Sistem informasi dan teknologi digital yang semakin berkembang kini telah menciptakan sebuah sistem penganggaran baru. Budgeting dengan memanfaatkan teknologi digital atau yang lebih dikenal dengan e-Budgeting ini sedikit banyak membantu memangkas sistem kerja. Di mana kita bisa mempersingkat waktu kerja, mengurangi penggunaan kertas dan pengecekan ulang yang membuat dokumen bertumpuk.
Penggunaan e-Budgeting tidak hanya populer di perusahaan saja, akan tetapi sistem penganggaran ini juga sudah diterapkan oleh pemerintah daerah. Karena merupakan sebuah isu penting, transparansi terkait perencanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) kini telah menggunakan sistem e-Budgeting sehingga DPRD, Badan Pembangunan Daerah (Bappeda), serta masyarakat dapat mengakses, memantau dan mengawasi penyerapan dana tersebut.
Digitalisasi dalam penyusunan anggaran memang sangat membantu baik itu untuk menyusun APBD pada pemerintahan maupun soal urusan transparansi. Tapi bagaimana dengan penggunaan e-Budgeting bagi sebuah perusahaan? Apa saja keunggulannya yang dapat menguntungkan perusahaan? Mari simak penjabaran berikut.
Apa itu e-Budgeting?
E-Budgeting atau elektronik budgeting adalah sebuah sistem keuangan berbasis digital yang disimpan secara online dengan tujuan transparansi bagi berbagai pihak. E-Budgeting biasanya menggunakan aplikasi program komputer berbasis web di mana dengan penerapan teknologi ini dapat mempermudah penentuan arah kebijakan suatu instansi terkait anggaran yang akan dipakai pada periode atau tahun berjalan.
Karena memiliki tujuan utama sebagai sarana transparansi bagi pihak-pihak terkait. Maka stakeholder atau pihak yang memiliki peran penting dalam perusahaan dapat mengakses data-data anggaran yang ada dalam e-Budgeting. Dengan menggunakan sistem ini, maka seluruh dokumentasi penyusunan anggaran tercatat dan tersimpan secara otomatis ke dalam sistem.
Dalam hal penyusunan, e-Budgeting dibagi berdasarkan jangka waktu yaitu budget strategis dan budget taktis. Budget strategis merupakan anggaran yang disusun dengan jangka waktu lebih dari 1 tahun yang berarti melebihi periode akuntansi. Sedangkan budget taktis adalah anggaran yang disusun dan berlaku dalam jangka waktu 1 tahun atau kurang yang berarti sesuai dengan periode akuntansi.
Tujuan Penggunaan e-Budgeting
Selain untuk mengikuti perkembangan teknologi, penggunaan e-Budgeting bagi sebuah perusahaan juga memiliki tujuan berikut.
1. Data yang lebih akurat
Karena menggunakan sistem informasi yang canggih, e-Budgeting memiliki dasar analisa biaya yang akuntabel dan memiliki tingkat akurasi yang tinggi karena dianalisa juga melalui laporan keuangan lain yang mendukung. E-Budgeting juga membantu suatu bisnis untuk menyusun anggaran yang sesuai dengan aktivitas perusahaan sehingga nilai yang ditunjukkan menjadi lebih akurat.
2. Penyusunan yang lebih mudah
Dengan kecanggihan teknologi yang baru, proses penyusunan anggaran menjadi lebih mudah dan cepat, selain itu penggunaan kertas pun berkurang. Tim budgeting juga tidak perlu lagi melakukan meeting berkali-kali untuk menghitung perkiraan biaya yang akan dikeluarkan, hanya dengan menginput data-data yang diperlukan lalu tinggal dianalisa bersama. Kini Anda dapat menyusun anggaran hanya dengan sebuah aplikasi.
