Metode Praktis Kelola Task Perusahaan – Dalam sebuah perusahaan, tentu ingin setiap tugas dapat hasil yang memuaskan. Namun, tidak menutup kemungkinan terkadang suatu project perusahaan menghasilkan hal yang tidak sesuai dengan harapan. Hal ini bisa saja disebabkan oleh berbagai faktor seperti adanya pengelolaan task perusahaan yang rumit. Untuk itu, penting bagi perusahaan untuk mengetahui cara mengelola taks perusahaan dengan baik agar setiap tugas mendapatkan hasil yang maksimal.
Pada kesempatan kali ini, kami akan membahas Metode Praktis Kelola Task Perusahaan yang dapat digunakan suatu perusahaan untuk mengelola task perusahaan. Ada 2 jenis metode praktis yang dapat digunakan untuk mengelola task perusahaan, keduanya berbasis aplikasi. Seperti apa? Ini dia diantaranya:
Aplikasi Kelola Task Perusahaan
Seperti yang dijelaskan sebelumnya bahwa ada 2 jenis metode praktis kelola task perusahaan menggunakan aplikasi. Aplikasinya tersebut adalah Project Manajemen dan Microfost 365, berikut penjelasannya.
Aplikasi Project Manajemen
Aplikasi project manajemen merupakan aplikasi yang dirancang khusus untuk memfasilitasi pengerjaan suatu proyek perusahaan dengan tujuan membuat pekerjaan tersebut menjadi lebih efisien. Dapat diatur sesuai dengan kebutuhan organisasi sehingga dapat digunakan untuk berbagai jenis bisnis dan berbagai ukuran bisnis.
Akan tetapi, tidak semua tim mempercayai aplikasi ini. Namun percayakah bahwa aplikasi ini dapat mempermudah alur kerja mereka? Apakah ada biaya yang dikeluarkan berdasarkan manfaat yang diberikan dari aplikasi ini? Berikut diantaranya.
Tahapan Proses Project Manajemen
Pada proses project manajemen, terdiri beberapa tahapan proses manajemen yaitu:
- Tahap Planning : Tahap dimana mulai dilakukannya perencanaan suatu proyek dalam perusahaan.
- Tahao Organizing : Tahap dimana mulai dilakukannya pengaturan dan pengelompokkan kegiatan pekerjaan setelah dilakukannya tahapan planning.
- Tahap Controlling : Tahap dimana dilakukannya control terhadap proses pengerjakan dan evaluasi dari pekerjaan yang sudah dilakukan pada proyek tersebut.
Akan tetapi, meski sudah menerapkan project manajemen yang lengkap sesuai urutan prosesnya, masih saja ada tantangan yang harus dihadapi sebuah tim agar project yang dikerjakan dapat menghasilkan output yang diharapkan, apa saja tantangannya? Berikut diantaranya.
Tantangan Proses Pengerjaan
Dalam setiap tugas yang dikerjakan, tantangan merupakan hal lumrah yang pasti ada. Bahkan tiap tugas pasti ada tantangannya masing-masing. Ada 3 jenis tantangan yang seringkali muncul pada suatu pekerjaan yaitu:
Miscommunication pada deadline
Kurangnya komunikasi atau salah komunikasi pada deadline suatu project adalah tantangan pertama. Hal ini bisa terhadi jika pengerjaan project tergantung pada deadline agar waktu penyelesaian tetap dapat terkontrol baik. Hal ini menjadi fatal dan bisa menjadi konflik antar tim.
Konflik dengan atasan
Jika suatu proyek yang dikerjakan terjadi baik antar karyawan maupun atasan tentu akan berpengaruh pada pengerjaan dan hasil proyek yang dikerjakan. Karena pada dasarnya sebuah proyek dikerjakan dengan mengandalkan kemampuan tim yang baik.
Jalur komunikasi
Sampai saat ini belum ada jalur komunikasi yang tepat untuk memenuhi kebutuhan komunikasi internal antar tim.
Cara Membuat Task Di Aplikasi Project Manajemen
Dalam aplikasi project manajemen terdiri fitur task yang memungkinkan perusahaan mengelola manajemen seperti membagikan tugas, mengingat deadline dan pembagian berbagai informasi terkait dengan pengerjaan proyek yang dilakukan.
Untuk membuat task, maka dapat melakukan cara sebagai berikut:
- Klik menu dashboard
- Kemudian pilih tab
- klik Add
- Isi kolom yang tersedia sesuai dengan task yang ingin dibuat seperti nama task dan kemudian kirim kepada email karyawan
- Pengguna dapat melihat task yang sudah dibuat dan memantau perkembangan tersebut melalui halaman dashboard.
