Setiap pekerja profesional perlu memerhatikan etika ketika sedang berada dalam sebuah meeting.
Ya, setiap pertemuan bisnis di kantor memiliki aturan tak tertulis yang perlu ditaati oleh para pekerja.
Kepatuhan pada etika saat rapat bisnis dapat membangun rasa hormat di antara peserta, serta membantu rapat untuk dimulai dan diakhiri tepat waktu.
Memahami etika pertemuan juga dapat menumbuhkan suasana kerja yang lebih kondusif dan konstruktif untuk pertukaran ide dan opini.
5 Etika Meeting di Kantor yang Perlu Diperhatikan
Mungkin, kamu yang baru saja lulus dari kuliah belum mengetahui seluk beluk dan fungsi dari etika meeting.
Namun, kurangnya etiket saat pertemuan dan perencanaannya yang buruk adalah dua alasan utama mengapa banyak pertemuan bisnis gagal.
Untuk mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang bagaimana cara mempertahankan citra positif dan profesional saat meeting, pelajari 5 etika ini yang perlu diterapkan pada tiap rapat bisnis di kantor. Yuk, disimak!
1. Hadir tepat waktu
Etika meeting pertama yang perlu tiap pekerja perhatikan adalah untuk selalu datang tepat waktu.
Bahkan, jika sempat, hadirlah 15 menit sebelum rapat dimulai.
Ketepatan waktu adalah tanda bahwa kamu memiliki sikap yang profesional.
Selain itu, rapat yang diadakan tepat waktu dapat memberikan masing-masing peserta untuk memberikan perspektif mereka terhadap topik yang sedang dibahas.
Intinya, ketepatan waktu adalah tanda hormat yang perlu ditunjukkan oleh semua pihak yang terlibat dalam meeting.
2. Ikuti agenda
© Pexels.com
Tiap meeting pasti memiliki agenda yang perlu dibahas oleh para peserta. Nah, diskusi dalam rapat sebaiknya selalu mengikuti agenda yang telah dibentuk.
Pimpinan rapat harus mengedarkan agenda kepada masing-masing peserta setidaknya satu minggu sebelum rapat diadakan.
Peserta juga berhak untuk menghubungi pimpinan setidaknya 48 jam sebelum meeting bila ia memiliki pendapat tentang agenda yang telah dirancang.
Ketua dan peserta terkait akan memiliki waktu untuk menentukan apakah perubahan perlu dilakukan.
3. Sesuaikan posisi kursi
© Freepik.com
Posisi kursi yang benar juga menjadi sebuah etika dalam meeting.
Kamu perlu menyesuaikan kursi sehingga sehingga posisi tubuh kita duduk berada pada ketinggian yang sama dengan peserta lain di meja.
Hal ini ditujukkan sebagai rasa hormat dan keseteraan di antara para peserta rapat.
4. Patuhi kode berpakaian
© Pexels.com
Hal lain yang perlu diperhatikan saat meeting adalah kode berpakaian yang telah ditetapkan oleh kantormu.
Biasanya pakaian yang sesuai untuk sebuah pertemuan itu bisa berbeda-beda.
Maka, sebaiknya kamu tanyakan pada pimpinan rapat apakah jenis meeting yang akan dilaksanakan merupakan casual business atau formal business.
Misalnya, saat pimpinan menentukan bahwa format rapat yang diadakan merupakan formal business, kamu dapat mengenakan kemeja berkancing dan celana bahan dengan warna yang sepadan.
5. Bicaralah secara bergantian
© Freepik.com
Etika selanjutnya yang perlu diperhatikan saat meeting di kantor adalah untuk berbicara secara bergantian.
Tentunya, semua peserta memiliki opini yang ingin mereka utarakan. Namun, akan lebih baik dan kondusif bila masing-masing peserta berbicara dengan teratur dan bergantian.
Lalu, ajukanlah pertanyaan selama sesi tanya-jawab yang telah ditentukan, dan angkat tangan kamu agar bila memang dirasa perlu ada interupsi.
Jangan menyela peserta lain saat mereka sedang berbicara bila memang pendapatmu tidak begitu penting.
Itulah beberapa etika yang perlu kamu perhatikan ketika berada dalam sebuah rapat bisnis di kantor.
Intinya, etika-etika yang diterapkan bertujuan untuk membuat meeting efektif dan suasana pertemuan menjadi lebih kondusif.
11 tips untuk etika rapat yang baik
Ikuti aturan umum berikut untuk etika rapat yang benar:
Datang beberapa menit lebih awal bahkan lebih baik sehingga Anda dapat duduk dan duduk sebelum rapat dimulai. Jika Anda terlambat menghadiri rapat, berikan permintaan maaf sederhana kepada semua orang, duduklah dan segera fokus pada diskusi.
Ayo bersiap
Banyak penyelenggara rapat yang mengirimkan email berisi rundown agenda, terutama jika rapat dengan banyak orang dan beberapa topik yang ingin dibahas oleh penyelenggara. Agenda akan memastikan pertemuan berjalan lancar dan efisien. Mereka mungkin juga meminta sebelum membawa bahan untuk membuat catatan dengan saran atau ide mengenai suatu topik atau menyelesaikan tugas pertemuan. Pastikan Anda benar-benar siap dengan apa pun yang dibutuhkan penyelenggara.
Berpakaian secara profesional
Tergantung pada sifat kantor Anda, pakaian yang sesuai dapat bervariasi. Ikuti aturan aturan berpakaian yang diterapkan kantor Anda untuk rapat di kantor. Jika Anda bertemu klien di luar kantor, aturan yang sama biasanya berlaku, tetapi Anda mungkin ingin bertanya kepada manajer Anda pakaian apa yang sesuai jika Anda memiliki ketidakpastian.
