Istilah onboarding karyawan mungkin terdengar asing bagi Anda yang masih baru atau bahkan belum menyelami dunia kerja. Namun seiring berjalannya waktu Anda akan mengetahui makna dari istilah yang satu ini. Terlebih jika Anda diterima bekerja dalam sebuah perusahaan berskala besar yang sudah tersusun rapi struktur organisasinya.
Lantas, apa sih sebenarnya onboarding karyawan itu? Bagaimana penerapan serta apa saja manfaatnya bagi perusahaan?
Pada artikel kali ini, Jojonomic akan mengajak Anda untuk memahami lebih lanjut mengenai istilah yang satu ini serta hal-hal yang berkaitan dengannya. Namun kali ini kami tidak akan membahasnya dari sudut pandang karyawan melainkan dari sisi perusahaan.
So, jika Anda masih penasaran, simak lengkap artikel kami kali ini hingga tuntas, ya!
Apa Itu Onboarding Karyawan?
Jika diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia, onboarding memiliki arti yang sama dengan orientasi. Secara sederhana, frasa kata onboarding karyawan berarti sebuah proses adaptasi atau penyesuaian diri yang dilakukan oleh perusahaan untuk membuat karyawan baru mengenali tempatnya bekerja.
Proses pengenalan atau adaptasi ini meliputi berbagai macam tahapan mulai dari pengenalan deskripsi pekerjaan dan tanggung jawab yang akan diemban, budaya perusahaan, suasana kantor, karakteristik orang-orang yang ada di dalamnya hingga workflow atau alur kerja dalam perusahaan tersebut.
Intinya, pihak perusahaan yang diwakili oleh divisi HR harus mampu memberikan gambaran pada karyawan baru tersebut terkait hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan dan tanggung jawabnya nanti dalam perusahaan.
Perlu diketahui bahwa masing-masing perusahaan memiliki aturan onboarding-nya tersendiri. Sehingga mungkin akan berbeda pada satu perusahaan dengan perusahaan yang lain.
Misalnya, sebuah perusahaan berskala besar yang sudah memiliki struktur organisasi yang teratur biasanya akan mengajak karyawan barunya untuk berkeliling sesaat dan mengenalkan pada seluruh divisi maupun alur kerjanya secara menyeluruh. Namun tak sedikit juga perusahaan yang membiarkan karyawan baru untuk mengenal dan beradaptasi sendiri dengan lingkungan kerjanya.
Seberapa Penting Onboarding Karyawan Dilakukan?
Jika pertanyaan ini muncul di pikiran Anda saat ini, maka jawabannya adalah sangat penting. Onboarding karyawan dilakukan bukan karena sekadar formalitas semata. Melainkan juga memegang peranan penting dalam membuat seorang karyawan yang baru diterima menjadi bagian dari perusahaan tempatnya bekerja.
Dengan demikian, pengenalan ini juga akan membuat seorang karyawan merasa diterima, dihargai dan dianggap keberadaannya. Selain itu, proses onboarding juga akan menimbulkan sense of belonging atau perasaan memiliki dan menjadi bagian dari perusahaan tempatnya bekerja. Hal ini akan membuat seorang karyawan betah dan loyal menjadi bagian dari perusahaannya sekarang.
Secara sederhana, proses onboarding akan membantu seorang karyawan baru untuk lebih mudah beradaptasi dengan lingkungannya. Tak hanya tentang tanggung jawab dalam pekerjaan, namun juga membantu mereka mengenal dan mendekatkan diri dengan karyawan lain.
Semakin hangat sambutan yang diberikan oleh perusahaan pada setiap karyawan baru. Hal ini akan membuat mereka nyaman bekerja dalam lingkungannya sekaligus dapat berperan dalam meningkatkan produktivitasnya. Karena bagaimana pun, perasaan nyaman serta bahagia saat bekerja menjadi faktor penting yang dapat mempengaruhi kualitas pekerjaan seseorang.
Cara Terbaik Menerapkan Onboarding Karyawan Baru di Perusahaan
Dalam prakteknya, onboarding karyawan bisa diterapkan dalam berbagai macam bentuk. Tentunya hal ini disesuaikan dengan preferensi masing-masing perusahaan maupun divisi HR yang bersangkutan. Namun secara garis besar terdapat beberapa cara terbaik menerapkan onboarding karyawan baru dalam perusahaan. Berikut adalah beberapa di antaranya:
1. Company tour
Salah satu cara yang biasa dilakukan untuk mengenalkan karyawan terhadap lingkungan perusahaan tempatnya bekerja adalah dengan company tour. Ini dilakukan dengan mengajak para karyawan baru berkeliling ke seluruh penjuru kantor dan mengenal masing-masing divisi perusahaan.
Mereka juga akan dibantu berkenalan secara singkat dengan orang-orang yang terlibat dalam proses operasional. Dengan demikian, karyawan baru tersebut akan mengenali wajah-wajah yang nantinya akan bekerja sama dengan mereka.