3. Data yang lebih transparan dan sulit dimanipulasi
Jika pada sistem pemerintahan e-Budgeting dapat membuat seluruh masyarakat Indonesia dapat mengakses anggaran tersebut, dalam bisnis oleh pihak swasta e-Budgeting dapat diakses oleh pihak internal perusahaan serta stakeholder yang terkait dengan perusahaan. Dengan adanya kebebasan akses tersebut, maka elektronik budgeting ini menjadi lebih transparan. Dan akan sulit juga untuk dimanipulasi karena pihak-pihak terkait dapat mengetahui jika ada sesuatu yang melenceng sehingga anggaran lebih terlindungi dan proses operasional perusahaan dapat dijalankan sesuai dengan anggaran yang telah disusun.
4. Pembuatan laporan lebih mudah
Di dalam e-budgeting terdapat laporan keuangan dan perkiraan anggaran sehingga akan membantu tim keuangan untuk membuat laporan yang dibutuhkan hanya dengan sebuah akses. Tim tidak lagi diharuskan untuk pergi ke berbagai divisi untuk dapat menyusun laporan yang harus dibuat karena seluruh informasi keuangan perusahaan dikumpulkan menjadi satu dalam sebuah perangkat aplikasi. E-Budgeting bisa menjadi dasar dalam pembuatan laporan laba rugi perusahaan, laporan neraca, laporan kinerja perusahaan, serta laporan lain yang menunjang proses operasional perusahaan.
5. Integrasi
Integrasi merupakan hal yang penting yang menjadikan e-Budgeting dibutuhkan untuk sebuah perusahaan. Hal ini dikarenakan sistem e-Budgeting dapat diintegrasikan dengan sistem informasi keuangan yang ada di perusahaan sehingga lebih mudah untuk menggabungkan data-data yang dibutuhkan. selain itu bila terjadi perubahan atau penyesuaian, maka data lain yang berkaitan dengan e-Budgeting juga otomatis akan ikut berubah. Dengan begitu divisi yang bersangkutan tidak perlu repot untuk melakukan revisi jika memang terjadi perubahan atau penyesuaian.
Kelebihan e-Budgeting
Kemajuan dari sebuah sistem informasi diciptakan untuk mempermudah manusia dalam bekerja, begitupun dengan e-Budgeting. Berikut adalah beberapa kelebihan dari e-Budgeting.
1. Menekan risiko terjadinya korupsi
Salah satu tujuan dari digunakannya e-Budgeting adalah untuk transparansi, dengan transparansi tersebut pihak-pihak yang berwenang dapat melihat dan memeriksa secara langsung aktivitas yang ada dalam e-Budgeting. Hal tersebut akan menekan oknum-oknum tertentu yang berniat melakukan tindak korupsi dengan mengubah maupun memanipulasi data keuangan yang sudah terisi. Karena perubahan-perubahan tersebut dapat terdokumentasi sehingga pihak-pihak terkait dapat mendeteksi jika ada sesuatu yang dirasa tidak benar.
2. Menjaga akuntabilitas publik
Dengan e-Budgeting yang lebih transparan, maka akuntabilitas juga akan ikut meningkat. Setiap departemen dalam sebuah perusahaan akan merasa pekerjaan mereka dapat dipantau oleh semua orang. Jika dalam penganggaran manual hanya pemimpin departemen yang memiliki akses, namun pada e-Budgeting semua pihak internal perusahaan dapat melihat penganggaran di setiap departemen sehingga memicu untuk meningkatnya akuntabilitas setiap individu dalam perusahaan.
3. Efektivitas dalam dokumentasi data
Pada e-Budgeting, seluruh data akan tersimpan sekaligus dengan data pendukung lainnya sehingga proses dokumentasi data menjadi lebih efektif. Dengan sistem yang otomatis hanya dengan sekali klik saja Anda dapat melihat laporan-laporan yang dibutuhkan. Anda pun tidak lagi perlu lagi menghabiskan tempat dikantor untuk mendokumentasikan laporan anggaran dan pendukungnya. Selain itu, Anda juga tidak perlu lagi menghabiskan banyak kertas karena seluruh laporan telah tersimpan dengan digital sehingga proses pencarian dokumen pun dapat dilakukan dengan lebih mudah.