Perlu diketahui bahwa aplikasi ini dapat memberi banyak manfaat pada tim khususnya dalam mengerjakan suatu proyek untuk meminimalisir adanya miss komunikasi tentang deadline karena keterangan deadline sudah terekam dan dapat diinformasikan dengan baik.
Aplikasi Microsoft 365
Aplikasi Microsoft 365 merupakan perangkat lunak manajemen yang praktis untuk mengelola task perusahaan. Tidak hanya membantu pengguna bekerja lebih efisien melainkan juga dapat membantu menyeimbangkan kehidupan pribadi dan kerja. Hal ini dikarenakan tidak akan ada lagi tim yang melupakan pekerjaan yang harus dilekukan.
Fitur Microsoft 365
Dalam aplikasi ini ada beberapa fitur menarik yaitu:
Hub Proyek
Dengan menyimpan semua proyek dalam satu tempat, maka penggna dapat melacak tugas untuk satu atau beberapa kelompok bahkan tugas dari tim yang bekerja sama dengan pengguna. Dalam Hub Proyek, pengguana dapat melihat kemajuan setiap pengguna lain dengan jelas sehingga siapapun yang terlibat dalam proyek harus tahu dengan pekerjaan yang perlu diselesaikan sekarang, selanjutnya dan kapan deadline proyek tersebut.
Penerimaan Tugas
Dalam hal ini atasan harus memberikan kesempatan kepada setiap anggotanya untuk mengerjakan proyek dan menerima tugasnya. Serta mereka juga memungkinkan dapat melihat siapa saja yang bekerja sama. Dengan demikian semua orang tidak merasa bingung dengan siapa ia bekerja dan siapa yang bertanggung jawab atas satu tugas sehingga tidak ada pekerjaan yang berulang.
Pemicu Tugas Dependen
Dalam hub ini, penyelesaian tugas harus diberitahukan kepada penanggung jawab atas tugas berikutnya untuk memastikan bahwa file sudah siap.
Aplikasi Pengelola Tugas
Tenaga kerja sangat dinamis sehingga pengguna harus mengeola tugas yang berfungsi di laptop atau desktop serta di smartphone merkea. Dengan aplikasi tugas maka akan memungkinkan pengguna mengakses satu informasi di berbagai tempat, bahkan pengguna bisa melacak proyek dimana saja.
Penyimpanan File
Perangkat lunas manajemen tugas ini dapat memungkinkan pengguna menyimpan dan mengatur file sumber daya seperti dokumen, lembar bentang dan gambar untuk memasikan bahwa pengguna selalu bekerja sesuia dengan informasi yang benar. Namun, akan lebih baik lagi jika dapat melampirkan file dengan khusus ke tugas tertentu. Hal ini bertujuan untuk meminimalisir kebingungan tentang informasi mana yang sesuai dengan tugas.
Menggunakan metode praktis kelola task perusahaan yang tepat dapat menata segala hal yang mempermudah pekerjaan. Dengan aplikasi tersebut maka akan memungkinkan pengguna menetapkan tugas kepada diri sendiri bahkan tim dalam grup. Sehingga akan mempermudah memberi tahu semua orang tentang apa yang harus dilakukan dan kapan deadlinenya.
Dengan begitu, melampirkan file tidak harus lagi mencari file data atau informasi yang tepat sebelum memuai pekerjaannya. Bagi manajer, aplikasi ini memudahkan untuk memantau pekerjaan jarak jauh sehingga membantu karyawan untuk menjadi lebih produktif.
Lewat penggunaannya, JojoExpense dapat membuat kinerja jauh lebih efektif dan efisien bahkan hingga 76%. Sehingga waktu yang seharusnya digunakan untuk menghitung anggaran perusahaan secara manual dapat dialihkan untuk menyelesaikan pekerjaan lain sehingga produktivitas bisnis pun terus meningkat.
Tak hanya itu, JojoExpense juga dilengkapi dengan teknologi modern seperti Intelligence OCR dan Real-Time Geotagging yang memungkinkan Anda dapat terhindar dari risiko terjadinya fraud finansial atau penipuan keuangan. Menarik, bukan?
So, tunggu apa lagi? Yuk, gunakan JojoExpense dan hemat waktu Anda dalam mengelola keuangan perusahaan.