2. Memberikan penjelasan singkat mengenai perusahaan
Pihak perusahaan juga dapat memberikan sedikit penjelasan terkait proses operasional, visi misi hingga profil ataupun latar belakang berdirinya. Cara ini akan membuat seorang karyawan baru memahami seluk beluk perusahaan tempatnya bekerja. Serta mengenal bagaimana lingkungan maupun budaya yang akan dihadapinya dalam perusahaan tersebut.
Dengan demikian harapannya mereka bisa menyiapkan diri untuk beradaptasi dengan lingkungan pekerjaan. Agar jika terdapat suatu hal yang berada di luar ekspektasinya, ia tidak akan kaget begitu saja.
Cara ini akan efektif diterapkan jika Anda dapat memberikan gambaran secara menyeluruh dan detail terhadap karyawan baru tersebut. Selain itu, pastikan juga untuk memastikan pada mereka apakah sudah cukup paham dengan penjelasannya atau ada pertanyaan lain.
3. Gunakan metode ice breaking
Ice breaking atau memecah suasana juga bisa dijadikan solusi tepat untuk melakukan onboarding karyawan baru dalam perusahaan. Hal ini biasanya dilakukan pada saat seluruh karyawan melakukan apel pagi atau ketika makan siang.
Di mana pada suasana tersebut, Anda bisa berperan sebagai pemecah suasana untuk mengenalkan karyawan baru dengan karyawan lama yang ada di kantor. Tentunya cara ini lebih efektif jika Anda mengemasnya dengan balutan pengenalan yang seru dan dipenuhi canda tawa. Hindari pengenalan yang terlalu formal agar karyawan baru tidak merasa kaku.
Suasana kantor yang seru serta sambutan hangat dari karyawan lain akan membuat karyawan baru tersebut merasa nyaman dan dapat bekerja dengan baik.
4. Berikan tugas secara bertahap dari yang paling ringan
Saat terdapat karyawan baru dalam perusahaan, usahakan untuk tidak memberinya job desc atau tanggung jawab yang terlalu besar.
Pertama-tama, Anda harus memastikan bahwa mereka sudah mengetahui dan memahami secara pasti tugas serta posisinya. Kemudian Anda bisa lanjut memberikan tugas secara bertahap dari yang paling ringan. Setelah mulai terbiasa, berikan tugas yang lebih berbobot dengan demikian, karyawan baru tersebut tidak akan kaget dengan pekerjaannya.
Selain itu, hindari menyuruh karyawan baru untuk melakukan lembur. Karena hal ini dapat mempengaruhi kenyamanan mereka saat bekerja.
Penutup
Demikianlah artikel mengenai onboarding karyawan dari kami kali ini. Satu hal yang perlu diketahui adalah proses onboarding menjadi salah satu tahapan penting setelah perusahaan berhasil merekrut karyawan yang dianggap potensial.
Karena seperti yang telah kami sebutkan sebelumnya, hal ini akan secara signifikan mempengaruhi kenyamanan karyawan baru tersebut. Serta membuat mereka mendapatkan gambaran kira-kira bagaimana pekerjaan dan tanggung jawabnya dalam perusahaan nantinya.
Sebagai pimpinan perusahaan atau bagian dari divisi human resource, Anda harus memastikan bahwa setiap karyawan baru dapat berbaur dengan karyawan lama. Hal ini untuk menghindari terjadinya senioritas yang superior dalam perusahaan tersebut.
Selain itu, karyawan baru juga harus mendapatkan perhatian sedikit lebih ekstra pada masa awal ia bekerja. Tentunya hal ini dilakukan sebagai penilaian dan evaluasi perusahaan terkait kinerjanya dalam satu periode bulan tersebut.
Salah satu cara terbaik untuk melakukan pemantauan karyawan baru ini adalah dengan menggunakan sistem absensi dari Jojo Times.
Apa itu Jojo Times? Jojo Times merupakan aplikasi absensi online yang berbasis cloud. Perangkat lunak yang satu ini memungkinkan Anda untuk dapat memantau kehadiran karyawan secara realtime dari mana saja dan kapan saja.
Metode absensi yang digunakan pun dapat dilakukan dengan berswafoto. Nantinya Anda bisa mengetahui waktu serta lokasi karyawan tersebut saat foto diambil. Apakah mereka sedang berada di luar untuk bertemu klien atau mungkin sedang bolos kerja?
Selain itu, Jojo Times juga dilengkapi fitur lain yang tak kalah membantu. Mulai dari Mobile Check In & Check Out, Accurate GPS location via Geotagging, Check In & Check Out Monitoring, Biometric Face Recognition, Fake ID Detection hingga Fingerprint Feature. Menarik, bukan?
So, tunggu apa lagi? Yuk, gunakan Jojo Times dan permudah cara Anda dalam memantau aktivitas karyawan sekarang juga