Bicaralah dengan cukup keras
Ketika Anda berbicara selama rapat, pastikan untuk berbicara dengan keras dan jelas sehingga semua orang dapat mendengar Anda. Ini menggambarkan kepercayaan diri dan membuat Anda terlihat lebih profesional. Ini juga memastikan semua orang mendengar pikiran Anda dan dapat merespons dengan tepat. Berbicara lembut dapat memengaruhi efisiensi rapat jika Anda perlu mengulanginya sendiri atau seseorang salah mendengar Anda.
Mendengarkan dan berpartisipasi secara aktif
Memenuhi produktivitas pada peserta mendengarkan dengan baik orang lain dan berpartisipasi aktif dalam diskusi. Anda dapat berlatih mendengarkan secara aktif dengan mengangguk atau memparafrasekan apa yang dikatakan orang lain untuk menunjukkan pengertian, mengungkapkan perhatian Anda, atau mengajukan pertanyaan spesifik dan menyelidik. Selain menunjukkan kepada orang tersebut bahwa Anda menghormati pendapat mereka dan ingin mendengar apa yang mereka katakan,
Selain menunjukkan kepada orang tersebut bahwa Anda menghormati pendapat mereka dan ingin mendengar apa yang mereka katakan, mendengarkan secara aktif membantu Anda tetap fokus dan menawarkan tanggapan yang lebih bermakna.
Bergiliran berbicara
Pertemuan bisnis terkadang menciptakan percakapan yang menarik dan penuh gairah di mana semua orang ingin memberikan masukan mereka. Hal terbaik yang harus dilakukan adalah menunggu giliran Anda untuk berbicara dan membiarkan orang lain menyelesaikan pemikiran mereka sebelum terjun ke percakapan. Ikuti aturan berbicara apa pun yang dimiliki fasilitator, seperti mengangkat tangan Anda. Juga, tuliskan poin utama Anda jika Anda pikir Anda mungkin lupa apa yang ingin Anda katakan saat menunggu, tetapi cobalah untuk terus mendengarkan percakapan sambil menulis.
Ikuti agendanya
Tetap pada topik adalah etiket bisnis yang baik karena mengurangi waktu yang terbuang pada garis singgung. Pertemuan bisnis terkadang keluar dari agenda, tetapi fasilitator akan membantu jika Anda tetap pada tugas dan mencoba membuat pertemuan tetap produktif. Jika Anda bisa, arahkan percakapan kembali ke topik awal jika Anda melihatnya beralih ke topik yang tidak terkait.
Ajukan pertanyaan pada waktu yang tepat
Waktu terbaik untuk mengajukan pertanyaan adalah selama presentasi pada saat-saat yang tepat ketika pertanyaan Anda relevan dengan informasi penyaji. Bersikap sopan dan tunggu jeda dalam pidato mereka untuk mengangkat tangan Anda. Mereka juga kemungkinan akan mengundang peserta untuk mengajukan pertanyaan secara berkala selama presentasi. Cobalah untuk tidak menanyakan semua pertanyaan Anda di akhir saat rapat harus ditutup. Jika Anda memiliki pertanyaan yang belum terjawab di akhir, Anda dapat tetap menanyakannya secara pribadi atau mengirim email ke pemimpin rapat.
Perhatikan bahasa tubuh Anda
Meskipun tidak berbahaya di meja Anda sendiri, perilaku ini dapat mengalihkan perhatian penyaji dan pendengar dan mungkin memberi mereka kesan bahwa Anda tidak tertarik. Perhatikan bahasa tubuh yang Anda gunakan dalam rapat.
Hindari pemakaian teknologi berlebihan
Banyak orang cenderung menyimpan ponsel mereka di atas meja selama rapat, tetapi ini dapat berubah menjadi pengalih perhatian jika ponsel berdering, berdengung, atau menyala secara tidak sengaja. Matikan atau diamkan perangkat Anda, lalu simpan di tempat yang tidak terlihat lagi, seperti di dompet, tas kerja, atau saku jaket. Anda mungkin ingin membawa kertas dan pena untuk mencatat dan menghindari gangguan teknologi. Namun, jika Anda perlu merujuk pada informasi di laptop Anda, tanyakan kepada penyelenggara untuk melihat apakah pantas untuk membawanya.
Makan dan minum dengan benar
Biasanya air dan kopi dapat diminum selama pertemuan, tetapi periksa apakah makanan boleh dibawa. Seringkali bau makanan dan suara mengunyah dapat mengalihkan perhatian orang lain, jadi sebaiknya tinggalkan makanan setelah rapat. Jika itu pertemuan makan siang, makanlah dengan tenang dan masing-masing. Juga, selalu bersihkan diri Anda dan tinggalkan tempat duduk Anda seperti yang Anda temukan.
Selain itu, sebagai pengusaha yang profesional, Anda juga perlu menggunakan aplikasi JojoExpense dari Jojonomic. Aplikasi ini dapat membantu Anda dalam memanajemen pengeluaran untuk kepentingan usaha secara efisien dan efektif. Anda dapat mengontrol anggaran usaha dengan baik hanya dengan modal smartphone.
Aplikasi JojoExpense dilengkapi dengan beragam fitur unggulan, seperti mobile approval, capture expenses, budget controlling, reimburse via app & web dan cash advanced. Beragam fitur unggulan ini berperan penting dalam mencapai tujuan sebagaimana disebut di atas.
Yuk gunakan aplikasi JojoExpense dari Jojonomic sekarang juga! Dapatkan demo gratis 14 hari dengan cara klik di sini.
