Kecurangan reimbursement yang biasa terjadi untuk Perusahaan

Tentu saja Kamu memercayai karyawan Kamu untuk melaporkan pengeluaran mereka dengan jujur dengan kecurangan reimbursement yang biasa terjadi.

Namun para ahli memperingatkan bahwa seringkali karyawan paling tepercaya yang paling banyak dirugikan dengan penipuan pengeluaran.

Dan meskipun mungkin terlihat seperti pencurian skala kecil di permukaan, penipuan akun pengeluaran dapat menambah kerugian hingga ribuan, bahkan ratusan ribu.

Tidak seperti jenis penipuan lain yang mungkin memerlukan akses ke sistem keuangan perusahaan atau dibatasi. Hanya untuk karyawan yang memiliki otorisasi untuk membelanjakan atau melakukan sumber daya perusahaan.

Reimbursement yang biasa terjadi dapat dilakukan oleh karyawan mana pun yang dapat mengklaim penggantian biaya. Dan karena itu bisa menyebar luas, itu sangat berbahaya jika sudah tertanam dalam budaya perusahaan.

Dalam Studi Penipuan Global 2016, Asosiasi Pemeriksa Penipuan Bersertifikat (ACFE) melaporkan bahwa reimbursement yang biasa terjadi berlangsung total dua tahun sebelum terdeteksi.

Dan para eksekutif dan manajemen atas adalah pelaku paling sering dari penipuan semacam ini. Ini menciptakan budaya ketidakpatuhan yang mengalir ke seluruh perusahaan, memperkuat kerusakan dan mengikis kepercayaan.

kecurangan reimbursement yang biasa

Apa itu Reimbursement yang biasa terjadi?

Menurut ACFE, reimbursement yang biasa terjadi jatuh ke dalam empat kategori utama:

  1. Pengeluaran yang disalahartikan: Seorang karyawan mengklaim pengeluaran pribadi untuk penggantian sebagai pengeluaran bisnis.
  2. Adanya pengeluaran yang dilebih-lebihkan (atau digelembungkan): Seorang karyawan mengajukan klaim untuk pengeluaran yang sah, tetapi meningkatkan jumlahnya.
  3. Pengeluaran fiktif: Seorang karyawan menyerahkan pengeluaran palsu dan/atau kuitansi palsu untuk penggantian.
  4. Beberapa penggantian: Seorang karyawan mengajukan pengeluaran dan tanda terima yang sama lebih dari sekali untuk penggantian.

Ini adalah empat skema penggantian biaya utama, tetapi karyawan dapat, dan memang, menggunakan banyak variasi skema ini untuk menipu pemberi kerja.

kecurangan reimbursement yang biasa

Berapa Biaya Reimbursement yang biasa terjadi?

Perusahaan menghabiskan hampir Rp200 miliar per tahun untuk perjalanan bisnis dan pengeluaran dengan Rp1 miliar di antaranya untuk penipuan. Perusahaan di menghabiskan antara enam dan 12 persen dari anggaran tahunan mereka untuk perjalanan dan hiburan (T and E).

Menurut sebuah studi tahun 2017 yang dilakukan oleh Certify . Persentase yang cukup besar bahwa penipuan di bidang ini dapat berdampak signifikan pada laba perusahaan. Dan survei JP Morgan memperkirakan bahwa perusahaan menghabiskan hampir Rp200 miliar per tahun untuk perjalanan bisnis dan pengeluaran, dengan Rp1 miliar di antaranya untuk penipuan.

Sementara reimbursement yang biasa terjadi dapat merusak perusahaan dari berbagai ukuran. Hal itu berdampak pada bisnis kecil lebih tajam daripada yang lebih besar.

Dengan perkiraan kerugian rata-rata Rp 40.000, menurut ACFE, reimbursement yang biasa terjadi dapat menghancurkan perusahaan kecil yang beroperasi dengan margin kecil.

Ditambah fakta bahwa perusahaan kecil dengan kurang dari 100 karyawan memiliki persentase penipuan pengeluaran yang lebih tinggi daripada perusahaan besar.

Mungkin karena sistem dan kebijakan pemantauan yang kurang canggih, dan Kamu memiliki potensi untuk ini menjadi salah satu risiko penipuan terbesar untuk perusahaan kecil. perusahaan.

kecurangan reimbursement yang biasa

Skema Reimbursement yang biasa terjadi Umum

Adanya skema penggantian biaya yang paling umum adalah skema yang sederhana untuk diatur, dan dapat dikaitkan dengan kesalahan jika seorang karyawan tertangkap.

Skema sederhana berikut mungkin terjadi di perusahaan Kamu secara teratur dan Kamu dapat mendeteksinya dengan melatih karyawan meninjau laporan pengeluaran untuk mengawasi tanda bahaya.

1.      Pengeluaran yang salah ditandai

Mengklaim penggantian untuk pengeluaran pribadi adalah salah satu penipuan pengeluaran yang paling umum. Dalam survei tahun 2016 yang dilakukan oleh Certify berjudul The Top 10 Craziest Business Expenses.

Karyawan mengajukan permintaan penggantian biaya untuk pemain bagpipe, boneka blow-up, dan ban untuk mobil pribadi. Dan dalam survei itu, hampir satu dari 10 responden mengaku dengan sengaja menyerahkan barang-barang pribadi sebagai pengeluaran bisnis untuk penggantian.