4. Evaluasi menjadi lebih mudah
Jika menggunakan penganggaran manual, perlu menunggu kumpulan laporan keuangan lain dan tim untuk evaluasi laporan kinerja selama 1 periode. Namun, dengan e-Budgeting tidak perlu lagi menunggu lama karena kinerja setiap departemen dapat langsung dilihat melalui aplikasi e-Budgeting yang tentunya akan menghemat waktu, dan proses evaluasi dapat dilakukan dengan lebih mudah, akurat dan efisien.
Kelemahan e-Budgeting
Memang, segala sesuatu di dunia ini tidak ada yang sempurna. Begitupun dengan e-Budgeting, sistem informasi ini juga memiliki kekurangan. Berikut merupakan beberapa kelemahan sistem e-Budgeting.
1. Risiko peretasan jika pengamanan tidak kuat
Segala sistem yang berbasis digital dan online memiliki risiko peretasan atau yang lebih dikenal dengan hack. Oleh karena itu, perusahaan perlu merekrut web developer atau ahli IT yang mumpuni untuk memperkuat sistem keamanan dari e-Budgeting perusahaan. Bagi sebuah perusahaan swasta, ada berbagai informasi rahasia yang ada dalam laporan-laporan perusahaan yang tidak seharusnya diketahui pihak eksternal perusahaan sehingga sistem informasi perusahaan harus memiliki keamanan yang ketat.
2. Perlu pengamanan dari virus
Risiko yang kedua adalah penyebaran virus dalam sistem informasi. Virus dapat menyerang komputer di perusahaan sebagai akibat dari pemakaian internet, browsing atau pengunduhan data yang sudah terkontaminasi virus. Virus dapat merusak sistem, menghapus data dan menghilangkan seluruh laporan yang ada dalam e-Budgeting sehingga untuk mengatasi dan tindak pencegahan yang dapat dilakukan perusahaan adalah dengan menggunakan anti-virus yang baik dan memiliki back-up terhadap data sebagai antisipasi apabila data di dalam aplikasi hilang.
Meski memiliki kelemahan yang perlu dipertimbangkan, namun kemudahan yang didapat dari sistem e-Budgeting tetap menggiurkan, bukan? Sama halnya dengan kemudahan pinjaman modal usaha untuk mengembangkan bisnis Anda, pasti sangat menggiurkan.
Di Akseleran, Anda bisa mendapatkan pinjaman modal untuk mengembangkan bisnis dengan bunga yang kompetitif dan kemudahan proses pengajuan. Dapatkan produk pinjaman dengan agunan fleksibel seperti invoice financing, inventory financing, receivables financing dan lain-lain.
Anda pun tidak perlu khawatir karena Akseleran sudah berizin secara resmi dan diawasi oleh Otoritas Jasa Keuangan (OJK) sehingga transaksi yang dilakukan terjamin aman. Mari kembangkan bisnis Anda dengan Pinjaman Modal Usaha bersama Akseleran.
Manajemen Pengeluaran Perusahaan Lebih Mudah dengan JojoExpense
Meski penganggaran dengan sistem e-Budgeting memiliki tujuan untuk transparansi, tetapi tujuan utama dari dilakukannya sebuah penganggaran tentu saja untuk menghitung rencana anggaran perusahaan pada periode kedepan agar dapat mencapai target dengan biaya yang efisien. Untuk dapat mencapai target tersebut, perusahaan haruslah memiliki manajemen pengeluaran yang baik.
Untuk melakukannya, Anda bisa menggunakan aplikasi JojoExpense. Aplikasi ini dapat membantu Anda mengelola pengeluaran perusahaan dengan lebih efisien dan hemat waktu dengan proses pengajuan cash advance dan reimbursement yang otomatis dengan custom approval flow policy.
JojoExpense juga dapat membuat produktivitas meningkat dan juga efisiensi biaya dengan mengurangi biaya penggunaan kertas karena manajemen finansial yang dilakukan secara digital yang dapat dikendalikan dengan mudah kapanpun dan dimanapun. Dengan JojoExpense, tingkatkan efisiensi manajemen pengeluaran perusahaan Anda hingga 76%.
