
So, tunggu apa lagi? Yuk, permudah sistem penggajian di perusahaan Anda dengan JojoPayroll sekarang juga!