Tanda bahaya untuk pengeluaran yang disalahartikan termasuk, tidak mengherankan. Klaim untuk barang-barang yang tampaknya tidak memiliki hubungan bisnis, klaim untuk makan dan hiburan saat karyawan tidak bekerja atau bepergian atau di akhir pekan. Atau kuitansi yang menyertakan barang atau makanan untuk anak-anak , atau dari perusahaan di lingkungan karyawan.

2.      Biaya yang Dilebih-lebihkan

Seorang karyawan mungkin juga berkolusi dengan pedagang untuk membuat mereka mengeluarkan tanda terima dengan jumlah yang lebih tinggi dan membagi keuntungan (atau tidak).Dalam jenis penipuan ini.

Seorang karyawan dapat mengubah jumlah pada tanda terima, atau “kehilangan” tanda terima dan mengajukan klaim untuk jumlah yang lebih tinggi daripada yang dibelanjakan. Adanya seorang karyawan mungkin juga berkolusi dengan pedagang untuk membuat mereka mengeluarkan tanda terima dengan jumlah yang lebih tinggi dan membagi keuntungan (atau tidak).

Mendeteksi pengeluaran yang dilebih-lebihkan bisa jadi sulit. Periksa semua kuitansi dengan teliti. Cari bukti jumlah yang diubah.

Seperti jenis tinta yang berbeda yang digunakan untuk layanan dan jumlah atau tulisan yang terlihat berbeda. Bandingkan tanda terima dengan tanda terima dari karyawan lain untuk produk atau layanan yang sama untuk melihat apakah jumlahnya masuk akal.

3.      Pengeluaran fiktif

Dalam skema sederhana lainnya, seorang karyawan dapat membuat tanda terima untuk produk atau layanan yang tidak mereka terima dan mengirimkannya untuk penggantian. Salah satu cara yang umum adalah karyawan meminta tanda terima kosong kepada sopir taksi dan kemudian mengisi informasinya nanti.

Seorang karyawan mungkin juga membuat tanda terima palsu dari awal menggunakan templat online, atau berkolusi dengan pedagang untuk membuat tanda terima untuk pembelian yang tidak ada.

Ini adalah penipuan lain yang sulit dideteksi, tetapi ada beberapa hal yang dapat memberikannya. Mengawasi penerimaan dari perusahaan yang sama dalam beberapa laporan pengeluaran dari karyawan yang sama.

Bandingkan tanda terima taksi dengan tanggal dan waktu karyawan tersebut diketahui berada di bisnis perusahaan dan tandai semua yang berada di luar waktu tersebut. Bandingkan jumlah tanda terima taksi dengan informasi online tentang biaya untuk perjalanan yang sama atau bandingkan dengan tanda terima karyawan lain untuk perjalanan serupa.

4.      Beberapa Penggantian Uang

Dalam skema penipuan umum ini, seorang karyawan mengajukan biaya yang sama pada beberapa laporan. Ada beberapa metode yang digunakan untuk penipuan ini. Karyawan dapat menyerahkan tanda terima dengan biaya pada satu laporan dan kemudian mengklaimnya lagi sebagai biaya “tanda terima yang hilang”.

Cara lain adalah dengan menuntut karyawan untuk biaya transportasi, seperti tiket pesawat atau kereta api. Kemudian juga mengklaim penggantian jarak tempuh seolah-olah dia pergi ke lokasi.

Jenis penipuan pengeluaran ini cukup mudah ditangkap jika Kamu menggunakan perangkat lunak untuk mencatat dan memproses pengeluaran. Bandingkan tanggal, jumlah, dan penerima pembayaran yang diklaim pada satu laporan dengan laporan lain dari karyawan yang sama.

Cari bukti versi asli dari tanda terima yang hilang yang terhubung ke laporan pengeluaran lain. Ini adalah penipuan lain yang dapat dikaitkan dengan kesalahan karyawan jadi penting untuk berhati-hati. Saat mendeteksi bahwa Kamu tidak menuduh karyawan sebelum Kamu yakin itu dilakukan dengan sengaja.

5.      Pengembalian Kredit

Ini adalah penipuan yang mudah bagi karyawan yang telah memesan perjalanan atau acara yang dibatalkan. Ketika karyawan menerima pengembalian dana.

Dia hanya menyimpan uangnya. Penipuan semacam ini dapat dikendalikan jika karyawan menggunakan kartu kredit yang dikeluarkan perusahaan. Tetapi jika klaim diajukan untuk biaya yang dibayar dengan dana pribadi, pengembalian uang sulit dilacak.

Laporan tahun 2015 dari Global Business Travel Association (GBTA) memperkirakan bahwa perusahaan yang melacak dan menerapkan tiket yang tidak digunakan dapat menghemat 5-8 persen dari anggaran perjalanan tahunan mereka.

Jadi sebaiknya pesan semua acara dan perjalanan dengan kartu kredit perusahaan ke mempertahankan kendali atas setiap pengembalian uang yang dikeluarkan.

Solusi terbaik untuk menghindari hal ini adalah dengan menggunakan aplikasi JojoTimes. Aplikasi ini dilengkapi berbagai fitur yang mampu meningkatkan performa perusahaan. Seperti contohnya fitur Mobile Leave Request and Approval, Secured Cloud Based Storage, maupun Import and Export Employee Data.

Dengan aplikasi ini akan mempermudah perusahaan menyimpan dan mengatur data-data karyawan. Dimana akses terhadap data-data tersebut dapat dicek kapan dan dimana saja. Sehingga perusahaan kinera akan lebih efektif, efisien dan rapi.